- Khơng khoanh tay khi nói chuyện: Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể là điều rất
4. Sử dụng phương tiện thông tin liên lạc
4.1. Điện thoại
4.1.1 Các yêu cầu khi giao tiếp qua điện thoại
Để cuộc giao tiếp bằng điện thoại có hiệu quả và tạo được ấn tượng tốt đẹp, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chuẩn bị nội dung trước khi gọi điện thoại.
- Nói điện thoại với một nụ cười , một ánh mắt chân thành và thái độ nhiệt tình như có người đối thoại ở ngay trước mặt.
- Tập trung tinh thần, tuyệt đối khơng vừa nói điện thoại vừa làm việc riêng.
- Nếu cuộc giaotiếp thuộc về kình vực kinh danh, có liên quan tới sổ sách, máy tính...cần phải chuẩn bị chu đáo.
- Giọng nói phải tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình. Nói hơi chậm, phát âm rõ, khơng được nói nhanh. Nên nói bằng âm trầm, thấp vừa phải, khơng nói to. Nên để miệng cách loa
72
3cm. Cần điều chỉnh trầm bổng để nhấn mạnh ý vàthể hiện sức sống của nội dung đàm thoại.
- Tuân thủ các chuẩn mực về nghi thức xã giao.
- Kết hợp có hiệu quả kỹ năng nói, nghe và kỹ năng giao tiếp khơng lời.
4.1.2 Kỹ năng sử dụng điện thoại a. Gọi điện thoại a. Gọi điện thoại
- Trước khi gọi pahỉ chuẩn bị chu đáo nội dung đàm thoại, kiểm tra số điện thoại cho đúng và chờ thời gian cho người được gọi điện thoại trả lời
- Xưng danh ngay trước khi trò chuyện qua điện thoại là phép lịch sự tối thiểu. Sau đó xin gặp người cần gặp.
- Đi thẳngvào nội dung chính bằng những câu ngắn gọn, chính xác, đủ ý, tránh nói dơng, nói dài.
- Trong trường hợp người muốn gặp khơng có ở đó, cần xin nhắn laị. - Khi đang giao tiếp mà mất liên lạc thì phải gọi lại ngay
- Nếu gọi nhầm số máy nên nói xin lỗi và nhẹ nhàng đặt máy xuống.
- Tính tốn thời gian gọi điệm thoại cho phù hợp với công việc và sinh hoạt của người nhận điện thoại.