4 Món súp 5 Món cá, thịt
BẢN DỰ TRÙ TÀI SẢN CHO BỮA TIỆC ÂU Á
TT Tên tài sản ĐVT Số lhợng 10% Tổng số Ghi chú
Các loại khăn - - Dụng cụ ăn - - Dụng cụ uống - - Dụng cụ gia vị - - Dụng cụ công cộng - - Dụng cụ phục vụ - - Dụng cụ chứa đựng - - Dụng cụ và phương tiện khác
4.2.1.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc
Sự thành công của một bữa tiệc khơng chỉ bởi một căn phịng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách với bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng lống, sự phục vụ hồn hảo, món ăn đồ uống khơng thể chê được. Mà một yếu tố không kém phần quan
trọng trong đó là việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi thích hợp cho các thực khách tham dự. Bởi lẽ trong các buổi lễ, hội nghị, đàm phán các chủ thể khơng phải bao giờ cũng muốn hay có thể giao lưu, trao đổi, đàm đạo công việc với người mà họ khơng thích hoặc khơng có liên quan. Trong bữa tiệc cũng giống như vậy, thậm chí điều đó cịn cần thiết hơn cả các cuộc tiếp xúc khác.
Vị trí chỗ ngồi trong bàn tiệc thường do chủ tiệc quyết định vì chủ tiệc là người biết rõ vị trí xã hội và chức vụ của từng người trong bữa tiệc. Nếu là tiệc ngoại giao thì do cơ quan chức năng bố trí (Ban Tiếp tân, Sở Ngoại vụ). Chỗ ngồi phụ thuộc vào hình dáng bàn tiệc tùy theo từng kiểu. Ví dụ một số loại hình sắp xếp chỗ ngồi:
Sắp xếp vị trí chỗ ngồi dựa vào các nguyên tắc sau :
- Chủ tiệc ngồi đối diện với khách chính (bàn chữ I, chữ nhật), - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc (bàn chữ T, U, O),
- Bên phải chủ tiệc và khách chính là khách có chức vụ tương đương, - Nếu tiệc ngoại giao: chủ tiệc và khách chỉ có phu nhân thì phu nhân của khách chính ngồi bên trái chủ tiệc và ngược lại,
- Nếu trong bàn tiệc có nam và nữ thì xếp xen kẽ đối diện nam và nữ, - Bên cạnh khách nước ngồi cần bố trí người biết tiếng của họ,
- Xếp theo cấp bậc, chức vụ theo thứ tự từ trên xuống hoặc từ trong ra ngồi, nếu có trẻ em thì bố trí xa bàn khách danh dự.
Một số qui định về vị trí chỗ ngồi theo phong tục tập quán
Theo tập quán Châu Mỹ thì nam giới ngồi bên phải phụ nữ, theo phong tục Châu Âu (đặc biệt người Đức) thì nam ngồi bên trái; thứ tự vị trí ngồi xác định theo tính chất quan trọng. Đối với tiệc đơng người thường bố trí bàn tiệc theo kiểu đặc biệt. Đầu bàn bố trí chủ tiệc và khách chính, vng góc với bàn chính ta bố trí các
bàn nhỏ theo dãy. Khi bố trí lưu ý là khơng để chủ tiệc và khách chính quay lưng lại với nhau. Khi mời từng khách vào bàn tiệc chỉ có thể thực hiện khi ít người, nếu khách đơng thì trước khi vào phịng tiệc cần lập Bảng sơ đồ để khách xác định trước vị trí ngồi của họ. Điều này cần làm khi có tiệc lớn quan trọng.
Sơ đồ các loại bàn tiệc
Sơ đồ bàn tiệc vừa tổ chức phục vụ khách, vừa là thông tin cho người phục vụ do đó phải xác định chính xác rõ ràng số bàn, số người. Nếu là tiệc nhỏ thì có thể ghi thẳng họ tên của khách vào sơ đồ, nếu tiệc lớn thì phải dùng chữ hoa để đánh số. Theo sơ đồ nhân viên sẽ được phân công phụ trách theo từng bàn tiệc hoặc vị trí của khách cũng như hướng phục vụ. Trong những bàn tiệc lớn cần phài có Biển hướng dẫn khách sử dụng tiện nghi (WC, lên, xuống) hoặc Phòng tiệc tầng nào, đi thang máy hay bộ .v.v.
Bố trí các dạng bàn tiệc theo các loại hình (bàn trịn, hình chữ I, bàn đơi, bàn hình chữ nhật, bàn hình bầu dục, bàn hình chữ U, chữ E, chữ T, hình xương cá và ngơi sao.v.v.
4.2.1.5. Chuẩn bị thẻ họ tên (nem card)
Thẻ họ tên là xác định chỗ ngồi cho người dự tiệc. Thẻ được gấp hình chữ nhật được in sẵn mục đích ghi tên, chức danh hoặc chức vụ của người dự tiệc. Điều này giúp cho khách vào chỗ ngồi được nhanh chóng (các bữa tiệc cấp Nhà nước phải có sơ đồ chỗ ngồi bàn tiệc đặt cạnh lối vào bàn tiệc). Điều kiện để in và cấp thẻ là phải được sự đồng ý của chủ tiệc, có thể giao cho nhà hàng, khách sạn hoặc bộ phận Lễ tân in ấn. Các bữa tiệc ngoại giao thẻ thường được in ấn tỉ mỉ.
Nội dung của Thẻ Họ tên dựa vào nguyên tắc sau :
- Nếu sử dụng chức danh (Bác sĩ, Kỹ sư, Giáo sư) cần phải ghi tên (VD : Bác sĩ Trần Văn A),
- Nếu sử dụng chức vụ (Tổng Giám đốc, Chủ tịch Tỉnh, Bộ trưởng) không cần phải ghi tên (VD : Bộ trưởng Bộ Y Tế),
- Thẻ được đặt ở phía trên bên phải của khách.
Đối với các bữa tiệc sang trọng thực đơn vừa có chức năng thơng báo cho khách dự tiệc biết về trình tự món ăn và thức uống. Thực đơn và vật để trang trí cho bàn tiệc đẹp thêm có thể khách lấy để làm kỷ niệm. Mặt khác, thực đơn có chức năng quảng cáo cho nhà hàng nên phải được trình bày chu đáo. Ngồi danh mục món ăn thức uống cần phải có các nội dung khác.
Thực đơn cần ghi đầy đủ nội dung và được thiết kế như sau:
- Thực đơn (MENU)
- Tên Nhà hàng
- Ngày giờ, tháng năm tổ chức - Sự kiện tổ chức
Chú ý: thực đơn được in riêng (theo từng bữa tiệc), kích cỡ khơng qui định nhưng chúng ta xác định theo tỷ lệ so với bàn tiệc (bàn tiệc lớn hay nhỏ) phụ thuộc vào tính chất của bữa tiệc, kiểu chữ và kích thước viết phụcthuộc vào thực đơn của bữa tiệc.
Thông thường thực đơn có 4 mặt:
Trang 1 ghi chữ:
- Thực đơn, cơ quan hay cá nhân tổ chức - Sự kiện tổ chức
- Ngày tháng tổ chức
Trang 2 ghi món ăn theo trình tự: khai vị, món chính, tráng miệng
Trang 3 ghi thức uống: Thức uống ghi song song với món ăn, phù hợp với tính
chất món ăn.
Trang 4 thường để trống
Chú ý: Bữa tiệc có khách nước ngồi, thực đơn nên viết 2 thứ tiếng theo nguyên tắc :
Tiếng Việt viết trước,
- Tiếng nước ngoài viết sau,
- Tiệc Việt lớn hơn tiệc nước ngoài,
- Kiểm tra lần cuối trước khi đặt lên bàn tiệc.
4.2.1.7. Trang trí bàn tiệc và bố trí chỗ ngồi
+ Trang trí bàn tiệc
Căn cứ vào lý do của bữa tiệc mà nhà quản đốc quyết định hình thức trang trí. Mặt khác cịn do sự thống nhất giữa hai bên nhận và đặt tiệc.
Tuy nhiên nhà quản trị cũng cần nắm một số đặc điểm cơ bản trong trang trí bàn tiệc như sau:
- Đối với bàn tiệc ghép hình dài cần có dải khăn màu có bề rộng từ 5-10 cm dùng để đặt hai dải song song chạy dài theo chiều dài của bàn.
- Nếu là tiệc tối phải có đèn cầy để tăng thêm phần long trọng và ấm cúng. - Bông hoa tươi phải được cắm đúng kỹ thuật, sử dụng đúng màu hoa, cắm hoa phải phù hợp với dạng bàn.
- Nếu là bàn tròn hoa được cắm theo dạng vươn lên. Nếu là dạng bàn dài thì cắm chạy ra xung quanh nhưng có hai chiều dài hơn ứng với chiều dài của bàn.
- Không nên cắm hoa cao quá làm che khuất tầm nhìn của khách.
- Ánh sáng của đèn cầy khơng được làm chói mắt. Vì đèn cầy phải có độ cao vừa phải, khơng nên cao ngang tầm mắt.
+ Kỹ thuật cắm hoa:
- Dụng cụ: Dao sắc, kéo, kìm, bình hoa, mút cắm hoa, dây trang trí, đá nhỏ, dây kẽm.
- Vật liệu: Hoa tươi, lá kim, cành cây, đèm cầy, hình tượng tùy theo lý do bữa tiệc
+ Bố trí chỗ ngồi
Nhằm tạo điều kiện cho khách và nhân viên phục vụ được dễ dàng, thuận lợ khi đón tiếp và trong phục vụ, chúng ta cần có trong tay một bản danh sách các vị khách danh dự, quan trọng. Để từ đó lập một sơ đồ bố trí chỗ ngồi thích hợp.
Những bữa tiệc lớn có số lượng bàn nhiều nên ký hiệu theo số thứ tự và ghi chú trên sơ đồ tổng quát để mọi người có thê theo dõi.
Chỗ ngồi được sắp xếp bắt đầu từ khách danh dự và quan trọng, sau đó đi theo chiều kim đồng hồ để đánh số thứ tự.
- Đối với khách quan trọng, có thể viết tên khách, học vị, chức vụ để khách dễ nhận biết vị trí của mình được bố trí ngồi.
- Cần photocopy sơ đồ bố trí chỗ ngồi theo phong tục tập quán mà nhân viên phục vụ cần biết:
Theo tập quán châu Mỹ thì nam giới ngồi bên phải phụ nữ.
Theo phong tục châu Âu, đặc biệt ở Đức thì nam giới ngồi bên trái phụ nữ. Nếu chủ tiệc nam và chủ tiệc nữ ngồi đối diện thì khách quan trọng nhất ngồi kế bên chủ tiệc nam hoặc nữ.
Các vị khách quan trọng ln được bố trí ngồi theo hướng ra cửa ra vào.
3.5.1.8. Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi
Căn cứ vào dạng bàn định sắp xếp cho bữa tiệc mà chúng ta lựa chọn để tiến hành bày bàn tiệc the các qui tắc kỹ thuật như sau:
- Sắp xếp bàn ghế theo mẫu, dạng để chọn. Định vị bàn đứng chắc chắn, không lung lay. Khi xếp bàn nên xếp vào sát tường để lấy diện tích.
- Trước hết trải tấm lót lên bàn và sau đó trải khăn bàn. Cần chú ý kỹ thuật trải khăn bàn, mép khăn phủ phủ đến mép ghế hoặc 30 cm.
giấy.
- Chuẩn bị dụng cụ trang trí bàn ăn như xếp khăn ăn, bơng trang trí… - Đưa ghế vào bàn và sắp xếp ngay ngăn theo kế hoạch bố trí bàn ngồi.
- Căn cứ vào vị trí của ghế để bắt đầu bày bàn bằng đĩa định vị hoặc khăn
- Quay chân trái phía sau của ghế gỗ về bên phải bằng cách tựa đầu mũi giày phải vào chân trái sau của ghế.
- Lau sạch dụng cụ ăn. Trước hết bày nĩa sau đó là dao ăn cho món chính. Chú ý qui tắc và kỹ thuật trình bày dụng cụ ăn uống. Trình tự các món ăn đã được ấn định trước với nhà bếp, để bày dụng cu theo thứ tự.
- Bữa tiệc là một bữa ăn phong phú gồm nhiều món nên phải chú ý sắp xếp
thứ tự các món ăn khoa học, đảm bảo nguyên tắc. Lưu ý tới các món như cá, khai vị, súp, món đệm và món tráng miệng.
- Những dụng cụ ăn còn thiếu chỉ được bày bổ sung trước khi phục vụ món đó.
- Dụng cụ ăn món chính là dụng cụ chuẩn để bày các dụng cụ khác và tuyệt
đối không được bày bổ sung.
- Đĩa ăn bánh mì và dao trung (lưỡi dao quay sang trái) được bày biện trái canh nĩa ăn.
- Đặt ly uống của món chính ngay phía trên mũi dao ăn món chính. Ly này trở thành ly chuẩn cho tất cả các ly khác. Riêng ly nước khống khơng nhất thiết phải bày sẵn nếu diện tích bàn khơng đảm bảo.
- Thơng thường gia vị chỉ bày lọ muối. Lọ tiêu chỉ dùng cho các món hải sản, cá hun khói hoặc thịt và đưa bổ sung cho khách từ bên phải.
- Gấp khăn ăn theo mẫu thống nhất và đặt trên đĩa định vị (nếu có) hoặc lên bàn đúng vị trí khách ngồi.
- Sắp xếp ghế ngồi theo vị trí như cũ.
- Bơng hoa trang trí được bày lên bàn khoảng 1 tiếng đồng hồ trước khi đón khách vào.
- Nếu là tiệc tối phải đốt đèn cầy trước khi khách vào phòng tiệc. Tất cả các cơng việc khác đều phải hồn thành trước giờ đón khách.