2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
2.2.1.3 HTQLCL và các quá trình
Sau khi tài liệu được phê duyệt thì đại diện lãnh đạo về chất lượng và trưởng phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm phân cơng nhân viên phịng Tổ chức Hành chính tổng hợp copy, đánh mã số (theo mã số bộ phận và đóng dấu “Kiểm sốt” và điền ngày có hiệu lực cho tài liệu đó cũng như việc đưa mới các tài liệu ban hành vào Danh mục tài liệu nội bộ (ĐLDKCM-TCHC-BM-QT-01-02) của Công ty và Danh sách phân phối tài liệu (ĐLDKCM-TCHC-BM-QT-01-03) sau đó phân
phát tài liệu mới cho CBCNV. Bản gốc của tài liệu sẽ được lưu giữ bởi phòng Tổ chức, các bản copy sẽ được chuyển đến các bộ phận theo xác định trong phần danh
sách phân phối của mỗi tài liệu. Một bản mềm của tài liệu sẽ được lưu giữ dưới dạng READ ONLY và đường dẫn của các tập tài liệu này phải được ghi vào phần tương ứng trong của tài liệu.
Hình 2.2 Lưu đồ kiểm sốt tài liệu
STT Lưu đồ Trách nhiệm Biểu mẫu, tài liệu
liên quan
1 Yêu cầu tài liệu mới/ sửa đổi
Phân công và thực hiện Xem xét và
phê duyệt
Xem xét và phê duyệt
Phân phối, cập nhật, lưu trữ và bảo quản
c
c
k
k
Mọi nhân viên trong Công ty ĐLDKCM-TCHC - BM-QT-01-01
2 Trưởng bộ phận ĐLDKCM-TCHC -
BM- QT-01-01
3 Người được phân công ĐLDKCM-TCHC -
BM- QT-01-01
4
Trưởng bộ phận & Đại diện lãnh đạo về chất lượng xem xét
Giám đốc phê duyệt
ĐLDKCM-TCHC - BM- QT-01-01
5 Người được phân công
ĐLDKCM-TCHC - BM- QT-01-02 ĐLDKCM-TCHC - BM- QT-01-03 (Nguồn: HTQLCL tại PVPCM) Công ty đã ban hành Quy Trình Kiểm Sốt Tài Liệu (Mã hiệu: ĐLDKCM- TCHC-QT-0/QĐ-ĐLDKCM-TCHC ngày 22/5/2017), quy trình kiểm sốt tài liệu
được thực hiện theo lưu đồ hình 2.2 ở trên.
Đồng thời, duy trì và lưu giữ lại thơng tin văn bản để đảm bảo q trình được tiến hành theo kế hoạch. Khi bất kì CBCNV nào có nhu cầu xem xét tài liệu, họ chỉ
cần vào hệ thống quản lý cơng văn https://congvan.pvp-camau.vn, tra mục tìm kiếm là dễ dàng có thơng tin.
Bảng 2.3 Kết quả khảo sát về hệ thống tài liệu
Câu
hỏi Nội dung
Mức độ đánh giá Điểm trung bình
1 2 3 4 5
12 Các hệ thống tài liệu luôn đáp ứng đầy đủ và phù hợp với thực tế hoạt động của công ty?
13 61 55 14 3.49
13 Hệ thống tài liệu của công ty dễ hiểu
và dễ thực hiện? 13 58 58 14 3.51
14 Việc tiếp cận các hệ thống tài liệu
này là dễ dàng? 50 89 4 3.68
15 Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ của
công ty được thực tốt? 15 53 59 16 3.53
16
PVPCM đề cao việc thực hiện cập nhật, sửa đổi, và bổ sung tài liệu là quan trọng?
11 45 53 28 6 2.8
(Nguồn: Phụ lục 2) Theo kết quả trong bảng 2.3: Tiêu chí 12 đạt 3.49 điểm, trong đó 13 phiếu đánh giá là 2; Tiêu chí 13 đạt 3.51 điểm, trong đó 13 phiếu đánh giá là 2; Tiêu chí 14 đạt 3.68 điểm, trong đó khơng có ý kiến nào đánh giá là 2; Tiêu chí 15 đạt 3.53 điểm, trong đó 15 phiếu đánh giá là 2. Đặc biệt tiêu chí 16 trên khá là thấp, có đến 11 ý kiến cho điểm 1, 45 ý kiến cho điểm 2 điều này cho thấy các tài liệu HTQLCL và các quá trình liên quan trong PVPCM đang gặp phải vấn đề, điều này thể hiện rất rõ ở chỗ: Khi xây dựng các quy trình vận hành thì chưa đánh giá được những sai hỏng tiềm năng của các thiết bị vận hành để đề ra các biện pháp phịng ngừa tích cực ngay từ khâu chuẩn bị vận hành hệ thống thiết bị, khi có sự thay đổi tình trạng vận hành của hệ thống thiết bị thì quy trình vận hành của hệ thống thiết bị đó chưa được cập nhật ngay lập tức, mà sự thay đổi này chỉ được ghi chép lại trong sổ theo dõi bất thường thiết bị của các ca vận hành, dẫn dến mỗi ca sẽ hiểu theo cách khác nhau, khơng có sự thống nhất chung về quy trình vận hành dẫn đến thao tác sai gây ra các sự cố ngoài mong đợi. Các quy trình này chỉ được cập nhật khi có đánh giá của hội đồng nghiệm thu thiết bị thường mất rất nhiều thời gian.
2.2.2 Sự lãnh đạo
Cam kết của Lãnh đạo
- Truyền đạt về HTQLCL: Thường xuyên truyền đạt cho đơn vị trực thuộc, CBCNV về vai trò và ý nghĩa của việc thực hiện đầy đủ các yêu cầu từ phía khách hàng là Công ty mua bán điện cũng như các yêu cầu của các đối tác liên quan khác trong các cuộc họp giao ban, họp xem xét định kỳ của lãnh đạo.
- Thiết lập CSCL: CSCL được xây dựng phù hợp với chính sách phát triển chung và thể hiện rõ cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của HTQLCL.
CSCL mà công ty đặt ra luôn phù hợp với các phòng ban chức năng, với yêu cầu của HTQLCL, cũng như điều kiện vận hành sản xuất của đươn vị:
+) Vận hành an tồn hiệu quả, tuyệt đối khơng để xảy ra sự cố đáng tiếc nào, đảm bảo các tổ máy luôn khả dụng, không vi phạm số giờ ngừng máy cam kết với EVN.
+) Tập trung nâng cao trình độ chun mơn, tối ưu hóa phương thức vận hành, sửa chữa, tích cực sáng kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao hiệu suất máy móc thiết bị.
+) CBCNV quyết tâm làm việc với khẩu hiệu hành động: “An toàn – Tiết kiệm – Năng suất – Hiệu quả”.
- Xây dựng MTCL của Công ty và đảm bảo việc thiết lập MTCL tại tất cả các bộ phận. Hàng năm, Ban Giám đốc tiến hành xem xét và điều chỉnh/ xây dựng MTCL của Cơng ty căn cứ trên tình hình hiện tại và các nhu cầu trước mắt của hệ thống.
- Tiến hành việc xem xét của lãnh đạo: Định kỳ hàng năm 1 lần, Ban Giám đốc Cơng ty tiến hành xem xét tồn bộ HTQLCL nhằm đưa ra các quyết định kịp thời phục vụ cho việc duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống.
- Đảm bảo sự sẵn có các nguồn lực: Ban Giám đốc Cơng ty cam kết đảm bảo sự sẵn có các nguồn lực để HTQLCL của Cơng ty có thể vận hành và đạt được các MTCL đã đề ra cũng như các hoạch định khác của hệ thống.
Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về lãnh đạo và cam kết Câu Câu
hỏi Nội dung
Mức độ đánh giá Điểm trung bình
1 2 3 4 5
6
Lãnh đạo của PVPCM luôn luôn chứng tỏ vai trò và cam kết xây dựng, thực hiện và cải tiến liên tục HTQLCL?
7 62 61 13 3.56
7
Lãnh đạo PVPCM luôn thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLCL một cách tốt nhất?
9 52 69 13 3.60
8 HTQLCL là phù hợp với mục đích,
chiến lược và bối cảnh của công ty? 5 66 58 14 3.76
9
Lãnh đạo PVPCM luôn đảm bảo việc truyền đạt về HTQLCL đến tất cả CBCNV?
14 58 60 11 3.48
10
Lãnh đạo PVPCM luôn đảm bảo việc phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các vai trò liên quan đến HTQLCL?
1 47 83 12 3.74
11
Lãnh đạo PVPCM tiến hành đánh giá định kỳ kết quả thực hiện các mục tiêu với kết quả cao?
2 45 55 37 4 2.97
(Nguồn: Phụ lục 2) Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.4, tại tiêu chí 11 điểm trung bình khá là thấp 2.97, có 2 phiếu đánh giá là 1, 45 phiếu phiếu đánh giá là 2, điều đó chứng tỏ lãnh đạo PVPCM tiến hành đánh giá định kỳ kết quả thực hiện các mục tiêu chưa cao, nhiều ý kiến cho rằng hiện nay công ty chưa xây dựng và quy định cụ thể, rõ ràng phương pháp nào để đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng tại các bộ phận, phịng ban dẫn đến cơng ty chưa đánh giá được chính xác và cụ thể cơng việc tại các bộ phận, phịng ban, việc đánh giá cịn mang tính chất cảm tính, khơng khách quan.
2.2.3 Hoạch định
2.2.3.1 Mục tiêu chất lượng
MTCL được xây dựng nhằm thoả mãn, phù hợp với CSCL, được cụ thể hoá trên các mặt cơng tác chính về hoạt động sản xuất kinh doanh đã thông qua tại Công
ty. Các MTCL của mỗi bộ phận chức năng đều phù hợp với các MTCL của hệ thống. Nguyên nhân là do khi thiết lập và xây dựng MTCL của Công ty và các bộ phận phịng ban đã có sự tham mưu từ các lãnh đạo phòng ban cũng như từ các thành viên của tiểu ban ISO, mặt khác các MTCL sau khi được thiết lập ln có các kế hoạch hành động tương ứng, cụ thể với thời hạn và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời được theo dõi và đánh giá định kỳ 1 năm 1 lần nhằm đảm bảo MTCL có thể đạt được sau đó.
MTCL tại PVPCM qua các năm được thể hiện trong bảng 2.5, 2.6 và 2.7 dưới đây:
Bảng 2.5 Mục tiêu chất lượng năm 2016
STT Nội dung mục tiêu đề ra Kết quả thực tế đạt được
1 Đạt 100% sản lượng TCT giao 107,5%
2 Đạt 100% doanh thu TCT giao 110%
3 100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
4 Không để xảy ra tai nạn lao động trong
quá trình sản xuất kinh doanh Đạt 5 Thực hiện tiết kiệm giảm chi phí 5% 4,9%
6 Đảm bảo mức độ khả dụng của các tổ
máy NMĐ CM đạt từ 95% trở lên >95%
Bảng 2.6 Mục tiêu chất lượng năm 2017
STT Nội dung mục tiêu đề ra Kết quả thực tế đạt được
1 Đạt 100% sản lượng TCT giao 105%
2 Đạt 100% doanh thu TCT giao 110,5%
3 100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
4 Không để xảy ra tai nạn lao động trong
quá trình sản xuất kinh doanh Đạt
STT Nội dung mục tiêu đề ra Kết quả thực tế đạt được
5 Thực hiện tiết kiệm giảm chi phí 5% 5,0%
6 Đảm bảo mức độ khả dụng của các tổ
máy NMĐ CM đạt từ 95% trở lên >95%
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Bảng 2.7 Mục tiêu chất lượng năm 2018
STT Nội dung mục tiêu đề ra Kết quả thực tế đạt được
1 Đạt 100% sản lượng điện TCT giao 98,4%
2 Đạt 100% doanh thu TCT giao 117%
3 100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
100% VHV được đào tạo, bồi huấn cương vị vận hành
4 Không để xảy ra tai nạn lao động trong
quá trình sản xuất kinh doanh Đạt 5 Thực hiện tiết kiệm giảm chi phí 5% 4,8%
6 Đảm bảo mức độ khả dụng của các tổ
máy NMĐ CM đạt từ 95% trở lên 94%
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính) Tuy nhiên MTCL năm 2016 chỉ tiêu thực hiện tiết kiệm giảm chi phí 5% là khơng đạt (4.9%). Năm 2018 tiêu chí này chỉ đạt 4.8% (so với 5% kế hoạch), và tiêu chí đảm bảo mức độ khả dụng của các tổ máy NMĐ CM đạt từ 95% trở lên chỉ đạt 94%. Điều này là do việc vẫn cịn tồn tại trong các quy trình vận hành, nhiều
quy trình chưa đáp ứng được với sự thay đổi của hệ thống thiết bị, dẫn đến một vài sự cố ngoài mong đợi, đồng thời ý thức về chính sách tiết kiệm của CBCNV còn chưa cao.
2.2.3.2 Hoạch định HTQLCL
Công ty đảm bảo hoạch định HTQLCL thông qua việc xây dựng, lập văn bản, thực hiện và duy trì HTQL. Khi triển khai các kế hoạch nhằm đạt được các MTCL, Cơng ty xác định: Điều gì được hồn thành, những nguồn lực được u cầu, đơn vị, cá nhân sẽ có trách nhiệm về thời gian hồn thành và kết quả thực hiện chúng. Khi hoạch định cơng ty có th các chun gia tư vấn có chun mơn và kiến thức về HTQLCL giúp công ty thực hiện dễ dàng, rút ngắn thời gian cũng như chi phí khi triển khai HTQLCL.
Bảng 2.8 Kết quả khảo sát về chuyên gia tư vấn
Câu
hỏi Nội dung
Mức độ đánh giá Điểm trung bình
1 2 3 4 5
17
Việc đánh giá năng lực và kinh nghiệm các chuyên gia tư vấn về HTQLCL của PVPCM được đảm bảo hiệu quả cao?
6 56 64 17 3.64
18
Việc chọn các chuyên gia tư vấn có đảm bảo tính khách quan và trung thực?
6 62 62 13 3.57
19
Các chuyên gia thể hiện tốt vai trò và trách nhiệm trong việc tư vấn HTQLCL tại PVPCM?
5 54 68 16 3.66
20
Sự hỗ trợ từ các chuyên gia giúp công ty rút ngắn thời gian, tiết kiệm các nguồn lực trong việc xây dựng và ban hành HTQLCL?
8 51 65 19 3.66
(Nguồn: Phụ lục 2) Theo kết quả khảo sát tại bảng 2.8, tại tiêu chí 17 điểm trung bình là 3.64, tiêu chí 18 điểm trung bình là 3.57, tiêu chí 19 điểm trung bình là 3.66, tiêu chí 20 điểm trung bình là 3.66.
Các Trưởng bộ phận có trách nhiệm nhận dạng, đề xuất với Ban lãnh đạo trong trường hợp thiếu nguồn lực và yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để thực hiện và duy trì HTQLCL. Trong các trường hợp đột xuất, yêu cầu về nguồn lực được đề cập trong các đề xuất, tờ trình. Cịn khơng, việc xác định nhu cầu về nguồn lực sẽ được Ban lãnh đạo xem xét tại các cuộc họp định kỳ.
❖ Nhân Lực
Công ty đã ban hành Quy Định Tiêu Chuẩn Chức Danh (Mã hiệu: ĐLDKCM-
TCHC-QT-04/QĐ-ĐLDKCM-TCHC ngày 22/5/2017) giúp cho các bộ phận phịng ban bố trí đúng người đúng việc, đảm bảo bất kỳ nhân viên nào thực hiện các công việc hay đại diện cho Cơng ty đều phải có năng lực dựa trên cơ sở được đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp:
- Thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình bằng văn bản thơng qua tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong Công ty;
- Trưởng phịng có trách nhiệm trong việc: Xác định các yêu cầu về năng lực đối với nhân viên căn cứ trên tính chất của cơng việc đang thực hiện. Tổ chức đào tạo phù hợp và đánh giá hiệu quả;
❖ Cơ sở hạ tầng
Ban Giám đốc cam kết cung cấp đầy đủ và duy trì cơ sở hạ tầng đảm bảo quá trình hoạt động của Cơng ty như:
- Văn phòng, thiết bị tiện nghi và phù hợp thuận lợi cho quá trình làm việc
- Trang thiết bị làm việc với công nghệ tiên tiến, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc
- Các bộ phận được giao quản lý thiết bị, vật tư có trách nhiệm duy trì tính hoạt động liên tục của thiết bị thông qua lập kế hoạch và bảo dưỡng định kỳ hàng năm.
❖ Môi trường để vận hành các q trình
Tồn bộ cơ sở hạ tầng của Công ty như nơi làm việc, các phương tiện làm việc và các công cụ hỗ trợ công việc, … đều được xác định, duy tu, sửa chữa và cập nhật để phù hợp, nhằm đạt được các MTCL đã hoạch định và các yêu cầu của sản phẩm.
Công ty đảm bảo việc xây dựng và duy trì một mơi trường làm việc, bao gồm cả môi trường tâm lý (như các phong trào thi đua, văn hóa, thể dục thể thao, các chế độ động viên, khen thưởng, …), thích hợp, tích cực và thuận lợi để các nhân viên trong Cơng ty có thể đạt hiệu quả tối đa trong cơng việc của mình.
2.2.4.2 Năng lực
Công ty đảm bảo mỗi cán bộ - nhân viên đều được phân cơng trách nhiệm đã xác định trong HTQLCL đều có năng lực phù hợp trên cơ sở tuyển dụng, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm. Để có được nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu, Công ty tiến hành:
- Ln có kế hoạch đào tạo hoặc tuyển dụng nhân viên mới trên cơ sở xem xét q trình đào tạo thích hợp đối với từng trường hợp cụ thể.
- Lập kế hoạch dài hạn và hàng năm để đào tạo phù hợp với yêu cầu của các bộ phận và nhu cầu phát triển của Công ty.
Bảng 2.9 Kết quả khảo sát về năng lực của CBCNV
Câu
hỏi Nội dung
Mức độ đánh giá Điểm