CHƯƠNG 4 : KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN
5.1.1.Quan điểm tổ chức cơng tác KTQT chi phí
5.1. Đề xuất giải pháp
5.1.1.Quan điểm tổ chức cơng tác KTQT chi phí
5.1.1.1. Quan điểm tổ chức KTQT chi phí phù hợp với quy mô, đặc điểm
Tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động mà mỗi DN lựa chọn các thông tin KTQT có tính chất sử dụng khác nhau. Chính vì vậy, khi tổ chức cơng tác KTQT, mỗi DN có thể lựa chọn những nội dung cũng như mơ hình KTQT phù hợp với ngành nghề kinh doanh, quy mơ cơng ty, trình độ nguồn nhân lực, năng lực tài chính và trình độ khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo cho bộ máy KTQT vận hành hiệu quả, tiết kiệm được chi phí và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho NQT.
Theo như những đặc điểm của chuỗi nhà hàng Công ty Cổ phần Capella-D1 tác giả đã trình bày ở phần Tổng quan về cơng ty thì những đặc điểm về quy mơ, đặc điểm về hoạt động SXKD, đặc điểm về lao động … đều ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác KTQT chi phí cho nhà hàng. Hệ thống chuỗi nhà hàng Capella-D1 là loại DN có quy mơ vừa và nhỏ nên việc tổ chức BMKT kết hợp giữa KTQT và KTTC thì phù hợp hơn là mơ hình tách biệt. Ngồi ra, vì thời gian mở cửa hoạt động của mỗi nhà hàng khác nhau nên việc phân ca, chia tách thời gian làm việc của nhân viên phải phù hợp vì ảnh hưởng trực tiếp của chi phí nhân cơng trong giá thành của từng món ăn. Với những đặc điểm trên thì việc tổ chức KTQT tại nhà hàng sao cho phải phù hợp với điều kiện hiện tại.
5.1.1.2. Quan điểm cân đối giữa lợi ích và chi phí
KTQT là cơng cụ quản lý, việc vận hành KTQT sẽ phát sinh chi phí khá lớn trên tất cả các mặt như : cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân sự có trình độ chun mơn, chứng từ, sổ sách…. Những chi phí này có thể phát sinh ngay tức thời trong khi thành lập bộ máy KTQT nhưng lợi ích mang lại thì phải sau một thời gian mới có thể nhận thấy được. Chính điều này làm cho các NQT mang tâm lý ngại tổ chức công tác KTQT. Hiện nay, việc áp dụng KTQT trong các DN là không bắt buộc tùy vào nhu
cầu quản trị của nhà quản lý. Do vậy, KTQT còn xa lạ với rất nhiều DN. Vì vậy, khi tổ chức cơng tác KTQT tại Cơng ty thì cần quan tâm đến mối quan hệ lợi ích đạt được và chi phí phải bỏ ra. Tức là việc xây dựng và tổ chức công tác KTQT tại đơn vị phải đảm bảo mang lại được lợi ích tương xứng.
Bên cạnh đó, để đảm bảo cân đối giữa lợi ích và chi phí thì khi ứng dụng KTQT phải tạo nên được được những nội dung có trọng tâm phù hợp và khai thác hữu hiệu các phương pháp kỹ thuật kê toán quản trị. Quan điểm này nhằm chỉ ra phương thức tiếp cận, xác lập các nội dung KTQT. Việc ứng dụng KTQT không phải là giới thiệu ứng dụng nhiều nội dung, phương pháp kỹ thuật KTQT hiện đại mà chính là tìm kiếm những nội dung, phương pháp kỹ thuật KTQT cổ điển hoặc hiện đại phù hợp với nhu cầu, đặc điểm hoạt động, kỹ thuật cơng nghệ, quản lý tài chính của DN. Do đó, khi tổ chức cơng tác KTQTttại chuỗi nhà hàng Công ty Cổ phần Capella-D1, tác giả chia thành hai giai đoạn : giai đoạn ngắn hạn sẽ tập trung tổ chức những thông tin cần thiết liên quan đến quản trị chi phí, thơng tin liên quan đến dự toán và các quyết định ngắn hạn…. cịn các thơng tin liên quan đến quyết định dài hạn như tổ chức các trung tâm trách nhiệm và đánh giá trách nhiệm tác giả sẽ tiến hành triển khai sau.
5.1.1.3. Ứng dụng công nghệ thông vào tổ chức KTQT chi phí tại đơn vị
Ứng dụng CNTT sẽ mang lại nhiều lợi ích trong việc hỗ trợ cung cấp các báo cáo kế tốn, chất lượng thơng tin được cung cấp sẽ trở nên nhanh chóng, kịp thời, độ chính xác cao hơn, các thơng tin được tích hợp đa dạng và sâu rộng gồm cả thơng tin tài chính và phi tài chính. Việc này sẽ giúp cho NQT có được những thơng tin nhiều chiều và sâu rộng khi tiến hành phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh. Do vậy để tổ chức tốt KTQT chi phí, Cơng ty Cổ phần Capella-D1 cần chú trọng đến việc ứng dụng CNTT vào việc tổ chức kế tốn tại đơn vị, bên cạnh đó cần chủ động nâng cấp chất lượng phần cứng, phần mềm và các thiết bị ngoại vi…., cần đào tao nhân viên kế tốn để có thể vận dụng CNTT vào việc xử lý nghiệp vụ.
5.1.2. Nội dung tổ chức công tác KTQT chi phí
Trước tình hình kết quả hoạt động của DN ngày càng xa sút, chủ trương của NQT đặt ra trong giai đoạn ngắn hạn là làm thế nào để kiểm sốt được chi phí và đánh giá được tình hình biến động chi phí trong DN là hết sức cần thiết. Dựa trên tính cấp bách hiện thời, tác giả đề xuất việc tổ chức KTQT chi phí tại DN được chia thành hai giai đoạn phù hợp với tình hình hoạt động của DN như sau:
Giai đoạn 1: Áp dụng những kỹ thuật KTQT đơn giản
Tổ chức kết hợp giữa bộ máy KTTC và KTQT
Dự toán ngân sách
Phân loại chi phí theo cách ứng xử
Đánh giá tình hình sử dụng chi phí
Giai đoạn 2: Tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại công ty
5.2.1.1. Tổ chức kết hợp giữa bộ máy KTTC và KTQT
Dựa trên cơ sở nghiên cứu mối quan hệ giữa KTTC và KTQT theo tác giả việc tổ chức BMKT của Công ty Cổ phần Capella-D1 nên tổ chức theo mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT để từng bước thực hiện công việc liên quan đến KTQT. Bởi nguồn lực tài chính và trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn trong DN khó có thể đáp ứng được yêu cầu của việc thực hiện ngay một hệ thống KTQT hoàn chỉnh.
Việc lựa chọn mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp vì:
- Dựa trên cơ sở tổ chức bổ máy kế tốn của Cơng ty để bổ sung thêm chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận . Đồng thời, cũng là DN vừa và nhỏ nên cũng không tổ chức bộ máy cồng kềnh trong điều kiện KTQT chưa phát triển theo hướng chuyên sâu.
- KTTC và KTQT có mối quan hệ mật thiết với nhau, có cùng nguồn gốc thơng tin, số liệu, tài liệu đến hệ thống sổ sách báo nên tổ chức kết hợp trong cùng một bộ máy để tận dụng được mối quan hệ về thu thập, cung cấp thông tin trong cùng một hệ thống tổ chức sẽ hợp lý và hiệu quả hơn.
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy phịng kế tốn được mô tả ở sơ đồ 1.2, tác giả đề xuất thiết kế sơ đồ tổ chức bộ máy KTTC kết hợp KTQT như sau:
Sơ đồ 5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy KTTC kết hợp KTQT
Việc xây dựng mơ hình tổ chức BMKT kết hợp giữa KTQT và KTTC phải đảm bảo được yêu cầu gọn nhẹ, hiệu quả, vừa cung cấp đươc thông tin cần thiết cho các đối tượng bên ngoài DN qua hệ thống KTTC, vừa cung cấp được thông tin cần thiết cho NQT thông qua hệ thống KTQT. Đây chính là hiệu quả của mơ hình tổ chức BMKT kết hợp KTTC và KTQT.
5.2.1.2. Tổ chức dự toán ngân sách
a. Xây dựng quy trình dự tốn
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại của Cơng ty cũng như tính khả thi trong việc thực hiện dự tốn thì DN tổ chức xây dựng quy trình lập dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi là phù hợp, vì:
Thứ nhất, Chiến lược/ kế hoạch hay mục tiêu của nhà lãnh đạo dễ dàng thực hiện vì có sự tham gia từ cấp dưới. Phản ánh chính xác khả năng của từng bộ phận khi đề xuất các mục tiêu với NQT và chịu trách nhiệm với mục tiêu đã đề ra.
Thứ 2, NQT tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của tổ chức, giúp cho mỗi cá nhân bộ phận phát huy hết khả năng của mình.
Sơ đồ 5.2. Quy trình lập dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình lập dự tốn của doanh nghiệp cần được thực hiện theo 3 giai đoạn cụ thể sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán
Dựa vào mục tiêu tổng thể đã đề ra, NQT xác định các nội dung lập dự toán , xác định nhiệm vụ của những cá nhân, bộ phân tham gia soạn thảo dự toán và xem xét lại hệ thống cung cấp thông tin cho việc lập dự tốn ngân sách lại cơng ty.
Giai đoạn 2: Soạn thảo dự toán ngân sách
Các bộ phận tham gia tiến hành soạn thảo các dự tốn mang tính dự thảo theo mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Các dự toán này sẽ được phân bổ xuống các phòng ban, nhà hàng; trên cở sở đó các phịng ban, nhà hàng sẽ căn cứ vào các dự toán dự thảo, điều kiện, khả năng thực hiện của mình để xác định dự tốn có thể thực hiện được và trình bày với quản lý cấp trên, quản lý cấp cao hơn sẽ tổng hợp các dự tốn phản hồi của cấp dưới để trình bày trước NQT. Từ đó sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp và đưa ra dự tốn chính thức cho tồn DN, với sự kết hợp chặt chẽ thông tin giữa các cấp nên các dự tốn có tính khả thi hơn.
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán ngân sách
NQT phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, rà sốt q trình thực hiện dự toán của các bộ phận, phịng ban, từ đó đánh giá trách nhiệm của từng cá nhân , bộ phận trong việc thực hiện dự toán.
Bên cạnh đó, NQT cần tiến hành so sánh đánh giá định kỳ số liệu thực tế với kế hoạch đã xây dựng để phát hiện kịp thời các yếu tố bất thường ảnh hưởng đến việc thực hiện dự tốn, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời để cho việc thực hiện dự toán khả thi hơn, cũng như kiểm soát được hoạt động của DN.
b. Xác lập dự toán ngân sách áp dụng tại đơn vị:
Qua khảo sát cũng như phân tích thực trạng tại DN liên quan đến nội dung dự toán ngân sách, tác giả kiểm chứng được rằng hệ thống các dự tốn của DN vẫn cịn chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin của NQT. Từ thực tế đó, tác giả đề xuất các dự tốn Cơng ty Cổ phần Capella-D1 cần lập bao gồm những dự toán sau đây:
- Dự toán tiêu thụ SP - Dự toán doanh thu - Dự tốn chi phí NVLTT - Dự tốn chi phí NCTT
- Dự tốn chi phí sản xuất chung - Dự tốn giá thành
- Dự tốn chi phí bán hàng - Dự tốn chi phí quản lý DN - Dự tốn kết quả HĐKD.
Đối với Công ty Cổ phần Capella-D1, dự toán tiêu thụ SP là dự toán được lập đầu tiên, chi phối cho các dự toán khác. Dự toán này được lập và chịu trách nhiệm bởi kế toán doanh thu và tổng quản lý nhà hàng, việc lập dự toán sẽ được dựa trên các yếu tố sau:
- Dựa trên báo cáo doanh thu và sản lượng tiêu thụ của các năm trước và năm hiện hành
- Mục tiêu bán ra mà công ty mong muốn đạt được trong năm tới
- Chiến lược kinh doanh của công ty cho năm tới như chiến lược Marketing, khuyến mãi, chính sách giá bán….
- Kế hoạch mở rộng thêm nhà hàng của công ty và sản lượng dự kiến của các nhà hàng mới.
- Tình hình các ngày lễ tết trong năm, sự cạnh tranh và tình hình phát triển kinh tế trong các năm sắp đến.
Sau khi xác định các chỉ tiêu ảnh hưởng, các Tổng quản lý nhà hàng sẽ dự toán về số lượng SP tiêu thụ kế hoạch và đơn giá bán kế hoạch để tính ra doanh thu kế hoạch theo công thức:
Doanh thu kế hoạch = Qkh x Pi
Trong đó: Qkh: Số lượng SP tiêu thụ kế hoạch Pi : Đơn giá bán kế hoạch
- Về dự tốn chi phí NVL trực tiếp
Dự tốn về chi phí NVL trực tiếp do bộ phận Kế tốn ngun vật liệu, phịng mua hàng và các bếp trưởng của từng nhà hàng phối hợp với nhau để lập bảng dự toán này. Mục đích của dự tốn là giúp cho Cơng ty chủ động trong việc thu mua, chuẩn bị nguyên vật liệu đảm bảo cho khâu bán hàng được diễn ra liên tục, dự toán
được lập dựa vào dự toán tiêu thụ SP đã lập, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một món ăn và đơn giá NVL.
Khối lượng NVL cần dùng cho chế biến được tính theo cơng thức sau:
M = Qkh x mi Trong đó :
M :Khối lượng NVL cần cho chế biến
Qkh: Số lượng SP tiêu thụ dự kiến
mi :Định mức NVL cho một món ăn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi tính tốn được lượng NVL trực tiếp cần mua cho từng loại NVL, phòng mua hàng sẽ thông báo với NCC để kiếm nguồn hàng cung ứng và tiến hành đặt hàng theo kế hoạch. Tùy vào hiệu quả kinh doanh trong năm hiện hành của từng nhà hàng, nếu có sự thay đổi thì phịng mua hàng sẽ điều chỉnh lượng hàng mua cho phù với với yêu cầu.
- Để xác định dự tốn chi phí NVLTT, sử dụng cơng thức dưới đây:
Cvkh = M0 x p0i Trong đó:
Cvkh : Chi phí NVLTT kế hoạch
M0 :Khối lượng NVL cần cho chế biến kế hoạch p0i : Đơn giá NVL kế hoạch
- Về dự tốn chi phí NCTT
Tại Cơng ty Cổ phần Capella-D1, chi phí NCTT chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của món ăn, do vậy việc lập dự tốn chi phí NCTT là rất cần thiết. Mục tiêu của dự tốn này là giúp cho Cơng ty chuẩn bị tốt nguồn nhân lực cho khối hoạt động nhà hàng và kiểm sốt tốt chi phí tiền lương. Dự tốn chi phí NCTT sẽ do bộ phận C&B,trưởng bộ phận nhân sự và Tổng quản lý các nhà hàng chịu trách nhiệm lập dự
- Dự toán tiêu thụ SP - Bảng lương các kỳ trước
- Kế hoạch mở thêm các nhà hàng mới….
Tại cơng ty, chi phí NCTT là các khoản lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên bếp, quản lý, nhân viên pha chế, phục vụ tại các nhà hàng. Tiền lương được tính theo số giờ cơng lao động thực tế.
Dự tốn chi phí NCTT được tính theo cơng thức sau:
TLkh = S0 x t0i
Trong đó:
TLkh : Tổng quỹ lương NCTT S0 :Số giờ công kế hoạch
t0i : đơn giá lương bình quân mỗi giờ làm việc
- Về dự tốn chi phí SXC
Dự tốn về chi phí SXC sẽ do kế tốn giá thành lập và để chính xác hơn, dự tốn chi phí SXC nên được chia thành hai phần là dự tốn biến phí SXC và định phí SXC.
Biến phí SXC bao gồm: Chi phí nhân viên, chi phí điện nước, chi phí cơng cụ dụng cụ, và các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngồi….
Định phí SXC bao gồm: chi phí mặt bằng nhà hàng, chi phí th văn phịng, chi phí khấu hao….
Dự tốn biến phí và định phí SXC được tính theo cơng thức:
Biến phí SXC kế hoạch : BPkh = Q0 x bp0i
Trong đó
Q0 : Sản lượng SP tiêu thụ kế hoạch
bp0i :Biến phí SXC bình qn kế hoạch mỗi SP
Dự tốn định phí SXC = ∑ Định phí SXC dự kiến
- Về dự toán giá thành
Dự toán giá thành sẽ do kế toán giá thành lập và chịu trách nhiệm, dự toán này được lập dựa trên dự tốn chi phí NVL trực tiếp, dự tốn NCTT và dự toán SXC. Dự toán này là cơ sở để xác định giá vốn hàng bán cũng như xác định được giá bán của món ăn ( ≤ 40% giá bán)
Tổng giá thành = CP NVLTT + CP NCTT + CP SXC
- Về dự tốn chi phí bán hàng
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});