7. Kết cấu luận văn
1.2. Quy trình mua sắm tài sản cơng tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình
Thuận
Việc xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản công
Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, căn cứ u cầu chun mơn, các khoa-phịng đề xuất nhu cầu trang thiết bị y tế hoặc trang thiết bị văn phòng cần thiết gửi về phòng Vật tư - thiết bị y tế để tổng hợp và lên kế hoạch báo cáo Giám đốc. Trường hợp cần mua sắm đột xuất, các khoa- phịng phải thuyết minh rõ lý do và tính cấp thiết cần mua sắm. Trong việc thực hiện mua sắm tài sản trong bệnh viện, các khoa- phịng có nhu cầu đều gửi Phiếu dự trù về phòng Vật tư - thiết bị y tế. Phòng Vật tư - thiết bị y tế dựa vào hai quy trình gồm “Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phịng dưới 100 triệu đồng” và” Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng” được ban hành năm 2015 để thực hiện tuần tự các bước. Nội dung trong quy trình như sau:
1.2.1. Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng. 100 triệu đồng.
Mục đích: thực hiện việc mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng đúng thủ tục.
Phạm vi áp dụng: Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Tài liệu biện dẫn:
+ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
+ Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Bảng 1.1: Bảng mơ tả cơng việc của Quy trình mua trang sắm thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng
( Nguồn: Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận năm 2015)
Bước cơng việc
Nội
dung Mô tả công việc
Thời gian và ngày làm việc Các hồ sơ thực hiện 1 Kế hoạch mua sắm
-Khi các khoa, phịng có nhu cầu sử dụng trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho công việc khám và điều trị bệnh nhân, lập dự trù trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng gửi phòng Vật tư- thiết bị y tế.
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tiếp nhận và tổng hợp danh mục, số lượng.
-Phịng Vật tư- thiết bị y tế trình Giám đốc xem xét danh mục:
+Khơng đồng ý trả về khoa, phịng dự trù. +Đồng ý (đi tiếp).
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế chuẩn bị cấu 01 03 -Phiếu dự trù của các khoa, phòng sử dụng. -Danh mục trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phịng. -3 bảng báo
hình và cung cấp 03 bảng báo giá cho từng loại thiết bị theo đúng quy định. -Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình 03 bản báo giá cho Tổ mua sắm.
15 giá, -Biên bản họp của Tổ mua sắm. -Tờ trình của Phịng Vật tư- thiết bị y tế. -Tờ trình của Tổ mua sắm. 2 Phê duyệt kế hoạch mua sắm
-Phịng Vật tư- thiết bị y tế trình kế hoạch mua sắm cho Giám đốc bệnh viện.
-Giám đốc xem xét kế hoạch mua sắm, có sai sót về nội dung, giám đốc ghi nhận và chuyển phòng Vật tư- thiết bị y tế chỉnh sửa và trình giám đốc phê duyệt.
-Trường hợp gói thầu từ 20 triệu đồng trở lên phải có Quyết định chọn đơn vị bán trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng của Giám đốc. 02 -Quyết định về việc phê duyệt kết quả chọn đơn vị bán trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng. 3 Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế và phòng Tài chính kế tốn tham mưu cho Giám đốc về soạn thảo và ký kết hợp đồng.
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức nghiệm thu, nhập, xuất, lắp đặt, thanh lý hợp đồng đúng quy định.
60 -Hợp đồng.
-Hóa đơn giao hàng. -Biên bản nghiệm thu. -Biên bản kiểm nhập. -Phiếu nhập, xuất kho. -Biên bản lắp
đặt thiết bị y tê, thiết bị văn phòng.
-Thanh lý hợp đồng.
Tổng thời gian 81
ngày
1.2.2. Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng 100 triệu đồng
Mục đích: thực hiện việc mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng đúng thủ tục.
Phạm vi áp dụng: Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận. Tài liệu biện dẫn:
+ Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
+ Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Bảng 1.2: Bảng mơ tả cơng việc của Quy trình mua trang sắm thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng
( Nguồn: Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận năm 2015)
Bước công việc
Nội
dung Mô tả công việc
Thời gian và ngày làm việc Các hồ sơ thực hiện
1
Kế hoạch
mua sắm
-Khi các khoa, phịng có nhu cầu sử dụng trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho công việc, lập dự trù gửi phòng Vật tư- thiết bị y tế.
-Phòng Vật tư - thiết bị y tế tiếp nhận và tổng hợp danh mục, số lượng.
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế trình Giám đốc xem xét danh mục: +Khơng đồng ý trả về khoa, phịng dự trù. +Đồng ý (đi tiếp). 05 05 -Phiếu dự trù của các khoa, phòng sử dụng, -Danh mục trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng 2 Lập kế hoạch đấu thầu Phòng Vật tư – thiết bị y tế kết hợp phịng Tài chính kế tốn lập kế hoạch đấu thầu
Theo kế hoạch Tờ trình về kế hoạch đấu thầu 3 Phê duyệt kế hoạch đấu thầu
-Phịng Vật tư – thiết bị y tế trình kế hoạch đấu thầu cho Giám đốc bệnh viện.
-Giám đốc xem xét kế hoạch đấu thầu, có sai sót về nội dung, Giám đốc ghi nhận và chuyển phòng Vật tư – thiết bị y tế chỉnh sửa và trình Giám đốc phê duyệt.
Theo quy định -Quyết định về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu 4 Tổ chức đấu
Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp theo Luật Đấu thầu và các Thông tư hiện hành. Tổ chức đầu thầu gồm có: tổ
Theo quy định
Căn theo Luật đấu thầu và các thông tư
thầu và chọn đơn vị trúng thầu
chức mời thầu, đóng thầu, mở thầu (đăng tải thông tin mời thầu theo quy định, phát hành hồ sơ mời thầu; giải thích, làm rõ hồ sơ mời thầu khi có yêu cầu...)
hướng dẫn hiện hành 5 Hợp đồng và thanh lý hợp đồng
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế và phịng Tài chính kế tốn tham mưu cho Giám đốc về soạn thảo và ký kết hợp đồng.
-Phòng Vật tư- thiết bị y tế tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức nghiệm thu, nhập, xuất, lắp đặt, thanh lý hợp đồng đúng quy định.
60 -Hợp đồng.
-Hóa đơn giao hàng. -Biên bản nghiệm thu. -Biên bản kiểm nhập. -Phiếu nhập, xuất kho. -Biên bản lắp đặt trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng. -Thanh lý hợp đồng. Tổng thời gian Theo kế hoạch
1.3. Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
Tài sản trong các bệnh viện có rất nhiều loại, thường được phân loại gồm trang thiết bị văn phịng và trang thiết bị y tế. Trong đó, tổng giá trị trang thiết bị y
tế thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của bệnh viện. Do tiến bộ khoa học kỹ thuật trong nghiên cứu ứng dụng về chẩn đoán và khám chữa bệnh nên các trang thiết bị y tế cũng thường xuyên được cải tiến, các loại thiết bị này rất phong phú và đa dạng về mẫu mã, chất lượng…Các bệnh viện hiện nay thường theo xu hướng chung cũng cố gắng thay thế, mua sắm mới trang thiết bị y tế khi có nhu cầu. Về mặt giá trị, đa phần chúng thường có giá trị rất lớn nên trong quá trình mua sắm dễ xảy ra sai phạm mặc dù là đã có quy định hướng dẫn về quy trình mua sắm tài sản. Cụ thể các sai phạm như là:
Trong ngành y tế những năm gần đây việc một số bệnh viện không tiến hành đăng tải thông tin về kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu lên hệ thống mạng quốc gia; một số khác khơng tổ chức đấu giá mà cố tình phân chia nhỏ giá trị mua sắm các mặt hàng có giá trị dưới 100 triệu đồng để không phải tổ chức đấu thầu theo quy định. Đặc biệt sai phạm nghiêm trọng gần đây nhất vào đầu năm 2019 của Bệnh viện ĐKKV La Gi – Tỉnh Bình Thuận là giám đốc bệnh viện không ký trên tất cả các trang của bản gốc hồ sơ đề xuất của các nhà thầu và không tuân thủ quy định của nhà nước ở các bước hướng dẫn thực hiện…Các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản cơng là tình trạng báo động về hệ thống hoạt động quản lý bệnh viện đang ngày càng yếu kém, vì vậy cần phải có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận, sau cuộc thanh tra việc chấp hành pháp luật về quản lý tài chính và mua sắm tài sản cơng vào năm 2018 đã phát hiện hàng loạt sai phạm: phê duyệt hồ sơ mời thầu có một số nội dung chưa phù hợp với các quy định của pháp luật; việc đánh giá hồ sơ dự thầu, việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu chưa chặt chẽ; xét chọn trúng thầu một số mặt hàng với đơn giá trúng thầu cao hơn đơn giá gói thầu đã được phê duyệt là không đúng theo quy định; thực hiện thiếu các thủ tục trong quy trình mua sắm tài sản công theo quy định, làm thất thoát số tiền nộp vào ngân sách nhà nước là 224.239.688 đồng. Mặc dù trong đơn vị có xây dựng quy trình mua sắm tài sản và tổ chức hệ thống kiểm
sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng nhưng sau khi thanh tra vẫn có sai phạm xảy ra trong quy trình thực hiện.
Các sai phạm trong ngành y tế nói chung và tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận nói riêng gây ảnh hưởng, thất thốt tài chính của Nhà nước. Trong ban giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận có tổ chức cuộc họp kiểm điểm và đưa ra một số kiến nghị cần tìm ra nguyên nhân gây sai phạm nhưng đến nay vẫn chưa triển khai nhanh chóng và đề xuất biện pháp khắc phục kịp thời. Nhận thấy vấn đề mang tính thiết thực nhằm ngăn chặn các sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện do đó người viết mạnh dạn tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng để tìm ra ngun nhân và đưa ra một số giải pháp đề xuất cho ban giám đốc bệnh viện tham khảo.
1.4. Tóm tắt chương 1
Trong chương này đã giới thiệu sơ lược về Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận là đơn vị sự nghiệp có thu và khái quát về quy trình mua sắm tài sản cơng tại bệnh viện. Hiện nay, các đơn vị bệnh viện cơng lập đang trong q trình hướng đến tự chủ về mọi mặt trong hoạt động trong đó có lĩnh vực tài chính. Nhằm nâng cao lĩnh vực tài chính trong các bệnh viện nói chung và đơn vị nghiên cứu nói riêng để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động thì đơn vị cần tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng hiện nay của một số bệnh viện, trong đó có đơn vị đang nghiên cứu chưa thật sự hữu hiệu, một số sai phạm gây thất thốt, lãng phí nguồn ngân sách nhà nước… Chính vì thế, nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận là đề tài nghiên cứu được tác giả lựa chọn để thực hiện.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI
SẢN CƠNG 2.1. Cơ sở lý thuyết
Liên quan đến hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài cơng đối với khu vực công cần lựa chọn chuẩn mực hướng dẫn về kiểm soát nội bộ do Tổ chức quốc tế các cơ quan Kiểm toán Tối cao (INTOSAI) ban hành để làm cơ sở lý luận. Bệnh viện đang nghiên cứu là đơn vị sự nghiệp có thu nên việc áp dụng đầy đủ năm thành phần của kiểm soát nội bộ theo INTOSAI là rất quan trọng bao gồm: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát.
Ngồi cơ sở lý luận về năm thành phần INTOSAI của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng tại bệnh viện để tìm ra ngun nhân và đề xuất giải pháp thì cịn phải dựa vào cơ sở thực tế, vào các văn bản pháp luật đã được ban hành.
Các văn bản hướng dẫn đang lưu hành:
Luật số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội về đấu thầu.
Luật số 15/2017/QH14 ngày 21/06/2017 của Quốc hội về quản lý, sử dụng tài sản công.
Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
Nghị định số 151/2017/NĐ-BTC ngày 26/12/2017 về việc Quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản công.
Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/03/2016 của Bộ tài chính về việc Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp cơng lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.
Riêng đối với Bệnh viện ĐKKV Nam Bình Thuận dựa theo sự hướng dẫn của các văn bản pháp luật, trên cơ sở đó tự xây dựng cho đơn vị mình quy trình từ năm 2015, gồm có các quy trình dưới đây:
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng (QT.NBT.028). (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.1)
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng (QT.NBT.029). (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.2)
2.2. Các nghiên cứu có liên quan đến mục tiêu của đề tài
Cho đến nay có rất nhiều cơng trình nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau của rất nhiều tác giả trong nước và nước ngồi. Một số cơng trình mà tác giả nghiên cứu mục đích là tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến yếu kém của hệ thống KSNB trong chu trình chi phí (liên quan đến việc mua tài sản) và khẳng định hoạt động của hệ thống KSNB có tác động đến kết quả hoạt động của tổ chức.
Tác giả Mawanda, S.P (2008) với nghiên cứu “ Effects of internal control systems on Financial performance in an institution of higher learning in Uganda” đã nghiên cứu tác động của hệ thống KSNB đến hiệu quả hoạt động tài chính tại Uganda. Trong nghiên cứu này ông xem xét mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và