7. Kết cấu luận văn
4.2. Đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua
4.2.1. Giải pháp về mơi trường kiểm sốt
a) Trong quy trình mua sắm tài sản cơng cần phải xây dựng thêm mục “nhiệm vụ” của các khoa – phịng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công. (Tham
khảo phụ lục 4, Chương I: Quy định chung - Điều 5: Quy định về trách nhiệm của các bên).
b) Mỗi khoa-phịng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công cần lập bảng phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình để khơng đùn đẩy trách nhiệm, đùn đẩy công việc cho nhau.
Bảng 4.1: Bảng phân cơng cơng việc của từng nhân viên trong quy trình mua sắm tài sản cơng
Bộ phận Họ và tên nhân
viên Công việc
Thời hạn hồn thành
Phịng có nhu
cầu sử dụng Điều dưỡng D Lập đơn dự trù 1 ngày
sắm Nguyễn Thị C Soạn thảo hợp đồng
Phịng Tài
chính kế tốn Nguyễn Thị B
Rà sốt giá cả trên thị trường Kiểm tra tính đúng sai trên hợp đồng
Kiểm tra chứng từ thanh toán
2-3 ngày
Ban kiểm soát Nguyễn Thị E
Giám sát tất cả các hoạt động trong quy trình và kiểm tra tính tn thủ pháp luật.
2-3 ngày
c) Tổ chức một Ban kiểm soát từ một đến hai nhân viên. Đề xuất nhân sự ở Ban kiểm soát là thuộc thành viên của Tổ mua sắm, lý do đề xuất là Tổ mua sắm tách biệt với các chức năng trong quy trình mua sắm tài sản, Tổ mua sắm là thành lập trong khi mua tài sản và giải tán khi đã hoàn thành. Việc thành lập Ban kiểm soát ở đây đã căn nhắc giữa lợi ích và chi phí bỏ ra, có nghĩa là bệnh viện khơng phải trả bất cứ khoản lương nào thêm cho nhân viên trong Ban kiểm sốt nhưng lợi ích mang lại là thực hiện báo cáo kiểm sốt nội bộ về tính tuân thủ pháp luật và giám sát tồn bộ quy trình mua sắm tài sản cơng để trình lên Giám đốc bệnh viện theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
d) Bệnh viện thường xuyên luân chuyển nhân sự phòng Vật tư thiết bị y tế, hiện nay chỉ có ba viên chức đảm nhiệm việc mua trang thiết bị (một trưởng phòng và hai nhân viên), ba viên chức này đã làm việc khá lâu từ khi thành lập phòng đến hiện nay. Việc bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự được thực hiện thông qua đánh giá quá trình phấn đấu của nhân viên ở nhiều khía cạnh: sự nhiệt tình, khả năng xử lý cơng việc, năng lực chun mơn… để có cơ sở định hướng cho sự phát triển lâu dài của nhân viên cũng như góp phần tăng tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản công.
e) Đẩy mạnh nghiên cứu, bồi dưỡng, tham gia tập huấn tăng cường kiến thức về quản lý và mua sắm tài sản công, các quy định của pháp luật về đấu thầu. Kiện toàn,
nâng cao chất lượng tham mưu của đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu trong đấu thầu.