7. Kết cấu luận văn
2.3. Tóm tắt chương 2
Tác giả đã giới thiệu cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và các văn bản pháp luật hướng dẫn liên quan đến quy trình mua sắm tài sản cơng. Một số cơng trình mà
tác giả nghiên cứu mục tiêu là khái quát nguyên nhân dẫn đến yếu kém của hệ thống KSNB trong chu trình chi phí (liên quan đến việc mua tài sản) và khẳng định hoạt động của hệ thống KSNB có tác động đến kết quả hoạt động của tổ chức. Những nội dung của chương 2 nói trên là cơ sở để tác giả tiến hành kiểm chứng cũng như dự đoán nguyên nhân và tác động của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng nhằm tăng cường tính hữu hiệu và giảm sai sót, gian lận trong quy trình mua sắm tài sản cơng và nâng cao hiệu quả hoạt động tại bệnh viện.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM
BÌNH THUẬN
3.1. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
3.1.1. Phương pháp định tính được sử dụng để phân tích và kết luận trong nhận định vấn đề cần giải quyết tại bệnh viện
Tại Hội nghị tổng kết hoạt động năm 2018 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2019, tận dụng cơ hội có sự tham gia đầy đủ ban giám đốc và trưởng, phó phịng của bệnh viện. Tác giả tiến hành các cuộc phỏng vấn mở với nội dung liên quan đến phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay của bệnh viên có ngăn chặn các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản công và nâng cao hiệu quả hoạt động hay không.
Đối tượng phỏng vấn:
Ban giám đốc: Giám đốc và 3 phó giám đốc Các khoa –phòng:
Khoa có nhu cầu mua sắm: 5 người là trưởng, phó các khoa thuộc chức năng khám chữa bệnh.
Phòng Vật tư -thiết bị y tế: 1 người là trưởng phòng và 2 người nhân viên phụ trách mua tài sản.
Phịng Tài chính kế tốn: 1 người là trưởng và 1 nhân viên kế toán vật tư và tài sản.
Kết quả phỏng vấn:
Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Câu hỏi 1: Sau khi có kết quả thanh tra UBND tỉnh năm 2018 thì Ơng có
nhận định gì về kết quả đó khơng? Những sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản cơng thời gian vừa qua là do những nguyên nhân gì?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Việc thanh tra của UBND tỉnh năm 2018 là thanh tra theo kế hoạch hàng năm của tỉnh, thanh tra tồn diện về quản lý tài chính trong đó có quy trình mua sắm tài sản công. Thanh tra từ luân chuyển hồ sơ ở các bộ phận, quy định thời hạn, định mức các gói thầu áp dụng có đúng theo hình thức lựa chọn thầu hay khơng… Các bộ phận đã thực hiện đúng theo quy định theo các văn bản hướng dẫn. Tuy nhiên, một số văn bản chỉ đạo có sự chồng chéo, hiểu sai văn bản là điều không tránh khỏi và kiểm sốt nội ở ở quy trình mua sắm tài sản chưa thật sự hữu hiệu. Sai phạm nhiều nhất ở hồ sơ đấu thầu, về việc tuân thủ theo quy định của pháp luật... Sau khi thanh tra, kết quả chỉ ra sự phối hợp của các phịng ban là chưa đồng bộ, quy trình mua sắm tài sản chưa nêu được rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của từng khoa-phòng. Hướng sắp tới là bệnh viện sẽ xây dựng lại quy trình dựa trên các văn bản nhà nước ban hành có đầy đủ các nội dung về nhiệm vụ thực hiện của từng khoa phòng, phân loại tài sản, quy định thời gian, quy định biểu mẫu…. Phân chia hai loại tài sản gồm trang thiết bị y tế và trang thiết bị văn phòng cho lần lượt cho phòng Vật tư- thiết bị y tế và phịng Hành chính quản trị đảm nhiệm mua riêng biệt, mục đích để giảm bớt khối lượng cơng việc ở phịng Vật tư- thiết bị y tế hiện nay, phòng Vật tư- thiết bị y tế chỉ tập trung vào mảng trang thiết bị y tế có giá trị lớn trong bệnh viện.
Câu hỏi 2: Với vai trị là Ban giám đốc bệnh viện, Tơi muốn biết suy nghĩ của
Ơng về việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro quy trình mua sắm cơng tại bệnh viện? Việc mua bảo hiểm cho các tài sản đều dưới dạng đối phó, trường hợp rủi hỏng, cháy thì đã có các biện pháp nào quản lý rủi ro đó hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Việc xây dựng nhận diện rủi ro là khá lạ lẵm, với lại thời gian để xử lý công việc quá nhiều, việc xây dựng thêm khá mất thời gian và khơng cần thiết. Nói đến vấn đề mua bảo hiểm cho tài sản, thật sự kinh phí của bệnh viện sẽ khơng cho phép mua tất cả các bảo hiểm tài sản. Vì vậy trường hợp cháy, mất sẽ khơng có bồi thường thiệt hại. Bệnh viện đang trình ý kiến về các cơ quan ban ngành xem xét.
vai trò giám sát của Giám đốc rất quan trọng. Ơng đã thực hiện cơng việc giám sát quy trình đó như thế nào?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Về quá trình giám sát quy trình mua tài sản cơng, Giám đốc cho hay công việc của một người lãnh đạo bệnh viện gặp phải rất nhiều áp lực, lịch công việc dày đặc, nên việc giám sát chi tiết từng hoạt động của bệnh viện thì ở mức tương đối. Trong đó hoạt động quy trình mua sắm cơng là phát sinh liên tục, Giám đốc chỉ đứng ở vị trí xét duyệt qua từng hồ sơ, có thắc mắc gì giữa các phịng, ban sẽ giải quyết.
Định kỳ hàng tháng, tổ chức giao ban họp giữa ban lãnh đạo và trưởng, phó các phịng. Định kỳ hàng quý, bệnh viện có tiến hành họp xét thi đua tại từng bộ phận, từng nhân viên. Nếu có sai sót gì đến quy trình mua sắm tài sản cơng thì sẽ tìm nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý. Bệnh viện chưa thực hiện đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ để điều chỉnh lại quy trình mua sắm tài sản cơng.
Câu hỏi 4: Trong quy trình mua tài sản dưới 100 triệu đồng, phòng Vật tư-
thiết bị y tế là bộ phận chuẩn bị ba bảng báo giá. Ơng có bao giờ nghĩ đến việc nhân viên phòng Vật tư - thiết bị y tế giấu bớt các bảng báo giá có giá trị hợp lý, hoặc thông đồng với nhà cung cấp tạo ra các báo giá có giá trị trường cao hơn khơng? Ơng có đã nghĩ ra việc kiểm sốt tình trạng như trên khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Bam giám đốc đã từng nghĩ rằng nếu giao cho phòng Vật tư thiết bị y tế chuẩn bị ba bảng báo giá thì có những ưu điểm và nhược điểm sau: Phòng Vật tư- thiết bị y tế là bộ phận am hiểu về các máy móc, trang thiết bị tại bệnh viện, nên việc lựa chọn các sản phẩm sẽ tương đối chuẩn xác, hiểu và đọc được các thông số, các quy định cần thiết khi đưa bảng báo giá. Còn về nhược điểm sẽ che giấu bớt những bảng báo giá có giá trị hợp lý hoặc thông đồng với nhà cung cấp để tạo các bảng báo giá có giá thị trường cao hơn. Về vấn đề này ban giám đốc bệnh viện cũng đang xem xét.
viên tại phòng Vật tư thiết bị y tế?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Những bộ phận trong trong phòng chức năng đều chưa luân chuyển nhân sự đến nay. Vì việc tinh giảm biên chế và những năm gần đây khơng có thi biên chế, nên phịng chức năng nào cũng thiếu nhân sự. Phòng Vật tư thiết bị y tế 1 trưởng phòng và 2 viên chức đảm nhiệm mua hàng. Nhân sự phịng này đều chưa có sự luân phiên, luân chuyển nhân viên. Và một trong những lý do khác là các nhân viên trong bộ phận mua tài sản này đã có kinh nghiệm mua sắm tài sản, nên để đào tạo lại một nhân viên khác cũng khá tốn thời gian.
Câu hỏi 6: Bệnh viện có các quy định về việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay những thứ khác từ nhà cung cấp khơng? Có đưa ra biện pháp xử lý kỷ luật cho từng hành vi trên không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Chưa có một quy định nào ban hành về việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay những thứ khác từ nhà cung cấp hay các biện pháp xử lý kỷ luật. Việc này chỉ được nhắc nhở khi họp giao ban.
Câu hỏi 7: Bệnh viện có phân định quyền hạn rõ ràng cho các cá nhân có liên
quan (ví dụ người đề xuất mua tài sản, người xét duyệt, người sử dụng và ghi chép sổ sách tài sản…) không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Đều có sự phân cơng rõ ràng, nhưng chưa được quy định cụ thể trong quy trình mua sắm tài sản cơng ban hành tại bệnh viện.
Câu hỏi 8: Bệnh viện có thành lập Ban kiểm sốt nội bộ hay khơng? Kết quả tổng hợp nhận được:
Khơng có Ban kiểm sốt nào thành lập trong quy trình mua sắm tài sản cơng.
Câu hỏi 9: Bệnh viện có thiết kế mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ (như Phiếu đề nghị mua tài sản, Biên bản giao nhận tài sản, Thẻ tài sản, Biên bản đánh giá lại tài sản…) hay khơng?
Đa phần thì có thống nhất chứng từ kế tốn theo Thơng tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, nhưng một số mẫu như Đơn dự trù không đồng nhất, không đánh khi hiệu tham chiếu…
Câu hỏi 10: Ban giám đốc có nhận được báo cáo kiểm sốt nội bộ về sự tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Chưa có loại báo cáo kiểm sốt nội bộ nào được thực hiện.
Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Bộ phận thực hiện quy trình mua tài sản 5 người: đại diện là 2 trưởng phòng và 3 nhân viên của các phòng Vật tư thiết bị y tế và phịng Tài chính kế tốn.
Câu hỏi 1: Anh nghĩ nguyên nhân của kết quả thanh tra năm 2018 là gì ? Kết quả tổng hợp nhận được:
Các văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi và có sự chồng chéo về hướng dẫn. Nhu cầu cung cấp trang thiết bị y tế ngày càng tăng cao theo số lượng bệnh nhân vì vậy khối lượng công việc cũng tăng theo nên không tránh khỏi sai sót... Quy định thời gian về chuyển giao hồ sơ, chứng từ chưa rõ ràng dẫn đến làm trễ các hồ sơ không mong muốn. Không phân cơng nhiệm vụ rõ ràng trong quy trình nên xảy ra việc đùn đẩy trách nhiệm…
Câu hỏi 2: Anh/chị đánh giá gì về quyền hạn và trách nhiệm theo quy định,
quy chế của bệnh viện? Còn thực tế, vai trò của bộ phận anh/chị trong quy trình mua tài sản cơng và thanh tốn như thế nào?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Mỗi khoa- phịng đều có nhiệm vụ theo quy định là nhiệm vụ chung và nhiệm vụ cụ thể theo trình tự chức năng của khoa phịng rất rõ ràng. Cịn đối với quy trình mua sắm tài sản cơng thì chưa có một quy định cụ thể, chỉ có quy trình thể hiện bảng biểu mô phỏng công việc từng bộ phận làm bước nào.
Kết quả tổng hợp nhận được:
Quản lý các cấp dưới bằng việc báo cáo công việc được giao, đánh giá các công việc thông qua mức độ hồn thành cơng việc được giao. Cuối quý xếp loại đánh giá theo A, B, C.
Câu hỏi 4: Anh/chị nghĩ sự phối hợp của các khoa – phịng trong quy trình
mua sắm tài sản đã tốt hay chưa?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Do các khoa- phòng còn làm nhiều nhiệm vụ khác nên đơi khi chưa có thống nhất, làm việc không đồng đều giữa các bên liên quan với nhau. Và một phần chưa có quy định về thời gian luân chuyển hồ sơ rõ ràng giữa các phòng ban nên khi mua tài sản bị chậm trễ hay thất lạc hồ sơ thường hay đỗ lỗi cho nhau.
Câu hỏi 5: Định kỳ, bệnh viện có tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng
của tài sản hay khơng? Khi kiểm kê có sự tham gia của bộ phận kế toán, thủ kho và người giám sát độc lập hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Có tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tình trạng tài sản vào cuối mỗi năm. Khi tham gia kiểm kê thường chỉ có một nhân viên Phịng Tài chính kế tốn và một nhân viên Phòng Vật tư – thiết bị y tế mà khơng có người giám sát hay bất cứ một bộ phận giám sát độc lập nào.
Đối tượng phỏng vấn trực tiếp: Khoa có nhu cầu mua sắm gồm 10 người là trưởng, phó các khoa thuộc chức năng khám chữa bệnh.
Câu hỏi 1: Anh nghĩ nguyên nhân của kết quả thanh tra năm 2018 là gì? Kết quả tổng hợp nhận được:
Các nguyên nhân gây sai phạm trong kết quả thanh tra gồm: vị trí địa lý, vùng miền khó khăn nên ít tiếp cận các thông tin về sai phạm của các bệnh viện khác do đó khơng rút được kinh nghiệm cho đơn vị mình và đặc biệt là các khoa- phịng liên
quan đến quy trình mua sắm tài sản cơng. Bên cạnh đó tiến bộ khoa học kỹ thuật lại phát triển như vũ bảo, cứ thay mới các trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh nên cũng dễ xảy ra các sai phạm…
Câu hỏi 2: Anh/chị là đơn vị đề nghị mua sắm tài sản, vậy từ lúc đề nghị mua
sắm đến lúc bàn giao tài sản đưa vào sử dụng mất khoản thời gian bao lâu? Và tài sản đưa vào sử dụng có đáp ứng được nhu cầu phục vụ cho công tác đúng về số lượng, chủng loại, kỹ thuật số yêu cầu hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Việc đề xuất trang thiết bị y tế hay trang thiết bị văn phịng khơng có quy định khoản thời gian bao lâu sẽ có, tùy thuộc vào nhiều yếu tố nên đôi khi làm chậm công việc khám chữa bệnh. Bên cạnh đó là nhiều khi đã gửi Phiếu dự trù đề nghị mua sắm lên đã lâu, nhưng khi hỏi phịng Vật tư- thiết bị y tế thì báo mất và đề nghị làm lại phiếu mới. Không biết hồ sơ đề nghị mua sắm đang ở phòng ban nào trong quy trình có liên quan. Một số tài sản mua về không phục vụ tốt cho nhu cầu công tác khám, chữa bệnh và làm việc.
Câu hỏi 3: Các thông tin về tài sản có được truyền thơng kịp thời giữa bộ
phận sử dụng và kế tốn hay khơng?
Đa phần là khơng, thơng tin chỉ được truyền từ trưởng, phó khoa xuống nhân viên mỗi lần họp giao ban về.
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 4: Bệnh viện có gắn camera, thiết bị báo động cho các thiết bị có giá
trị lớn hay khơng?
Bệnh viện có gắn các thiết bị camera, đa phần là đảm bảo an ninh trong toàn bệnh viện.
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 5: Bệnh viện có thiết lập những kênh truyền thơng để mọi người có
thể thông báo về những sai phạm họ phát hiện được liên quan đến việc đầu tư, sử dụng, thanh lý tài sản…như đường dây nóng, email khơng?
Đa phần hộp thư hay đường dây nóng đều dành riêng giải quyết hỗ trợ cho bệnh nhân.
3.1.2. Thực tế tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng tại bệnh viện
3.1.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Văn bản quy định về tính chính trực và ứng xử đạo đức của bệnh viện thông qua Quy tắc ứng xử của công chức, viên chức, người lao động làm việc tại các cơ sở