7. Kết cấu luận văn
3.1. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tạ
3.1.2.3. Hoạt động kiểm soát
a) Những thủ tục kiểm soát chung
Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản: Do khoản đầu tư tài sản thường chiếm tỷ
trọng lớn trong ngân sách nên bệnh viện đã lập kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản ngay từ đầu năm. Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với ngân sách được duyệt. Kế hoạch này thường chủ trì bởi Giám đốc và ln có sự tham gia của phịng Tài chính kế tốn.
Phân chia trách nhiệm: Trong quy trình mua sắm tài sản đã tách biệt các bộ
phận như sau:
Bộ phận mua hàng là phòng Vật tư- thiết bị y tế, phòng này độc lập với các bộ phận khác.
Xét duyệt mua hàng là Giám đốc bệnh viện, tách biệt rõ ràng với chức năng mua hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp gồm: Tổ mua sắm và Giám đốc bệnh viện, độc lập với chức năng mua hàng.
Bảo quản: Khoa – phịng có nhu cầu sử dụng. Ghi sổ kế toán: là kế toán vật tư và tài sản.
Kiểm sốt q trình xử lý thông tin
Các phần mềm quản lý tài sản, phần mềm Misa của bệnh viện đều phân quyền sử dụng cho mỗi nhân viên. Khi sử dụng phần mềm mỗi nhân viên đều có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn cơng việc của mình. Tuy nhiên trên phần mềm khơng có tính năng cập nhật lại mật khẩu định kỳ bắt buộc (định kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng). Với thói quen làm việc của nhân viên ln lưu mật khẩu ở các phần mềm sử dụng mà không đăng xuất khi kết thúc. Điều này đôi khi dẫn đến việc xâm nhập từ bên ngoài và các nhân viên khác truy cập dễ dàng.
Bệnh viện luôn trang bị bình tích điện cho mỗi máy tính bàn, phịng trường hợp cúp điện đột xuất dễ dẫn đến việc sao lưu dữ liệu không kịp thời.
Trước khi nhập liệu, kế tốn vật tư và tài sản ln kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt của trưởng phịng kế tốn và chứng từ phải có phê duyệt của Giám đốc bệnh viện.
Việc lấy số quyết định rõ ràng cho Quyết định chọn phê duyệt chỉ định nhà cung cấp, đánh số thứ tự liên tục cho các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… mục đích nhằm kiểm sốt chặt chẽ chứng từ và sổ sách. Các mẫu biểu trình bày rõ ràng, tuy nhiên khơng đánh số tham chiếu mẫu biểu cho dễ tham khảo, kiểm tra khi có sai sót.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Việc kiểm tra độc lập này thường do kế toán vật tư và tài sản đối chiếu tài sản nhận về với hóa đơn và hợp đồng mua tài sản về số lượng, tình trạng, đặc điểm kỹ thuật…
Kiểm soát vật chất
Bệnh viện đã lắp đặt và sử dụng các thiết bị như camera quan sát nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát và tăng cường an ninh trong bệnh viện.
Giao trách nhiệm quản lý tài sản cho bộ phận sử dụng bằng văn bản để tăng cường trách nhiệm cho mỗi bộ phận.
Định kỳ, thường là cuối năm kế toán vật tư và tài sản cùng với một nhân viên phòng Vật tư – thiết bị y tế đi kiểm kê và lập biên bản đối với từng khoa- phòng nhằm xác định tài sản hiện còn hay mất.
b) Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
Đề xuất mua tài sản
Thơng thường, các bộ phận khoa- phịng có nhu cầu mua tài sản sẽ làm Phiếu dự trù mua tài sản và phải được trưởng bộ phận ký duyệt. Việc đề xuất cần dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng bộ phận mới được phê chuẩn việc mua sắm. Mẫu Phiếu dự trù mua tài sản do chính khoa- phịng có nhu cầu tự soạn thành hai bản: một bản lưu tại khoa – phịng có nhu cầu, một bản chuyển cho phòng Vật tư – thiết bị y tế. Mẫu Phiếu dự trù phải có đầy đủ thơng tin như khoa- phòng, người đề nghị, tên tài sản, số lượng tài sản cần mua và mục đích mua tài sản…Tuy nhiên, mẫu phiếu dự trù khơng có ký hiệu hay đánh số thứ tự liên tục theo từng khoa-phịng nên khó theo dõi các tài sản đã đề nghị mua hay chưa.
Xét duyệt mua tài sản
Dù việc mua tài sản thường tiến hành theo kế hoạch đã duyệt và có những tài sản phải tiến hành mua đột xuất, nhưng khi thực hiện vẫn cần có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Phịng Vật tư – thiết bị y tế căn cứ vào Phiếu dự trù soạn Tờ trình đề xuất mua tài sản trình lên Giám đốc xét duyệt. Nếu Giám đốc đồng ý thì tiếp tục thực hiện, khơng đồng ý thì trả về khoa- phịng đã yêu cầu.
Lựa chọn nhà cung cấp
Dựa trên Tờ trình đề xuất mua tài sản đã được duyệt và trên chính sách lựa chọn nhà cung cấp theo quy định của nhà nước, phòng Vật tư – thiết bị y tế sẽ tham khảo giá ở nhiều nhà cung cấp hay tổ chức đấu thầu tùy thuộc vào tổng giá trị tài
sản đề nghị mua sắm ban đầu. Đối với tổng giá trị tài sản trên 100 triệu đồng phải tổ chức đấu thầu. Cịn đối với tổng tài sản có giá trị dưới 100 triệu đồng, phòng Vật tư – thiết bị y tế chuẩn bị ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập. Mục đích là để đảm bảo bệnh viện có thể tiếp cận được những nhà cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lý nhất. Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng: yêu cầu bảng báo giá chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận…Nhằm mục đích ngăn chặn rủi ro rất lớn ở khâu này là nhân viên mua hàng của phòng Vật tư- thiết bị y tế có thể chọn nhà cung cấp không đáp ứng tốt các yêu cầu về tài sản hoặc mức giá khơng hợp lý vì họ nhận được hoa hồng từ nhà cung cấp.
Khi lựa chọn nhà cung cấp phải thành lập một Tổ mua sắm có chức năng lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp. Và Tổ mua sắm này tự giải tán khi hoàn thành việc mua sắm một tài sản. Tổ mua sắm này thành lập khoản năm thành viên trong đó bao gồm: một phó giám đốc bệnh viện, trưởng phịng Tài chính kế tốn, trưởng phịng Kế hoạch tổng hợp, trưởng phịng Hành chính quản trị, trưởng phịng Vật tư- thiết bị y tế. Sau khi lựa chọn xong một nhà cung cấp thích hợp cần lập ra Biên bản lựa chọn đơn vị cung cấp của Tổ mua sắm có đầy đủ các chữ ký của các thành viên trong cuộc họp, sau đó tổ trưởng Tổ mua sắm lập Tờ trình chọn nhà cung cấp chuyển cho Giám đốc xét duyệt lần nữa.
Phòng Vật tư-thiết bị y tế căn cứ trên Biên bản họp và Tờ trình chọn nhà cung cấp của Tổ mua sắm để lập Quyết định phê duyệt kết quả chỉ định đơn vị cung cấp có phê chuẩn của Giám đốc bệnh viện. Quyết định này được ban hành năm bản: một bản lưu tại phòng Vật tư thiết bị - y tế để theo dõi tiến độ thực hiện và được sắp xếp theo thứ tự ngày lập quyết định, một bản gửi cho nhà cung cấp để thông báo về việc đặt hàng, một bản gửi cho thủ kho để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng, một bản gửi cho khoa- phòng đề nghị mua tài sản để biết đề nghị mua tài sản đã được thực hiện, một bản gửi cho kế toán vật tư và tài sản để làm căn cứ đối chiếu.
Khi nhận tài sản, căn cứ vào Quyết định phê duyệt chỉ định nhà cung cấp và Hợp đồng, phòng Vật tư -thiết bị y tế và khoa, phòng yêu cầu mua tài sản cùng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đúng như trong Hợp đồng quy định hay không để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Sau khi nhận tài sản, phòng Vật tư- thiết bị y tế tiến hành lập Biên bản giao nhận tài sản.
Biên bản giao nhận tài sản được lập thành ba bản, một bản do Phòng Vật tư- thiết bị y tế lưu trữ, một bản do khoa- phòng yêu cầu mua tài sản giữ, cịn một bản đính kèm với Phiếu dự trù tài sản. Hai chứng từ này cùng với Quyết định phê duyệt chỉ định nhà cung cấp, bản gốc Hóa đơn, Hợp đồng chuyển sang cho Phịng Tài chính kế tốn.
Ghi nhận tài sản
Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao tài sản cho khoa- phòng sử dụng, kế toán vật tư và tài sản ghi chép việc mua tài sản và theo dõi tình hình sử dụng. Tại đây kế toán lập sổ và thẻ tài sản nhằm tránh sai sót, khơng ghi chép kịp thời dẫn đến khơng kiểm sốt được số lượng tài sản thực tế và trích khấu hao cho tài sản theo quy định.
Kiểm soát nợ phải trả nhà cung cấp
Việc ghi nhận nợ phải trả vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế tốn nhận được Hóa đơn từ nhà cung cấp. Tuy nhiên chưa có quy định luân chuyển chứng từ để đảm bảo Hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến Phịng Tài chính kế tốn. Khi nhận được Hóa đơn, kế tốn vật tư và tài sản sẽ kiểm tra đối chiếu giữa Hóa đơn với các chứng từ khác như Quyết định phê duyệt chỉ định nhà cung cấp, Hợp đồng mua tài sản, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tài sản…để đảm bảo nghiệp vụ mua tài sản được xét duyệt đầy đủ, tài sản nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo đúng thỏa thuận cuối cùng giữa hai bên. Sau đó chuyển tồn bộ hồ sơ sang trưởng phịng Tài chính kế tốn để thanh toán bằng cách ủy nhiệm chi sẽ
gửi cho Kho bạc để chuyển tiền. Toàn bộ chứng từ thanh toán cuối cùng phải được lưu vào hồ sơ chi tiền theo số thứ tự của phiếu chi.