7. Kết cấu luận văn
3.2. Tóm tắt chương 3
Trong chương này, tác giả đã trình bày thực tế việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng để từ đó nhận diện được ưu, nhược điểm đang tồn tại trong hệ thống này. Bên cạnh đó tác giả dựa trên việc phỏng vấn ban lãnh đạo; các trưởng phòng, nhân viên phòng Vật tư thiết bị y tế và phịng Tài chính kế tốn; một số trưởng- phó của đơn vị có nhu cầu mua sắm để khẳng định sự tồn tại của ảnh hưởng hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm cơng là vấn đề mà bệnh viện cần quan tâm và giải quyết triệt để để ngăn chặn các sai phạm kịp thời trong quản lý tài sản tại bệnh viện.
CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG KHƠNG HỮU HIỆU TẠI
BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP 4.1. Kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng khơng hữu hiệu tại Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận
4.1.1. Phương pháp định tính được sử dụng để kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu nhân hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu tại bệnh viện
Sau khi đã xác định được nguyên nhân chủ quan, hệ thống kiểm soát nội bộ khơng hữu hiệu ngun nhân chính trong việc dẫn đến các sai phạm trong quy trình mua sắm tài sản cơng. Tác giả tiếp tục thực hiện cuộc phỏng vấn đóng, mục đích là đánh giá nhu cầu hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ dựa trên những câu trả lời “ Có hoặc Khơng” của các đối tượng được phỏng vấn. Các cuộc phỏng vấn thường diễn ra khoản 5 đến 10 phút/1 cuộc.
Đối tượng phỏng vấn:
Ban giám đốc: Giám đốc và 3 phó giám đốc Các khoa –phòng:
Phòng Vật tư -thiết bị y tế: 1 người là trưởng phòng và 2 người nhân viên phụ trách mua tài sản
Phòng Tài chính kế tốn: 1 người là trưởng và 1 nhân viến kế toán vật tư và tài sản.
Kết quả phỏng vấn:
Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và 3 phó giám đốc
Câu hỏi 11: Ông nghĩ là cần hoàn thiện lại hệ thống kiểm soát nội bộ quy
trình mua sắm tài sản cơng tại đơn vị mình đang cơng tác hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Câu hỏi 12: Ơng nghĩ cần xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản công hay không?
Kết quả tổng hợp nhận được: Có
Câu hỏi 13: Có nên quy định trách nhiệm cụ thể của các đơn vị liên quan trong quy trình mua sắm hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Có
Câu hỏi 14: Có nên thành lập Ban kiểm sốt giám sát tồn bộ quy trình mua
sắm, kiểm tra tính tn thủ pháp luật hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Có
Đối tượng phỏng vấn trực tiếp:
Bộ phận thực hiện quy trình mua tài sản 5 người: đại diện là 2 trưởng phòng và 3 nhân viên của các phòng Vật tư thiết bị y tế và phịng Tài chính kế tốn.
Câu hỏi 6: Khung pháp lý trong quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phịng năm 2015 có đầy đủ hay khơng?
Kết quả tổng hợp nhận được:
Khơng
Câu hỏi 7: Có nên xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản cơng hay khơng? Kết quả tổng hợp nhận được:
Có
4.1.2. Thực tế về nhân sự
Không xây dựng mục “trách nhiệm” và không quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong quy trình mua tài sản cơng.
Không thường xuyên luân chuyển nhân sự tại các bộ phận, vị trí nhạy cảm. Ví dụ phịng Vật tư trang thiết bị y tế chỉ có ba nhân sự đã nắm giữ vị trí rất lâu.
Không thành lập Ban kiểm sốt độc lập để kiểm tra quy trình mua sắm tài sản và kiểm tra việc tuân thủ các quy định của pháp luật.
4.1.3. Thực tế về hệ thống chứng từ kế toán
Quá trình lập và ln chuyển chứng từ kế tốn đóng vai trị quan trọng trong cơng tác kiểm tra, kiểm sốt các nghiệp vụ kinh tế tài chính, ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị và có tính quyết định đến sự chính xác, tin cậy của số liệu, tài liệu kế toán. Tuy nhiên bệnh viện chưa ban hành các quy định cụ thể về trách nhiệm lập, duyệt, kiểm tra, hồn chỉnh và xử lý các sai sót nếu có trên chứng từ kế tốn đối với từng loại chứng từ kế toán cho các cán bộ và phịng ban có liên quan.
Khơng xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đối với từng loại chứng từ kế toán đảm bảo chứng từ kế toán được luân chuyển kịp thời đến các cá nhân và bộ phận có liên quan thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ quản lý và ghi sổ kế toán. Trên phương diện kiểm soát, chứng từ kế toán được sử dụng và bảo quản ở các bộ phận khác nhau trong đơn vị góp phần tăng cường cơng tác kiểm sốt chéo giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan.
Thời gian luân chuyển chứng từ đơi khi cịn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa kịp thời.
Các chứng từ luân chuyển được áp dụng bắt buộc theo quy định lập mẫu chứng từ Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp. Tuy nhiên một số mẫu chứng từ như phiếu dự trù lại không đồng nhất cách soạn thảo, không đánh số thứ tự ở từng khoa-phòng để biết được đơn dự trù đó đã được duyệt hay chưa. Chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…không đánh ký hiệu biểu mẫu để dễ dàng tham chiếu…Các trường hợp như sau:
Mẫu 1: Dự trù
SỞ Y TẾ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỆNH VIỆN ĐKKV Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHÍA NAM BÌNH THUẬN
DỰ TRÙ
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận. - Trưởng Phịng TC - KT Bệnh viện.
Tôi tên: Hồ Phi Vũ
Đơn vị công tác: Phịng Kế Hoạch – Tổng Hợp Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận.
Nay tơi làm dự trù xin đặt 1 máy tính để bàn và 1 bình tích điện để phục vụ cho nhu cầu công tác.
Vậy kính mong Ban Giám đốc quan tâm xem xét và giải quyết.
Đức Linh, ngày 12 tháng 01 năm 2019
Người viết dự trù
Hồ Phi Vũ
Chú thích: tại mẫu dự trù này đã khơng có ký hiệu đánh số thứ tự theo khoa-phòng
để theo dõi tài sản này được mua hay chưa. Khơng có người lập, người xét duyệt mẫu dự trù.
Mẫu 2: Đơn dự trù
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN DỰ TRÙ
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận. Tơi tên: Hồ Văn Sơn
Đơn vị công tác: Khoa Ngoại 2- Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận. Nay tơi làm dự trù xin 2 bộ bàn làm việc để thay mới các bàn làm việc cũ đã bị hư hỏng.
Vậy kính mong Ban Giám đốc quan tâm xem xét và giải quyết.
Đức Linh, ngày 06 tháng 01 năm 2019
Người viết dự trù
Hồ Văn Sơn
Chú thích: tại mẫu dự trù này đã khơng có ký hiệu đánh số thứ tự theo khoa-phòng
để theo dõi tài sản này được mua hay chưa. Khơng có người lập, người xét duyệt mẫu dự trù. Khơng đồng nhất cách thức trình bày với mẫu 1, lúc phiếu dự trù có tên gọi là Đơn dự trù, lúc thì là Dự trù.
Mẫu: Phiếu nhập kho
Đơn vị: BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN Bộ phận: TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày … tháng… năm … Số: …
Họ tên người giao hàng: …. Địa chỉ, (bộ phận): …. Theo: …. Số: …. Ngày …. tháng … năm … Của:….
Nhập tại kho: ….. Địa điểm: …..
Số tt Tên nhãn hiệu, quy cách Phẩm chất vật tư, dụng cụ Sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Bàn gỗ sao, 2 tầng ( 1 x 1 x 0.7) m cái 2 7,000,000 14,000,000 Cộng: 14,000,000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ): ( Mười bốn triệu đồng ) Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Mẫu: Phiếu xuất kho
Đơn vị: BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN Bộ phận: TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
PHIẾU XUẤT KHO
Số: …
Họ tên người nhận hàng: … Địa chỉ, (bộ phận): …. Lý do xuất kho: ….
Xuất tại kho (ngăn lô) : ….. Địa điểm: …..
S ố tt
Tên nhãn hiệu, quy cách Phẩm chất vật tư, dụng cụ Sản phẩm, hàng hóa M ã số Đơ n vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Bàn gỗ sao, 2 tầng ( 1 x 1.5 x 0.7) m 1 8,300,000 8,300,000 2 Bàn gỗ sao, 2 tầng ( 1 x 1 x 0.7) m 1 7,000,000 7,000,000 Cộng: 15,300,000
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): ( Mười lăm triệu ba trăm ngàn đồng) Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
4.1.4. Thực tế về hệ thống quy trình mua sắm tài sản
Bệnh viện có xây dựng cho đơn vị hai quy trình mua sắm tài sản gồm :
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng dưới 100 triệu đồng (QT.NBT.028) ban hành ngày 14/03/2015.
Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng trên 100 triệu đồng (QT.NBT.029) ban hành ngày 14/03/2015.
Tuy nhiên trong quy trình mua sắm tài sản chỉ đưa ra các bước thực hiện ngắn gọn, không quy định trách nhiệm của các khoa- phòng tham gia vào quy trình, khơng cập nhật các hình thức lựa chọn nhà cung cấp. Khơng thể hiện quy trình bằng sơ đồ khiến người đọc khó hình dung. Bên cạnh đó, bệnh viện chưa cập nhật đầy đủ các văn bản hướng dẫn vào trong quy trình, chỉ có hai văn bản được đưa vào chỗ tài liệu biễn dẫn:
Nghị định 63/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu. (Vẫn còn hiệu lực)
Thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/04/2012 của Bộ Tài chính quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì sự hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp,tổ chức xã hội, tổ chức xã hội –nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (Hết hiệu lực ngày 16/05/2016). (Tham khảo Chương I- Mục 1.2- Tiểu mục 1.2.1
và tiểu mục 1.2.2)
Từ 2016 đến nay bệnh viện vẫn chưa xây dựng lại quy trình mới áp dụng thông tư mới theo Thơng tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/03/2016 của Bộ Tài chính về việc Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp cơng lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. Và một số văn bản pháp luật khác.
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng
Xây dựng lại một quy trình mua sắm tài sản công bằng văn bản áp dụng tại bệnh viện, xây dựng lại dựa trên hướng dẫn của Luật đấu thầu và cập nhật mới các văn bản khác có liên quan. Đặt lại tên quy trình mua sắm tài sản cơng là “ Quy trình mua sắm tài sản” (tham khảo phụ lục 4). Khắc phục nhược điểm của quy trình cũ, quy trình mới xây dựng phân chia rõ ràng trang thiết bị y tế thuộc phòng Vật tư - thiết bị y tế đảm nhiệm mua sắm, trang thiết bị văn phịng thuộc phịng Hành chính quản trị đảm nhiệm mua sắm. Mục đích để giảm thiểu khối lượng cơng việc, giảm sai sót của phịng Vật tư –thiết bị y tế. Bên cạnh đó, mơ tả quy trình bằng sơ đồ để người đọc dễ hình dung. Quy trình mua sắm tài sản cơng xây dựng mới phải đầy đủ năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bên cạnh những mặt đạt được của năm thành phần, cần đưa ra giải pháp khắc phục những mặt chưa tốt như sau:
4.2.1. Giải pháp về mơi trường kiểm sốt
a) Trong quy trình mua sắm tài sản công cần phải xây dựng thêm mục “nhiệm vụ” của các khoa – phịng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản cơng. (Tham
khảo phụ lục 4, Chương I: Quy định chung - Điều 5: Quy định về trách nhiệm của các bên).
b) Mỗi khoa-phịng có liên quan đến quy trình mua sắm tài sản công cần lập bảng phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình để khơng đùn đẩy trách nhiệm, đùn đẩy cơng việc cho nhau.
Bảng 4.1: Bảng phân cơng cơng việc của từng nhân viên trong quy trình mua sắm tài sản công
Bộ phận Họ và tên nhân
viên Cơng việc
Thời hạn hồn thành
Phịng có nhu
cầu sử dụng Điều dưỡng D Lập đơn dự trù 1 ngày
sắm Nguyễn Thị C Soạn thảo hợp đồng
Phịng Tài
chính kế tốn Nguyễn Thị B
Rà soát giá cả trên thị trường Kiểm tra tính đúng sai trên hợp đồng
Kiểm tra chứng từ thanh toán
2-3 ngày
Ban kiểm soát Nguyễn Thị E
Giám sát tất cả các hoạt động trong quy trình và kiểm tra tính tn thủ pháp luật.
2-3 ngày
c) Tổ chức một Ban kiểm soát từ một đến hai nhân viên. Đề xuất nhân sự ở Ban kiểm soát là thuộc thành viên của Tổ mua sắm, lý do đề xuất là Tổ mua sắm tách biệt với các chức năng trong quy trình mua sắm tài sản, Tổ mua sắm là thành lập trong khi mua tài sản và giải tán khi đã hồn thành. Việc thành lập Ban kiểm sốt ở đây đã căn nhắc giữa lợi ích và chi phí bỏ ra, có nghĩa là bệnh viện khơng phải trả bất cứ khoản lương nào thêm cho nhân viên trong Ban kiểm soát nhưng lợi ích mang lại là thực hiện báo cáo kiểm sốt nội bộ về tính tn thủ pháp luật và giám sát tồn bộ quy trình mua sắm tài sản cơng để trình lên Giám đốc bệnh viện theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
d) Bệnh viện thường xuyên luân chuyển nhân sự phòng Vật tư thiết bị y tế, hiện nay chỉ có ba viên chức đảm nhiệm việc mua trang thiết bị (một trưởng phòng và hai nhân viên), ba viên chức này đã làm việc khá lâu từ khi thành lập phòng đến hiện nay. Việc bổ nhiệm và luân chuyển nhân sự được thực hiện thơng qua đánh giá q trình phấn đấu của nhân viên ở nhiều khía cạnh: sự nhiệt tình, khả năng xử lý cơng việc, năng lực chun mơn… để có cơ sở định hướng cho sự phát triển lâu dài của nhân viên cũng như góp phần tăng tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản cơng.
e) Đẩy mạnh nghiên cứu, bồi dưỡng, tham gia tập huấn tăng cường kiến thức về quản lý và mua sắm tài sản công, các quy định của pháp luật về đấu thầu. Kiện toàn,
nâng cao chất lượng tham mưu của đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu trong đấu thầu.
4.2.2. Giải pháp về đánh giá rủi ro
Trong tất cả các yếu tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình mua sắm tài sản công tại đơn vị nghiên cứu, dựa trên kết quả phỏng vấn, tác giả nhận thấy đơn vị