5. Kết cấu đề tài
3.4. Một số vấn đề cần lƣ uý khi lập chỉ số chi tiết
Đối với nội dung có dạng: “Mốc thời gian thực hiện … theo tiến độ/ kế hoạch” thì việc lựa chọn các mốc thời gian để đưa vào kế hoạch mục tiêu và KPI phải dựa trên các yếu tố sau:
Thứ nhất là các quy định về thời gian theo các văn bản pháp luật. Ví dụ như:
quy trình thực hiện dự án phát triển nhà ở trên diện tích <20ha, sử dụng vốn ngoài ngân sách từ lúc triển khai nhận thông tin quy hoạch đến lúc được thi cơng xây dựng cơng trình theo luật định hiện hành mất tối thiểu 416 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy vào địa phương và đặc trưng pháp lý từng dự án, do đó, việc xây dựng kế hoạch và xác định các mốc thời gian triển khai từng giai đoạn phải đảm bảo tính phù hợp với các quy định trên. Ví dụ: trong thời gian chờ Sở Xây dựng xử lý hồ sơ Cấp phép xây dựng Cơng trình thì Cơng ty có thể tiến hành song song công tác thẩm định hồ sơ và lựa chọn nhà thầu thi công. Như vậy sẽ giúp giảm thời gian trống giữa các bước thủ tục, tăng tính khả thi của kế hoạch và tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Thứ hai là quy trình và lịch sử thực hiện công việc tương tự trong quá khứ.
Vì các quy định về thời gian theo quy định của pháp luật thường giới hạn thời gian từ khi các cơ quan nhận đủ hồ sơ theo quy định nên trên thực tế, thời gian thực hiện sẽ dài hơn do Công ty cần thời gian tập hợp hồ sơ cũng như thực hiện giải trình khi có yêu cầu. Do đó, việc xây dựng mốc thời gian triển khai từng giai đoạn phải dựa trên năng lực của Công ty và phải được tham chiếu với thời gian thực hiện công việc tương tự trong quá khứ. Ví dụ: Thời gian thực hiện thủ tục giao thuê đất theo quy định mất khoảng 115 ngày làm việc. Tuy vậy, trong quá khứ, thời gian thực hiện thủ tục này Công ty mất tối thiểu 150 ngày làm việc do việc xác định giá trị quyền sử dụng đất thường có u cầu giải trình từ phía UBND thành phố nên sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Do đó, khi xem xét xây dựng mốc thời gian cho thủ tục giao thuê đất này, Công ty cần cân nhắc giữa giá trị 115 ngày và 150 ngày tùy theo tính chất của từng dự án, năng lực của nhóm nhân viên nhận nhiệm vụ và tình hình thực tế của Công ty.
Thứ ba là sự phối hợp giữa các Phịng ban. Khi đánh giá một cơng việc cần
có sự tham gia phối hợp giữa nhiều bộ phận/ đơn vị/ nhân viên thì cần cho phép các mốc thời gian được thay đổi theo thời gian thực hiện từng giai đoạn nhằm loại bỏ tác động dây chuyền từ việc chậm tiến độ ở một giai đoạn nào đó. Ví dụ: Thay nội dung đánh giá của Phòng Kỹ thuật “hồn tất thi cơng hạ tầng tại dự án TP trước ngày 30/09/2018” bằng nội dung “hồn tất thi cơng hạ tầng tại dự án TP trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao mặt bằng từ Phòng Bồi thường”. Việc điều chỉnh này sẽ giúp Phòng Kỹ thuật loại bỏ tác động từ rủi ro Phòng Bồi thường chậm bàn giao và giúp kết quả KPI khách quan hơn.