5. Kết cấu đề tài
1.2. Áp dụng KPIs trong quản lý doanh nghiệp
1.2.4. Kinh nghiệm khắc phục những vấn đề phát sinh khi triển khai KPI
KPI
Theo Ittner và Larcker (2003), có 6 cơng việc cần thực hiện để khắc phục những vấn đề phát sinh khi áp dụng chỉ số phi tài chính bao gồm:
Thứ nhất là cải thiện mơ hình Nhân – Quả: Việc xây dựng hệ thống KPI
hiệu quả dựa trên chiến lược dài hạn của Công ty nhưng chiến lược này thường không rõ ràng khiến nhà quản lý khó có thể thống nhất về mơ hình nhân quả có tác động trực tiếp đến hoạt động Công ty. Như vậy việc xác định rõ ràng chiến lược công ty một cách rõ ràng là nền tảng để cải thiện mơ hình Nhân – quả. Thơng qua đó, mơ hình Nhân – Quả phù hợp sẽ giúp các nhà quản trị xác định các yếu tố thành công cốt yếu CSF phù hợp hơn cho Công ty.
Thứ hai là tạo mối liên kết giữa các dữ liệu: Như đã nêu ở…. Hầu hết các tổ
hằng ngày nhưng lại không xác định được những nội dung/chỉ số đo lường nào có tác động lớn và trực tiếp đến khả năng thực hiện chiến lược của tổ chức. Do đó, thay vì giới hạn việc thu thập đơn lẻ những kết quả đo lường, các tổ chức nên liên kết chúng thành hệ thống thông tin lưu trữ dữ liệu xoay quanh những yếu tố hiệu suất chính. Điều này không chỉ giúp mô tả rõ ràng hơn tác động của từng bộ phận lên thành quả chung mà còn giúp cải thiện hệ thống đánh giá đo lường một cách nhất quán trong toàn tổ chức.
Thứ ba là xây dựng mơ hình Nhân – Quả trên cơ sở thực tế khách quan:
Việc áp dụng số liệu thống kê không phù hợp cũng như việc dựa vào kinh nghiệp để xác định mơ hình Nhân – Quả dẫn đến việc các yếu tố thành công cốt yếu CSF và mức độ quan trọng của chúng (tỷ trọng đánh giá) được xác định thiếu tính khách quan. Do đó, các tổ chức nên dùng các phương pháp thống kê thực tế để thử nghiệm và xây dựng mơ hình Nhân – Quả mang tính khách quan và phù hợp với thực tế.
Thứ tƣ là không ngừng cập nhật và điều chỉnh mơ hình: Các yếu tố thành công cốt yếu CSF được xác định từ mơ hình Nhân – Quả thường được áp dụng cố định trong việc lựa chon các chỉ số đánh giá của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, môi trường cạnh tranh khốc liệt cũng như sự thay đổi không ngừng của khoa học kỹ thuật và việc áp dụng các phương pháp quản lý khác nhau có thể khiến các tổ chức doanh nghiệp xem xét lại các yếu tố CSF nhằm đảm bảo chúng phù hợp với chiến lược được đặt ra trước đó. Ngồi ra, ngay cả trong môi trường ổn định, việc cập nhật và điểu chỉnh mơ hình Nhân – Quả nhằm xác định các CSF phù hợp hơn không chỉ giúp các tổ chức hiểu sâu hơn về tác động của các bộ phận chức năng mà còn cung cấp cơ sở cho việc đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu suất hoạt động của tổ chức.
Thứ năm là chỉ ra quyết định trên cơ sở thực nghiệm: Các tổ chức áp dụng
các chỉ số tài chính và phi tài chính để đo lường, đánh giá và đưa ra các biện pháp nhằm thực hiện chiến lược đã đề ra. Chính vì thế, thay vì đánh giá quá nhiều nội dung trong từng hoạt động hằng ngày, các tổ chức cần thông qua việc phân tích số liệu thống kê, các so sánh chi phí – lợi nhuận, các lợi ích mang lại trong ngắn hạn
và dài hạn… để xác định những chỉ số giúp đánh giá và cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty.
Thứ sáu là tiến hành đánh giá kết quả đầu ra: Mục đích ban đầu của các chỉ
số phi tài chính là cung cấp góc nhìn toàn diện hơn so với việc chỉ áp dụng những chỉ số tài chính nên các tổ chức nên đánh giá mức độ hiệu quả mà các chỉ số đo lường phi tài chính mang lại. Tuy nhiên, theo Spitzer (2007) mọi người sẽ làm những thứ được nhà quản lý đánh giá (thông qua việc đo lường), điều đó có thể khác với những gì nhà quản lý thực sự kỳ vọng. Việc đánh giá kết quả đầu ra sau khi áp dụng các chỉ số này khơng chỉ xác định các lợi ích mang lại trong ngắn hạn và dài hạn, làm cơ sở phân bổ tối ưu các nguồn lực trong nỗ lực thực hiện chiến lược chung cũng như tạo động lực thúc đẩy các sự cải tiến thực tế trong hoạt động của tổ chức… mà còn giúp xác định những sai sót trong việc thu thập và thao túng kết quả đánh giá nhằm đạt được những lợi ích tài chính cao hơn.
Tóm tắt chƣơng 1:
Trong chương 1, luận văn giới thiệu khái quát về chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu KPI và việc áp dụng KPI trong quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh giá và so sánh kết quả thực hiện công việc với mục tiêu đặt ra, KPI còn được sử dụng làm cơ sở để đánh giá khen thưởng; ghi nhận năng lực của nhân viên để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, điều động; cải thiện chính sách hoạt động. Việc tập hợp và khái quát một số kinh nghiệm triển khai KPI trong quản lý doanh nghiệp được sử dụng làm cơ sở nền cho việc áp dụng công cụ này tại Công ty SADECO.
Sau khi nghiên cứu cơ sở lý thuyết về KPI, trong chương 2, luận văn mô tả thực trạng triển khai hệ thống KPI, cách thức xây dựng KPI tại Công ty SADECO cũng như việc đánh giá, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty sau khi áp dụng KPI. Thơng qua đó, luận văn xác định những hạn chế và vấn đề còn tồn tại trong quá trình triển khai và áp dụng KPI vào đánh giá hiệu suất hoạt động tại Công ty SADECO.
CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG KPI TẠI CTCP PHÁT TRIỂN NAM SÀI GÒN