5. Kết cấu đề tài
3.3. Xây dựng chỉ số KPI
Sau khi xây dựng được hệ thống 14 mục tiêu chiến lược như đã trình bày ở Bảng 3.1, nghiên cứu này áp dụng lại phương pháp của Stannard, A., Tai, N.R., Bowley, D.M., Midwinter, M. & Hodgetts, T.J. (2008) để xác định các chỉ số KPI. Theo đó, nghiên cứu này thực hiện:
Bước 1: tổ chức các buổi trao đổi thảo luận với từng nhóm lãnh đạo các Phịng ban và nhân viên tổng hợp KPI của các Phịng ban trong Cơng ty nhằm xác định một bộ KPI trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Trong buổi thảo luận, tác giả dùng phương pháp Brainstorming để thu thập các ý tưởng và ý kiến đề xuất.
Bước 2: dùng Ms Excel để liệt kê tất cả các ý kiến thu thập được ở bước 1 và gửi cho tất cả các thành viên tham gia phỏng vấn để xem xét và lựa chọn các KPI thỏa mãn các tiêu chí của phương pháp SMART và phù hợp với tổ chức. Các KPI này là KPI cấp Công ty và sẽ được xem xét phân phối xuống cấp độ phòng ban.
Bước 3: thực hiện phương pháp phỏng vấn chuyên gia thông qua việc tổ chức cuộc trao đổi thảo luận có sự tham gia của tất cả các nhóm lãnh đạo Phòng ban, các nhân viên tổng hợp KPI của từng Phịng ban và Ban kiểm sốt KPI để phân tích, đánh giá những KPI được đề xuất. Đồng thời đối chiếu với các KPI đang áp dụng để lựa chọn ra những KPI phù hợp dựa trên cơ sở lý thuyết và thực tế, nếu khơng có bằng chứng cụ thể thì xem xét đến sự đồng thuận của các chuyên gia. Các KPI được lựa chọn khi và chỉ khi được 100% các chuyên gia tham gia phỏng vấn đồng ý. Những thay đổi trong nội dung KPI cấp Công ty so với KPI đang được triển khai được thể hiện ở phụ lục 4. Sau khi hoàn tất bước 3, kết quả thu được các nội dung chỉ tiêu KPI được liệt kê trong bảng 3.2.
Bảng 3.2 Các nội dung chỉ tiêu KPI được đề xuất áp dụng tại Công ty SADECO năm 2019
STT MỤC TIÊU CHIẾN LƢỢC STT NỘI DUNG CHỈ TIÊU KPI
1 Khía cạnh Tài chính
1.1 Tăng doanh thu 1.1.1 Doanh thu
1.2 Tăng lợi nhuận sau thuế 1.2.1 Lợi nhuận sau thuế
1.3 Tiết giảm chi phí hoạt động 1.3.1 Tỷ lệ tiết giảm chi phí hoạt động theo kế hoạch năm
1.4 Tiết giảm chi phí hợp đồng 1.4.1 Tỷ lệ tiết giảm giá trên giá chào thầu
STT MỤC TIÊU CHIẾN LƢỢC STT NỘI DUNG CHỈ TIÊU KPI
pháp lý theo tiến độ
1.5.2 Mốc thời gian bồi thường đất trong ranh theo kế hoạch
1.5.3 Mốc thời gian thực hiện công tác thiết kế - thi công
2 Khía cạnh Khách hàng
2.1 Hoàn tất thủ tục pháp lý sản
phẩm 2.1.1
Mốc thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý theo tiến độ
2.2 Phát triển đa dạng các dòng sản phẩm
2.2.1 Số dự án mới được giao
2.2.2 Số loại sản phẩm mới được đưa vào khai thác
2.2.3 Số dịch vụ mới được thực hiện
2.3 Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
2.3.1 Mức độ hài lịng của khách hàng (thơng qua khảo sát)
2.3.2 Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng
3 Khía cạnh vận hành
3.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
3.1.1 Tỷ lệ người lao động nắm rõ mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh Cơng ty 3.1.2 Tỷ lệ người lao động vi phạm nội
quy Cơng ty 3.2 Hồn thiện hệ thống nhận
dạng thương hiệu 3.2.1
Mức độ nhận diện thương hiệu của khách hàng (thông qua khảo sát) 3.3 Duy trì và cập nhật hệ thống
ERP 3.3.1
Mốc thời gian hoàn tất việc cập nhật theo kế hoạch
STT MỤC TIÊU CHIẾN LƢỢC STT NỘI DUNG CHỈ TIÊU KPI
chuẩn chất lượng ISO nhật theo kế hoạch
4 Khía cạnh Phát triển đổi
mới
4.1 Nâng cao năng lực chuyên môn của người lao động
4.1.1 Tỷ lệ người lao động tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ
4.1.2 Tỷ lệ nhân viên mới đủ điều kiện thực hiện dự án độc lập
4.2
Khuyến khích đề xuất và áp dụng sáng kiến trong công việc
4.2.1 Số lượng sáng kiến được áp dụng
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Bước 4: Cụ thể hóa KPI cấp Cơng ty thành KPI cấp phịng ban.
Buổi thảo luận đã cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược (vốn bị nhầm lẫn thành KPI cấp công ty) thành các nội dung chỉ tiêu KPI cấp thỏa mãn các tiêu chí theo SMART. Theo đó, có 2 nội dung sẽ được xem xét và cụ thể hóa về từng Phịng ban sau khi Kế hoạch năm được thông qua, bao gồm bổ sung các chỉ số phụ và các nội dung đánh giá khác nhằm đạt được nội dung chính hoặc các giá trị định lượng theo phương pháp SMART. Cụ thể:
KPI 1.1.1 Doanh thu sẽ được chi tiết hóa ở 2 Phịng ban có liên quan, bao gồm:
Phòng Kinh doanh Tiếp thị sẽ đánh giá các nội dung: doanh thu đến từ bán sản phẩm theo đúng kế hoạch (loại bỏ phần doanh thu do bán các sản phẩm tại các dự án khác so với kế hoạch được duyệt), tiến độ bán hàng so với kế hoạch và tiến độ thu tiền so với kế hoạch (nhằm đảm bảo điều kiện ghi nhận doanh thu kế tốn).
Phịng Tài chính Kế tốn sẽ đánh giá các nội dung: doanh thu tài chính, tỷ lệ thu hồi cơng nợ và tỷ lệ kiểm soát – tập hợp chứng từ liên quan (nhằm đảm bảo điều kiện ghi nhận doanh thu kế tốn).
Việc chi tiết hóa này sẽ giúp hệ thống KPI này bám sát kế hoạch năm, tránh tình trạng Phịng Kinh doanh Tiếp thị vì muốn đạt được chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận mà tập trung bán những sản phẩm có giá thành cao và biên lợi nhuận cao dẫn đến không thể kết thúc dự án do ở dự án nào cũng đều cịn tồn một vài sản phẩm ở vị trí khơng thuận lợi, khó bán. Việc bán tùy tiện, không theo kế hoạch đề ra làm thời gian triển khai đầu tư và khai thác kéo dài còn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn do đẩy lùi dòng thu, giảm hiện giá thuần NPV và tăng rủi ro thu hồi vốn.
Ở mục tiêu 1.5 Hồn tất triển khai dự án thì quan trọng nhất là phải đảm bảo tiến độ triển khai từng giai đoạn, từ lúc xin chủ trương, thực hiện các vấn đề pháp lý cho đến khi bồi thường giải phóng mặt bằng, xây dựng hạ tầng và hồn thiện sản phẩm. Chính vì vậy, 3 nội dung KPI năm cấp Công ty để thực hiện mục tiêu này đều là mốc thời gian thực hiện từng giai đoạn, còn để đảm bảo hiệu quả đầu tư dự án và cân đối dịng tiền, Phịng Kế hoạch Đầu tư có thể phối hợp với Phịng Kinh doanh tiếp thị để điều chỉnh giá bán và kế hoạch bán hàng cho phù hợp. Tuy vậy, để đảm bảo chi phí thực hiện dự án, kế hoạch phân bổ nguồn vốn và kiểm soát các vấn đề pháp lý tài sản liên quan, các KPI 1.5.1 Mốc thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý theo tiến độ, KPI 1.5.2 Mốc thời gian bồi thường đất trong ranh theo kế hoạch và KPI 1.5.3 Mốc thời gian thực hiện công tác thiết kế - thi cơng sẽ được chi tiết hóa ở Phòng Kế hoạch Đầu tư, Phòng Bồi thường và Phòng Kỹ thuật bằng việc bổ sung các chỉ số KPI phụ như sau:
Phịng Kế hoạch Đầu tư: Số lần thiếu sót trong tập hợp hồ sơ (số lần hồ sơ bị cơ quan chức năng từ chối), thời gian thực hiện các thủ tục giải trình liên quan.
Phòng Bồi thường: diện tích bồi thường theo tiến độ (chỉ tính đất trong ranh, loại bỏ phần đất ngoài ranh và đất cơng), chi phí bồi thường theo kế hoạch (phù hợp với từng loại đất), thời gian hoàn
thành pháp lý đất (để đủ cơ sở bàn giao cho Phòng Kế hoạc Đầu tư và Phòng Kỹ thuật thực hiện tiếp giai đoạn sau).
Phòng Kỹ thuật: tiến độ thực hiện công tác thiết kế thi công theo kế hoạch, tỷ lệ nghiệm thu sản phẩm đạt yêu cầu. Riêng 2 nội dung: tiến độ giải ngân (theo kế hoạch) và tỷ lệ tiết kiệm chi phí thực hiện dự án có thể được bổ sung như chỉ tiêu mềm để khuyến khích nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Ngoài ra, Khi đánh giá một cơng việc cần có sự tham gia phối hợp giữa nhiều bộ phận/ đơn vị/ nhân viên thì ngồi việc đánh giá các KPI chính liên quan đến thời gian thì cần đặt các chỉ tiêu đánh giá phụ (các chỉ số hiệu suất – performance indicator) liên quan đến sự phối hợp giữa các Phòng ban như: chất lượng thông tin và tài liệu được cung cấp, tỷ lệ yêu cầu phối hợp (bằng văn bản) được thực hiện đúng hạn… Mục đích của việc bổ sung các chỉ số phụ như trên không chỉ nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu chiến lược là thực hiện dự án đúng tiến độ, hình thành sản phẩm dự trữ theo kế hoạch phát triển của Công ty mà còn nhằm ghi nhận sự nỗ lực của người lao động đặt biệt là trong trường hợp vì nhiều lý do mà Cơng ty không đạt được mục tiêu. Việc cụ thể một chỉ số cũng như bổ sung các chỉ tiêu phụ khơng chỉ định hướng cho nhà quản lý mà cịn chỉ rõ từng việc cần làm để thực hiện mục tiêu đã đề ra cho cả nhà quản lý và người lao động. Thơng qua đó, Quản lý Phịng và nhân viên có cơ sở điều chỉnh hoạt động của mình để phù hợp với tiến độ và các tác động ngoại cảnh, tăng khả năng thực hiện mục tiêu.
Đồng thời, buổi thảo luận cũng đề xuất thống nhất các phịng ban chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai các chỉ tiêu đặc thù, ví dụ như mục tiêu Cơng ty khuyến khích người lao động đề xuất các sáng kiến nâng cao hiệu quả làm việc nhưng giao cụ thể Bộ phận Quản trị nhân sự chủ trì, tạo điều kiện cho người lao động thực hiện nghiên cứu và đề xuất áp dụng thực nghiệm.