5. Kết cấu của đề tài
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Visual Merchandising
2.1.4.1 Vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và vận dụng chế độ sổ kế toán
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn DN Việt Nam được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, đã được sửa đổi bổ sung theo Thông tư 75/2015/TT-BTC ngày 18 tháng 05 năm 2015 và thông tư 53/2016/TT- BTC ngày 21 tháng 03 năm 2016 của Bộ Tài Chính.
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (bình quân cuối kỳ); Phương pháp hạch toán hàng tồn kho; phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Ghi nhận và khấu hao TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Khấu hao TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng.
- Về hệ thống chứng từ kế tốn của Cơng ty bao gồm: Bộ chứng từ đề nghị mua hàng; Bộ chứng từ tạm ứng; Bộ chứng từ thanh tốn/ hồn ứng, Bộ chứng từ thu/chi.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, sử dụng sổ nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản. Hệ thống tài khoản sổ sách được lập theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, phù hợp với tình hình thức tế của đơn vị. Bao gồm các loại sổ: nhật ký chung; nhật ký thu tiền; nhật ký chi tiền; sổ chi tiết tài khoản; sổ quỹ tiền mặt; sổ chi tiết tiền vay; sổ tiền gửi ngân hàng; sổ chi tiết bán hàng. Thời gian mở sổ: vào ngày 1/1 và khoá sổ vào ngày 31/12.
2.1.4.2 Tổ chức lập và nộp báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính của cơng ty được lập dựa trên sự hỗ trợ của phần mềm kế tốn Fast Accounting 2005. Tại cơng ty, việc lập và nộp báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng thời gian quy định.
32
Báo cáo tài chính năm của cơng ty gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả HĐKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bản thuyết minh báo cáo tài chính.
2.1.4.3 Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty TNHH Visual Merchandising áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Tất cả các cơng việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế tốn, ghi sổ, tính giá thành, lập báo cáo, thơng tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn.
Về đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phịng Tài chính kế tốn Cơng ty TNHH Visual Merchandising thực hiện hoạch toán kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán.
Để thuận lợi trong cơng tác hạch tốn kế tốn, lập báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo KTQT thì ngồi việc sử dụng các phần mềm ứng dụng Winword, Excel cho soạn thảo văn bản, lập bảng biểu tính tốn, phòng còn sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty
33
- Trưởng phịng phụ trách chung cơng việc của phòng; đưa ra ý kiến đề xuất,
tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc ra các quyết định, lập kế hoạch tài chính và kế hoạch kinh doanh của Công ty, cụ thể: Tổ chức điều hành bộ máy kế toán, quản lý nhân sự của phòng; Tổ chức lập và xét duyệt kế hoạch tài chính Cơng ty; Tổ chức lập và xét duyệt báo cáo tài chính; báo cáo hợp nhất với Tổng Giám đốc; Nghiên cứu các chế độ, chính sách liên quan đến thuế, tài chính, kế tốn… của Nhà nước nhằm đưa ra biện pháp thực hiện phù hợp,....
- Kế toán tổng hợp thay mặt trưởng phịng điều hành cơng tác kế tốn khi được uỷ
quyền; Phụ trách mảng tin học và phát triển phần mềm kế toán; Thực hiện lập kế hoạch tài chính của Cơng ty; Thực hiện lập và hướng dẫn các bộ phận lập báo cáo tài chính; Thực hiện phân tích kết quả sản xuất kinh doanh.
- Kế toán Tập hợp chi phí và tính giá thành SP, XDCB, TSCĐ: Tập hợp chi phí phát
sinh, tính giá thành theo từng loại sản phẩm, tính giá vốn và tiêu thụ sản phẩm; Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành theo quý, năm; Theo dõi quản lý Dự án, cơng trình XDCB dở dang, TSCĐ, lập kế hoạch và trích khấu hao TSCĐ.
- Kế tốn Hàng tồn kho, Cơng nợ, Thuế: Theo dõi mua NVL, bán sản phẩm, hàng
hóa, hàng tồn kho; Theo dõi tình hình cơng nợ và thanh tốn với khách hàng; Thực hiện kê khai thuế theo quy định.
- Kế toán Vốn bằng tiền; Lương; Các khoản trích theo lương: Theo dõi vốn bằng
tiền, thực hiện thu chi theo chế độ quy định; Theo dõi tiền lương của CBCNV, BHXH, BHYT, BHTN; Lập kế hoạch lương và các khoản trích theo lương.
Theo sự phân chức năng nhiệm vụ như trên: Các kế tốn trong phịng Tài chính kế tốn song hành 2 chức năng nhiệm: Kế tốn tài chính và KTQT, trên cơ sở nhiệm vụ về kế tốn tài chính của mình kết hợp với các kế toán viên khác, các bộ phận nghiệp vụ có liên quan của phịng Tổ chức hành chính, phịng Kinh doanh, phịng Kỹ thuật lập báo cáo quản trị theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc.
34
2.1.4.4 Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán làm một trong những công cụ hết sức quan trọng, đảm bảo cho công tác kế tốn trong của cơng ty đi vào nề nếp, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách nhà nước về kinh tế, tài chính thơng qua hoạt động kiểm sốt, giám sát chính xác, khách quan. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hạn chế, thiếu sót trong tổ chức cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý tài chính.
Căn cứ vào đối tượng tham gia kiểm tra kế toán hiện nay tại cơng ty có hai loại kiểm tra kế toán được thực hiện: Kiểm tra nội bộ và kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (Chi cục thuế, cơ quan thống kê,…)
Kiểm tra nội bộ: Việc kiểm tra kế toán chủ yếu do Kế toán trưởng và các kế
tốn viên thực hiện. Cơng tác kế toán thường tập trung vào những nội dung sau: Một là: Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo tài chính về đảm bảo chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị.
Hai là: Kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong quá trình tổng hợp số liệu, thơng tin kế tốn. Trong mỗi phần hành cơng việc, kế tốn viên trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn, sau đó thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế toán chi tiết mình quản lý.
Ba là: Kiểm tra chất lượng và hiệu quả tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa Phịng Tài chính Kế tốn với các phịng, khoa, ban khác trong đơn vị.
Kiểm tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền: Nội dung kiểm tra chủ
yếu xoay quanh vấn đề chấp hành các quy định của pháp luật về tài chính, kế tốn và việc này chủ yếu được thực hiện bởi Chi cục Thuế Quận 1.
2.1.4.5 Tổ chức kiểm kê tài sản
Cơng ty có thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt tại đơn vị. Bên cạnh tiền, các tài sản của công ty như tài sản cố định, công cụ dụng cụ cũng được kiểm kê hàng năm. Sau khi kiểm kê tài sản, cơng ty có lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Nếu kết
35
tốn, cơng ty có xác định nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC.
2.1.4.6 Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
Tại công ty, tài liệu kế tốn được phân loại và đóng thành tập trước khi lưu. Xây dựng danh mục các tài liệu đã lưu trữ khoa học, rõ ràng, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, trích lục chứng từ, tài liệu kế tốn. Việc tra tìm tài liệu kế tốn đã được lưu trữ chỉ được thực hiện bởi nhân viên kế tốn và có sự đồng thuận của kế tốn trưởng.
Qua mơ tả thực trạng trên về tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty thì nhìn chung cơng ty đã thực hiện các nội dung về vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và vận dụng chế độ sổ kế toán; tổ chức lập và nộp báo cáo tài chính; tổ chức bộ máy kế tốn; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức kiểm kê tài sản; tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khá đầy đủ nhưng chủ yếu để phục vụ cho cơng tác kế tốn tài chính. Đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn phục vụ cho KTQT thì vẫn cịn nhiều hạn chế.
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại cơng ty
Để mơ tả và phân tích thực trạng tổ chức KTQT tại cơng ty, tác giả sử dụng phương pháp điều tra khảo sát, cụ thể như sau:
Đối tượng khảo sát: Nhằm tìm hiểu về thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn
tại Công ty TNHH Visual Merchandising, tác giả tiến hành khảo sát 57 nhân viên đang làm việc tại Công ty TNHH Visual Merchandising, họ là các nhân viên kế tốn, các trưởng, phó phịng ban và các nhà lãnh đạo cơng ty, là những người có hiểu biết về KTQT hoặc có nhu cầu sử dụng thơng tin quản trị trong q trình làm việc, quản lý và điều hành DN. Mục đích của việc khảo sát là thông qua ý kiến, câu trả lời của các đối tượng khảo sát này, tác giả hiểu rõ hơn, cũng như có sự mơ tả thực tế, chân thực hơn về tổ chức KTQT hiện nay tại đơn vị.
Nội dung khảo sát: Bảng câu hỏi được thiết lập với nội dung khảo sát xoay
quanh nội dung của KTQT trong DN. Cụ thể, nội dung khảo sát chia thành 2 phần chính bao gồm: phần I – khảo sát về thông tin chung của đối tượng khảo sát như họ
36
và tên, chức vụ, thời gian, cũng như phòng/ ban họ làm việc; phần II – khảo sát liên quan đến nội dung của đề tài như nội dung KTQT tại cơng ty (Dự tốn; Hệ thống chi phí; Kế tốn trách nhiệm; Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định); khảo sát về tổ chức công tác KTQT tại công ty và cuối cùng khảo sát về sự cần thiết vận dụng KTQT vào công ty.
Phương pháp khảo sát:
- Gởi bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp đến các đối tượng được chọn khảo sát bao gồm ban giám đốc, các trưởng, phó các bộ phận; và nhân viên kế tốn làm việc tại cơng ty. Các nhận định trong bảng khảo sát liên quan đến nội dung của KTQT gồm dự toán; Hệ thống chi phí; Kế tốn trách nhiệm; Thiết lập thơng tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định. Trên thực tế tác giả đã gửi 57 bảng khảo sát đến các đối tượng được phỏng vấn. Kết quả thu về được 40 bảng khảo sát hợp lệ, và các kết quả về thực trạng tổ chức KTQT tại công ty là nhờ thông tin thu thập từ 40 bảng hợp về này, 17 bảng khảo sát không hợp lệ nguyên nhân chủ yếu là do người làm khảo sát không trả lời tất cả các nhận định hoặc lựa chọn nhiều hơn một mức độ đồng ý cho 1 nhận định.
Bảng 2.3: Thống kê số lượng phiếu khảo sát thu về hợp lệ
STT Chỉ tiêu Số lượng (Phiếu) Tỷ lệ (%) 1 Tổng số phiếu phát ra 57 100 2 Tổng số phiếu thu về 57 100 Trong đó: a. Phiếu hợp lệ 40 70,18 b. Phiếu không hợp lệ 17 29,82
37
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Kết quả về thực trạng về nội dung KTQT và tổ chức KTQT của công ty TNHH Visual Merchandising được thể hiện ở các nội dung dưới đây:
2.2.1 Thực trạng nội dung kế tốn quản trị tại cơng ty
2.2.1.1 Dự toán
Thực trạng về nội dung dự tốn trong KTQT tại cơng ty như sau:
Bảng 2.4 : Kết quả khảo sát nội dung “dự toán”
STT Nhận định Đồng
ý
Không đồng ý
1. Các đơn hàng của công ty tuân thủ các định mức kinh tế kỹ thuật mà công ty đặt ra một cách chặt chẽ.
35 5
2. Cơng ty có xây dựng nhiều loại dự tốn khác nhau trong quá trình hoạt động.
11 29
3. Căn cứ xây dựng dự tốn chính xác, phù hợp. 6 34 4. Công tác xây dựng, quản lý và sử dụng định mức dự
tốn hiện nay tại Cơng ty TNHH Visual Merchandising đáp ứng yêu cầu quản trị.
4 36
5. Công ty so sánh giữa chi phí thực tế với các định mức chi phí.
25 15
6. Cơng ty tiến hành nghiên cứu, xác định nguyên nhân gây chênh lệch giữa dự toán và thực tế.
7 33
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Như vậy, qua khảo sát, kết quả cho thấy các đơn hàng của công ty trong quá trình thực hiện phải tuân thủ các định mức kinh tế kỹ thuật mà Công ty đặt ra một cách chặt chẽ. Vì thế địi hỏi cơng tác xây dựng định mức, quản lý và theo dõi thực hiện các định mức phải được thực hiện nghiêm túc, bài bản. Nhận định “Các đơn hàng của công ty tuân thủ các định mức kinh tế kỹ thuật mà công ty đặt ra một cách chặt chẽ” có 35 người được khảo sát đồng ý và 5 người không đồng ý, như vậy về
38
trung bình có thể hiểu những người trả lời khảo sát hoàn toàn đồng ý với nhận định được nêu ra.
Tại cơng ty, các loại dự tốn được lập không đa dạng, Công ty chủ yếu xây dựng dự toán CPSX và dự toán bảng tổng hợp giá trị hợp đồng phục vụ công tác đấu thầu. Tuy nhiên, các căn cứ lập dự tốn khơng phù hợp, cụ thể giá vật tư dự toán chưa sát thị trường, chưa tính đến trượt giá trong thời gian vừa qua, trong khi sản xuất vẫn có nhiều chi tiết, hạng mục của đơn hàng bị thay đổi so với bản thiết kế dẫn đến dự tốn chi phí cũng thay đổi theo.
Cơng tác xây dựng, quản lý và sử dụng định mức dự toán hiện nay tại Công ty TNHH Visual Merchandising chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị, hệ thống định mức, dự toán chưa đầy đủ, đồng bộ. Các định mức chi phí, cơng ty đã xây dựng khá cụ thể nhưng hệ thống định mức dự tốn chi phí tiêu chuẩn hồn thiện về lượng và đơn giá tiêu chuẩn. Bên cạnh đó thì việc xây dựng, quản lý và sử dụng hệ thống định mức, dự tốn thực tế của cơng ty chủ yếu là các bộ phận chức năng như bộ phận kinh tế - kế hoạch, bộ phận kỹ thuật mà chưa có sự tham gia hiệu quả của bộ phận kế tốn. Bên cạnh đó, các nhân viên kế tốn chủ yếu có chun mơn, kinh nghiệm về KTTC, kiến thức, chun mơn về KTQT cịn hạn chế, không cập nhật thường xuyên nên hiệu quả việc lập dự toán của các nhân viên này không cao, khơng ước tính được hết những chi phí phát sinh.
Qua khảo sát, hầu hết các trả lời phỏng vấn đều cho rằng công ty đã thực hiện so sánh giữa chi phí thực tế với các định mức chi phí trong quá trình làm việc, tuy nhiên việc so sánh chỉ dừng lại ở đối chiếu các số liệu với nhau mà khơng đi sâu hơn trong việc tìm ra ngun nhân và có các biện pháp khắc phục việc tăng chi phí thực tế so với định mức, dự tốn (Nhận định “Cơng ty tiến hành nghiên cứu, xác định nguyên nhân gây chênh lệch giữa dự tốn và thực tế” chỉ có 7 người đồng ý và 33 người không đồng ý).
Nhận xét: Qua khảo sát thực trạng tại công ty liên quan đến nội dung dự