5. Kết cấu của đề tài
3.3 Hồn thiện kế tốn quản trị tại công ty trách nhiệm hữu hạn Visual
3.3.1 Hồn thiện nội dung kế tốn quản trị
3.3.1.1 Dự toán ngân sách
Trong KTQT, dự toán là một trong những nội dung quan trọng nhất. Nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tồn cơng ty, đồng thời nó cũng là cơ sở để kiểm tra, kiểm sốt, cũng như ra quyết định trong tồn cơng ty.
Công ty TNHH Visual Merchandising chỉ xây dựng một số ít dự tốn trong quá trình hoạt động, cơng ty tiến hành dự toán chi phí theo từng khoản mục, nội dung yếu tố chi phí cho từng cơng trình mà cơng ty thực hiện. Hệ thống định mức xây dựng dự tốn đã được cập nhật nhưng vẫn cịn lạc hậu, hệ thống dự toán chưa đầy đủ. Từ thực trạng vừa nêu, tác giả đề xuất rằng công ty cần xây dựng hệ thống dự tốn hồn chỉnh trong xây dựng nội dung KTQT tại đơn vị. Cụ thể như sau:
59
Định mức dự tốn sản xuất cơ bản là mức hao phí cần thiết và hợp lý về NVL, nhân công và thiết bị phục vụ để thực hiện và hoàn thành một đơn vị, khối lượng nhất định. Định mức phải phù hợp với những yêu cầu chất lượng kỹ thuật, phù hợp với các điều kiện sản xuất và các biện pháp tổ chức, quản lý sản xuất đang được áp dụng phổ biến ở các DN sản xuất kinh doanh ở nước ta hiện nay. Do đặc thù sản phẩm thiết kế, cũng như các cơng trình thiết kế của cơng ty mà việc xây dựng định mức cũng như yêu cầu chất lượng, kỹ thuật tại công ty TNHH Visual Merchandising là vô cùng cần thiết.
Nội dung của hệ thống định mức mà công ty TNHH Visual Merchandising xây dựng nên gồm: Định mức hao phí vật liệu, định mức hao phí nhân cơng, định mức hao phí máy móc thiết bị. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống định mức dự toán phải căn cứ vào quy định, tiêu chuẩn về quy trình, quy tắc, quy phạm kỹ thuật; định mức sản xuất về sử dụng vật liệu, lao động; trình độ trang thiết bị cơng nghệ; tình hình tổ chức lực lượng và quản lý sản xuất của công ty, cũng như yêu cầu, đặc thù của từng cơng trình, từng sản phẩm mà Merchandising cung cấp. Bên cạnh đó, các sản phẩm mà cơng ty cung cấp liên quan đến các thiết kế, các sản xuất trang trí, thi cơng lắp đặt các cơng trình thiết kế, trang trí nên để phát huy tác dụng địi hỏi định mức dự tốn phải ln được cập nhật, bổ sung để phù hợp với sự thay đổi của thực tiễn liên quan đến xu hướng xây dựng, lắp đặt các cơng trình thiết kế, lĩnh vực mà cơng ty đang tham gia hoạt động.
❖ Thứ hai, hồn thiện các dự tốn ngân sách tại cơng ty
Việc hoàn thiện hệ thống dự tốn trong Cơng ty TNHH Visual Merchandising địi hỏi cần có sự kết hợp của rất nhiều bộ phận chức năng trong công ty như bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận thi cơng,.... Bên cạnh đó, để cơng tác dự tốn đảm bảo chất lượng, Cơng ty TNHH Visual Merchandising phải quan tâm đến công tác đào tào, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên về kiến thức chun mơn liên quan đến kế tốn nói chung và đặc biệt là kiến thức về KTQT trong quá trình lập dự tốn.
60
Thiết lập quy trình lập dự tốn: Quy trình lập dự tốn của cơng ty cần được thực hiện theo 3 bước cụ thể như sau:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn. Giai đoạn này, cơng ty cần thực
hiện các công việc như:
+ Trong giai đoạn này việc đầu tiên là làm sáng rõ mục tiêu của Công ty TNHH Visual Merchandising, xây dựng một biểu mẫu dự toán ngân sách chuẩn, xác định nhiệm vụ những các cá nhân, bộ phận tham gia soạn thảo dự toán và xem xét lại hệ thống cung cấp thông tin cho việc lập dự tốn ngân sách tại cơng ty.
+ Tổng giám đốc cần thiết lập cuộc họp với các phịng ban qua đó qua đó xác
định, phổ biến các mục tiêu cần đạt được như sản lượng sản xuất và tiêu thụ, lợi nhuận, khoản đầu tư và mở rộng thị trường,…Đồng thời triển khai mục tiêu này cho tồn cơng ty thực hiện.
+ Các NQT các cấp tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên từng
bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm lập dự toán. Các nhân viên này chuẩn bị số liệu, biểu mẫu cần thiết cho việc lập dự toán.
+ Kiểm tra, đánh giá lại những thông tin đã được chuẩn bị nhằm đảm bảo cung
cấp những thơng tin hữu ích, chính xác và kịp thời.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo dự tốn ngân sách. Giai đoạn này, cơng ty cần thực
hiện các công việc như:
+ Giai đoạn này những các cá nhân, bộ phận, phịng ban có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp thông tin về các nguồn lực sẵn có trong cơng ty và thông tin các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động công ty liên quan đến thiết kế, lắp đặt, cũng như sản xuất các sản phẩm trang trí,.... Trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán NVL, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả HĐKD,… + Sau khi thu thập các thơng tin bên trong và bên ngồi cần thiết, các bộ phận tiến hành lập dự toán.
61
giữa bộ phận sáng tạo với bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý dự án và bộ phận kế toán,… Sau khi nhận được các báo cáo dự tốn, phịng kế toán sẽ tổng hợp cho cả cơng ty và trình Ban giám đốc, Ban giám đốc sẽ xem xét một lần nữa trước khi phê duyệt và cho thực hiện các dự toán đã lập.
- Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán ngân sách. Giai đoạn này, công ty cần thực hiện các công việc như:
+ Tổng giám đốc phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, rà sốt q trình thực hiện dự tốn của các bộ phận, phịng ban, đánh giá lại tình hình lập và thực hiện dự tốn. Từ đó đánh giá trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện dự tốn.
+ Bên cạnh đó, ban giám đốc tiến hành so sánh đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, đánh giá lại tính hiện thực trong dự tốn, trên cơ sở đó điều chỉnh và rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo và phát hiện những yếu tố bất thường ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của cơng ty, ảnh hưởng đến tính khả thi của dự tốn, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh để mang lại lợi ích trong kinh doanh cho công ty, cũng như kiểm sốt tốt q trình hoạt động của cơng ty mình.
Xác lập hệ thống dự toán ngân sách được áp dụng tại đơn vị
Qua khảo sát cũng như phân tích thực trạng tại công ty liên quan đến nội dung dự toán ngân sách, tác giả rút ra rằng hệ thống các dự tốn của cơng ty hiện vẫn còn chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin của các nhà quản lý, bên cạnh đó, thơng qua cơ sở lý thuyết liên quan đến nội dung dự tốn của KTQT, tác giả đề xuất rằng cơng ty hệ thống dự tốn ngân sách tại cơng ty có thể được thực hiện như hình dưới đây.
62
Hình 3.1: Trình tự xây dựng dự tốn ngân sách
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Cụ thể, tác giả đề xuất một số các dự toán ngân sách mà cơng ty có thể áp dụng trong quá trình hoạt động của mình như:
- Dự tốn tiêu thụ: Dự tốn tiêu thụ là nền tảng để lập các dự toán khác, vì vậy dự tốn tiêu thụ được lập sớm nhất trong tồn bộ dự tốn được của cơng ty. Dự tốn tiêu thụ được lập bởi phòng kinh doanh và nên lập theo quý và năm. Mục tiêu của dự tốn tiêu thụ: Là điểm đích để cơng ty phấn đấu giành các đơn đặt hàng để đạt được doanh thu đề ra; Có cơ sở để lập các dự toán khác; Cho nhà quản lý biết được lượng tiền dự kiến sẽ thu trong kỳ để từ đó lập dự tốn tiền.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự tốn chi phí NVL: Dự tốn NVL lập để tính lượng NVL và chi phí vật liệu trực tiếp cần thiết trong quá trình thực hiện các sản phẩm, dịch vụ thiết kế của công ty, do Công ty TNHH Visual Merchandising lên ý tưởng, tư vấn ý tưởng, thiết kế, sản xuất và lắp đặt hoàn chỉnh cho một dự án nên việc lập dự toán chi phí NVL
63
mua để thỏa mãn nhu cầu sản xuất cho các dự án hiện tại và đồng thời đảm bảo tồn kho cuối kỳ để thực hiện các dự án tiếp theo.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: Hàng tháng, phịng nhân sự tính lương và các khoản trích theo lương theo quy định của Nhà Nước, phịng kế tốn sẽ chi trả lương và lập dự tốn nhân cơng trực tiếp (Dự tốn này được căn cứ vào bảng lương của quý trước và số lượng dự án trong quý hiện tại). Lương cho nhân viên được công ty tiến hành trả một lần vào những ngày cuối mỗi tháng. Số tiền chi ra cho chi phí nhân cơng trực tiếp trong tháng chính là tổng số chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh trong tháng đó.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự tốn chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các chi phí cịn lại ngồi chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp. Các chi phí này bao gồm biến phí và định phí. Dự tốn định phí sản xuất chung được ước tính căn cứ theo định phí sản xuất chung kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này. Ngoài ra để phục vụ cho việc lập dự tốn tiền, kế tốn sẽ tính tốn các khoản chi bằng tiền trong dự tốn chi phí sản xuất chung. Cần loại trừ các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung nhưng khơng phải chi tiền như: chi phí khấu hao tài sản cố định, các khoản chi phí trích trước khi tính lượng tiền chi cho chi phí sản xuất chung.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN: Dự tốn chi phí bán hàng được lập bởi phịng kế tốn và phịng kinh doanh căn cứ vào tình hình thực tế kỳ trước và chính sách bán hàng kỳ này. Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN giúp nhàquản trị ước tính các khoản mục chi phí ngồi sản xuất phát sinh trong kỳ dự tốn. Dự tốn chi phí bán hàng được chia thành định phí và biến phí bán hàng và định phí quản lý.
64
- Dự tốn tiền: Dự toán tiền được lập bởi nhân viên kế toán thanh toán vào đầu mỗi tháng giúp NQT kiểm soát được lượng tiền thu vào và chi ra trong tháng, từ đó chủ động trong việc cân đối lượng tiền.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự toán kết quả HĐKD: Dự tốn kết quả HĐKD được lập bởi phịng kế tốn căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý. Dự tốn này phản ánh lợi nhuận dự kiến phát sinh trong kỳ dự tốn. Là cơ sở để đánh giá tính hiệu quả về tình hình HĐKD trong kỳ dự tốn.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
- Dự toán bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán phản ánh tài sản và nguồn vốn của công ty vào một thời điểm nhất định. Dự toán bảng cân đối kế toán giúp cho các NQT xác định tình hình tài sản và nguồn vốn của cơng ty cuối kỳ dự toán.
(Xem phụ lục nghiên cứu)
3.3.1.2 Hệ thống kế toán quản trị chi phí
Tổ chức KTQT trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là nội dung trọng tâm trong tổ chức KTQT tại Công ty TNHH Visual Merchandising. Từ việc phân tích, đánh giá ở chương 2, tác giả nhận thấy tổ chức KTQT chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Visual Merchandising hiện nay còn nhiều nội dung cần phải hồn thiện từ việc phân loại chi phí SXKD, lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí SXC, xác định mơ hình KTQT, … nhằm đáp ứng yêu cầu của NQT để thực hiện tốt chức năng của NQT DN trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong lĩnh vực thiết kế, trang trí, lắp đặt mà công ty đang tham gia hoạt động.
Xuất phát từ thực tế hiện nay, Công ty mới thực hiện phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí (theo yếu tố chi phí) và theo mục đích cơng dụng của chi phí (theo khoản mục chi phí) nên chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của NQT, do
65
chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (theo mối quan hệ với việc lập kế hoạch và kiểm tra hoặc theo cách ứng xử của chi phí), phân loại chi phí theo mức độ kiểm soát, …
Theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động thì chi phí của Cơng ty được chia thành chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi), chi phí bất biến (định phí hay chi phí cố định) và chi phí hỗn hợp.
- Chi phí khả biến (biến phí): Chi phí khả biến tại cơng ty bao gồm các chi phí sau:
+ Chi phí điện, nước: Đây là những chi phí trong việc sản xuất ra các thành phẩm. Tùy thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất, cũng như các dự án thiết kế, trang trí, lắp đặt,… mà các chi phí này cũng biến đổi theo.
+ Chi phí bán hàng khả biến: Là các chi phí về vận chuyển, bảo trì liên quan đến các dự án thiết kế, lắp đặt mà cơng ty đã, đang thực hiện hay chi phí về vận chuyển và bảo trì liên quan đến các sản phẩm thiết kế mà công ty thực hiện.
+ Chi phí quản lý khả biến: Bao gồm các khoản chi phí đồ dùng văn phịng, chi phí điện và các dịch vụ khác.
- Chi phí bất biến (định phí): Chi phí bất biến tại cơng ty bao gồm các chi phí sau:
+ Chi phí lương cho nhân viên: Lương cho nhân viên theo hợp đồng cố định. Như lương cho nhân viên kế tốn, lương cho giám đốc, phó giám đốc,… + Chi phí bảo hiểm: Cơng ty có thực hiện mua bảo hiểm cho nhân viên trong
cơng ty. Khoản chi phí hàng năm này là chi phí bất biến.
+ Phí thuê bảo vệ, thuê xe: Những chi phí này phát sinh hàng tháng và không phụ thuộc vào mức độ hoạt động. Cụ thể, Cơng ty có 1 văn phịng đại diện nằm tại 33 Nguyên Hồng, Gò Vấp và 3 xưởng sản xuất nằm tại phường Tam Phú, Quận Thủ Đức, các cơ sở này đều có thuê bảo vệ.
- Chi phí hỗn hợp: Là những chi phí vừa mang yếu tố bất biến vừa mang yếu tố khả biến như chi phí bảo trì máy móc, chi phí điện thoại. Để thực hiện được việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận cần tách chi phí thành chi phí khả biến và chi phí bất biến. Ví dụ như chi phí sử dụng máy móc sản xuất là những
66
chi phí để thực hiện khối lượng dự án. Khoản mục này là chi phí hỗn hợp, được tính tốn tùy thuộc vào hình thức sử dụng.
Bên cạnh việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động, để đáp ứng mục tiêu kiểm sốt chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, cơng ty có thể phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp liên quan đến đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Hồn thiện việc xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Phương pháp tính giá thành đơn hàng, hạng mục của từng đơn hàng tại Công ty TNHH Visual Merchandising hiện nay là phương pháp tính giá thành theo cơng việc (phương pháp tính giá thành tồn bộ), với cách tập hợp chi phí và tímh giá thành cho từng đơn hàng, hạng mục, kỳ tính giá thành là hàng tháng, hàng quý. Nhược điểm của phương pháp tính giá thành đơn hàng, hạng mục đơn hàng hiện