5. Kết cấu của đề tài
3.1 Mục tiêu phát triển của Visual Merchandising và sự cần thiết phải hoàn thiện
hồn thiện hệ thống kế tốn quản trị đáp ứng mục tiêu đặt ra
3.1.1 Mục tiêu phát triển đến năm 2025
Thiết kế trang trí những năm gần đây gặp rất nhiều khó khăn do ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới bị suy thoái. Đặc thù của ngành phụ thuộc rất nhiều vào vốn đầu tư của DN, do đó bối cảnh kinh tế xã hội là yếu tố có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất. Môi trường SXKD và đầu tư của xã hội lắng xuống, sản phẩm sản xuất tồn kho nhiều không tiêu thụ được, thiếu vốn tái đầu tư, đó là những thách thức lớn đối với ngành thiết kế sản phẩm trang trí. Những thách thức đó cũng là thách thức của Công ty TNHH Visual Merchandising. Để vượt qua những thách thức, Ban lãnh đạo công ty xác định thế mạnh của mình là sản xuất và thương mại. Điều đó địi hỏi Cơng ty phải mở rộng thêm quy mô: tăng vốn đầu tư (tăng vốn dưới hình thức huy động cổ phần đóng góp vào cơng ty và vốn đi vay), máy móc thiết bị (đầu tư thêm máy móc thiết bị), nhân lực (cử cán bộ kỹ thuật đi đào tạo và tuyển dụng mới kỹ sư trong lĩnh thiết kế).
3.1.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kế tốn quản trị tại Cơng ty TNHH Visual Merchandising TNHH Visual Merchandising
KTQT là một bộ phận của công tác kế tốn nói chung, là cơng cụ quản lý không thể thiếu đối với công tác quản trị nội bộ DN, đặc biệt là đối với công tác quản lý chi phí, giám sát thực hiện các chức năng quản trị nguồn lực. Thông qua KTQT, các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty được trình bày, diễn giải một cách cụ thể, đáp ứng yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết, từng bộ phận trong công ty và là cơ sở cho các NQT ra quyết định trong điều hành công ty.
Thực tế hiện nay, KTQT vẫn đang là vấn đề còn mới mẻ, chưa thực sự được quan tâm, việc nhận thức về bản chất, nội dung và vai trò của KTQT còn nhiều quan điểm khác nhau. Do đó, việc hồn thiện hệ thống KTQT trong các DN nói chung và tại Cơng ty TNHH Visual Merchandising nói riêng chưa được quan tâm,
56
các DN cịn nhiều khó khăn, hạn chế trong việc xác định hệ thống, nội dung, cũng như cách thức KTQT được tổ chức. Hơn nữa, tại Visual Merchandising việc quản lý chặt chẽ các yếu tố chi phí là cơ sở để xác định đúng đắn kết quả, hiệu quả kinh doanh của công ty.
3.2 Quan điểm hoàn thiện kế tốn quản trị tại cơng ty trách nhiệm hữu hạn Visual Merchandising
3.2.1 Phù hợp với quy mô và và đặc điểm hoạt động kinh doanh
Thông tin KTQT bị chi phối bởi quy mô và đặc điểm HĐKD của công ty liên quan đến quá trình sản xuất, đặc thù sản phẩm, số lượng các nghiệp vụ cũng như tính phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập, tổ chức KTQT của đơn vị. Một số đặc điểm và trong HĐKD của công ty cần chú ý đến khi xây dựng KTQT như sau:
- Thứ nhất, Công ty TNHH Visual Merchandising đang hoạt động trong lĩnh vực thiết bị trang trí, đây là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất cơng nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm trang trí là các sản phẩm đơn chiếc, mỗi sản phẩm hồn thành có một đặc điểm riêng biệt không sản phẩm nào giống sản phẩm nào, và hình thành nên tài sản cố định của đơn vị khác. Do vậy việc tổ chức quản lý và tổ chức KTQT tại Công ty TNHH Visual Merchandising phải căn cứ vào đặc tính kỹ thuật thi cơng và dự tốn, có thể tổ chức KTQT chi tiết cho từng công đoạn, hạng mục công đoạn cho các sản phẩm riêng biệt.
- Thứ hai, sản phẩm trang trí có quy mô lớn, chu kỳ sản xuất ra một sản phẩm thường kéo dài qua nhiều kỳ kế tốn. Vì vậy khi tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm không xác định từng kỳ như DN khác mà chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty TNHH Visual Merchandising được xác định tùy thuộc vào đặc điểm, kỹ thuật của từng công đoạn, hạng mục cơng trình được thể hiện qua phương pháp lập dự toán và phương thức thanh toán giữa khách hàng và công ty.
57
- Thứ ba, để nhận được đơn hàng, Công ty phải đấu thầu, việc xác định giá dự toán của dự án rất quan trọng, là căn cứ xây dựng mức giá bỏ thầu, đảm bảo hiệu quả HĐKD sản xuất của đơn vị và tỷ lệ trúng thầu, từ đó cho thấy ý nghĩa cũng như tầm quan trọng của vận dụng KTQT ảnh hưởng đến HĐKD của công ty.
3.2.2 Phù hợp với trình độ quản lý của cơng ty
Nội dung của KTQT cần được Công ty TNHH Visual Merchandising xây dựng phù hợp với trình độ của NQT về quản lý cơng ty để nâng cao hiệu quả quản lý công ty:
- Hệ thống KTQT phải được thực hiện đồng thời với việc hoàn thiện cơ chế quản lý của công ty. HĐKD của Visual Merchandising đang hướng đến sự đa dạng trong sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng nên sẽ ảnh hưởng đến tổ chức quản lý và cơ chế hoạt động tài chính của công ty. Hoạt động xây dựng, thiết kế nội thất đóng vai trị chủ yếu, địi hỏi tổ chức KTQT phải phù hợp với hoạt động của cơng ty trong điều kiện mới.
- Hồn thiện hệ thống KTQT phù hợp với chính sách quản lý tài chính đã ban hành để đảm bảo tính hiệu lực, vì Visual Merchandising phải tuân theo luật định, quy chế quản lý tài chính của Bộ, ngành đối với HĐKD của cơng ty mình.
3.2.3 Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác kế toán quản trị tại đơn vị đơn vị
Ứng dụng CNTT sẽ mang lại nhiều lợi ích và hỗ trợ hữu hiệu trong việc cung cấp các báo cáo kế tốn nói chung và báo cáo quản trị nói riêng nhanh chóng, kịp thời, chính xác, do vậy để tổ chức công tác KTQT tốt, Công ty TNHH Visual Merchandising cần chú trọng đến ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn nói chung và KTQT nói riêng, bên cạnh đó cũng cần chủ động nâng cao chất lượng phần cứng, phần mềm, thiết bị ngoại vi,… nhằm ứng dụng CNTT hiệu quả và chú trọng nâng cao khả năng ứng dụng CNTT của các nhân viên kế tốn trong q trình thực hiện công việc.
58
3.2.4 Cân đối giữa lợi ích và chi phí
Hoàn thiện KTQT tại Visual Merchandising cần dựa trên sự cân đối lợi ích/ chi phí. Khi bỏ chi phí ra để thu thập thơng tin kế tốn nói chung và thơng tin KTQT nói riêng, các NQT phải tính đến hiệu quả mà thơng tin đó mang lại trong việc hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý và điều hành cơng ty. Để phân tích chi phí và hiệu quả của thơng tin, phải có sự phối hợp của người sử dụng thông tin và bộ phận kế tốn, do đó, để có thơng tin hữu ích nhất, trước hết các nhà quản lý phải xác định mình cần những thơng tin gì, thơng tin nào cần thiết,…để yêu cầu nhân viên kế tốn cung cấp thơng tin
Việc hoàn thiện hệ thống KTQT sẽ tạo ra những thay đổi đáng kể đối với hệ thống kế tốn của cơng ty. Để hồn thiện và vận hành hệ thống KTQT, công ty chắc chắn phải có đầu tư về vật lực cũng như nguồn lực con người, thay đổi trong cách thức quản lý và tổ chức kế toán. Tuy nhiên hệ thống KTQT cần phải kết hợp hài hịa với hệ thống KTTC, khơng được quá phức tạp, không được quá tốn kém nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả cung cấp thông tin.
3.3 Hồn thiện kế tốn quản trị tại công ty trách nhiệm hữu hạn Visual Merchandising Merchandising
3.3.1 Hồn thiện nội dung kế tốn quản trị
3.3.1.1 Dự toán ngân sách
Trong KTQT, dự toán là một trong những nội dung quan trọng nhất. Nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tồn cơng ty, đồng thời nó cũng là cơ sở để kiểm tra, kiểm sốt, cũng như ra quyết định trong tồn cơng ty.
Công ty TNHH Visual Merchandising chỉ xây dựng một số ít dự tốn trong quá trình hoạt động, cơng ty tiến hành dự tốn chi phí theo từng khoản mục, nội dung yếu tố chi phí cho từng cơng trình mà cơng ty thực hiện. Hệ thống định mức xây dựng dự tốn đã được cập nhật nhưng vẫn cịn lạc hậu, hệ thống dự toán chưa đầy đủ. Từ thực trạng vừa nêu, tác giả đề xuất rằng công ty cần xây dựng hệ thống dự tốn hồn chỉnh trong xây dựng nội dung KTQT tại đơn vị. Cụ thể như sau:
59
Định mức dự tốn sản xuất cơ bản là mức hao phí cần thiết và hợp lý về NVL, nhân công và thiết bị phục vụ để thực hiện và hoàn thành một đơn vị, khối lượng nhất định. Định mức phải phù hợp với những yêu cầu chất lượng kỹ thuật, phù hợp với các điều kiện sản xuất và các biện pháp tổ chức, quản lý sản xuất đang được áp dụng phổ biến ở các DN sản xuất kinh doanh ở nước ta hiện nay. Do đặc thù sản phẩm thiết kế, cũng như các cơng trình thiết kế của cơng ty mà việc xây dựng định mức cũng như yêu cầu chất lượng, kỹ thuật tại công ty TNHH Visual Merchandising là vô cùng cần thiết.
Nội dung của hệ thống định mức mà công ty TNHH Visual Merchandising xây dựng nên gồm: Định mức hao phí vật liệu, định mức hao phí nhân cơng, định mức hao phí máy móc thiết bị. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống định mức dự toán phải căn cứ vào quy định, tiêu chuẩn về quy trình, quy tắc, quy phạm kỹ thuật; định mức sản xuất về sử dụng vật liệu, lao động; trình độ trang thiết bị cơng nghệ; tình hình tổ chức lực lượng và quản lý sản xuất của công ty, cũng như yêu cầu, đặc thù của từng cơng trình, từng sản phẩm mà Merchandising cung cấp. Bên cạnh đó, các sản phẩm mà cơng ty cung cấp liên quan đến các thiết kế, các sản xuất trang trí, thi cơng lắp đặt các cơng trình thiết kế, trang trí nên để phát huy tác dụng địi hỏi định mức dự tốn phải ln được cập nhật, bổ sung để phù hợp với sự thay đổi của thực tiễn liên quan đến xu hướng xây dựng, lắp đặt các cơng trình thiết kế, lĩnh vực mà cơng ty đang tham gia hoạt động.
❖ Thứ hai, hồn thiện các dự tốn ngân sách tại cơng ty
Việc hoàn thiện hệ thống dự tốn trong Cơng ty TNHH Visual Merchandising địi hỏi cần có sự kết hợp của rất nhiều bộ phận chức năng trong cơng ty như bộ phận kế tốn, bộ phận kinh doanh, bộ phận thi cơng,.... Bên cạnh đó, để cơng tác dự tốn đảm bảo chất lượng, Cơng ty TNHH Visual Merchandising phải quan tâm đến công tác đào tào, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên về kiến thức chun mơn liên quan đến kế tốn nói chung và đặc biệt là kiến thức về KTQT trong quá trình lập dự tốn.
60
Thiết lập quy trình lập dự tốn: Quy trình lập dự tốn của cơng ty cần được thực hiện theo 3 bước cụ thể như sau:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn. Giai đoạn này, cơng ty cần thực
hiện các công việc như:
+ Trong giai đoạn này việc đầu tiên là làm sáng rõ mục tiêu của Công ty TNHH Visual Merchandising, xây dựng một biểu mẫu dự toán ngân sách chuẩn, xác định nhiệm vụ những các cá nhân, bộ phận tham gia soạn thảo dự toán và xem xét lại hệ thống cung cấp thông tin cho việc lập dự tốn ngân sách tại cơng ty.
+ Tổng giám đốc cần thiết lập cuộc họp với các phịng ban qua đó qua đó xác
định, phổ biến các mục tiêu cần đạt được như sản lượng sản xuất và tiêu thụ, lợi nhuận, khoản đầu tư và mở rộng thị trường,…Đồng thời triển khai mục tiêu này cho tồn cơng ty thực hiện.
+ Các NQT các cấp tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên từng
bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm lập dự toán. Các nhân viên này chuẩn bị số liệu, biểu mẫu cần thiết cho việc lập dự toán.
+ Kiểm tra, đánh giá lại những thông tin đã được chuẩn bị nhằm đảm bảo cung
cấp những thơng tin hữu ích, chính xác và kịp thời.
- Giai đoạn 2: Soạn thảo dự tốn ngân sách. Giai đoạn này, cơng ty cần thực
hiện các công việc như:
+ Giai đoạn này những các cá nhân, bộ phận, phịng ban có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp thông tin về các nguồn lực sẵn có trong cơng ty và thông tin các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động công ty liên quan đến thiết kế, lắp đặt, cũng như sản xuất các sản phẩm trang trí,.... Trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán NVL, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả HĐKD,… + Sau khi thu thập các thơng tin bên trong và bên ngồi cần thiết, các bộ phận tiến hành lập dự toán.
61
giữa bộ phận sáng tạo với bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý dự án và bộ phận kế toán,… Sau khi nhận được các báo cáo dự tốn, phịng kế toán sẽ tổng hợp cho cả cơng ty và trình Ban giám đốc, Ban giám đốc sẽ xem xét một lần nữa trước khi phê duyệt và cho thực hiện các dự toán đã lập.
- Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán ngân sách. Giai đoạn này, công ty cần thực hiện các công việc như:
+ Tổng giám đốc phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, rà sốt q trình thực hiện dự tốn của các bộ phận, phịng ban, đánh giá lại tình hình lập và thực hiện dự tốn. Từ đó đánh giá trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện dự toán.
+ Bên cạnh đó, ban giám đốc tiến hành so sánh đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, đánh giá lại tính hiện thực trong dự tốn, trên cơ sở đó điều chỉnh và rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo và phát hiện những yếu tố bất thường ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của cơng ty, ảnh hưởng đến tính khả thi của dự tốn, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh để mang lại lợi ích trong kinh doanh cho công ty, cũng như kiểm sốt tốt q trình hoạt động của cơng ty mình.
Xác lập hệ thống dự toán ngân sách được áp dụng tại đơn vị
Qua khảo sát cũng như phân tích thực trạng tại cơng ty liên quan đến nội dung dự toán ngân sách, tác giả rút ra rằng hệ thống các dự tốn của cơng ty hiện vẫn còn chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu thơng tin của các nhà quản lý, bên cạnh đó, thơng qua cơ sở lý thuyết liên quan đến nội dung dự toán của KTQT, tác giả đề xuất rằng công ty hệ thống dự tốn ngân sách tại cơng ty có thể được thực hiện như hình dưới đây.
62
Hình 3.1: Trình tự xây dựng dự tốn ngân sách
(Nguồn: tác giả tổng hợp)
Cụ thể, tác giả đề xuất một số các dự toán ngân sách mà cơng ty có thể áp dụng trong quá trình hoạt động của mình như:
- Dự tốn tiêu thụ: Dự tốn tiêu thụ là nền tảng để lập các dự toán khác, vì vậy dự tốn tiêu thụ được lập sớm nhất trong tồn bộ dự tốn được của cơng ty. Dự tốn tiêu thụ được lập bởi phòng kinh doanh và nên lập theo quý và năm. Mục tiêu của dự tốn tiêu thụ: Là điểm đích để cơng ty phấn đấu giành các đơn đặt hàng để đạt được doanh thu đề ra; Có cơ sở để lập các dự toán khác; Cho nhà quản lý biết được