4. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
5.2 Kế hoạch hành động
5.2.1 Mục tiêu phấn đấu và thời gian thực hiện
Xuất phát từ tình hình thực tế trong việc lập BCTC tổng hợp tại Viện và định hướng phát triển của Viện trong tương lai, nhìn lại vấn đề liệu BCTC tổng hợp của Viện đã cung cấp thơng tin một cách đầy đủ, chính xác, hữu ích cho người sử dụng hay chưa? Trong điều kiện thực tế chưa có một quy định cụ thể nào cho việc lập BCTC tổng hợp các đơn vị HCSN nhưng cần phải đáp ứng yêu cầu thông tin cho tổng kế toán nhà nước trong những năm tới, điều này gây nên những lúng túng và vướng mắc trong việc lập BCTC tổng hợp. Chính vì thế ngồi việc nghiên cứu để khắc phục những khó khăn hiện tại thì cần tìm hiểu để đón đầu xử lý các vấn đề mới có thể nảy sinh trong việc lập BCTC tổng hợp trong những năm tiếp theo, mà gần nhất là trong năm tài chính 2019.
5.2.2 Phân chia trách nhiệm
Các đơn vị trong Viện thường nộp báo cáo lên cơ quan cấp trên khi có yêu cầu hoặc theo định kỳ nhưng chủ yếu phục vụ cho mục đích quản lý mà chưa quan tâm đến nhu cầu phục vụ cho việc tổng hợp dẫn đến việc thiếu thơng tin phù hợp cho q trình tổng hợp. Hiện tại thì cơng tác lập BCTC tổng hợp tại Viện tập trung vào một vấn đề lớn đó là các giao dịch phát sinh trong nội bộ Viện. Việc hợp cộng các chỉ tiêu và loại trừ các giao dịch trong nội bộ Viện được thực hiện dựa trên báo cáo tài chính riêng của các đơn vị và sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến giao dịch trong nội bộ do kế tốn làm cơng tác tổng hợp tự tổng hợp mất rất nhiều thời gian, việc tổng hợp cũng rất phức tạp gây nhầm lẫn nhất định. Tác giả cho rằng, để
công tác lập BCTC tổng hợp được thực hiện thuận tiện nhanh chóng và chính xác nhất thì cơng tác kế tốn cần phải có sự đồng bộ từ đơn vị cấp trên đến các đơn vị trực thuộc, cần có một quy trình chặt chẽ, trong đó xây dựng biểu mẫu và quy định kiểm tra đối chiếu các giao dịch hàng quý là điều cần thiết, cụ thể như sau:
Trước hết, cần thống nhất chính sách, mẫu biểu, thời hạn khóa sổ khi kết thúc năm tài chính:
- Về áp dụng các chính sách kế tốn: Để đảm bảo việc ghi nhận các số liệu có sự đồng nhất và thể hiện đầy đủ các hoạt động của Viện, vì các đơn vị trong Viện có cùng lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ nên cần được thực hiện ghi nhận và xử lý theo cùng một chính sách, một phương pháp kế toán thống nhất. Việc thực hiện thống nhất này bao gồm thống nhất các chính sách kế toán, thống nhất việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thống nhất quá trình lập BCTC, thống nhất việc ghi nhận các bút toán điều chỉnh cuối kỳ, thống nhất quá trình lập, kiểm tra và phê duyệt BCTC.
- Về hệ thống mẫu biểu: Các mẫu biểu báo cáo cần được quy định đầy đủ, thống nhất, bao gồm cả báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết.
- Về thời hạn hồn thành báo cáo: Để có thể đáp ứng u cầu về thời gian lập BCTC tổng hợp thì BCTC tại các đơn vị trong Viện cũng cần phải được quy định thời gian hoàn thành phù hợp.
Cần có hướng dẫn và giám sát việc lập BCTC tổng hợp:
- Cần phổ biến đến các đơn vị toàn bộ các chính sách, mẫu biểu, thủ tục đã được thiết lập, cụ thể là tới những cán bộ phụ trách trực tiếp làm nhiệm vụ theo dõi, ghi chép kế toán phục vụ cho quá trình tổng hợp. Cần thường xuyên đào tạo, phổ biến kiến thức nhằm đảm bảo cho cán bộ kế toán cập nhật đầy đủ những chính sách, những u cầu mới, những khó khăn phát sinh. Việc đào tạo thường xuyên cũng để đảm bảo trong trường hợp nhân sự kế tốn thay đổi thì những người mới đảm trách cơng việc có thể nắm bắt kịp kiến thức để đáp ứng yêu cầu cơng việc. Có thể lập thử
nghiệm BCTC tổng hợp để xác định trước các vấn đề nảy sinh không lường trước và có thời gian xử lý kịp thời.
- Trong quá trình lập BCTC tổng hợp, các đơn vị cũng nên có cán bộ giám sát đối với việc ghi chép ban đầu, giám sát việc tuân thủ các quy định về thông tin, mẫu biểu, chính sách cũng như việc đáp ứng yêu cầu về thời hạn. Cán bộ giám sát sẽ kịp thời nắm bắt và giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn giải quyết những khó khăn phát sinh tại các đơn vị. Các đơn vị trực thuộc tiến hành lập báo cáo mua/bán nội bộ để có cơ sở kiểm tra đối chiếu đồng thời kế tốn làm cơng tác tổng hợp BCTC sẽ tổng hợp hàng quý để có thể kịp thời xử lý nếu phát hiện sai sót trong báo cáo của các đơn vị. Đảm bảo rằng, mỗi đơn vị đã được giải quyết xong các vấn đề khó khăn phát sinh trước khi lập báo cáo. Bộ phận kế tốn Văn phịng Viện ngồi cơng tác kế tốn tại Văn phòng cịn thực hiện cơng tác lập BCTC tổng hợp, tuy nhiên như đã phân tích ở mục 5.1 ở trên thì cần phân cơng kế tốn riêng chỉ phục vụ theo dõi, tổng hợp lập BCTC tổng hợp. Người này theo dõi và chịu trách nhiệm báo cáo, cung cấp thơng tin kế tốn tồn Viện ngay khi có u cầu và chịu trách nhiệm lập BCTC riêng của Văn phòng Viện và BCTC tổng hợp hàng năm.
- Trong điều kiện hiện tại, Bộ tài chính đã ban hành thơng tư 99/2018/TT-BTC ngày 01/11/2018 về hướng dẫn lập BCTC tổng hợp của đơn vị kế toán Nhà nước là đơn vị kế tốn cấp trên. Thơng tư đã hướng dẫn việc lập BCTC tổng hợp đối với các đơn vị từ việc tiếp nhận báo cáo, kiểm tra số liệu đến lập bảng tổng hợp số liệu và tính tốn chỉ tiêu để đưa lên BCTC tổng hợp. Theo đó, cuối kỳ kế tốn năm, các đơn vị trực thuộc phải gửi các báo cáo tài chính lên Viện; Kế tốn Văn phịng Viện sau khi tiếp nhận đầy đủ các báo cáo theo quy định cần kiểm tra, đối chiếu mẫu biểu, các chỉ tiêu trên báo cáo đã đầy đủ, khớp đúng và tuân thủ theo quy định mà đơn vị đang áp dụng hay chưa; Đồng thời đối chiếu số liệu các giao dịch nội bộ và thực hiện loại trừ các giao dịch nội bộ trên báo cáo tài chính tổng hợp.