CHƯƠNG 5 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
5.3. Xác minh tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm
❖ Mục đích thực hiện
Thang máy là hàng hóa có giá trị lớn, chính vì vậy nếu khách hàng không đủ tiểm lực kinh tế để thanh tốn hoặc cố tình thanh tốn chậm trễ nhằm chiếm dụng vốn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình hoạt động của cơng ty. Xác minh tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm để hạn chế rủi ro phát sinh những khoản nợ q hạn, khó địi và khơng có khả năng thanh tốn khi bán hàng trả chậm cho những doanh nghiệp có tiềm lực kinh tế yếu, thường xuyên trả nợ không đúng hạn và chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác.
❖ Phân chia trách nhiệm
Việc xác minh tình hình tài chính của khách hàng sẽ được phòng kinh doanh thực hiện và có trách nhiệm báo cáo tình hình tài chính của khách hàng với Ban lãnh đạo cơng ty trước khi bán hàng trả chậm. Số liệu phòng kinh doanh đã xác minh cần được kiểm chứng lại một lần nữa bởi Ban tư vấn đầu thầu để Ban lãnh đạo cơng ty có cái nhìn chính xác nhất về thơng tin của khách hàng.
❖ Tiêu chí đánh giá và thời gian thực hiện
Việc xác minh tình hình tài chính của khách hàng cần được thực hiện một cách chính xác, các phương pháp xác minh không để ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hai bên. Chi phí thực hiện xác minh vừa phải và phù hợp sao cho thấp hơn so với lợi ích mà công ty nhận được.
Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình xác minh tình hình tài chính của khách hàng
TLE cần tập trung nguồn lực xây dựng quy trình cụ thể trong việc xác minh tình hình tài chính của khách hàng. Các biện pháp xác minh, thu thập thông tin cũng phải được xây dựng một cách chi tiết. Thơng tin tài chính của khách hàng phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, có thể thu thập từ internet, thơng tin trên thị trường xây dựng, mua bán thang máy hoặc thông qua các đối tác kinh doanh khác…Giai đoạn này được thực hiện trong 6 tháng.
Giai đoạn 2: Thực hiện chạy thử và đưa vào sử dụng quy trình xác minh tình hình tài chính của khách hàng
Sau khi thiết kế, quy trình này sẽ được tiến hành triển khai chạy thử trong 1 năm nhằm đánh giá xem liệu quy trình đã phù hợp và hiệu quả hay chưa để điều chỉnh cho phù hợp. Sau 1 năm, nếu quy trình đã đạt được hiệu quả như mong đợi sẽ được chính thức đưa vào sử dụng.
Quy trình xác minh tình hình tài chính của khách hàng như sau:
Bước 1: Phịng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, gửi các thơng tin sơ bộ về tình
hình kinh doanh, tài chính của khách hàng cho Ban tư vấn đấu thầu kiểm tra thông tin trước khi có ý định bán hàng trả chậm cho khách hàng này.
Bước 2: Ban tư vấn đấu thầu dùng các biện pháp nghiệp vụ xác minh tình hình
tài chính của khách hàng và báo cáo lại BGĐ để BGĐ đưa ra quyết định có bán hàng trả chậm hay không.
Bước 3: BGĐ đưa ra quyết định sẽ bán hàng trả chậm nếu khách hàng đạt được
các tiêu chí đặt ra. Ngược lại, nếu khách hàng có lý lịch khơng tốt, khơng đủ tiêu chí đặt ra thì BGĐ sẽ khơng đồng ý bán hàng trả chậm hoặc yêu cầu cung cấp bảo lãnh thanh toán.