Nội dung Có Khơng
TLE có phối hợp giữa giám sát thường xuyên và kiểm tra định
kỳ khơng? 82% 18%
TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức
năng giám sát không? 80% 20% Bộ phận chuyên giám sát chất lượng thi cơng thang máy có
thực hiện tốt trách nhiệm và nghĩa vụ hay chưa? 30% 70%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Câu hỏi khảo sát: “TLE có phối hợp giữa giám sát thường xuyên và kiểm tra định kỳ khơng?” có 82% ý kiến đồng ý. Trên thực tế, TLE kết hợp cả giám sát thường xuyên và định kỳ. TLE đề ra các biện pháp giám sát như họp giao ban định kỳ, báo cáo công tác tuần, cập nhật kế hoạch từng quý và kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện công việc để đối chiếu với kế hoạch.
Câu hỏi khảo sát: “TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức năng giám sát không?” Có 80% ý kiến đồng ý rằng TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức năng giám sát. Trong q trình làm việc ln có sự giám sát của những cá nhân có thẩm quyền, cấp trên sẽ giám sát, nhắc nhở và hỗ trợ cấp dưới.
Đối với câu hỏi: “Bộ phận chuyên giám sát chất lượng thi công thang máy đã thực hiện tốt trách nhiệm và nghĩa vụ hay chưa?” Có tới 70% ý kiến khơng đồng ý. TLE có riêng một bộ phận độc lập chuyên giám sát chất lượng thi công thang máy, bộ phận này thường xuyên ra công trường theo dõi việc lắp đặt thang máy có đúng yêu
cầu kỹ thuật và đảm bảo an tồn cho người sử dụng hay khơng. Tuy nhiên, bộ phận này đơi khi chỉ quan tâm đến độ an tồn và yêu cầu kỹ thuật và quên mất việc kiểm tra xem thiết kế của thang đã đúng bản vẽ hay chưa, chính vì vậy mới xảy ra những trường hợp như cửa thang mở ra ngược chiều theo bản thiết kế, đá lát sàn không đúng màu sắc như thiết kế… Khách hàng đã có những phản ánh về vấn đề này, BGĐ cũng đã có xử lý những người có trách nhiệm liên quan tuy nhiên việc này vẫn xảy ra. Thông qua quan sát tác giả nhận thấy rằng, bộ phận giám sát chất lượng quá ít nhân sự so với số lượng cơng trình, nhân sự của phịng giám sát chất lượng tổng cộng chỉ có 20 người nhưng phải đi giám sát rất nhiều cơng trình trên cả nước, có nhiều cơng trình ở các tỉnh xa xơi gây nên áp lực công việc cho nhân viên phịng này, chính vì vậy việc giám sát chưa được thưc hiện tốt nhất có thể, TLE cần có những thay đổi để giải quyết triệt để vấn đề này.
Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và HĐQT khi cần thiết
Bảng 4.17. Đánh giá và tính truyền thơng giữa các nội dung
Nội dung Có Khơng
TLE có thơng báo về những khiếm khuyết của HTKSNB cho
các cá nhân liên quan để có biện pháp sửa sai phù hợp khơng? 90% 10% TLE có báo cáo về những yếu kém của HTKSNB không? 89% 11% TLE có thường xuyên kiểm tra các hoạt động của bộ phận và
các cá nhân trực tiếp liên quan khơng? 85% 15% TLE có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm không? 35% 65%
Câu hỏi khảo sát: “TLE có thơng báo về những khiếm khuyết của HTKSNB cho các cá nhân liên quan để có biện pháp sửa sai phù hợp khơng?” có 90% ý kiến đồng ý và 10% ý kiến không đồng ý. Trên thực tế khi phát hiện ra các sai sót thì ban lãnh đạo cơng ty cùng với trưởng phịng và cá nhân liên quan sẽ họp và bàn bạc các biện pháp khắc phục để giải quyết vấn đề.
Về câu hỏi: “TLE có báo cáo về những yếu kém của HTKSNB khơng?” 89% ý kiến đồng ý, qua tìm hiểu được biết rằng định kỳ 6 tháng cơng ty có các báo cáo của HĐQT, Ban ISO đánh giá về HTKSNB và đề ra các đề xuất, kiến nghị nhằm sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện HTKSNB, các báo cáo này được cập nhật trong báo cáo thường niên hàng năm và được báo cáo giải trình trong cuộc họp thường niên hàng năm.
Có 85% ý kiến đồng ý rằng TLE có thường xuyên kiểm tra các hoạt động của bộ phận và các cá nhân trực tiếp liên quan. Hiện nay TLE vẫn đang duy trì các báo cáo bộ phận, báo cáo công việc hàng tuần của cá nhân để đánh giá công việc. Thông thường trong các cuộc họp giao ban, các bộ phận, phòng ban sẽ tổng hợp các báo cáo tuần, báo cáo tháng để báo cáo lên cấp trên về những công việc đã làm và tiến độ thực hiện mục tiêu của mỗi phòng, bộ phận trong đơn vị.
Chỉ có 35% ý kiến cho rằng TLE có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm. Thực tế quan sát tác giả nhận thấy rằng cơng ty có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm bằng các báo cáo bộ phận tuy nhiên các báo cáo vẫn chưa phản ảnh đủ các thơng tin cần thiết để đánh giá tính hiệu quả các các biện pháp được thực hiện.
Nhận xét
Công ty thực hiện giám sát, đánh giá chất lượng của HTKSNB theo các mốc thời gian khác nhau để làm cơ sở đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB từ đó đưa ra những thay đổi phù hợp nhằm đảm bảo sự hợp lý. Công ty kết hợp cả giám sát thường xuyên và định kỳ việc vận hành HTKSNB thông qua việc tiếp cận phàn nàn, ý kiến góp ý của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp… để chắc chắn rằng HTKSNB được thực hiện đúng như thiết kế và đưa ra sửa đổi phù hợp. Định kỳ hàng năm công ty thuê
kiểm tốn viên độc lập kiểm tra tính chính xác của các số liệu và các báo cáo gửi lên HĐQT.
Đối với hoạt động giám sát chất lượng lắp đặt thang máy, nhân sự bộ phận này quá ít so với khối lượng cơng việc cần thực hiện, chính vì vậy cịn tồn tại những sai sót trong khâu giám sát về thiết kế thang máy, tuy khơng ảnh hưởng đến độ an tồn của thang nhưng những sai sót này khiến khách hàng khơng hài lịng, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa khách hàng và công ty.
Hiện nay TLE vẫn chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ thực hiện nhiệm vụ đánh giá khách quan, độc lập về HTKSNB cũng như việc thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá chất lượng của hoạt động giám sát thường xuyên tại TLE. Việc giám sát thực hiện các biện pháp sửa chữa sai sót ở đơn vị cũng cịn lỏng lẻo, chưa được đơn vị đầu tư nguồn lực để kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện, chủ yếu giám sát thông qua báo cáo thực hiện công việc của từng bộ phận.
4.2. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại TLE. 4.2.1. Quan điểm hoàn thiện 4.2.1. Quan điểm hoàn thiện
TLE là một trong những công ty đã thành lập, phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực cung cấp và lắp đặt thang máy ở Việt Nam. Công ty ngày càng mở rộng quy mô hoạt động, với mục tiêu tăng trưởng bền vững, TLE hồn thiện mình và khơng ngừng nỗ lực để có thể vượt qua các đối thủ cạnh tranh và đấu thầu thành công các dự án. Tuy nhiên khi cơng ty càng phát triển, càng mở rộng thì càng phải đối mặt với những rủi ro kinh doanh phức tạp hơn. Xuất phát từ nhu cầu tất yếu khách quan đó TLE cần tự hồn thiện chính mình, giải quyết những vấn đề nội tại của đơn vị. HTKSNB hoạt động hiệu quả là điều kiện cần để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả theo mục tiêu chất lượng mà hằng năm công ty ban hành.
Là một quốc gia hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Với triết lý điều hành của Ban lãnh đạo cam kết trung thực, kinh doanh hợp pháp. Thì các biện pháp mà tác giả xây dựng đều phải tuân thủ các luật, nghị định, thông tư và các cơ chế liên quan đến ngành nghề hoạt động mà nhà nước đã ban hành.
❖ Phù hợp với chiến lược phát triển và định hướng kinh doanh
Các giải pháp hoàn thiện HTKSNB mà tác giả đưa ra với mong muốn góp phần giúp đơn vị có thể kiểm sốt được q trình hoạt động kinh doanh, giảm thiểu được sai sót, vi phạm như hiện nay của cơng ty. Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu, chiến lược của công ty.
❖ Mối tương quan giữa lợi ích và chi phí
Những giải pháp hoàn thiện của tác giả hướng tới khả năng có thể thực hiện được. Tác giả quan tâm mối tương quan giữa lợi ích và chi phí, tính khả thi của giải pháp. Nếu như lợi ích quá nhỏ mà phải mất một khoản chi phí q lớn để kiểm sốt thì đó khơng phải là một giải pháp có tính ứng dụng. Tác giả sẽ tập trung vào các hạn chế trọng tâm nhất để xây dựng kế hoạch hành động cho đơn vị.
4.2.2. Giới hạn phạm vi
Tác giả tập trung hoàn thiện từng thành phần của HTKSNB tại TLE nhằm đạt được mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
4.2.3. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ TLE
Trên cơ sở các nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém của HTKSNB tại TLE tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của TLE như sau:
❖ Mơi trường kiểm sốt
MTKS là sắc thái chung của một đơn vị, là nền tảng cho các thành phần còn lại của HTKSNB. MTKS tác động đến cách thức hoạt động kinh doanh, thiết lập mục tiêu của mỗi đơn vị. Vì vậy để MTKS hoạt động hiệu quả, HĐQT và ban lãnh đạo công ty cần phải nhận thức được tầm quan trọng của HTKSNB đối với kiểm soát rủi ro nhằm
đạt được mục tiêu của đơn vị, từ đó truyền thơng tới tồn thể nhân viên trong cơng ty. Thực hiện đầu tư nguồn lực để xây dựng HTKSNB hữu hiệu và hiệu quả, hoạt động song song với quá trình kinh doanh của đơn vị.
Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp với những quy định về đạo đức, ứng xử cụ thể, khen thưởng, xử phạt trên cơ sở các văn bản, chính sách, quy định mà ban lãnh đạo đã đề ra chứ khơng được sử dụng xét đốn hay mối quan hệ cá nhân. Phải xây dựng các hội đồng thực hiện bao gồm các thành viên có đủ khả năng để đánh giá đúng, đủ, minh bạch và công tâm. Phải tạo sự công bằng cho tất cả các nhân viên làm việc trong công ty, tránh trường hợp thiên vị tạo bất mãn cho nhân viên.
Quan tâm hồn thiện các chính sách tuyển dụng nhân sự, bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, đào tạo, quy chế lương, thưởng, đãi ngộ để đáp ứng được mong đợi của nhân viên. Tích cực hồn thiện hệ thống lương, thưởng dựa trên đánh giá hiệu quả làm việc, tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản trị tri thức kết hợp kiểm tra q trình thực hiện các chính sách, quy trình để phát hiện các điểm bất cập và có các biện pháp sửa đổi phù hợp. Điều này làm gia tăng sự hài lịng, gắn bó của nhân viên với cơng ty và đảm bảo được chất lượng nguồn nhân lực tốt nhất nhằm nâng cao giá trị của TLE, đáp ứng được mong đợi của khách hàng.
TLE cần có sự đồng bộ trong cơng tác đào tạo, không chỉ quan tâm đào tạo nhân viên phòng kỹ thuật mà cả các phòng ban khác trong công ty, đặc biệt nên cho cán bộ quản trị viên được đi đào tạo về thêm về kiến thức quản lý, nhằm nâng cao năng lực dự đoán và đối phó với các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Nguồn nhân lực chất lượng cao, được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng chính là điều kiện tiên quyết để cơng ty có thể phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
TLE cần hạn chế sự kiêm nhiệm giữa chức năng quản lý và chủ sở hữu như hiện nay tại đơn vị: HĐQT độc lập với BGĐ để đảm bảo được sự khách quan trong quá trình làm việc, phát huy được khả năng giám sát của HĐQT giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm gia tăng giá trị của doanh nghiệp.
HTKSNB của một công ty vô cùng quan trọng, Ban ISO cần được thành lập một cách độc lập, rõ ràng, không kiêm nhiệm chức năng với các phòng ban khác. Nhân sự Ban ISO phải là những người có năng lực thực sự và chỉ nên chịu trách nhiệm về HTKSNB, thực hiện giám sát, kiểm tra, báo cáo định kỳ hoặc thường xuyên các hoạt động KSNB; đánh giá chất lượng các hoạt động kiểm soát theo tiêu chuẩn, và quy định của công ty.
Tại các chi nhánh và văn phòng đại diện của TLE, cần đánh giá lại khối lượng cơng việc của bộ phận kế tốn, tách biệt các chức năng thu hồi công nợ và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến công nợ để không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và việc thực hiện các công việc không bị áp lực, đạt hiệu quả hơn.
❖ Đánh giá rủi ro
Các nhà lãnh đạo cần phải quan tâm đến công tác nhận dạng, đánh giá và quản trị rủi ro. Khi thiết lập mục tiêu hoạt động đơn vị cần gắn liền với các ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận được. Tổ chức cuộc họp giữa BGĐ cùng với trưởng, phó phịng ban những người có đủ khả năng, kinh nghiệm để trao đổi về các rủi ro mà TLE có thể gặp phải bao gồm cả rủi ro bên trong và bên ngồi đơn vị để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Tránh tình trạng bỏ ngỏ cơng tác phân cơng phân nhiệm như hiện nay. Cần có cách thức quản lý rủi ro ở cấp độ tồn bộ đơn vị và cho từng quy trình hoạt động cụ thể, rõ ràng. Cần phải quy định rõ ai là người phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro, trách nhiệm của từng cá nhân, phịng ban trong quy trình là gì.
TLE cần phải thiết lập một quy trình quản lý rủi ro trong quá trình lập kế hoạch hoạt động kinh doanh. Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong HTKSNB giúp duy trì một HTKSNB hữu hiệu và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
Đơn vị cần phải thực hiện nghiêm các nguyên tắc phân công, phân nhiệm cho chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, cá nhân để tránh trường hợp chồng chéo chức năng, nhiệm vụ dẫn đến tình trạng ỷ lại, khơng có trách nhiệm trong việc xử lý các cơng việc liên quan đến nhiều bộ phận trong đơn vị. Ví dụ trong khâu mua hàng, cần kiểm tra, giám sát kỹ đơn đặt hàng trước khi đặt hàng với Mitsubishi, nếu xảy ra trường hợp đặt hàng sai mẫu thiết kế thì trách nhiệm sẽ thuộc về tất cả những người liên quan, trong đó có cả bộ phận lập đơn đặt hàng và bộ phận đặt hàng với hãng sản xuất. TLE cần có những biện pháp xử lý nghiêm vấn đề này để tránh những tốn thất khơng đáng có cho cơng ty.
Nếu điều kiện kinh tế cho phép, TLE nên xây dựng hoặc thuê dài hạn kho chứa thang máy riêng của công ty để bảo quản và kiểm sốt hàng hóa, dụng cụ được tốt hơn Nếu hiện tại chưa đủ kinh phí xây dựng hoặc thuê thêm kho thì TLE cần thương thảo với khách hàng và nêu rõ trong hợp đồng về trường hợp phát sinh chi phí thuê kho khi thang máy đã về đến cơng trình nhưng hố thang chưa hồn thiện để tránh những tranh cãi nếu rủi ro này xảy ra.
Về vấn đề chậm tiến độ thi công thang máy phát sinh cho bị phụ thuộc bởi các nhà thầu khác như nhà thầu điện chưa lắp điện xong, nhà thầu đá chưa ốp đá xong để