Nội dung Có Khơng
TLE có các hoạt động kiểm sốt nhằm đối phó kịp thời với các
Nội dung Có Khơng
Các quy trình kinh doanh của đơn vị có đảm bảo mục tiêu đầy
đủ, chính xác và có thật hay khơng? 46% 54% TLE có tách bạch các chức năng: đề nghị mua hàng, chuẩn y
việc mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua và trả tiền hay không?
85% 15%
Trước khi đặt hàng với Hãng sản xuất, Phòng thương mại quốc tế có kiểm tra lại đơn đặt hàng bằng cách đối chiếu đơn đặt hàng với hợp đồng hay khơng?
26% 74%
TLE có theo dõi riêng hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận
không? 95% 5%
TLE có theo dõi những lơ hàng đặt mua đã quá hạn giao
nhưng vẫn chưa nhận được hàng hay không? 96% 4% Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng có
được đính kèm bản gốc khơng? 87% 13% TLE có kho chứa thang máy sau khi được nhập khẩu về Việt
Nam hay không? 2% 98%
TLE có quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc giao nhận
thang máy với khách hàng hay khơng? 15% 85% TLE có ban hành các chính sách trong đó quy định về an tồn
lao động đối với các kỹ sư, công nhân trong việc lắp đặt thang máy để thang máy được vận hành an tồn, khơng gây nguy hiểm cho người sử dụng hay khơng?
90% 10%
TLE có những nội dung quy định trong hợp đồng với khách hàng về việc làm rõ trách nhiệm của các bên khi có những sự cố xảy ra làm chậm tiến độ thi cơng hay khơng?
Nội dung Có Khơng
Thủ kho có kiểm tra thường xuyên hay định kỳ công cụ dụng
cụ không? 78% 22%
Cơng ty có xây dựng định mức sử dụng cơng cụ dụng cụ cụ
thể cho từng hạng mục cơng trình hay khơng? 11% 89% TLE có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước
khi bán hàng trả chậm hay không? 20% 80% Cơng ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và
quyền hạn xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý hay không? 15% 85% 12. Cơng ty có lập bảng phân tích tuổi nợ và định kỳ đối chiếu
công nợ với khách hàng không? 25% 75% 13. Các hoạt động kiểm sốt của đơn vị có đầy đủ và hoạt động
hiệu quả hay không? 45% 55% 14. Việc phân chia trách nhiệm tại TLE đã rõ ràng và đúng đắn
hay chưa? 45% 55%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Đối với câu hỏi: “TLE có các hoạt động kiểm sốt nhằm đối phó kịp thời với các rủi ro trong hoạt động kinh doanh khơng?” có 77% ý kiến đồng ý và 23% ý kiến khơng đồng ý. Qua thực tế tìm hiểu, tác giả nhận thấy công ty cũng đã thiết lập các thủ tục kiểm sốt để đối phó với các rủi ro trong hoạt động kinh doanh như: mua bảo hiểm thân thể cho người sử dụng thang máy với mức bồi thường tối đa 50.000.000 VNĐ/người; trong một số hợp đồng đặc biệt, TLE yêu cầu khách hàng phải cung cấp bảo lãnh thanh tốn từ những ngân hàng có uy tín tại Việt Nam; sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làm tiêu chuẩn hoạt động của tồn cơng ty. Tuy nhiên vì đơn vị chưa có quy trình nhận dạng và ĐGRR, xác định mức độ thiệt hại của các rủi ro khi xảy ra, khả năng phịng ngừa, kiểm sốt các rủi ro… nên các biện pháp đôi khi vẫn chưa thực sự phù hợp. Có những hợp đồng ẩn chứa quá nhiều rủi ro, khả năng xảy ra rủi ro cũng
rất cao thì đơn vị cần phải có sự lựa chọn giữa việc tránh né rủi ro và việc thiết lập các biện pháp phòng ngừa rủi ro để đem lại hiệu quả cao nhất.
Đối với câu hỏi: “Các quy trình kinh doanh của đơn vị có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác và có thật hay khơng?” có 46% ý kiến đồng ý và 54% ý kiến không đồng ý. Mục tiêu đầy đủ và có thật là những mục tiêu mà TLE hầu như đã đạt được, riêng đối với mục tiêu chính xác là mục tiêu mà hiện nay TLE vẫn chưa đạt được ví dụ như việc trễ tiến độ thi công theo hợp đồng thường xuyên xảy ra, việc đặt hàng sai thiết kế, lắp đặt cửa tầng thang máy không đúng theo yêu cầu của khách hàng gây nên việc bồi thường phạt hợp đồng, ảnh hưởng đến hoạt động của cơng ty.
Đối với câu hỏi: “TLE có tách bạch các chức năng: đề nghị mua hàng, chuẩn y việc mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua và trả tiền hay khơng?” có 85% ý kiến đồng ý và 15% ý kiến không đồng ý. Các chức năng này tại TLE đều được tách bạch, cụ thể như sau:
• Đề nghị mua hàng do phòng kinh doanh đề xuất sau khi ký kết xong hợp đồng với khách hàng;
• Chuẩn y việc mua hàng thuộc quyền của BGĐ, BGĐ đồng ý mới được phép mua hàng;
• Nhà cung cấp duy nhất của TLE là Mitsubishi, vì TLE là nhà phân phối chính thức của hãng thang máy Mitsubishi tại Việt Nam và chỉ bán sản phẩm của Mitsubishi;
• Lập đơn đặt hàng thuộc về phòng kỹ thuật – kinh doanh, phòng này chuyên đi khảo sát hố thang cơng trình, lập bản vẽ, thiết kế thang máy phù hợp với từng cơng trình sau đó lập đơn đặt hàng, sau đó đơn đặt hàng sẽ được gửi đến phòng thương mại quốc tế để đặt hàng với Hãng sản xuất.
• Ghi chép hàng mua thuộc về phịng kế hoạch và thanh tốn tiền thuộc về phịng kế tốn.
• Riêng đối với chức năng bảo quản hàng hóa, TLE hiện tại chỉ có kho chứa cơng cụ, dụng cụ mà khơng có kho chứa hàng hóa, các thang máy sau khi được nhập khẩu và thông quan sẽ được đưa ln tới cơng trình. Có rất nhiều trường hợp tại cơng trình chưa có đủ điều kiện thi cơng, thang máy khơng có nơi bảo quản nên phải đi thuê kho ngoài, chi phí thuê kho do mới phát sinh nên không được đề cập trong hợp đồng, gây ra tranh cãi giữa hai bên, không bên nào chịu thanh toán khoản tiền thuê kho này. TLE nên lường trước rủi ro này và đề cập trong hợp đồng về vấn đề phát sinh th kho nếu cơng trình chưa đủ điều kiện thi công hoặc đầu tư xây dựng kho chứa thang máy riêng cho công ty.
Đối với câu hỏi: “Trước khi đặt hàng với Hãng sản xuất, Phịng thương mại quốc tế có kiểm tra lại đơn đặt hàng bằng cách đối chiếu đơn đặt hàng với hợp đồng hay khơng?” chỉ có 26% ý kiến đồng ý và 74% ý kiến không đồng ý. Tại TLE, việc đặt hàng thang máy khơng đúng theo đặc tính kỹ thuật như trong hợp đồng và thỏa thuận với khách hàng đôi khi vẫn xảy ra, gây phát sinh chi phí bồi thường hợp đồng hoặc phải đặt hàng lại thang máy mới cho khách hàng làm tiến độ thi cơng chậm trễ, mất uy tín cơng ty, thang máy cũ phải bán lại với giá rẻ cho một khách hàng khác. Vấn đề này đã được nêu ra trong các cuộc họp giao ban và thường niên của công ty. Qua quan sát tại đơn vị, tác giả nhận thấy rằng các nhân viên phòng thương mại quốc tế cho rằng nhiệm vụ của mình chỉ là đặt hàng với Hãng sản xuất chứ không phải lập đơn đặt hàng nên không cần phải kiểm tra lại đơn đặt hàng, nếu có sai sót là do phịng kỹ thuật kinh doanh chịu trách nhiệm vì phòng này là phòng lập đơn đặt hàng. Ngoài ra, các nhân viên đặt hàng một phần cũng do quá tin tưởng vào việc lập đơn đặt hàng từ phịng kỹ thuật kinh doanh nên đã khơng kiểm tra và đối chiếu kỹ các đặc tính kỹ thuật trong đơn đặt hàng với hợp đồng, cũng bởi vì phịng kỹ thuật kinh doanh chính là phịng đi khảo sát cơng trình, thiết kế bản vẽ và lập các thơng số kỹ thuật nên mới có sự tin tưởng như vậy. Tuy nhiên, thực tế cho thấy một thang máy có rất nhiều thơng số kỹ thuật và các linh kiện đi kèm nên nếu khơng kiểm sốt kỹ sẽ rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, trách
nhiệm trong việc đặt sai hàng so với thiết kế khơng chỉ thuộc về phịng lập đơn đặt hàng mà cũng phần nào do phịng thương mại quốc tế đã khơng kiểm tra kỹ trước khi đặt hàng với Hãng sản xuất.
Đối với câu hỏi: “TLE có theo dõi riêng hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận khơng?” có 95% ý kiến đồng ý và chỉ có 5% ý kiến khơng đồng ý. Việc theo dõi hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận tại TLE rất rõ ràng và chặt chẽ, công việc lập đơn đặt hàng là của phòng kỹ thuật – kinh doanh, việc đặt hàng với hãng sản xuất là nhiệm vụ của phòng thương mại – quốc tế, việc theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng hóa, theo dõi hàng mua đã nhận và chưa nhận được thực hiện bởi phịng kế hoạch và có sự giám sát của các cấp quản lý.
Đối với câu hỏi: “TLE có theo dõi những lô hàng đặt mua đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được hàng hay khơng?” có 96% ý kiến đồng ý và chỉ có 4% ý kiến khơng đồng ý. Như đã nói bên trên, phịng kế hoạch được giao nhiệm vụ theo dõi việc nhập khẩu hàng hóa nên việc theo dõi những lô hàng đặt mua đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được hàng hay khơng chính là nhiệm vụ của phịng kế hoạch và được giám sát bởi các cấp quản lý. Hằng năm vào những mùa cao điểm trong ngành xây dựng, có một vài trường hợp hãng sản xuất Mitsubishi cũng bị quá tải, không sản xuất thang máy kịp đúng tiến độ như trong hợp đồng và giao hàng quá hạn, điều này làm gây ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng cơng trình, khiến TLE phải bồi thường cho khách hàng. Tuy nhiên vì mối quan hệ giữa hai bên nên TLE chưa có những hành động yêu cầu Mitsubishi phải bồi thường, ngoài ra TLE cũng chưa có biện pháp để phòng tránh rủi ro này.
Đối với câu hỏi: “Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng có được đính kèm bản gốc khơng?” có 87% ý kiến đồng ý và chỉ có 13% ý kiến khơng đồng ý. Việc điều chỉnh đơn đặt hàng cũng do phòng kỹ thuật – kinh doanh thực hiện, họ sẽ chịu trách nhiệm thơng báo việc thay đổi với phịng thương mại quốc tế và đính
kèm bản điều chỉnh vào bản gốc. Sau đó phịng thương mại quốc tế kiểm tra, đối chiếu và thông báo với hãng sản xuất để điều chỉnh những thay đổi.
Đối với câu hỏi: “TLE có kho chứa thang máy sau khi được nhập khẩu về Việt Nam hay khơng?” có 2% ý kiến đồng ý và có 98% ý kiến khơng đồng ý. Trên thực tế, TLE chỉ có kho chứa cơng cụ dụng cụ mà khơng có kho chứa thang máy. Chính vì vậy đã phát sinh vấn đề thang máy đã được thông quan về tới cơng trình nhưng do cơng trình chưa đủ điều kiện thi cơng nên phải th kho ngoài để lưu trữ thang máy.
Đối với câu hỏi: “TLE có quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc giao nhận hàng hóa với khách hàng hay khơng?” có 15% ý kiến đồng ý và có 85% ý kiến không đồng ý. Việc giao nhận hàng hóa thực tế khơng có quy định nêu rõ trong hợp đồng. Chính vì vậy, đã phát sinh tranh chấp trong việc ai mới là bên phải chịu phí thuê kho trong trường hợp thang máy về đến cơng trình nhưng hố thang chưa hồn thiện. Đa số các trường hợp này, khách hàng đều phải chịu chi phí thuê kho, tuy nhiên trong một số trường hợp khách hàng khơng chịu thanh tốn chi phí này vì cho rằng hiện tại thang vẫn thuộc sở hữu của TLE, chưa chuyển giao cho khách hàng nên mọi chi phí phát sinh ngồi hợp đồng thì TLE phải chịu trách nhiệm. Vấn đề này hiện tại vẫn chưa được TLE giải quyết rõ ràng bằng việc thỏa thuận với khách hàng ngay từ đầu và đưa điều khoản giao nhận hàng vào hợp đồng.
Đối với câu hỏi: “TLE có ban hành các chính sách trong đó quy định về an tồn lao động đối với các kỹ sư, cơng nhân trong việc lắp đặt thang máy để thang máy được vận hành an tồn, khơng gây nguy hiểm cho người sử dụng hay khơng?” có 90% ý kiến đồng ý và có 10% ý kiến khơng đồng ý. TLE khơng những có chính sách quy định về an tồn lao động đối với các kỹ sư, cơng nhân trong q trình lắp đặt thang máy mà cịn thành lập riêng phịng An tồn lao động, phịng này có nhiệm vụ giám sát các kỹ sư, công nhân tại cơng trường có tuân thủ đúng quy định về an toàn lao động hay khơng.
Đối với câu hỏi: “TLE có những nội dung quy định trong hợp đồng với khách hàng về việc làm rõ trách nhiệm của các bên khi có những sự cố xảy ra làm chậm tiến độ thi công hay khơng?” có 74% ý kiến đồng ý và có 26% ý kiến không đồng ý. Trong hợp đồng có đề cập về trách nhiệm của các bên khi xảy ra việc trễ tiến độ tuy nhiên không ghi rõ từng trường hợp cụ thể phát sinh trong quá trình thi cơng chính vì vậy vẫn có những vấn đề gây tranh cãi giữa hai bên ví dụ như việc trễ tiến độ do bị phụ thuộc vào các nhà thầu khác, nhà thầu điện chưa lắp điện xong để vận hành thang máy, nhà thầu ốp đá chưa hoàn thiện để lắp bảng gọi tầng…Những vấn đề này gây nên việc trễ tiến độ theo hợp đồng. Nếu TLE không có bằng chứng chứng minh được trách nhiệm khơng thuộc về mình sẽ gây tranh cãi giữa hai bên, đặc biệt đối với các cơng trình có vốn nhà nước và các cơng trình lớn.
Đối với câu hỏi: “Thủ kho có kiểm tra thường xun hay định kỳ cơng cụ dụng cụ khơng?” có 78% ý kiến đồng ý và có 22% ý kiến khơng đồng ý. Thủ kho tại TLE định kỳ kiểm tra công cụ dụng cụ 3 tháng/lần, tuy nhiên việc thất thốt cơng vụ dụng cụ vẫn xảy ra rất nhiều do có nhiều cơng trình ở xa, cơng nhân đi lắp đặt dài ngày và thủ kho khơng kiểm sốt được.
Đối với câu hỏi: “Cơng ty có xây dựng định mức sử dụng công cụ dụng cụ cụ thể cho từng hạng mục cơng trình hay khơng?” có 11% ý kiến đồng ý và có 89% ý kiến khơng đồng ý. Trên thực tế, TLE chưa từng xây dựng định mức này nên hầu như khơng kiểm sốt chặt chẽ được chi phí mua cơng cụ dụng cụ cho từng cơng trình cũng khơng kiểm sốt được rủi ro thất thốt cơng cụ dụng cụ.
Đối với câu hỏi: “TLE có xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm hay không?” có 20% ý kiến đồng ý và có 80% ý kiến không đồng ý. Việc bán hàng trả chậm hầu hết được xét duyệt dựa trên sự tin tưởng giữa BGĐ và nhân viên kinh doanh, chỉ cần nhân viên kinh doanh đứng ra đảm bảo cho khách hàng thì sẽ được duyệt trả chậm chứ khơng hề xác minh về tình hình tài chính của khách hàng. Chính điều này đã tạo nên nhiều khoản nợ quá hạn cho công ty, sau
khi khách hàng khơng đủ tiềm lực tài chính khơng chịu trả nợ suốt nhiều năm liền thì nhân viên kinh doanh đứng ra xin xét duyệt sẽ nghỉ việc cịn món nợ khó địi cũng không thu hồi được. Kết quả là TLE vừa không thu được nợ, vừa mất một nhân viên đã từng ký nhiều hợp đồng cho công ty. Điều này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty.
Đối với câu hỏi: “Cơng ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và quyền hạn xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý hay khơng?” có 15% ý kiến đồng ý và có 85% ý kiến khơng đồng ý. Thực tế TLE không đưa ra tiêu chuẩn cụ thể nào cho