Câu hỏi Trả lời Một số quan điểm được thống
nhất 1. HTKSNB trong quy trình nhập khẩu và lắp đặt thang máy của TLE gồm những thành phần nào? Từng thành phần của HTKSNB trong quy trình này hoạt động có hữu hiệu khơng?
Các thành viên tham gia thảo luận đều thống nhất ý kiến là HTKSNB trong quy trình nhập khẩu và lắp đặt thang máy tại TLE được cấu thành đầy đủ bởi 5 thành phần như khuôn mẫu lý thuyết COSO bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thông, Hoạt động giám sát. Tuy nhiên hoạt
động của từng thành phần vẫn chưa thực sự hiệu quả và còn nhiều hạn chế.
- Mặc dù HTKSNB được cấu thành từ năm thành phần nhưng trong đó ĐGRR chưa được ban lãnh đạo phân công phân nhiệm thực hiện. TLE chưa xây dựng được quy trình ĐGRR phù hợp để hạn chế rủi ro tác động đến các mục tiêu trong quá trình hoạt động kinh doanh để có thể giảm thiểu rủi ro và duy trì mức rủi ro trong ngưỡng có thể chấp nhận được.
- Việc kiêm nhiệm giữa chức năng quản lý với chủ sở hữu làm hạn chế hiệu quả lãnh đạo và tính minh bạch, khách quan trong quá trình hoạt động. Điều này cũng trái với quy định của luật doanh nghiệp
Câu hỏi Trả lời Một số quan điểm được thống nhất
hiện nay. Việc kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ để tiết kiệm nguồn lực gây ảnh hưởng đến hiệu quả của từng nhiệm vụ dẫn đến việc ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơng ty.
- Q trình kiểm sốt chất lượng vẫn cịn nhiều sai sót. Mặc dù đã thực hiện kiểm soát nhưng sai phạm vẫn xảy ra và vẫn chưa có biện pháp khắc phục hiệu quả.
- Hiện nay cơng ty đã có Ban ISO đảm nhận vai trò định kỳ kiểm tra, giám sát việc thực hiện, tuân thủ HTKSNB, tuân thủ điều lệ công ty và quy định ISO. Tuy nhiên các thành viên Ban ISO phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc và không được xây dựng thành một phòng ban chuyên biệt cũng như không được đào tạo chuyên sâu các kiến thức về KSNB. Chính vì vậy, công tác kiểm tra giám sát không chặt chẽ, không chuyên sâu và
Câu hỏi Trả lời Một số quan điểm được thống nhất
không nắm bắt, đánh giá được chính xác tình hình của HTKSNB tại TLE. 2. Các bộ phận cấu thành nên HTKSNB trong quy trình nhập khẩu và lắp đặt thang máy có hoạt động như một thể thống nhất để đạt mục tiêu về chất lượng thang máy và hoạt động kinh doanh hiệu quả của TLE không?
Các thành viên tham gia thảo luận đều thống nhất ý kiến rằng hoạt động kinh doanh của TLE vẫn chưa thực sự hiệu quả. Mặc dù hàng năm doanh thu, lợi nhuận vẫn tăng nhưng tỷ trọng tăng trưởng vẫn chưa đạt mục tiêu mà BGĐ, HĐQT đã đề ra. Các chỉ số ROI, ROE và ROS đều bị giảm trong 3 năm gần đây, tỷ trọng thu nhập ròng trên doanh thu rất thấp, công nợ khó địi ngày càng tăng. Trong thực tế các sai phạm vẫn thường xun xảy ra. Chính vì vậy, năm thành phần của HTKSNB vẫn chưa hoạt động nhất
Những khiếm khuyết trong quá trình hoạt động của TLE vẫn xảy ra thường xuyên. Mặc dù đã có các biện pháp xử lý nhưng vẫn chưa giải quyết được triệt để.
Các thủ tục kiểm soát mà TLE thiết lập vẫn chưa phòng ngừa và phát hiện được các sai sót, yếu kém trong q trình hoạt động của đơn vị.
Hiện nay TLE chưa xây dựng ngưỡng sai sót, rủi ro có thể chấp nhận được đối với hoạt động kinh doanh cùng với quá trình thiết lập mục tiêu kinh doanh vì vậy rất khó trong công tác thiết kế các biện pháp, thủ tục kiểm sốt để phịng ngừa rủi ro. Trên thực tế trong quá trình ra quyết định, ban lãnh đạo cơng ty cịn sử dụng phán đoán và kinh nghiệm cá nhân quá nhiều,
Câu hỏi Trả lời Một số quan điểm được thống nhất
quán nhằm đạt được hiệu quả trong hoạt động của TLE.
thiếu một chính sách nhất quán. Điều này mang tính chủ quan và có thể tác động tiêu cực đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Các phản hồi, khiếu nại của khách hàng về chất lượng thang máy và các dịch vụ đi kèm đã được công ty tiếp nhận nhưng chỉ đưa ra các biện pháp giải quyết tạm thời và không dứt điểm.
Nhận xét:
Thông qua kết quả thảo luận nhóm tập trung với các chuyên gia là thành viên BGĐ, Ban ISO và trưởng các phịng ban tại TLE, đều là những người có thâm niên làm việc và có sự am hiểu về tình hình kinh doanh, những vấn đề nội tại của TLE. Tác giả nhận thấy người quản lý đều đã nhận thức được tầm quan trọng trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB gồm đủ 5 thành phần: MTKS, ĐGRR, HĐKS, TT&TT và HĐGS để nhằm giảm thiểu được những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay sự vận hành HTKSNB của đơn vị vẫn còn những hạn chế như sự kiêm nhiệm chức năng quản lý và chủ sở hữu, HĐQT và BGĐ, việc kiêm nhiệm quá nhiều vị trí, cơng tác nhận dạng và đánh giá rủi ro chưa được quan tâm; sự phân công, phân nhiệm thực hiện cơng tác đánh giá rủi ro cịn bị bỏ ngỏ; quyết định của BGĐ còn dựa trên xét đốn, kinh nghiệm của cá nhân thay vì sử dụng các thơng tin đã được phân tích theo một tiêu thức hợp lý, có căn cứ; cơng ty chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ riêng biệt hoạt động nhằm kiểm tra giám sát quá trình hoạt động… Điều này đúng như những nhận định ban đầu của tác giả về HTKSNB tại TLE.
3.2. Dự đoán nguyên nhân.
Dựa vào kết quả nêu trên, tác giả dự đoán một số yếu kém, hạn chế của các thành phần thuộc HTKSNB tại TLE bao gồm: MTKS, ĐGRR, HĐKS, TT&TT, HĐGS dẫn đến những hạn chế trong vận hành HTKSNB tại TLE.
Các giả thuyết được đặt ra bao gồm:
➢ MTKS yếu kém sẽ dẫn đến HTKSNB yếu kém ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
➢ ĐGRR chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân, chưa có tiêu thức hay quy trình phù hợp khiến cho TLE khơng có những dự đốn hay giải pháp phù hợp để đối phó với những rủi ro sẽ xảy ra, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
➢ HĐKS của TLE chưa đầy đủ và phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại của cơng ty để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
➢ TT&TT bên trong đơn vị chưa có những kênh truyền thơng dành riêng cho nhân viên để trực tiếp truyền đạt những gian lận và các vấn đề xảy ra một cách kín đáo cho HĐQT được biết.
➢ HĐGS chưa hiệu quả dẫn đến việc gian lận và rủi ro vẫn xảy ra, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
❖ Mơi trường kiểm sốt
Sự giám sát độc lập của HĐQT
Hiện nay TLE đang có sự kiêm nhiệm chức vụ giữa các thành viên trong HĐQT và chức năng quản lý, lãnh đạo của công ty. Mặc dù thành viên HĐQT là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của TLE, việc kiêm nhiệm này giúp cho HĐQT có sự am hiểu tường tận và trực tiếp tham gia vào các hoạt động của cơng ty, có thể giải quyết kịp thời trong các trường hợp khẩn cấp tuy nhiên theo nguyên tắc số 2 của Coso 2013 việc kiêm nhiệm sẽ làm giảm đi hiệu quả giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB nhằm giảm thiểu sự lạm quyền của người quản lý, điều này sẽ ảnh hưởng đến tính khách quan trong cơng tác quản lý của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức và chính sách nguồn nhân lực
TLE đã xây dựng sơ đồ bộ máy tổ chức có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận, điều này có thể nâng cao hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban và cũng là cơ sở để đánh giá năng suất lao động và công tác xét thi đua khen thưởng hàng năm. Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay cơng ty phải đối mặt với tình trạng chảy máu chất xám, nhiều nhân viên có kinh nghiệm, năng lực chun mơn giỏi của công ty đã chuyển sang công ty của đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước để làm việc. Có thể chính sách lương, thưởng, chính sách đãi ngộ của TLE vẫn chưa đủ thu hút và giữ chân được nhân viên.
TLE chú trọng đào tạo, định hướng cho nguồn nhân lực mảng kỹ thuật bằng cách gửi những cán bộ nhân viên kỹ thuật cấp cao đi học tập tại nước ngoài để nâng cao trình độ, tuy nhiên lại khơng chú trọng đào tạo, cập nhật kiến thức mới hay định hướng cho cán bộ nhân viên các mảng kinh doanh, marketing, tài chính, kế tốn… những bộ phận mà hoạt động của họ liên quan trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. TLE chưa có những công tác đánh giá, đo lường kết quả đạt được của từng cá nhân trong việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị cũng như cách ứng xử mà đơn vị mong đợi. Công tác đào tạo, định hướng, đánh giá nhân viên thực sự chưa đồng bộ và chưa đủ để đảm bảo được chất lượng, kiến thức, năng lực để phù hợp với nhiệm vụ, vị trí cơng việc được giao. Theo nguyên tắc số 4 của Coso2013 về thực thi cam kết về trách nhiệm, đơn vị cần sử dụng đúng người đúng việc, nếu sử dụng những nhân viên khơng đủ năng lực làm việc có thể dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện công việc ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Trong những mùa cao điểm cần nhiều nhân lực thi công thang máy xuất hiện tình trạng thiếu hụt nhân lực, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thi cơng cơng trình khiến TLE phải bồi thường chi phí phạt hợp đồng. Ngược lại, trong những mùa thấp điểm, nhân cơng dư thừa và khơng có việc làm. Tình trạng này xảy ra là do năng
lực quản lý chưa tốt, quản trị viên chưa linh động trong việc điều chuyển nhân viên, chưa có những hành động cần thiết để xử lý những thiếu hụt hay dư thừa về nguồn lực.
❖ Đánh giá rủi ro
Xác định và phân tích các rủi ro liên quan
Theo nguyên tắc số 7 của Coso2013, nhà quản lý phải thường xuyên phân tích và xác định những rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của đơn vị để từ đó đề xuất các biện pháp để đối phó với các rủi ro liên quan. Bên cạnh đó cần phải có quy trình, sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng trong công tác nhận diện và đánh giá rủi ro. Tuy nhiên hiện nay, trong quá trình kinh doanh để đạt được mục tiêu hoạt động, các nhà quản lý của TLE đã tổ chức thực hiện công tác ĐGRR chủ yếu chỉ dựa trên kinh nghiệm của cá nhân và chưa có tiêu thức hay quy trình phù hợp, chưa quan tâm đến việc phân công, phân nhiệm những cá nhân có đủ năng lực chun mơn, kỹ năng trong cơng tác ĐGRR cho tồn công ty, từng bộ phận phịng ban. TLE chưa xây dựng được ngưỡng sai sót có thể chấp nhận được liên quan đến các hoạt động kinh doanh và cũng chưa xây dựng được quy trình ĐGRR.
Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng
Theo nguyên tắc số 9 của Coso2013, các đơn vị cần phải thường xuyên nhận dạng và đánh giá những thay đổi từ bên trong và bên ngồi doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như HTKSNB. KSNB có thể hữu hiệu trong những điều kiện này nhưng lại có thể khơng hữu hiệu trong các điều kiện khác. Sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế hiện nay với ngày một nhiều các đối thủ cạnh tranh, việc ứng dụng khoa học công nghệ, các phần mềm hay những kỹ thuật mới vào quá trình hoạt động đang tạo nên những thay đổi đáng kể trong hoạt động của TLE… Tuy nhiên TLE vẫn luôn chỉ nhận dạng và đối phó với những thay đổi khi nó đã xảy ra, TLE chưa có một cơ chế để dự báo những thay đổi sẽ xảy ra trong tương lai. Nếu đơn vị thực sự quan tâm tới việc ĐGRR thì cần thiết phải có một quy trình nhận dạng những thay đổi đã, đang và sắp xảy ra, như thế đơn vị có
thể lường trước và có kế hoạch cho các thay đổi quan trọng. Với tình hình của TLE hiện tại rất có thể trong tương lai HTKSNB của TLE sẽ khơng kịp thích ứng với những thay đổi mới, tạo tiền đề cho những sai sót đáng kể xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
❖ Hoạt động kiểm soát
Lựa chọn, phát triển các hoạt động kiểm sốt
Theo ngun tắc số 10 của Coso2013 thì đơn vị cần phải lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được. TLE đã có những hoạt động kiểm soát cho từng quy trình kinh doanh. Một quy trình kinh doanh có thể hướng đến nhiều mục tiêu chính và phụ, mỗi mục tiêu lại có các rủi ro và cách thức đối phó với rủi ro khác nhau. Một cách thức phổ biến để dễ quản lý là hợp nhất các rủi ro trong một quy trình kinh doanh thành các nhóm theo mục tiêu xử lý thơng tin, đó là đầy đủ, chính xác và có thật. Vậy các quy trình của TLE đã đạt được những mục tiêu này hay chưa? Kết quả thảo luận cho thấy mục tiêu hoạt động mà TLE thường không đạt được là không giao sản phẩm đúng hạn. Ví dụ như việc trễ tiến độ thi công theo hợp đồng thường xuyên xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, việc đặt hàng sai thiết kế, lắp đặt cửa tầng thang máy không đúng theo yêu cầu của khách hàng gây nên việc bồi thường phạt hợp đồng, ảnh hưởng đến hoạt động tài chính và hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Theo Coso, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trên thực tế bao gồm: xét duyệt, xác minh, kiểm soát vật chất, kiểm soát dữ liệu thường trực, chỉnh hợp, rà soát. Vậy các hoạt động này có được thực hiện tại TLE hay khơng và nếu được thực hiện thì có tổn tại những sai sót trong q trình thực hiện khơng?
• Đối với hoạt động xét duyệt: Mọi hoạt động tại TLE dù lớn hay nhỏ đều phải thông qua sự cho phép và xét duyệt của BGĐ. Điều này gây nên gánh nặng không đáng có cho những quản lý cấp cao và đơi khi do áp lực bởi quá nhiều công việc cần phải xét duyệt khiến BGĐ không đưa ra được những xét duyệt
đúng đắn. TLE cần có những điều chỉnh lại về sự phân quyền trong xét duyệt các hoạt động, các vấn đề ít quan trọng hơn nên được phân quyền xét duyệt xuống các cấp quản lý thấp hơn để giảm gánh nặng cho BGĐ nhưng định kỳ vẫn phải báo cáo BGĐ về những vấn đề này để BGĐ vẫn có được cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động của cơng ty.
• Đối với hoạt động xác minh: thủ tục so sánh, đối chiếu thông tin hai chiều khơng được quan tâm thực hiện, chính vì vậy mới gây nên tình trạng đặt hàng sai mẫu thiết kế, lắp đặt thang không đúng yêu cầu khách hàng.
• Đối với hoạt động kiểm sốt vật chất: TLE đã có những kiểm sốt chặt chẽ về tiền mặt như sử dụng két sắt để bảo vệ tiền mặt và tiến hành kiểm kê tiền mặt tại quỹ cuối mỗi ngày. Đối với TSCĐ, TLE định kỳ kiểm kê TSCĐ vào cuối mỗi năm và cũng có xảy ra những thất thốt nhưng khơng đáng kể. Việc thất thoát vật chất chủ yếu xảy ra đối với các vật tư, thiết bị dùng để lắp đặt thang máy được công nhân mang ra công trường, TLE chưa có những biện pháp kiểm sốt