Nội dung Có Khơng
HĐQT có được truyền thơng các thơng tin kịp thời không? 77% 23% TLE có các kênh truyền thơng chun biệt khơng? 12% 88%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Qua tìm hiểu thực tế, tác giả thấy rằng TLE đã đưa ra các mục tiêu cụ thể trong các cuộc họp định kỳ. Ban lãnh đạo cũng đã truyền thơng để tồn thể nhân viên biết được tầm quan trọng và lợi ích của HTKSNB hữu hiệu. Mỗi cá nhân đều biết biết rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện các HĐKS. Các quy tắc ứng xử với đồng nghiệp, khách hàng… cũng được ban hành và truyền đạt đến toàn thể các nhân viên trong công ty.
Câu hỏi khảo sát: “HĐQT có được truyền thơng các thơng tin kịp thời khơng?” có 77% ý kiến đồng ý và 23% ý kiến không đồng ý. Trên thực tế, định kỳ 1 tháng một lần đại diện thành viên HĐQT sẽ tham gia họp giao ban với các phòng ban trong đơn vị, ngồi ra cịn có các cuộc họp thường niên và bất thường để báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh và những vấn đề tồn đọng.
TLE khơng có các kênh truyền thơng riêng biệt, qua khảo sát có 88% đồng ý với quan điểm này. Hiện tại, việc báo cáo tại TLE tuân thủ theo trình tự từ dưới lên trên theo các cấp bậc phân quyền từ nhân viên đến các cấp quản lý, chưa có các kênh truyền thơng chun biệt để bất kỳ một nhân viên nào trong cơng ty cũng có thể trao đổi trực tiếp với thành viên HĐQT mà các thông tin này vẫn được bảo mật và không bị cho là lạm quyền của các cấp quản lý.
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thơng với bên ngồi các vấn đề có tác động tới việc
vân hành của KSNB
Bảng 4.15. Truyền thơng bên ngồi
TLE có cơng bố thơng tin liên quan đến hoạt động cho các đối
tượng bên ngồi khơng? 11% 89% TLE có tiếp nhận được các nguồn thơng tin từ bên ngồi thơng
qua đường dây nóng khơng? 95% 5% Các thơng tin bên ngồi có được truyền thơng tới HĐQT, nhà
quản lý hay đối tượng liên quan không? 90% 10%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Câu hỏi khảo sát: “TLE có cơng bố thơng tin liên quan đến hoạt động cho các đối tượng bên ngồi khơng?” có 11% ý kiến đồng ý và 89% ý kiến không đồng ý. Điều này hầu như đa số nhân viên của TLE đều biết, TLE là đơn vị cực kỳ bảo mật thông tin liên quan đến các hoạt động của mình đặc biệt đối với những thông tin nhạy cảm như giá thành, giá bán, thông tin khách hàng… Chỉ trong trường hợp bắt buộc như đấu thầu hay phục vụ kiểm toán nhà nước đối với các cơng trình nhà nước, lúc này TLE mới đưa những thơng tin hoạt động của mình cho các đối tượng liên quan được biết.
Câu hỏi khảo sát: “TLE có tiếp nhận được các nguồn thông tin từ bên ngoài thơng qua đường dây nóng khơng?” có 95% ý kiến đồng ý và 5% ý kiến không đồng ý. Tuy đối với nhân viên, khơng có đường dây nóng nào để có thể thông tin trực tiếp tới ban lãnh đạo cấp cao, nhưng đối với khách hàng TLE ln có đường dây nóng phục vụ 24/24 để lắng nghe những ý kiến của khách hàng và xử lý những sự cố xảy ra đối với thang máy trong quá trình hoạt động.
Đối với câu hỏi: “Các thơng tin bên ngồi có được truyền thơng tới HĐQT, nhà quản lý hay đối tượng liên quan khơng?” Có 90% ý kiến đồng ý và 10% ý kiến không đồng ý. Công ty có nhiều hình thức khác nhau để tiếp nhận các thơng tin từ bên ngồi như email, đường dây nóng, website… để khách hàng và các đối tượng bên ngồi có thể gửi các ý kiến đóng góp, chia sẻ. Những thay đổi về các quy định pháp luật liên quan, ý kiến của các bên liên quan thông qua các phương tiện tryền thông, ý kiến của
kiểm toán viên độc lập về HTKSNB của đơn vị, những phàn nàn của khách hàng sẽ được đơn vị tổ chức các buổi họp để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý.
Nhận xét
Qua kết quả khảo sát và nghiên cứu tác giả nhận thấy rằng TLE đã ban hành các chính sách để giúp cho việc truyền thông trong đơn vị diễn ra thuận lợi. Các thông tin về trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị đều được cụ thể hóa thành các văn bản. Các nhân viên trong công ty đều hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì HTKSNB hữu hiệu. Mỗi cá nhân đều biết rõ về quyền và nghĩa vụ của mình và cách ứng xử văn hóa trong doanh nghiệp. TLE thường xuyên cử cán bộ nhân viên phòng dịch vụ sau bán hàng đi tiếp xúc khách hàng để trưng cầu ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm, các phàn nàn, khơng hài lịng như về giá cả, các khoản chi phí phát sinh… Đối với khách hàng, TLE có đường dây nóng phục vụ 24/24 để nhận những phản hồi từ khách hàng và xử lý những sự cổ xảy ra với thang máy. Phàn nàn của khách hàng sẽ được đơn vị tổ chức các buổi họp để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý. Tuy nhiên bên cạnh đó TT&TT cịn có những hạn chế như sau:
Ở TLE việc báo cáo tuân thủ từ dưới lên trên theo các cấp bậc phân quyền từ nhân viên đến các cấp quản lý, chưa có các kênh truyền thơng chun biệt để bất kỳ một nhân viên nào trong cơng ty cũng có thể trao đổi trực tiếp với thành viên HĐQT để thông tin vẫn được bảo mật và không bị cho là lạm quyền của các cấp quản lý, các nhân viên có thể thoải mái chia sẻ những bất cập trong công việc, những vấn đề đang tồn đọng ảnh hưởng đến chất lượng công việc, sản phẩm, hay những sai phạm mà nhân viên phát hiện, những tổn thất có thể xảy ra.
Hoạt động giám sát
HĐGS được thực hiện nhằm đảm bảo cho HTKSNB của TLE hoạt động hữu hiệu. Giám sát chính là q trình đánh giá chất lượng HTKSNB theo thời gian.
Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.
Bảng 4.16. Lựa chọn, triển khai giám sát thường xuyên và định kỳ
Nội dung Có Khơng
TLE có phối hợp giữa giám sát thường xuyên và kiểm tra định
kỳ không? 82% 18%
TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức
năng giám sát không? 80% 20% Bộ phận chuyên giám sát chất lượng thi cơng thang máy có
thực hiện tốt trách nhiệm và nghĩa vụ hay chưa? 30% 70%
(Nguồn: Kết quả thống kê khảo sát)
Câu hỏi khảo sát: “TLE có phối hợp giữa giám sát thường xuyên và kiểm tra định kỳ khơng?” có 82% ý kiến đồng ý. Trên thực tế, TLE kết hợp cả giám sát thường xuyên và định kỳ. TLE đề ra các biện pháp giám sát như họp giao ban định kỳ, báo cáo công tác tuần, cập nhật kế hoạch từng quý và kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện công việc để đối chiếu với kế hoạch.
Câu hỏi khảo sát: “TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức năng giám sát khơng?” Có 80% ý kiến đồng ý rằng TLE có sử dụng những cá nhân đủ năng lực để thực hiện chức năng giám sát. Trong q trình làm việc ln có sự giám sát của những cá nhân có thẩm quyền, cấp trên sẽ giám sát, nhắc nhở và hỗ trợ cấp dưới.
Đối với câu hỏi: “Bộ phận chuyên giám sát chất lượng thi công thang máy đã thực hiện tốt trách nhiệm và nghĩa vụ hay chưa?” Có tới 70% ý kiến không đồng ý. TLE có riêng một bộ phận độc lập chuyên giám sát chất lượng thi công thang máy, bộ phận này thường xuyên ra công trường theo dõi việc lắp đặt thang máy có đúng yêu
cầu kỹ thuật và đảm bảo an tồn cho người sử dụng hay khơng. Tuy nhiên, bộ phận này đơi khi chỉ quan tâm đến độ an tồn và yêu cầu kỹ thuật và quên mất việc kiểm tra xem thiết kế của thang đã đúng bản vẽ hay chưa, chính vì vậy mới xảy ra những trường hợp như cửa thang mở ra ngược chiều theo bản thiết kế, đá lát sàn không đúng màu sắc như thiết kế… Khách hàng đã có những phản ánh về vấn đề này, BGĐ cũng đã có xử lý những người có trách nhiệm liên quan tuy nhiên việc này vẫn xảy ra. Thông qua quan sát tác giả nhận thấy rằng, bộ phận giám sát chất lượng quá ít nhân sự so với số lượng cơng trình, nhân sự của phịng giám sát chất lượng tổng cộng chỉ có 20 người nhưng phải đi giám sát rất nhiều cơng trình trên cả nước, có nhiều cơng trình ở các tỉnh xa xơi gây nên áp lực công việc cho nhân viên phịng này, chính vì vậy việc giám sát chưa được thưc hiện tốt nhất có thể, TLE cần có những thay đổi để giải quyết triệt để vấn đề này.
Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và HĐQT khi cần thiết
Bảng 4.17. Đánh giá và tính truyền thơng giữa các nội dung
Nội dung Có Khơng
TLE có thơng báo về những khiếm khuyết của HTKSNB cho
các cá nhân liên quan để có biện pháp sửa sai phù hợp khơng? 90% 10% TLE có báo cáo về những yếu kém của HTKSNB không? 89% 11% TLE có thường xuyên kiểm tra các hoạt động của bộ phận và
các cá nhân trực tiếp liên quan khơng? 85% 15% TLE có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm không? 35% 65%
Câu hỏi khảo sát: “TLE có thơng báo về những khiếm khuyết của HTKSNB cho các cá nhân liên quan để có biện pháp sửa sai phù hợp khơng?” có 90% ý kiến đồng ý và 10% ý kiến không đồng ý. Trên thực tế khi phát hiện ra các sai sót thì ban lãnh đạo cơng ty cùng với trưởng phòng và cá nhân liên quan sẽ họp và bàn bạc các biện pháp khắc phục để giải quyết vấn đề.
Về câu hỏi: “TLE có báo cáo về những yếu kém của HTKSNB không?” 89% ý kiến đồng ý, qua tìm hiểu được biết rằng định kỳ 6 tháng cơng ty có các báo cáo của HĐQT, Ban ISO đánh giá về HTKSNB và đề ra các đề xuất, kiến nghị nhằm sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện HTKSNB, các báo cáo này được cập nhật trong báo cáo thường niên hàng năm và được báo cáo giải trình trong cuộc họp thường niên hàng năm.
Có 85% ý kiến đồng ý rằng TLE có thường xuyên kiểm tra các hoạt động của bộ phận và các cá nhân trực tiếp liên quan. Hiện nay TLE vẫn đang duy trì các báo cáo bộ phận, báo cáo công việc hàng tuần của cá nhân để đánh giá công việc. Thông thường trong các cuộc họp giao ban, các bộ phận, phòng ban sẽ tổng hợp các báo cáo tuần, báo cáo tháng để báo cáo lên cấp trên về những công việc đã làm và tiến độ thực hiện mục tiêu của mỗi phòng, bộ phận trong đơn vị.
Chỉ có 35% ý kiến cho rằng TLE có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm. Thực tế quan sát tác giả nhận thấy rằng công ty có giám sát các hành động sửa chữa sai phạm bằng các báo cáo bộ phận tuy nhiên các báo cáo vẫn chưa phản ảnh đủ các thông tin cần thiết để đánh giá tính hiệu quả các các biện pháp được thực hiện.
Nhận xét
Công ty thực hiện giám sát, đánh giá chất lượng của HTKSNB theo các mốc thời gian khác nhau để làm cơ sở đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB từ đó đưa ra những thay đổi phù hợp nhằm đảm bảo sự hợp lý. Công ty kết hợp cả giám sát thường xuyên và định kỳ việc vận hành HTKSNB thông qua việc tiếp cận phàn nàn, ý kiến góp ý của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp… để chắc chắn rằng HTKSNB được thực hiện đúng như thiết kế và đưa ra sửa đổi phù hợp. Định kỳ hàng năm công ty thuê
kiểm tốn viên độc lập kiểm tra tính chính xác của các số liệu và các báo cáo gửi lên HĐQT.
Đối với hoạt động giám sát chất lượng lắp đặt thang máy, nhân sự bộ phận này quá ít so với khối lượng cơng việc cần thực hiện, chính vì vậy cịn tồn tại những sai sót trong khâu giám sát về thiết kế thang máy, tuy khơng ảnh hưởng đến độ an tồn của thang nhưng những sai sót này khiến khách hàng khơng hài lịng, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa khách hàng và cơng ty.
Hiện nay TLE vẫn chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ thực hiện nhiệm vụ đánh giá khách quan, độc lập về HTKSNB cũng như việc thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để đánh giá chất lượng của hoạt động giám sát thường xuyên tại TLE. Việc giám sát thực hiện các biện pháp sửa chữa sai sót ở đơn vị cũng cịn lỏng lẻo, chưa được đơn vị đầu tư nguồn lực để kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện, chủ yếu giám sát thông qua báo cáo thực hiện công việc của từng bộ phận.
4.2. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại TLE. 4.2.1. Quan điểm hoàn thiện 4.2.1. Quan điểm hoàn thiện
TLE là một trong những công ty đã thành lập, phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực cung cấp và lắp đặt thang máy ở Việt Nam. Công ty ngày càng mở rộng quy mô hoạt động, với mục tiêu tăng trưởng bền vững, TLE hồn thiện mình và khơng ngừng nỗ lực để có thể vượt qua các đối thủ cạnh tranh và đấu thầu thành công các dự án. Tuy nhiên khi cơng ty càng phát triển, càng mở rộng thì càng phải đối mặt với những rủi ro kinh doanh phức tạp hơn. Xuất phát từ nhu cầu tất yếu khách quan đó TLE cần tự hồn thiện chính mình, giải quyết những vấn đề nội tại của đơn vị. HTKSNB hoạt động hiệu quả là điều kiện cần để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả theo mục tiêu chất lượng mà hằng năm công ty ban hành.
Là một quốc gia hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Với triết lý điều hành của Ban lãnh đạo cam kết trung thực, kinh doanh hợp pháp. Thì các biện pháp mà tác giả xây dựng đều phải tuân thủ các luật, nghị định, thông tư và các cơ chế liên quan đến ngành nghề hoạt động mà nhà nước đã ban hành.
❖ Phù hợp với chiến lược phát triển và định hướng kinh doanh
Các giải pháp hoàn thiện HTKSNB mà tác giả đưa ra với mong muốn góp phần giúp đơn vị có thể kiểm sốt được q trình hoạt động kinh doanh, giảm thiểu được sai sót, vi phạm như hiện nay của cơng ty. Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu, chiến lược của công ty.
❖ Mối tương quan giữa lợi ích và chi phí
Những giải pháp hoàn thiện của tác giả hướng tới khả năng có thể thực hiện được. Tác giả quan tâm mối tương quan giữa lợi ích và chi phí, tính khả thi của giải pháp. Nếu như lợi ích quá nhỏ mà phải mất một khoản chi phí q lớn để kiểm sốt thì đó khơng phải là một giải pháp có tính ứng dụng. Tác giả sẽ tập trung vào các hạn chế trọng tâm nhất để xây dựng kế hoạch hành động cho đơn vị.
4.2.2. Giới hạn phạm vi
Tác giả tập trung hoàn thiện từng thành phần của HTKSNB tại TLE nhằm đạt được mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
4.2.3. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ TLE
Trên cơ sở các nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém của HTKSNB tại TLE tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của TLE như