(Nguồn: Phịng Sản xuất – Cơng ty LG VINA)
Tất cả nguyên liệu Raw và Sub của LG VINA được nhập khẩu 100% từ Công ty LG Household & Healthcare Hàn Quốc bằng đường biển, chứa đựng trong container và chuyển về kho LG VINA ở Việt Nam. Bộ phận SCM chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu này. Nhằm thực hiện công tác hoạch định này hiệu quả, bộ phận SCM đã thiết lập Quy trình dự báo và lên kế hoạch đặt nguyên vật liệu cho phấn nền Essance như Bảng 2.5 dưới đây:
43
Bảng 2.5: Quy trình dự báo & lên kế hoạch đặt nguyên vật liệu cho phấn nền Essance Thời gian ngày 28 tháng M-1 ngày 5 tháng M ngày 5
ngày 10 tháng M ngày 10 tháng M ngày 10 ngày 20 tháng M
Quy trình
- Marketing và Sale cùng SCM thảo luận về nhu cầu sản phẩm phấn nền của Essance và đưa ra mục tiêu cho tháng M+1, M+2, M+3, M+4. - Cùng bộ phận kho vật tư tính tốn nguyên vật liệu. - Chờ sự đồng ý từ Ban giám đốc cho mục tiêu bán hàng và nhu cầu nguyên vật liệu phấn nền của tháng M+1. - Báo cáo đến Ban giám đốc tình hình tháng M+2, M+3, M+4. Gửi bảng mục tiêu và kế hoạch bán hàng cuối cùng của tháng M+1, cùng bảng thảo của tháng M+2, M+3, M+4 đến SCM. Đặt hàng cho sản xuất trong nước từ Công ty LG Household & Healthcare ở Hàn Quốc cho tháng M+1. Phòng ban SCM chủ trì cuộc họp. Sale Marketing Kho vật tư Marketing Sale Marketing Sale SCM
Trong đó: M là tháng hiện tại
44 Gồm có 5 bước như sau:
Bước 1: Từ ngày 28 tháng M-1 đến ngày 5 tháng M: Phịng SCM chủ trì cuộc
họp với sự tham gia của các phòng ban Sale, Marketing và Kho vật tư cùng nhau thảo luận về việc hoạch định dự báo nhu cầu nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất phấn nền Essance, và cùng đặt ra mục tiêu bán hàng phấn nền cho tháng M+1, M+2, M+3 và M+4. Nếu muốn đưa ra được bảng dự báo nhu cầu nguyên vật liệu Raw và Sub cho phấn nền hay xác định lượng hàng phấn nền cần bán trong thời gian sắp tới, nhân viên SCM cùng các phòng ban căn cứ vào các yếu tố chủ chốt như sau: các thông tin về thị trường (sản phẩm phấn nền của Essance bán được nhiều hay khơng, có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường hay không,…), xu hướng mỹ phẩm, lực lượng Sale (lực lượng Sale của LG VINA ổn định hay không, hệ thống các nhà phân phối vững chắc khơng,…), tình hình tiêu thụ phấn nền ở kì trước, dự báo lượng cầu phấn nền của người tiêu dùng trên thị trường trong các tháng tới, tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu và thành phẩm phấn nền, năng lực sản xuất của nhà máy, các đơn đặt hàng,... Việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đòi hỏi bộ phận SCM cùng các phòng ban phải hiểu được các nguồn lực cả bên trong và ngồi doanh nghiệp như lực lượng lao động, cơng suất, kho bãi, phương tiện vận chuyển,...
Đặc biệt đối với LG VINA, việc sản xuất phấn nền đòi hỏi rất nhiều nguyên vật liệu phối trộn với nhau, khoảng 21 loại nguyên vật liệu để tạo nên sản phẩm phấn nền, vì thế chi phí sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu. Hơn nữa, lượng nguyên liệu sử dụng tại những thời điểm khác nhau là không giống nhau. Chính vì lí do đó, để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu sao cho hợp lý, phòng SCM và kho vật tư cũng đã áp dụng Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning) nhằm hỗ trợ giảm tải việc tính tốn, linh động trong việc lập kế hoạch, theo dõi chính xác các loại nguyên vật liệu khác nhau, từ đó nâng cao hiệu quả cơng việc.
Bước 2: Từ ngày 5 tháng M đến ngày 10 tháng M: Phòng Marketing và Sale
45
nguyên vật liệu phấn nền cần đặt cho tháng M+1. Đồng thời, họ cũng làm báo cáo đến Ban giám đốc tình hình dự báo cho tháng M+2, M+3 và M+4.
Bước 3: Ngày 10 tháng M: Phòng Marketing và Sale gửi bảng mục tiêu bán
hàng và nhu cầu nguyên vật liệu cần đặt cuối cùng (đã được duyệt bởi Ban giám đốc) của tháng M+1 đến phịng SCM. Kèm theo đó là bảng thảo dự báo kế hoạch cho tháng M+2, M+3 và M+4 để phịng SCM có cơ sở chuẩn bị hàng tồn kho từ từ.
Bước 4: Từ ngày 10 đến ngày 20 tháng M: Phòng SCM gửi bảng đặt hàng nhu
cầu nguyên vật liệu phấn nền của tháng M+1 đến Công ty LG Household & Healthcare để họ tiến hành liên hệ nhà cung cấp mua hàng và gửi về cho LG VINA.
Mơ hình sản xuất của LG VINA hiện nay là mơ hình đẩy (Mass Production), công ty sản xuất dựa trên việc hoạch định dự báo nhu cầu tiêu thụ và khả năng cung ứng của cơng ty, do đó địi hỏi khâu hoạch định phải thật sát sao để tránh tồn kho quá mức. Việc lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu này được thực hiện và theo dõi mỗi tháng bởi phòng SCM và các phòng ban Marketing, Sale và Kho vật tư. Do tính chất của việc hoạch định nhu cầu rất quan trọng và địi hỏi sự chính xác cao cùng với chi phí nhỏ nhất nên nhiệm vụ của các phòng ban tham gia là không hề đơn giản. Sau khi lập kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất thành phẩm xong, thông tin sẽ được truyền đến tất cả các khâu trong chuỗi, nhờ đó mọi hoạt động trong chuỗi được tổ chức thống nhất và có tính hệ thống.
2.2.2.2. Quản trị hoạt động chuỗi cung ứng đầu vào cho phấn nền Essance
Công tác quản trị nguồn cung ứng đầu vào cho phấn nền Essance tại Công ty LG VINA bao gồm 3 hoạt động chủ yếu: công ty mẹ mua nguyên vật liệu, sau đó cơng ty LG VINA tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Hình 2.4: Sơ đồ thể hiện hoạt động quản trị chuỗi cung ứng đầu vào cho phấn nền Essance Mua nguyên vật liệu Tiếp nhận nguyên vật liệu Bảo quản nguyên vật liệu Cấp phát nguyên vật liệu
46
Công ty LG Household & Healthcare mua nguyên vật liệu phấn nền
Doanh nghiệp LG VINA từ trước đến nay đều nhập khẩu 100% nguyên vật liệu Raw và Sub cho việc sản xuất mỹ phẩm chủ yếu từ Công ty mẹ LG Household & Healthcare ở Hàn Quốc. Vì thế, Cơng ty LG VINA thật sự không rõ nguồn gốc của chúng đến từ nhà cung cấp nội địa Hàn Quốc hay từ nước nào.
Ngay khi LG VINA gửi nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu Raw và Sub cho sản xuất phấn nền, Công ty LG Household & Healthcare sẽ đảm nhiệm về khâu mua hàng này bao gồm các yếu tố: chất lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại và chi phí để đảm bảo thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của Công ty LG VINA, họ tự liên hệ các nhà cung cấp để mua và thông báo với bộ phận SCM của LG VINA về lịch trình cụ thể khi nào hàng sẽ được nhập từ Hàn Quốc và về đến Việt Nam.
Qua q trình điều tra tại cơng ty, tác giả được biết rằng, nguyên vật liệu Raw luôn đảm bảo về mặt thời gian và tiến độ cho sản xuất. Bộ phận giao nhận luôn đảm bảo thơng quan hàng hóa và giao hàng cho nhà máy kịp thời, tuy nhiên cũng có đơi lần nguyên vật liệu Raw bị chậm trễ cho sản xuất, do công ty mẹ chuyển hàng về trễ, nhưng với tần số rất ít. Riêng đối với nguyên vật liệu Sub, việc cung cấp hàng thường xuyên bị trì trệ. Hàng Raw đã được sản xuất thành bán thành phẩm xong, nhưng hàng Sub về không đồng bộ dẫn đến khó khăn cho việc tạo ra thành phẩm.
Khi biết lịch trình vận chuyển hàng nguyên vật liệu từ Hàn Quốc về, nhân viên SCM sẽ nhận bộ chứng từ từ Hàn Quốc gửi qua email: Hợp đồng bán hàng (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List). Sau đó, nhân viên SCM kiểm tra thơng tin Tên hàng, Số lượng trên bộ chứng từ xem đã khớp với Bảng kế hoạch đặt hàng chưa, áp mã HS Code cho từng tên hàng và gửi tồn bộ bộ chứng từ sang Cơng ty Forwarder. Trách nhiệm của Forwarder là tiến hành các thủ tục hải quan cần thiết để nhập hàng về và đảm bảo phương tiện vận chuyển các container để giao hàng đến kho vật tư của nhà máy đúng thời gian như dự kiến. Quan trọng hơn hết, vì các nguyên liệu sản xuất phấn nền đều là hóa chất, nên khi nhập khẩu về Việt Nam thì cơng ty LG VINA phải tn thủ theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP của Chính phủ: “Quy định chi tiết và hướng
47
dẫn thi hành một số điều của luật hóa chất”. Thơng tin hàng về này phịng SCM
cũng phải báo với bộ phận kho trước để họ chuẩn bị bố trí khơng gian chứa hàng. Theo thống kê của bộ phận SCM, trong 3 tháng đầu năm 2019, trung bình mỗi tháng nhập về khoảng 5600 cái Sub, trong đó trung bình có khoảng 50 Sub bị hư hỏng, tương đương với tỷ lệ % nguyên vật liệu bị hư hỏng là 1.1%, và giá trị nguyên vật liệu hư hỏng trong quý 1 năm 2019 là:
50 (Sub bị hư hỏng) x 1.504$ (đơn giá tổng nguyên vật liệu Sub) x 3 (3 tháng/q) =225.6$.
Trong 50 Sub bị lỗi đó, thì có khoảng hơn phân nửa khơng đạt chất lượng, như chữ khơng đồng đều, in chữ lem màu, khơng có sự đồng bộ. Dùng cơng cụ Poreto, liên tục 3 tháng nhập về, lỗi lem màu dao động khoảng 7%. Ngoài ra, việc hàng Sub nhập về trễ thường xuyên xảy ra, đôi khi bán thành phẩm đã được sản xuất xong, nhưng Sub về không đồng bộ dẫn đến gián đoạn sản xuất. Ngồi những chi phí trên ra, nó cịn tồn tại những nguy cơ vơ hình khác, nhất là nguy cơ phàn nàn của khách hàng rất lớn, ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, một khi nó xuất hiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sản lượng bán hàng, khách hàng nhìn vào mỹ phẩm đó trên kệ sẽ đánh giá sản phẩm đó rất là rẻ tiền mặc dù bán rất mắc.
Bộ phận kho của LG VINA tiếp nhận nguyên vật liệu
Kho nguyên vật liệu cũng được chia thành hai kho: kho chứa Raw và kho chứa Sub. Tại nhà máy LG VINA, mọi nguyên vật liệu về đến nhà máy đều phải trải qua khâu kiểm định chất lượng, công việc này do đại điện phòng Quản lý chất lượng tại nhà máy chịu trách nhiệm chính. Khi hàng được chuyển đến kho vật tư của nhà máy LG VINA, thủ kho vật tư sẽ kết hợp với bộ phận Quản lý chất lượng cùng nhau tiếp nhận hàng, tiến hành đánh giá, kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư. Nếu nguyên vật liệu đúng yêu cầu chất lượng thì thủ kho vật tư tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại theo đúng quy định và tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Nếu có hiện tượng thiếu hoặc khơng đảm bảo chất lượng thì thủ kho cần làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó lập biên bản kiểm tra và báo cáo ngay cho phòng SCM, nhân viên SCM nhận được tình hình sẽ làm Approve báo cáo lãnh
48
đạo cấp trên và gửi email thơng báo tình hình trên cho LG Household & Healthcare để xử lí kịp thời. Trường hợp sai sót có ngun nhân từ phía cơng ty Forwarder, LG VINA sẽ thông báo cho công ty Forwarder để giải quyết.
Bộ phận kho của LG VINA bảo quản nguyên vật liệu
Sau khi nhập kho, nguyên vật liệu sẽ được sắp xếp theo các vị trí quy định của Cơng ty. Nhân viên kho kiểm tra và sẽ nhập lại thơng tin vị trí hàng vào hệ thống khi hàng đã được sắp xếp vào kho.
Vì nguyên vật liệu Raw và Sub có hạn sử dụng chỉ từ 6 tháng đến 2 năm nên công ty đã lắp đặt hệ thống an toàn nhằm ngăn chặn cháy nổ, giảm thiểu hư hao nguyên vật liệu một cách tối đa, lắp đặt hệ thống trang thiết bị hợp lý, đặc biệt có sử dụng các phương tiện phịng cháy, chữa cháy, quạt thơng gió trong kho nhằm bảo đảm độ khơ ráo, thống mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên vật liệu. Kho hàng, bến bãi được trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư. Công ty đã sử dụng xe kéo tay nhằm tăng tính linh hoạt và tiện dụng trong việc vận chuyển nguyên vật liệu trong kho.
Bộ phận kho của LG VINA cấp phát nguyên vật liệu
Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu nhất thì cơng ty áp dụng xuất, nhập hàng theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. Dựa vào kế hoạch sản xuất và theo yêu cầu của từng đơn hàng mà phòng sản xuất sẽ yêu cầu xuất bao nhiêu nguyên liệu cho nhà máy. Việc cấp phát nguyên vật liệu trong Công ty luôn thực hiện theo những nguyên tắc nhằm hạn chế tối đa thất thoát nguyên vật liệu, làm gián đoạn quá trình sản xuất. Đồng thời, việc cấp phát được theo dõi liên tục và cập nhật lên hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) của công ty, định kỳ kiểm kê nguyên vật liệu lưu kho. Cuối mỗi tháng, kế toán dựa vào các phiếu nhập và xuất nguyên vật liệu, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu để tính giá trị nguyên vật liệu xuất, trên cơ sở đó thủ kho sẽ làm báo cáo lên cấp trên theo định kỳ.
49
2.2.2.3. Quản trị hoạt động sản xuất phấn nền Essance
Chuẩn bị sản xuất
Để phục vụ cho sản xuất phấn nền Essance, công ty phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau trong cơng thức tạo ra phấn nền Essance, chúng có cơng dụng, tính chất lý hóa rất khác nhau. Vì vậy, nhằm đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất phấn nền, cần phải phân loại nguyên vật liệu. Nhìn chung, tại LG VINA nguyên vật liệu Raw của phấn nền đưa vào sản xuất được chia thành các loại như nhóm bột phấn, nhóm hương liệu 1, nhóm hương liệu 2, đơn cử với nguyên liệu Raw của phấn nền với Sắc da sáng như trong Bảng 2.6: