(Nguồn: Quy trình sản xuất phấn nền theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và 12001:2015 của Bộ phận sản xuất - Công ty LG VINA)
Pass Nguyên liệu (bột phấn) Phối trộn (tốc độ 800 rpm, thời gian 5 phút) Nguyên liệu (Hương 1) Phối trộn hương 1 (tốc độ 400 rpm) Phối trộn hương 2 (tốc độ 400 rpm) Nguyên liệu (Hương 2) Gia nhiệt (60-70°C) Phối trộn (tốc độ 800 rpm, thời gian 3 phút)
So màu (so màu với mẫu
chuẩn) Fail Phối trộn (tốc độ 800 rpm, thời gian 3 phút)
Nghiền 1
Nghiền 2 Lọc qua lưới lọc Lưu trữ (24h) Nén lần 1 (350-400 psi) Nén lần 2 (100-150 psi) Đóng gói
Kiểm tra chất lượng Thành phẩm
53
Qua quá trình nghiên cứu và trao đổi với bộ phận sản xuất, các cơng đoạn của quy trình sản xuất được mơ tả cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra trạng thái vệ sinh thiết bị trước khi vận hành.
Bước 2: Cho nhóm nguyên liệu (hương 2) vào bồn chứa, gia nhiệt lên 60-70°C.
Bước 3: Cho nhóm nguyên liệu (bột phấn) vào Henshel Mixer, trộn ở tốc độ 800
rpm trong 5 phút.
Bước 4: Trộn Henshel Mixer ở tốc độ 400 rpm, phun nhóm nguyên liệu (hương 1)
vào.
Bước 5: Trộn nhóm nguyên liệu (hương 2) trước sau đó phun vào (Nhiệt độ phịng). Bước 6: Trộn 3 phút, tốc độ 800 rpm sau khi cho nhóm nguyên liệu (hương 2) vào. Bước 7: So màu.
Bước 8: Sử dụng máy nghiền 2 lần. Bước 9: Lọc qua lưới 50.
Bước 10: Lưu giữ trong phòng Aging room (24 giờ). Bước 11: Nén.
Bước 12: Cho vào hộp chuẩn bị đóng gói.
Quy trình này được áp dụng cho việc sản xuất phấn nền với các quá trình phối trộn nguyên liệu thành một chất lỏng hỗn hợp, hay còn gọi là semi. Với các bước trong quy trình đều được kiểm sốt chặt chẽ bởi bộ phận Quản lý chất lượng cùng sự tham gia của nhiều bộ phận, phịng ban trong cơng ty nhằm đảm bảo đầu ra đạt chất lượng theo tiêu chuẩn tốt nhất, hạn chế sản phẩm lỗi. Công ty ln tn theo Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2015 và 12001:2015 mà LG VINA đề ra, nên về mặt chất lượng sản phẩm luôn đạt độ ổn định cao.
Cơ sở vật chất kỹ thuật, đặc biệt là máy móc thiết bị sản xuất trong Cơng ty có ảnh hưởng lớn đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu. Hầu hết máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất của công ty đều được nhập khẩu từ Công ty LG Household & Healthcare từ lúc LG VINA mới được thành lập. Đến nay, 90% máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất của LG VINA đã khấu hao hết giá trị và đã được sử dụng hơn 10 năm, nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất mỹ phẩm. Trong quá trình
54
sản xuất phấn nền, thường xuyên xảy ra việc sản phẩm sản xuất ra bị sai lỗi, đó là do máy móc thiết bị đã cũ kĩ và quá lâu chưa được công nhân vệ sinh, kiểm sốt và bảo trì máy nghiêm ngặt. Hơn nữa, vì tồn bộ máy móc thiết bị được nhập khẩu từ Hàn Quốc nên ít cơng nhân nào có kinh nghiệm sửa chữa, họ chỉ biết tắt máy và chờ đội bảo trì đến sửa, điều này đã làm gián đoạn việc sản xuất, sinh ra lãng phí chờ đợi, sản phẩm dễ bị sai lỗi và cần thời gian sửa sai lỗi.
Nhà máy cũng đã nỗ lực để vượt qua một số khó khăn thường xuyên gặp phải như: đảm bảo môi trường sản xuất đạt tiêu chuẩn, huấn luyện an tồn hóa chất cháy nổ và cách ứng phó xử lý sự cố tràn đổ hóa chất, đảm bảo an toàn thiết bị nhà xưởng máy móc và lưu giữ hồ sơ truy suất nguồn gốc nguyên vật liệu.
Để đáp ứng đúng thời gian tạo ra thành phẩm theo quy trình sản xuất đưa ra, địi hỏi các bộ phận phải luân chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm kịp thời. Tuy nhiên, việc thiết kế nhà máy sản xuất, kho vật tư và thành phẩm của LG VINA chưa khoa học, các bộ phận có liên quan đến quy trình sản xuất ở cách xa nhau. Chính điều đó đã gây ra sự bất tiện cho các bộ phận, họ phải di chuyển giữa kho với nhà máy nhanh để kịp thời gian, vài lần đã xảy ra tình trạng rơi đổ lãng phí ngun vật liệu và bán thành phẩm trong quá trình vận chuyển, làm bẩn sàn nhà máy.
Theo Thông tư số 06/2011/TT-BYT Quy định về quản lý mỹ phẩm do Bộ y tế ban hành ngày 25 tháng 01 năm 2011 có hiệu lực từ 01/04/2011 cho rằng: Tất cả những sản phẩm mỹ phẩm đều phải có cơng bố mỹ phẩm thì mới được lưu hành ra ngồi thị trường (kể cả hàng sản xuất trong nước) (Bộ Y Tế, 2011). Thông tư 06 về công bố mỹ phẩm là căn cứ để các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý về mỹ phẩm thực hiện. Thực tế, giấy công bố mỹ phẩm là một tên gọi không đầy đủ và chưa thật sự chính xác, nhưng vì ngắn gọn, dễ nhớ nên mọi người hay sử dụng. Cịn tên gọi đầy đủ chính là Phiếu cơng bố mỹ phẩm hay cịn gọi giấy chứng nhận cơng bố mỹ phẩm. Tại LG VINA, đối với hàng sản xuất trong nước như Essance, phiếu công bố mỹ phẩm sẽ được bộ phận Quản lý chất lượng thực hiện song song với cơng tác chuẩn bị sản xuất.
55
Đóng gói, dán tem nhãn, kiểm tra chất lượng
Sau khi chiết semi vào khay nhựa, phòng Quản lý chất lượng sẽ kiểm tra về chất lượng sản phẩm phấn nền. Nếu đạt chất lượng thì sản phẩm sẽ được đưa qua bộ phận kho để nhân viên dán tem kiểm tra, nhãn mác chống hàng giả vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn, đóng gói, hồn thiện sản phẩm và cho vào từng thùng cacton. Những nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm không đạt tiêu chuẩn bị cách ly chờ xử lý phải để tạm tại khu vực bán thành phẩm và cơng ty chưa có cách xử lí triệt để. Tiếp đó, nhân viên kho đưa sản phẩm đã được hoàn thiện qua kho thành phẩm, đồng thời bộ phận phối trộn sẽ lưu hồ sơ đóng gói để truy xuất sau này. Đối với Công ty LG VINA, tồn kho sản phẩm là điều khơng thể tránh khỏi. Nó bắt nguồn từ ngun nhân do đơn hàng lên xuống liên tục, nhiều khách hàng hủy đơn bất chợt, và nhân viên Sale, Marketing nghỉ nhiều vì đãi ngộ cơng ty thấp, nên hình ảnh sản phẩm Essance đến người tiêu dùng cũng giảm, kéo theo nhu cầu sản phẩm giảm. Khi hàng bị tồn kho thì khơng gian bị chiếm dụng, làm cho việc sắp xếp hàng hóa và lưu trữ những nguyên vật liệu, thành phẩm gặp nhiều khó khăn. Nếu hàng tồn kho lâu ngày sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phấn nền, thời hạn sử dụng phấn nền tốt nhất là trong vòng 6 tháng kể từ ngày sản xuất.
Tương tự như kho nguyên vật liệu, mỗi ngày sẽ có người kiểm kê lại kho thành phẩm và cập nhập số lượng hàng lên hệ thống ERP, ghi chú lại số lượng hàng hóa đạt chất lượng tốt và xấu mà cho vào kho nào. Kho thành phẩm của công ty được phân chia thành 7 kho:
- Kho 1 (Plant 1): kho hàng đã sản xuất và đóng hàng xong rồi, hàng đang bán, hạn sử dụng từ 2 đến 3 năm.
- Kho 2 (Plant 2): kho hàng đang được sản xuất hoặc đang được dán tem phụ. - Kho 3 (Plant 3): kho hàng gãy vịi, hư hỏng, bể vỡ, móp méo, cịn trong hạn
sử dụng từ 2 đến 3 năm. - Kho 4 (Plant 4): kho bàn chải.
- Kho 5 (Plant 5): kho hàng có hạn sử dụng dưới 1 năm. - Kho 6 (Plant 6): kho hàng hủy.
56
- Kho 7 (Plant 7): kho hàng có hạn sử dụng từ 1 đến 2 năm.
Mỗi Item code (Mã hàng) đều hiện diện trên hệ thống SAP, nhân viên kho hay SCM đều có thể dùng Item code của sản phẩm tra trên hệ thống và sẽ biết được hàng đang tìm nằm ở kho mấy và số lượng bao nhiêu.
2.2.2.4. Quản trị hoạt động chuỗi cung ứng đầu ra cho phấn nền Essance
Hình 2.6: Sơ đồ thể hiện hoạt động quản trị chuỗi cung ứng đầu ra cho phấn nền Essance
(Nguồn: Phịng SCM - Cơng ty LG VINA)
Theo Hình 2.6, chuỗi cung ứng đầu ra của Công ty bao gồm Hoạt động Quản trị đơn đặt hàng và Quản trị vận tải hay giao hàng. Lúc đầu tác giả để phần Quản lý đơn đặt hàng trong hoạt động chuỗi cung ứng đầu vào, tuy nhiên trong quá trình điều tra và nghiên cứu, các chuyên gia đã góp ý và chỉnh sửa yếu tố này thuộc chuỗi cung ứng đầu ra. Bởi vì Cơng ty đang hoạt động theo Mơ hình đẩy, cơng ty sẽ sản xuất dựa trên dự báo nhu cầu tiêu thụ và khả năng cung ứng của cơng ty. Từ đó, hàng hóa sẽ được lưu kho và đẩy ra thị trường thông qua hệ thống phân phối.
Các kênh phân phối của LG VINA
Với mỗi dòng sản phẩm khác nhau, LG VINA thiết kế ra những kênh phân phối khác nhau sao cho phù hợp. Các kênh này đều có đặc điểm và chức năng rất khác nhau, đóng vai trị khá riêng biệt trong hệ thống phân phối cũng như trong hoạt động chiến lược của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu thị trường. Trên thực tế, dịng sản phẩm Essance của cơng ty LG VINA được phân phối qua 3 kênh phân phối: nhà phân phối (đại lý), Cửa hàng tiện lợi (Convience Store) và Sales Online. Từ các kênh phân phối đó, sản phẩm sẽ tới tay người tiêu dùng:
Quản trị đơn hàng Quản trị vận tải
57
- Nhà phân phối: bán hàng thông qua các nhà phân phối phủ rộng tồn quốc, sau đó họ sẽ bán cho cửa hàng mỹ phẩm nhỏ lẻ, tạp hóa và chợ để đến tay người tiêu dùng. Các nhà phân phối hiện nay của LG VINA được thể hiện trong Bảng 2.8:
Bảng 2.8: Danh sách các nhà phân phối phấn nền Essance của LG VINA
- Sales Online: bán hàng thông qua nhà thầu Công ty TNHH Truyền Thông 3T
TÊN NHÀ PHÂN PHỐI ĐỊA CHỈ
CÔNG TY TNHH HWASA KOREA 187 Tôn Dật Tiên, Phường Tân Phong, Quận 7, TP.HCM
CTY CP GIAI PHAP LAM DEP KHOA HOC
78 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, TP.HCM
CTY TNHH MTV SEONG BEAUTY 38A Trần Cao Vân, Phường 6, Quận 3, TP.HCM
CTY TNHH MY PHAM THANH THANH DA LAT
56 Đường Thông Thiên Học, Phường 2, Thành phố Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng CTY TNHH MY PHAM ANH SUONG 29 Trần Phú, Phường Cái Khế, Quận
Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ CTY TNHH THUONG MAI HANH
LAM
1170 Trần Hưng Đạo, Phường Mỹ Bình, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang CTY TNHH MY PHAM THANH
PHUONG
195 Trần Nguyên Hãn, Phường Phước Hòa, Thành phố Nha Trang
CTY TNHH TM DV MY PHAM THANH XUAN
525/30 Huỳnh Văn Bánh, Phường 14, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
CTY TNHH TM DV NHAN SAC 161 Phan Văn Hân, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
CTY TNHH MTV TAM NGOC GIA LAI36 Cù Chính Lan, Phường Diên Hồng, Thành phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai
CTY TNHH PGFV Lầu 9, 85 Cách Mạng Tháng 8, Phường
Bến Thành, Quận 1, TP.HCM HO KINH DOANH NGUYEN THI
THIEN THI
Số 04 Trần Phú, Phường Thắng Lợi, Thành phố Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk
CTY TNHH MY PHAM OHUI DONG NAI
Lầu 1, F212, Đường Võ Thị Sáu, Phường Thống Nhất, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai
CTY TNHH TM DV HUONG VI
487 Đại Lộ Bình Dương, Khu 1, Phường Phú Cường, Thành phố Thủ Dầu 1, Tỉnh Bình Dương
CTY TNHH SENG PARTNERS
Tịa Nhà Ngân Hàng MB, Lầu 4, 538 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP.HCM
CTY TNHH TU VAN XAY DUNG ATT
182 Tăng Bạt Hổ, Phường Lê Hồng Phong, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
CTY TNHH MY PHAM VUNG TAU
102A Lê Hồng Phong, Lầu 3, Tòa Nhà Giao Châu, Phường 4, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu
CTY TNHH MTV KOSUME
Số 4, Đường số 5, Khu Hà Đô Centrosa, cổng vào số 11, 3/2, Phường 12, Quận 10, TP.HCM
58
cáo của các trang thương mại điện tử như Lazada, Shopee, Tiki… cho LG VINA, qua đó LG VINA sẽ thiết kế và đưa ra chương trình của mình cho nhà thầu đưa lên các trang thương mại điện tử để bán với giá ưu đãi nhất. Với kênh này, nhà thầu phải đảm bảo doanh thu cần đạt được khi đưa ra chương trình như đã cam kết.
- Cửa hàng tiện lợi (Convience Store): bán hàng qua các cửa hàng tiện lợi của Guardian.
Quản trị đơn hàng
Hiện tại, sản phẩm phấn nền Essance được kinh doanh cả thị trường nội địa lẫn xuất khẩu, trong đó cơng ty đang chú trọng xuất khẩu hơn.
Đơn hàng nội địa:
Đầu tiên, Bộ phận SCM tiếp nhận đơn đặt hàng từ các kênh phân phối và các khách hàng xuất khẩu, sau đó bắt đầu tiến trình xử lý đơn hàng.
Quy trình đặt hàng hóa cho các nhà phân phối, cửa hàng tiện lợi (xin xem
thêm Phụ lục 5 để hiểu rõ quy trình cùng các bước cụ thể trong quy trình):
Trong quy trình đặt đơn hàng nội địa này, nhân viên SCM gửi cho trợ lý quản lý các kênh phân phối tại văn phòng LG VINA danh sách sản phẩm Essance và số lượng hàng tồn kho ở nhà máy. Trợ lý quản lý các kênh theo đó sẽ tạo dữ liệu và gửi tệp excel xuống cho từng kênh phân phối. Head Account của các kênh nhận tệp và điền số lượng sản phẩm kênh đó cần đặt để bán trong tuần. Trường hợp có khách hàng đặt hàng từ trước thì trưởng các kênh sẽ đánh dấu để trợ lý quản lý các kênh biết ưu tiên hàng hóa đó cho kênh đó. Khi đặt hàng, trưởng các kênh phải dựa trên chương trình khuyến mãi tháng của cơng ty đề ra để đặt hàng cho phù hợp, tránh trường hợp thiếu hàng bán hay thiếu hàng khuyến mãi làm mất uy tín của cơng ty với khách hàng, và tồn hàng quá nhiều trong khi khơng bán được. Sau đó trưởng các kênh sẽ gửi tệp lại cho trợ lý trước thời gian mà trợ lý quản lý kênh quy định. Trợ lý quản lý tổng hợp toàn bộ đơn đặt hàng của tất cả các kênh vào cùng một tệp chung và chuyển cho bộ phận SCM. Nhân viên SCM sẽ kiểm tra hàng tồn kho dưới nhà máy, phân tích số liệu, ước lượng và phân bổ hàng hóa lại một lần nữa sao cho phù hợp với các kênh phân phối rồi mới chuyển đơn hàng xuống nhà máy, đôi lúc
59
các kênh đặt hàng quá nhiều cho mặt hàng phấn nền và kênh khác khơng có hàng để bán, nên nhân viên SCM phải cân chỉnh lại số liệu theo năng lực bán hàng của mỗi kênh, có thể ít hơn so với số lượng kênh đặt hàng. Song song đó, bộ phận SCM sẽ tạo và thêm đơn hàng trên hệ thống. Tuy nhiên, việc cân đối hàng hóa lại của nhân viên SCM đơi lúc chưa hợp lí, gây khó khăn cho việc bán hàng của kênh nào cần hàng. Khi nhận được đơn hàng được cập nhật qua hệ thống và Skype từ nhân viên SCM, kế toán nhà máy sẽ làm hóa đơn xuất hàng, nhân viên nhà máy soạn và xếp hàng vào thùng để vận chuyển đến từng nhà phân phối và cửa hàng tiện lợi sau một ngày nhận được đơn hàng. Nhà vận tải đến nhà máy bốc hàng và vận chuyển hàng lên các kênh phân phối thì nhân viên tại kênh phân phối đó sẽ kiểm kê số lượng hàng hóa xem có đúng với số lượng trong hóa đơn hay khơng, nếu khơng đúng phải liên hệ với trợ lý quản lý để giải quyết ngay. Hàng hóa sau khi được giao cho các kênh thì các nhà vận tải sẽ đưa các chứng từ trở lại phịng kế tốn để kết thúc quy trình xử lý đơn hàng và nghiệm thu thanh toán. Hàng tuần Head Account của các kênh sẽ đặt hàng một lần vào thứ ba, và có một số trường hợp đặc biệt như tổ chức sự kiện quảng bá sản phẩm sẽ phải bán hàng trực tiếp, khách hàng đặt số lượng lớn và gấp thì kênh đó sẽ được ưu tiên đặt hàng gấp.
Đơn hàng xuất khẩu:
Sản phẩm mỹ phẩm dịng Essance cũng có mặt ở các thị trường nước ngoài. Thị trường xuất khẩu chủ yếu hiện nay của LG VINA là Hàn Quốc, Myanmar, Campuchia, Lào,... Trong đó, mặt hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất vẫn là phấn nền Essance Veil Fit two way cake SPF 30, PA+++, 11g.