- Sales Online: bán hàng thông qua nhà thầu Công ty TNHH Truyền Thông 3T
TÊN NHÀ PHÂN PHỐI ĐỊA CHỈ
CƠNG TY TNHH HWASA KOREA 187 Tơn Dật Tiên, Phường Tân Phong, Quận 7, TP.HCM
CTY CP GIAI PHAP LAM DEP KHOA HOC
78 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, TP.HCM
CTY TNHH MTV SEONG BEAUTY 38A Trần Cao Vân, Phường 6, Quận 3, TP.HCM
CTY TNHH MY PHAM THANH THANH DA LAT
56 Đường Thông Thiên Học, Phường 2, Thành phố Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng CTY TNHH MY PHAM ANH SUONG 29 Trần Phú, Phường Cái Khế, Quận
Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ CTY TNHH THUONG MAI HANH
LAM
1170 Trần Hưng Đạo, Phường Mỹ Bình, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang CTY TNHH MY PHAM THANH
PHUONG
195 Trần Nguyên Hãn, Phường Phước Hòa, Thành phố Nha Trang
CTY TNHH TM DV MY PHAM THANH XUAN
525/30 Huỳnh Văn Bánh, Phường 14, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
CTY TNHH TM DV NHAN SAC 161 Phan Văn Hân, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
CTY TNHH MTV TAM NGOC GIA LAI36 Cù Chính Lan, Phường Diên Hồng, Thành phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai
CTY TNHH PGFV Lầu 9, 85 Cách Mạng Tháng 8, Phường
Bến Thành, Quận 1, TP.HCM HO KINH DOANH NGUYEN THI
THIEN THI
Số 04 Trần Phú, Phường Thắng Lợi, Thành phố Buôn Ma Thuột, Tỉnh Đắk Lắk
CTY TNHH MY PHAM OHUI DONG NAI
Lầu 1, F212, Đường Võ Thị Sáu, Phường Thống Nhất, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai
CTY TNHH TM DV HUONG VI
487 Đại Lộ Bình Dương, Khu 1, Phường Phú Cường, Thành phố Thủ Dầu 1, Tỉnh Bình Dương
CTY TNHH SENG PARTNERS
Tòa Nhà Ngân Hàng MB, Lầu 4, 538 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP.HCM
CTY TNHH TU VAN XAY DUNG ATT
182 Tăng Bạt Hổ, Phường Lê Hồng Phong, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
CTY TNHH MY PHAM VUNG TAU
102A Lê Hồng Phong, Lầu 3, Tòa Nhà Giao Châu, Phường 4, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu
CTY TNHH MTV KOSUME
Số 4, Đường số 5, Khu Hà Đô Centrosa, cổng vào số 11, 3/2, Phường 12, Quận 10, TP.HCM
58
cáo của các trang thương mại điện tử như Lazada, Shopee, Tiki… cho LG VINA, qua đó LG VINA sẽ thiết kế và đưa ra chương trình của mình cho nhà thầu đưa lên các trang thương mại điện tử để bán với giá ưu đãi nhất. Với kênh này, nhà thầu phải đảm bảo doanh thu cần đạt được khi đưa ra chương trình như đã cam kết.
- Cửa hàng tiện lợi (Convience Store): bán hàng qua các cửa hàng tiện lợi của Guardian.
Quản trị đơn hàng
Hiện tại, sản phẩm phấn nền Essance được kinh doanh cả thị trường nội địa lẫn xuất khẩu, trong đó cơng ty đang chú trọng xuất khẩu hơn.
Đơn hàng nội địa:
Đầu tiên, Bộ phận SCM tiếp nhận đơn đặt hàng từ các kênh phân phối và các khách hàng xuất khẩu, sau đó bắt đầu tiến trình xử lý đơn hàng.
Quy trình đặt hàng hóa cho các nhà phân phối, cửa hàng tiện lợi (xin xem
thêm Phụ lục 5 để hiểu rõ quy trình cùng các bước cụ thể trong quy trình):
Trong quy trình đặt đơn hàng nội địa này, nhân viên SCM gửi cho trợ lý quản lý các kênh phân phối tại văn phòng LG VINA danh sách sản phẩm Essance và số lượng hàng tồn kho ở nhà máy. Trợ lý quản lý các kênh theo đó sẽ tạo dữ liệu và gửi tệp excel xuống cho từng kênh phân phối. Head Account của các kênh nhận tệp và điền số lượng sản phẩm kênh đó cần đặt để bán trong tuần. Trường hợp có khách hàng đặt hàng từ trước thì trưởng các kênh sẽ đánh dấu để trợ lý quản lý các kênh biết ưu tiên hàng hóa đó cho kênh đó. Khi đặt hàng, trưởng các kênh phải dựa trên chương trình khuyến mãi tháng của cơng ty đề ra để đặt hàng cho phù hợp, tránh trường hợp thiếu hàng bán hay thiếu hàng khuyến mãi làm mất uy tín của cơng ty với khách hàng, và tồn hàng quá nhiều trong khi không bán được. Sau đó trưởng các kênh sẽ gửi tệp lại cho trợ lý trước thời gian mà trợ lý quản lý kênh quy định. Trợ lý quản lý tổng hợp toàn bộ đơn đặt hàng của tất cả các kênh vào cùng một tệp chung và chuyển cho bộ phận SCM. Nhân viên SCM sẽ kiểm tra hàng tồn kho dưới nhà máy, phân tích số liệu, ước lượng và phân bổ hàng hóa lại một lần nữa sao cho phù hợp với các kênh phân phối rồi mới chuyển đơn hàng xuống nhà máy, đôi lúc
59
các kênh đặt hàng quá nhiều cho mặt hàng phấn nền và kênh khác khơng có hàng để bán, nên nhân viên SCM phải cân chỉnh lại số liệu theo năng lực bán hàng của mỗi kênh, có thể ít hơn so với số lượng kênh đặt hàng. Song song đó, bộ phận SCM sẽ tạo và thêm đơn hàng trên hệ thống. Tuy nhiên, việc cân đối hàng hóa lại của nhân viên SCM đơi lúc chưa hợp lí, gây khó khăn cho việc bán hàng của kênh nào cần hàng. Khi nhận được đơn hàng được cập nhật qua hệ thống và Skype từ nhân viên SCM, kế tốn nhà máy sẽ làm hóa đơn xuất hàng, nhân viên nhà máy soạn và xếp hàng vào thùng để vận chuyển đến từng nhà phân phối và cửa hàng tiện lợi sau một ngày nhận được đơn hàng. Nhà vận tải đến nhà máy bốc hàng và vận chuyển hàng lên các kênh phân phối thì nhân viên tại kênh phân phối đó sẽ kiểm kê số lượng hàng hóa xem có đúng với số lượng trong hóa đơn hay khơng, nếu khơng đúng phải liên hệ với trợ lý quản lý để giải quyết ngay. Hàng hóa sau khi được giao cho các kênh thì các nhà vận tải sẽ đưa các chứng từ trở lại phịng kế tốn để kết thúc quy trình xử lý đơn hàng và nghiệm thu thanh toán. Hàng tuần Head Account của các kênh sẽ đặt hàng một lần vào thứ ba, và có một số trường hợp đặc biệt như tổ chức sự kiện quảng bá sản phẩm sẽ phải bán hàng trực tiếp, khách hàng đặt số lượng lớn và gấp thì kênh đó sẽ được ưu tiên đặt hàng gấp.
Đơn hàng xuất khẩu:
Sản phẩm mỹ phẩm dịng Essance cũng có mặt ở các thị trường nước ngoài. Thị trường xuất khẩu chủ yếu hiện nay của LG VINA là Hàn Quốc, Myanmar, Campuchia, Lào,... Trong đó, mặt hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất vẫn là phấn nền Essance Veil Fit two way cake SPF 30, PA+++, 11g.
Quy trình đặt hàng hóa xuất khẩu cho các khách hàng nước ngoài (xin xem
thêm Phụ lục 5 để hiểu rõ quy trình cùng các bước cụ thể trong quy trình):
Trong quy trình đặt đơn hàng xuất khẩu này, nhân viên SCM sẽ gửi đến khách hàng một danh sách hàng mỹ phẩm đang sẵn có trong kho và số lượng hàng tồn kho ở nhà máy. Sau khi nhận file PO (Purchase Order) đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên SCM kiểm tra số lượng hàng tồn kho của những mặt hàng mà bên đối tác cần mua, đơn giá theo từng Item code trên hệ thống ERP để phản hồi khách hàng.
60
o Nếu hàng tồn kho đủ đáp ứng: Bộ phận SCM yêu cầu kho giữ hàng cho đơn hàng và tiếp tục các bước kế tiếp.
o Nếu hàng tồn kho không đủ đáp ứng:
Hỗ trợ thay đổi đơn hàng: Bộ phận SCM đề nghị khách hàng có thể giảm số
lượng mã hàng đó theo số lượng đang có trong kho, hoặc một đề xuất khác là thay thế mã hàng đang thiếu số lượng bằng một mã hàng mỹ phẩm khác.
Giữ nguyên đơn hàng: Nếu trường hợp khách hàng chấp nhận chờ sản xuất
cho đủ số lượng hàng rồi mới giao thì Bộ phận SCM kết hợp với Bộ phận kho vật tư kiểm tra nguyên vật liệu tồn trong kho để xuất ra tiến hành chạy sản xuất gấp. Trường hợp ngun vật liệu khơng đủ thì sẽ lên kế hoạch mua nguyên vật liệu sản xuất yêu cầu nhập về ngay. Bộ phận SCM sẽ thông báo cho nhà máy thời gian nguyên vật liệu về đến kho vật tư để tiến hành hoạt động sản xuất. Nhà máy dự trù thời gian hồn thành đơn hàng thơng báo cho Bộ phận SCM để thông tin đến khách hàng và xác nhận đơn hàng.
Thông tin đơn đặt mua hàng gồm: file Sales Order được tạo trên hệ thống bởi nhân viên SCM, file PO có đóng mộc công ty, file PI (Proforma Invoice) tổng giá trị đơn hàng. Tất cả sẽ được bộ phận SCM kèm theo làm approve đến các sếp Hàn cho phép xuất đơn hàng. Đồng thời, bộ phận SCM thông tin đến khách hàng thời gian sẽ giao hàng. Song song đó bộ phận SCM sẽ theo dõi, kiểm tra và nhắc nhở thanh toán của khách hàng dựa trên PI tổng giá trị đơn hàng. Nếu kế toán báo đã nhận được thanh tốn từ khách hàng thì thơng báo cho cơng ty Forwarder sắp xếp giao hàng. Đối với những khách hàng mới thì LG VINA bắt buộc cơng ty đó phải thanh toán 100% trước khi giao hàng. Tuy nhiên, đối với một số khách hàng thân thiết lâu năm thì việc thanh tốn được thực hiện trong vịng 07 ngày sau khi nhận được hàng. Nhiều lần khách hàng lâu năm họ đợi sản xuất q lâu hoặc vì một lí do nào đó họ u cầu hủy đơn hàng, mặc dù cơng ty vẫn đang trong q trình sản xuất đơn hàng cho họ, nhưng để giữ mối quan hệ hợp tác lâu dài nên công ty đành chấp nhận hủy và dẫn đến hiện tượng tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm. Bộ phận SCM làm hợp đồng, hoàn thiện những khâu cuối cùng với Forwarder như chứng từ
61
quan cần thiết. Theo như quy trình của phịng ban SCM đưa ra trong Phụ lục 5, quy trình đặt hàng và giao hàng cho đơn hàng xuất khẩu sẽ được thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu gửi danh sách hàng hóa.
Quản trị vận tải
Quản trị hoạt động vận chuyển nhằm đảm bảo việc giao hàng đến khách hàng với chi phí thấp nhất. Công ty Eusu Logistics là đối tác lâu năm của công ty LG VINA trong lĩnh vực vận tải hàng đến các kênh phân phối. Trên thực tế, nhà vận tải Eusu Logistics vận chuyển hàng hóa chưa hiệu quả vì khi hàng đến nhà phân phối hay Cửa hàng tiện lợi thì thỉnh thoảng thùng hàng bị móp, rách ảnh hưởng đến bao bì sản phẩm phấn nền bên trong và khó bán cho người tiêu dùng. Nguyên nhân gây ra việc này là do nhà vận tải gom hàng không chỉ của riêng cơng ty LG VINA mà cịn gom hàng của các công ty khác chất chồng lên nhau để chạy cùng tuyến, họ không quan tâm sản phẩm bên trong thùng hàng là gì để có kế hoạch sắp xếp thùng hàng nào nên đặt ở trên, vì vậy nó ảnh hưởng tới bao bì sản phẩm. Vì gom hàng nhiều như vậy nên nhiều lúc chưa vận chuyển kịp thời theo đúng thời gian giao hàng mà LG VINA đã đưa ra. Hình 2.9 sau đây là các bước phân phối hàng hóa từ kho thành phẩm đến các kênh phân phối của Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG VINA:
Hình 2.7: Quy trình phân phối hàng hóa từ kho thành phẩm đến các kênh phân phối của Công ty TNHH Mỹ Phẩm LG VINA
(Nguồn: Phòng SCM – LG VINA) Bước 1: Khi bộ phận kho nhà máy nhận được thông tin đơn hàng Sales Order trên
hệ thống, công nhân sẽ bắt đầu soạn hàng trước 1 ngày để chuẩn bị cho công tác giao hàng trong hơm sau. Cơng nhân sẽ bắt đầu đóng hàng từ 7h30 sáng cho đến khi hồn tất các đơn hàng. Song song đó bộ phận kế tốn kho sẽ xuất hóa đơn đỏ, phiếu
Nhà máy LG VINA đóng hàng 1 Eusu Logistics/ Forwarder Pantos đến bốc hàng 2 LG VINA chuẩn bị chứng từ & giao hàng 3
62
Bước 2:
Trong nội địa: Bộ phận SCM điều xe từ nhà vận tải Eusu Logistics đến nhà máy bốc hàng theo lịch trình đã xếp sẵn và giao hàng cho các kênh phân phối.
Xuất khẩu: Bộ phận SCM điều xe từ Công ty giao nhận Pantos Logistics đến nhà máy bốc hàng theo lịch trình đã xếp sẵn, làm thủ tục hải quan xuất khẩu và giao hàng cho khách hàng nước ngồi.
Vì đặc điểm đóng gói của sản phẩm và hàng dễ vỡ, nhà máy sẽ dùng xe nâng bệ, việc dùng loại xe nâng này sẽ giúp cho việc bốc hàng vào thùng xe nhà vận tải chính xác, nhanh và tránh hư hỏng thùng hàng. Trong q trình đóng hàng sẽ có các thành viên sau: một người giám sát đóng hàng đồng thời ghi lại số liệu, một người dùng xe nâng mang hàng chất lên xe và một người đứng bên trong thùng xe để sắp xếp hàng đúng vị trí. Song song đó, họ cũng phải chụp hình kỹ q trình trước và sau khi đóng hàng vào thùng xe của nhà vận tải hoặc công ty giao nhận để bộ phận SCM cập nhật cho các kênh phân phối và khách hàng nước ngoài.
Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa, tiến hành thủ tục hải quan và giao hàng:
Trong nội địa: Khi đi giao hàng, nhà máy gửi cho tài xế mang theo đầy đủ các chứng từ sau để xuất trình khi đi đường (phải xếp và bấm theo thứ tự như nội
dung bên dưới):
**** Hóa đơn đỏ gốc.
**** Đơn đặt hàng (Sales Order): 01 bản.
**** Phiếu giao hàng: 02 bản có mộc đỏ hoặc logo của công ty.
Xuất khẩu (Export):
o Bộ phận SCM chuẩn bị và hoàn thành các chứng từ hàng hóa bao gồm Sales Contract, Invoice, Packing List, bảo hiểm (nếu có)…gửi cho bộ phận chứng từ của Forwarder làm những giấy tờ cần thiết để tiến hành làm thủ tục hải quan.
o Bộ phận chứng từ của Forwarder sẽ chuyển toàn bộ chứng từ cho bộ phận giao nhận mang đi đến khai hải quan, xin C/O, xin giấy phép chuyên ngành…Giao nhận sẽ ứng tiền từ kế toán của họ để làm hàng.
63
o Trước khi giao hàng cho khách hàng, Bộ phận SCM sẽ kiểm tra thanh toán của khách hàng xem đã thanh toán tiền hay chưa. Nếu đã thanh toán rồi thì cho phép Forwarder giao hàng cho khách hàng.
o Sau khi giao nhận làm xong lô hàng thì cập nhật tất cả các chi phí phát sinh, chi hộ, chi ngoài…và tổng hợp với bộ phận SCM. Bộ phận SCM sẽ báo chi phí làm hàng với kế toán để làm thủ tục thanh toán cho Forwarder theo từng tháng.
Đồng thời, bộ phận SCM phải luôn theo dõi đơn hàng và tiến độ giao hàng cho bên mua. Đảm bảo việc nhận và chuyển hàng đúng với số lượng và chất lượng. Hàng hóa sau khi được giao cho khách hàng thì nhân viên xử lý sẽ đưa các chứng từ trở lại phịng kế tốn để kết thúc quy trình xử lý đơn hàng và thanh toán. Đối với hàng phấn nền xuất khẩu, thường xuyên gặp một số vấn đề về các thủ tục hải quan nên đôi khi hàng giao đến tay khách hàng nước ngoài chậm trễ.
Đối với trường hợp hàng bị lỗi: Cơng ty đã xuất hóa đơn bán hàng và người
mua đã nhận hàng. Sau đó người mua phát hiện ra hàng lỗi, kém chất lượng, không đúng mẫu mã, chủng loại. Trong những trường hợp này, Bộ phận Logistics, nhà máy cùng công ty Forwarder tiến hành xem xét về tình trạng này để cùng điều tra xem hàng hóa bị lỗi hay hư hỏng từ khâu nào: trước khi xuất hàng khỏi kho, vận chuyển hay sau khi tới cảng đích…và đưa ra hướng giải quyết vấn đề.
Các cách giải quyết hàng bị lỗi:
o Đề xuất với khách hàng sẽ giảm giá cho lô hàng sau.
o Nếu hàng bị lỗi hay hư hỏng một phần thì đàm phán với người mua trả lại một phần hàng hư hỏng hoặc toàn bộ số hàng mua.
o Trường hợp khách hàng khơng đồng ý trả lại hàng vì chi phí vận chuyển và làm hàng cao thì chuyển sang hướng tiêu hủy hàng tại cảng.
o Nếu khách hàng không chịu nhận hàng thì có thể thương lượng và đàm phán với một khách hàng khác cùng khu vực với khách hàng đó để giao với