➢ Các hoạt động chủ yếu
□ Các hoạt động đầu ra: chủ yếu là hoạt động tồn trữ, quản lý hàng hóa và xử
lý đơn hàng
+ Đối với hàng ký gửi: stent mạch vành, hạt nút mạch.
Hàng được nhập về lưu kho công ty, bộ phận kho sẽ xem xét số lượng hàng cần cung cấp đến các bệnh viện dựa trên kết quả thầu, và số lượng trung bình hàng tháng được sử dụng tại bệnh viện, sau đó phân bổ hàng đến các bệnh viện, hàng được tồn trữ tại kho bệnh viện. Do đó, hàng sẽ ln sẵn có tại chỗ khi khách hàng có nhu cầu.
+ Đối với các loại máy móc:
Quy trình xử lý đơn hàng tóm gọn trong 3 bước trong hình 2.3 dưới đây:
Hình 2.3: Quy trình xử lý đơn hàng thiết bị tại Cơng ty An Pha
Hàng nhập kho công ty
Bộ phận giao hàng xử lý
Bước 1: Khi có thơng báo hàng đến từ các đại lý vận chuyển, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm việc và thông báo cho bộ giao hàng biết thời gian hàng sẽ về đến công ty.
Bước 2: Khi hàng về kho công ty. Bộ phận giao hàng sẽ kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị các giấy tờ liên quan cần thiết cho việc giao hàng; đồng thời thông báo cho khách hàng (bộ phận nhận hàng) ngày thơng giao hàng để có sự trước về nơi đặt máy. Bước 3: Hàng hóa sẽ được giao đến nơi sử dụng, được lắp đặt và hướng dẫn sử dụng thiết bị, sau đó ký các biên bản bàn giao.
Q trình xử lý đơn hàng máy móc của cơng ty khá nhanh, khơng tốn thời gian lưu kho. Trước khi giao hàng đều có thơng báo trước nên việc giao nhận thuận lợi, ít tốn thời gian.
Nhận xét:
Các hoạt động quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng của công ty đã được cải thiện so với những năm trước, tuy nhiên vẫn khơng có sự khác biệt so với đối thủ. Một phần do đối tượng khách hàng là các tổ chức nên việc quy trình xử lý các đơn hàng vướng phải nhiều thủ tục mất thời gian. Để cải thiện hiệu suất này, công ty cần tiếp tục bám sát nhu cầu của khách hàng để giảm thời gian tồn kho góp phần giảm chi phí.
□ Hoạt động marketing và bán hàng
Các hoạt động marketing và bán hàng tại công ty chỉ đơn thuần là gặp gỡ giới thiệu sản phẩm trực tiếp đến người sử dụng. Công việc này do các nhân viên kinh kinh doanh phụ trách.
Cơng ty có đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thiết bị y tế. Đội ngũ kinh doanh ln theo sát nhu cầu của người sử dụng, tìm hiểu kỹ những mong muốn của khách hàng về sản phẩm để chuẩn bị cho các cuộc đấu thầu cũng như đảm bảo việc hàng hóa được giao đảm bảo tính năng kỹ thuật và chất lượng được yêu cầu.
Đối với các sản phẩm mới, có cơng nghệ mới và độc quyền: để tạo nhu cầu, cơng ty có các chính sách đặt máy demo cho khách hàng sử dụng thử, mở các hội
nghị chuyên đề liên quan để giới thiệu sản phẩm, đề cử bác sĩ phụ trách đi học tập tại các bệnh viện lớn trong nước và tại nước ngoài.
Đối với các sản phẩm đang có nhiều đối thủ cạnh tranh: bên cạnh các đãi ngộ cho khách hàng, bộ phận kinh doanh ln có sự theo sát các động thái của đối thủ để cơng ty có chính sách điều chỉnh mức giá phù hợp.
Nhận xét:
Tuy công sản phẩm của ty An Pha đã phủ hầu hết các bệnh viện chủ chốt trên cả nước nhưng lực lượng kinh doanh cịn mỏng chưa thể tạo nên lợi thế cho cơng ty trong cuộc chiến giành thị phần. Công ty cần tiếp tục mở rộng mạng lưới đến các bệnh viện tuyến dưới và tiếp tục theo sát các cơ sở y tế mới thành lập để mở rộng thị trường.
□ Dịch vụ:
Khi giao hàng cơng ty có đội ngũ kỹ thuật phụ trách việc lắp đặt, và hướng dẫn cũng như huấn luyện kỹ cách thức sử dụng và bảo quản sản phẩm. Bên cạnh đó, cơng ty cũng sẽ cử thêm nhân viên túc trực theo dõi chỉ dẫn trong giai đoạn đầu sử dụng cho đến khi khách hàng thuần thục với cách sử dụng sản phẩm.
Có chính sách bảo hành rõ ràng trong hợp đồng và cam kết chịu trách nhiệm bảo trì suốt dịng đời sản phẩm.
Bộ phận bảo hành bảo trì có mặt trong vịng 24 giờ khi có thơng báo trục trặc về thiết bị.
Các nhân viên kinh doanh là người theo sát và thường xuyên liên lạc với khách hàng nên luôn nắm rõ những yêu cầu của khách hàng về tính năng kỹ thuật cũng như chất lượng sản phẩm. Việc này đã giúp cho việc nhập hàng hóa ln đáp ứng đúng và đủ yêu cầu của khách hàng; đồng thời khi có các vấn đề phát sinh đều được cập nhật và xử lý nhanh chóng.
Nhận xét:
Dịch vụ khách hàng của công ty Anh Pha hiện tại đang rất tốt, có thể được xem như một lợi thế cạnh tranh của công ty trong việc làm thỏa mãn và tạo dựng hình ảnh uy tín tốt đẹp trong lịng khách hàng.
➢ Các hoạt động hỗ trợ
Ngồi các hoạt động chủ yếu kể trên thì các hoạt động hỗ trợ như: quản trị nguồn nhân lực, hoạt động mua sắm và tài chính của cơng ty cũng góp phần tạo nên chuỗi giá trị cho cơng ty, giúp các hoạt động chủ yếu đạt hiệu quả tốt hơn.
□ Quản trị nguồn nhân lực:
- Tình hình nhân sự:
Hiện tại đang có 30 nhân viên làm việc chính thức cho cơng ty. Trong đó: Trụ sở chính: 22 nhân viên
VPĐD Miền Bắc: 5 nhân viên VPĐD Miền Trung: 3 nhân viên
Đội ngũ lao động của công ty An Pha đa số là lao động có trình độ, với 01 nhân viên có trình độ trên đại học, 25 nhân viên tốt nghiệp từ các trường đại học trên cả nước và 04 nhân viên trình độ cao đẳng. Tất cả đội ngũ nhân viên của công ty đều trong độ tuổi rất trẻ (24-35 tuổi), năng động và có khả năng làm việc trong điều kiện công việc áp lực cao. Bên cạnh đó, các nhân viên kinh doanh chủ chốt của cơng ty đều có trên 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế và có nhân viên đã gắn bó với cơng ty từ những năm mới thành lập.
- Công tác tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo
Với mục đích tuyển đúng người vào đúng vị trí và đúng thời điểm, cơng ty đã xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng rõ ràng và cụ thể. Chi tiết được đính
kèm ở phần phục lục 8.
Việc chú trọng tới công tác tuyển dụng của ban lãnh đạo công ty đã giúp cho công ty lựa chọn được các ứng viên chất lượng và phù hợp với nhu cầu của công ty; tối ưu hóa nguồn nhân lực, kiểm sốt tốt ngân sách và chi phí nhân sự; và tạo cơ hội phát triển cho các nhân viên có tiềm năng.
Khơng chỉ chú trọng đến công tác tuyển dụng, hoạt động huấn luyện - đào tạo cũng rất được lãnh đạo công ty quan tâm. Các nhân viên mới sẽ được đào tạo và huấn
hội nghị để thu thêm kiến thức. Khi có những cơng việc hoặc chức danh địi hỏi cán bộ, công nhân viên phải đi học để đáp ứng điều kiện làm công việc hoặc chức danh đó, thì học phí đó sẽ do cơng ty sẽ chi trả.
- Chế độ lương, thưởng, phúc lợi
Ngoài việc thực hiện theo đúng quy định của pháp luật lao động về lương thưởng và các chế độ cho người lao động. Cơng ty cịn có chính sách khen thưởng, phụ cấp và phúc lợi cho từng cá nhân, từng bộ phận, nhằm khuyến khích người lao động làm việc, hồn thành tốt cơng việc theo chức danh và đóng góp quan trọng vào việc hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong công ty yên tâm công tác, đáp ứng được mức sống cơ bản của cán bộ, công nhân viên. Chẳng hạn như:
▫ Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ
+ Lấy hàng ở hải quan: 200.000 đồng/lần.
+ Hỗ trợ giao nhận: 7.000 đồng/điểm/dưới 5km và 15.000 đồng/điểm/trên 5km. + Hỗ trợ trực đốt: 50.000 đồng/ca đầu tiền, 30.000 đồng/ca thứ 2 trở đi.
+ Hỗ trợ chở máy đi đốt: 70.000 đồng/lần.
+ Hỗ trợ cơng tác phí cơng tác trong nước: 150.000 đồng/1ngày; 100.000 đồng/nửa ngày; nước ngoài 50$/1 ngày...
▫ Tiền lương làm việc thêm giờ được tính cụ thể như sau:
+ Tiền lương làm thêm giờ vào ngày thường = Tiền lương thực trả theo giờ x 150% x Số giờ làm thêm.
+ Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần = Tiền lương thực trả theo giờ x 200% x Số giờ làm thêm.
+ Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ, tết = Tiền lương thực trả theo giờ x 300% x Số giờ làm thêm.
▫ Các khoản hỗ trợ và phúc lợi khác
+ Mức quà cưới nhân viên: 10.000.000 đồng/đủ 1 năm công tác tại cơng ty, thêm 1 năm làm việc thì thêm 2 triệu.
+ Thưởng tháng 13, thưởng theo kết quả kinh doanh cuối năm của công ty, thưởng các ngày lễ: Tết tây, 30/4, 1/5, Quốc Khánh, 8/3...
+ Có chế độ du lịch nghỉ mát hàng năm trong nước và nước ngồi.
Nhìn chung, cơng ty có chính sách đãi ngộ và quan tâm đời sống nhân viên khá tốt. Nhưng vấn đề quản trị nhân sự của cơng ty đang cịn gặp phải đó là cơng ty chưa có sự phân quyền rõ ràng trong quản lý. Hiện tại nhân viên vẫn báo cáo công việc trực tiếp cho giám đốc, các báo cáo công việc hàng tuần đều báo cáo cho giám đốc thơng qua hệ thống mail cơng ty, vì vậy đơi khi cơng việc bị ứ động, trì trệ.
Nhận xét:
Đội ngũ lao động với sự năng động, có trình độ, kinh nghiệm và lịng trung thành là một lợi thế cạnh tranh của công ty An Pha so với đối thủ. Tuy nhiên, công ty cần tiếp tục hoàn thiện hơn hệ thống quản lý để giữ vững và phát huy thế mạnh đồng thời góp phần giảm chi phí trong khâu quản lý.
□ Hoạt động mua sắm hàng hóa
Việc liên lạc với các nhà cung cấp và nhập hàng sẽ do bộ phận xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm.
Sau khi cơng ty hồn tất các thủ tục ký kết hợp đồng, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành đặt hàng và hoàn tất các thủ tục nhập hàng như: liên hệ công ty vận chuyển quốc tế, làm thủ tục hải quan khi hàng về, thông báo cho bộ phận giao hàng thời gian hàng về để chuẩn bị giao hàng.
Ngồi ra bộ phận xuất nhập khẩu cịn phải theo sát q trình thanh tốn cho nhà cung cấp để có mối quan hệ tốt và lâu dài với nhà cung cấp; đồng thời duy trì chế độ ưu đãi hiện tại mà các nhà cung cấp đang ưu đãi cho cơng ty.
Hiện tại, với sự uy tín của mình trong nhiều năm làm việc với các nhà cung cấp, cơng ty đã nhận được sự tín nhiệm và đang hưởng các ưu đãi hỗ trợ khi thanh toán từ các nhà cung cấp như sau:
+ Hạt nút mạch của hãng Boston Scientific - Mỹ: LC 180 ngày kể từ ngày trên vận đơn.
+ Stent mạch vành của hãng Rontis - Thụy sỹ: Thanh toán trả trước 30%, phần cịn lại thanh tốn trả sau 180 ngày.
+ Máy laser nội mạch, máy đốt u gan của hãng Angiodynamic - Mỹ: Thanh toán trả sau 100% hợp đồng trong vịng 60 ngày.
+ Máy sinh thiết chân khơng và kim sim thiết của hãng Bard – Mỹ: Thanh tốn trả sau 100% hợp đồng trong vịng 30 ngày.
Việc nhận được các ưu đãi về thanh toán từ nhà cung cấp đã hỗ trợ rất nhiều cho cơng ty trong vấn đề tài chính, giúp cơng ty giảm tải được áp lực về tài chính khi việc nhận thanh toán từ khách hàng rất chậm do vấn đề thủ tục hành chính.
Nhận xét:
Cơng ty An Pha chỉ hoạt động ở lĩnh vực phân phối, hiện đang giữ quyền phân phối độc quyền cho nhiều thương hiệu có uy tín, chất lượng và cơng nghệ hàng đầu thế giới. Đây có thể được coi là lợi thế cạnh tranh lớn nhất của công ty An Pha so với đối thủ. Bên cạnh đó, việc có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp công ty An Pha xử lý đơn hàng nhập khẩu tốt hơn, quản lý được thời gian nhập hàng hóa để đáp ứng đúng thời hạn giao hàng. Thêm vào đó, việc cơng ty đang phân phối cho tập đồn nổi tiếng hàng đầu cũng góp phần giúp cơng ty dễ dàng hơn trong việc tiếp cận cũng như xin quyền phân phối khi cơng ty có nhu cầu mở rộng dịng sản phẩm.
□ Tình hình tài chính – kế tốn
- Tình hình doanh thu và lợi nhuận
Như đã phân tích và thể hiện ở Bảng 2.2: Tình hình tăng trưởng doanh thu và
lợi nhuận từ năm 2010-2018 (trang 42) của công ty An Pha, ta thấy:
+ Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng liên tục qua các năm. Tỷ lệ tăng doanh thu cao nhất là 80% trong năm 2016, năm 2017 là 61% và hiện tại năm 2018 là 38% so với cùng kỳ năm trước. Tuy nhiên tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận đang có xu hướng giảm trong 3 năm gần đây do công ty tăng các khoản chi phí trong cuộc chiến giành thị phần của mình trong sự cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Bảng 2.8: Tỷ số khả năng sinh lời của công ty An Pha
Stt Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Lợi nhuận biên tế = LR/DT 20.21% 18.47% 16.18% 2 Suất sinh lời trên tổng tài
sản = LR/TTS 22.66% 21.74% 20.16%
3 Suất sinh lời trên
VCSH=LR/VCSH 29.38% 26.95% 24.55%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ BCTC của công ty)
Qua bảng 2.8 ta thấy, tất cả các tỷ số thuộc nhóm khả năng sinh lời của An Pha đang có xu hướng giảm trong 3 năm gần đây. Như vậy hiệu quả tài chính của cơng ty An Pha đang có chiều hướng giảm sút. Tình trạng này là do chi phí cho các hoạt động tiếp thị và bán hàng cao.
- Các chỉ số vòng quay tài sản
Bảng 2.9: Phân tích vịng quay tài sản của công ty An Pha
Stt Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Kỳ thu tiền bình quân(DSO)=
KPT*365/DT 157 149 130 2 Vòng quay KPT=365/DSO 2.33 2.45 2.81 3 Vòng quay tồn kho=GVHB/GTK 1.01 1.19 1.27 4 Vòng quay tài sản cố định=DT/TSCĐ 959 12.9 12.8 5 Vòng quay tổng tài sản 1.12 1.18 1.25
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ BCTC của công ty)
Từ bảng 2.9 ta thấy vịng quay các khoản phải thu hàng năm của cơng ty khá chậm, chưa đến 3 vòng trong năm, 2 năm gần đây có cải thiện nhưng hồn toàn khơng đáng kể. Vịng quay khoản phải thu chậm là do khách hàng của công ty là tổ chức nhà nước, nên quá trình từ khi nhận hàng đến khi thanh toán phải thực hiện nhiều thủ tục, mất rất nhiều thời gian; dẫn đến thời gian chi trả kéo dài.
Vịng quay hàng tồn kho của cơng ty chậm chủ yếu là do công ty phải trữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các mặt hàng chủ lực của cơng ty: hạt nút mạch, stent mạch vành – đó là hàng bán theo hình thức ký gửi.
Bảng 2.10: Đánh giá khả năng thanh tốn ngắn hạn của cơng ty An Pha
Stt Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Tỷ số thanh toán nợ ngắn
hạn=TSLĐ/NNH 4.37 4.7 5.05
2 Tỷ số thanh toán nhanh=(TSLĐ-
TK)/NNH 2.53 2.6 2.76
3 Tỷ số ngân lưu từ hoạt động SX-
KD= NL từ sxkd/NNH -76.97% 86.04% 390.40%
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ BCTC của công ty)
Các tỷ số đánh giá khả năng thanh tốn nợ ngắn hạn của cơng ty An Pha năm 2018 đều cao hơn các năm trước. Nhìn vào bảng cân đối kế tốn của cơng ty ta thấy tài sản lưu động của công ty tăng lên trong khi cơ cấu vốn của công ty gần như