Hồ sơ địa chính là một dạng của thơng tin đất đai nó được hình thành bởi việc ghi chép lại kết quả của việc đo đạc và đăng ký đất đai, thể hiện đầy đủ các thông tin về từng thửa đất phục vụ cho mục đích quản lý Nhà nước đối với việc sử dụng đất.
Theo thông tư 09/2007 TT-BTNMT về việc hướng dẫn lập, chỉnh sửa, quản lý hồ sơ địa chính quy định hồ sơ địa chính bao gồm: bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ theo dõi biến động đất đai và bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phục vụ cho quản lý đất đai ở các cấp.
Hồ sơ địa chính chứa đựng những nội dung, thông tin về sử dụng và quản lý đất đai; bao gồm 03 lớp thông tin cơ bản là: các thông tin về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội, cơ sở pháp lý. Các lớp thông tin này được thể hiện từ tổng quát đến chi tiết từng thửa đất, trên toàn lãnh thổ. Cụ thể như sau:
Thông tin về điều kiện tự nhiên
Hồ sơ địa chính thể hiện các thơng tin về thửa đất bao gồm: vị trí, hình dáng, kích thước, toạ độ, diện tích của thửa đất. Người ta dùng phương pháp đo đạc thành lập bản đồ để lưu trữ các thơng tin về thửa đất nói trên và sản phẩm của nó là Bản đồ địa chính được thể hiện trên giấy hoặc dưới dạng số.
Bản đồ địa chính là tài liệu cơ bản đầu tiên của hệ thống hồ sơ địa chính giúp nhận biết được các điều kiện tự nhiên của từng thửa đất, đồng thời nó cũng là cơ sở để thể hiện các nội dung khác trong chức năng quản lý Nhà nước về đất đai.
Thông tin về mặt kinh tế - xã hội
Các thông tin về quan hệ xã hội trong quá trình sử dụng đất bao gồm: chủ sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, phương thức sử dụng đất, quá trình chuyển quyền sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, q trình chuyển đổi mục đích sử dụng đất, quyền sở hữu các giá trị đầu tư vào đất.
Các thơng tin này được thiết lập trong q trình đăng ký đất, bằng phương pháp tổ chức kê khai đăng ký đất đai từ cấp cơ sở do chủ sử dụng đất cung cấp và được pháp lý hoá trên cơ sở xét duyệt của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Thông tin về cơ sở pháp lý
Các thông tin này làm căn cứ xác định giá trị pháp lý của tài liệu như: tên văn bản, số văn bản, ký hiệu loại văn bản và cơ quan ký ban hành văn bản, ngày tháng năm ký theo yêu cầu của từng loại tài liệu hồ sơ địa chính.