L ỜI MỞ ĐẦU
2.2.1.1Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán thanh toán
b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Phòng kế toán có 4 nhân viên:
- Kế toán trưởng (Lê Huy Vinh): là người trực tiếp quản lý, chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán do Nhà nước quy định. Là người tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ kế toán cũng như các quy định của công ty. Phân công chỉ đạo trực tiếp công việc của các nhân viên phòng kế toán. Mọi sổ sách chứng từ báo cáo sử dụng trong bộ máy kế toán đều phải thông qua sự phê duyệt của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo kế toán trước nhà quản lý và pháp luật kế toán. Đồng thời kế toán trưởng cũng tư vấn cho giám đốc về phương hướng hoạt động của công ty.
- Kế toán tổng hợp (Trần Xuân Bình): là người trực tiếp quản lý chỉ đạo kế toán viên và phối hợp với kế toán trưởng giải quyết vấn đề về công tác hạch toán tại công ty. Có nhiệm vụ xem xét, kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ kế toán của phòng kế toán tại công ty đã hạch toán tập hợp vầ xử lý số liệu. Tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm, khấu hao tài sản cố định của công ty. Theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật tư. Tổ chức hạch toán phân bổ chính xác, đầy đủ chi phí sản xuất theo đối tượng tập hợp chi phí sẩn xuất. Chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo định kì, quý, năm.
- Kế toán thanh toán (Phạm Thị Kim Yến): có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình công nợ với khách hàng, theo dõi các khoản phải thu, phải trả. Hàng ngày có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ thu chi, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ như: Hóa đơn, phiếu thu, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề tạm ứng, phiếu chi…để nhập liệu vào máy và ghi vào sổ sách liên quan như sổ: Sổ chi tiết tiền tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết phải thu, phải trả, sổ quỹ, sổ cái các tài khoản liên quan. Định kỳ báo cáo số dư tiền gửi, tiền vay ngân hàng cho phụ trách văn phòng. Hàng tháng tính lãi vay ngân hàng, định kì kế toán thanh toán có trách nhiệmlập biên bản đối chiếu công nợ và gửi cho khách hàng.
- Thủ quỹ (Nguyễn Thu Sương): có trách nhiệm quản lí tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
…để phản ánh và ghi chép, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền mặt, là người thực hiện các giao dịch với ngân hàng như gửi tiền, rút tiền, và phát lương cho các nhân viên trong khối văn phòng công ty, lập sổ quỹ tiền mặt và định kỳ kiểm kê đối chiếu số thực tế với sổ sách và với kế toán thanh toán. Thủ quỹ chịu trách nhiệm với các khoản tiền thiếu hụt mất mát.
Các nhân viên trong phòng kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chứng từ sau khi được kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt là cơ sở để kế toán phụ trách phần hành liên quan nhập liệu vào phần mềm máy tính. Định kì sổ sách báo cáo được đối chiếu chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ.