2.3. Thực trạng công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
2.3.1 Nguồn nhân lực và trang thiết bị
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất là cơ quan tham mƣu giúp phịng Tài ngun & Mơi trƣờng Quận thực hiện đăng ký sử dụng đất và chỉnh lý biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính; thực hiện thủ tục hành chính về quản lý và sử dụng đất đai theo quy định của Pháp luật.
a) Về tổ chức, đội ngũ cán bộ, nhân viên đang làm việc tại VPĐKQSĐ phục vụ cho công tác cấp giấy chứng nhận
Về tổ chức, bộ máy gồm có lãnh đạo VPĐKQSDĐ (gồm Giám đốc và 01 Phó Giám đốc) và bộ máy giúp việc của VPĐKQSDĐ đƣợc tổ chức thành các tổ chun mơn là tổ tổng hợp, tổ kế tốn, tổ tiếp nhận và trả kết quả, tổ đăng ký, tổ đăng ký biến động, tổ đo đạc bản đồ, tổ văn thƣ và lƣu trữ, cụ thể nhƣ sau:
+ Tổ Tổng hợp: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ: Quản lý hồ sơ nhân sự.
Xây dựng và quản lý hệ thống mạng nội bộ, hệ thống máy vi tính và các phần mềm của VPĐKQSDĐ. Phối hợp với Sở TNMT để xây dựng, tích hợp, xử lý, quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý đất đai; lƣu trữ, bảo quản cơ sở dữ liệu quản lý đất đai của VPĐKQSDĐ.
Thu thập, tiếp nhận dữ liệu số về TNMT, kiểm tra, đánh giá, xử lý, tích hợp dữ liệu đã đƣợc thu thập, thực hiện cung cấp, khai thác, lƣu trữ, bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai theo quy định của pháp luật.
Chịu trách nhiệm về quản lý công sản, tài sản của đơn vị.
Rà soát việc thực hiện các thủ tục hành chính về nhà-đất (tuân thủ hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO).
Tham mƣu cho Ban Giám đốc VPĐKQSDĐ các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Tổ Kế toán: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ: - Thực hiện các nhiệm vụ về kế toán - tài chính.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí hồ sơ và các dịch vụ về địa chính theo quy định của pháp luật.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc VPĐKQSDĐ các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ:
- Thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo Quy chế phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực TNMT theo cơ chế một cửa liên thông tại UBND quận.
- Thực hiện luân chuyển hồ sơ, giao và nhận hồ sơ đến các tổ và UBND phƣờng. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện theo quy chế phối hợp; báo cáo kết quả thực hiện theo quy định.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc VPĐKQSDĐ các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Tổ Đăng ký: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ: - Việc đăng ký nhà-đất theo quy định.
- Cấp Giấy chứng nhận đối với các trƣờng hợp: lần đầu, cấp lại, cấp đổi, tái định cƣ, đấu giá, theo quyết định của Tòa án, theo quyết định của Thi hành án, dự án nhà ở và trƣờng hợp cấp Giấy chứng nhận lần đầu có nhu cầu chuyển mục đích sử dụng đất.
- Chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan thuế để xác định mức thu nghĩa vụ tài chính cho ngƣời sử dụng nhà-đất.
- Cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính và gửi thơng báo cập nhật, chỉnh lý đến Văn phòng đăng ký thành phố và UBND phƣờng.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc VPĐKQSDĐ các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Tổ Đăng ký biến động: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ:
- Thực hiện các thủ tục về đăng ký biến động về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan thuế để xác định mức thu nghĩa vụ tài chính cho ngƣời sử dụng nhà-đất khi có biến động.
- Cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính và gửi thơng báo cập nhật, chỉnh lý đến Văn phòng đăng ký thành phố và UBND phƣờng.
- Thực hiện công tác thống kê, kiểm kê đất đai theo quy định.
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc VPĐKQSDĐ các nội dung liên quan lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Tổ đo đạc: hiện nay văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố- chi nhánh quận Tân Bình đang trong quá trình thành lập tổ đo vẽ.(đã lập thủ tục xin cấp phép hoạt động đo đạc và bản đồ năm 2012)
+ Tổ Văn thƣ - Lƣu trữ: Tham mƣu và thực hiện các nhiệm vụ:
- Quản lý, lƣu trữ các hồ sơ, tài liệu nhà-đất đƣợc thiết lập trong quá trình thực hiện cấp Giấy chứng nhận và đăng ký, chỉnh lý biến động qua các thời kỳ.
- Quản lý các tài liệu, dữ liệu: Hệ thống các loại bản đồ, bản trích đo địa chính, hệ thống Sổ bộ địa chính, hồ sơ đo đạc bản đồ.
- Quản lý, lƣu trữ các tài liệu về lĩnh vực TNMT; bản lƣu hoặc bản sao Giấy chứng nhận; hồ sơ đăng ký biến động; các Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân đã thu hồi và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định. Quản lý sử dụng phôi Giấy chứng nhận.
- Khai thác, xử lý và cung cấp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính nhƣ: Tra cứu thơng tin; trích lục bản đồ địa chính; trích sao sổ địa chính.
- Thực hiện thu thập, chỉnh lý, lƣu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu địa chính.
b. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của VPĐKQSD đất
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đƣợc thành lập từ đầu năm 2011, tất cả các thiết bị máy móc, bàn ghế... đƣợc phịng Tài ngun - Mơi trƣờng và Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận bàn giao lại, hầu hết các thiết bị trên đã cũ, gần hết thời hạn sử dụng. Tuy nhiên trong năm 2011 đã đƣợc lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận quan tâm trang bị thêm một số máy móc nhƣng vẫn chƣa đủ để đáp ứng nhu cầu giải quyết hồ sơ hành chính
Bảng 2.4. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất của VPĐKQSD đất
STT Loại Số lƣợng Tình trạng máy móc
1 Máy vi tính 28 Đƣợc trang bị năm 2011
2 Máy in A4 8 Đƣợc trang bị năm 2011
3 Máy photocopy 3 Đƣợc trang bị năm 2011
4 Phòng làm việc 80m2 Đƣợc trang bị năm 2011
5 Kho lƣu trữ 300m2 Đƣợc trang bị năm 2011
6 Phòng tiếp dân 50m2 Đƣợc trang bị năm 2011
7 Điện thoại bàn 3 Đƣợc trang bị năm 2011
(Nguồn: VPĐKQSDĐ quận Tân Bình)