Kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống này bắt đầu bằng việc phân loại các vấn đề và kết thúc bằng việc thiết kế hệ thống cuối cùng. Nó làm việc dựa trên việc trả lời bốn câu hỏi cơ bản sau:
(i) Hiện tại hệ thống thông tin làm việc như thế nào? (ii) Hiện tại hệ thống thơng tin làm cái gì?
(iv) Và hệ thống mới sẽ làm việc như thế nào?
Những câu trả lời cho bốn câu hỏi này sẽ trở thành bốn bước trong kỹ thuật thiết kế hệ thống có cấu trúc. Với những hệ thống thơng tin cho các tổ chức mà hiện thời chưa tồn tại thì khơng cần hai bước đầu. Nhưng nếu tổ chức đã tồn tại thì dù có hay khơng có hình thức của một hệ thống thơng tin, cả bốn câu hỏi đều có liên quan.
Hai bước đầu trong bốn bước trên được gọi là giai đoạn phân tích hệ thống và việc phân tích hệ thống vật lý hiện tại sẽ cho ta mơ hình logic của nó. Câu trả lời cho hai câu hỏi cuối cùng được gọi là giai đoạn thiết kế hệ thống. Thực tế thì giai đoạn này gồm ba bước-phát triển mơ hình logic mới, sự tiến triển của các mơ hình vật lý và lựa chọn một mơ hình vật lý tốt nhất.
a. Mơ hình vật lý hiện tại
Mơ hình vật lý hiện tại được chuẩn bị bằng các biểu đồ luân chuyển thông tin và bao gồm tất cả các hoạt động vật lý của hệ thống hiện tại. Hoạt động phân tích ở bước này sẽ nêu bật lên những vấn đề của hệ thống hiện tại. Tất cả các phần tử vật lý của hệ thống đều được nhìn nhận thơng qua tập thơng tin ở trên hệ thống. Kỹ thuật phỏng vấn và sử dụng bản câu hỏi được dùng để thu thập thông tin bổ sung cho việc nghiên cứu các tài liệu như là các biểu mẫu và báo cáo. Mục tiêu cuối cùng của bước này là để có được một cái nhìn rõ ràng về hệ thống hiện tại và biểu diễn nó thơng qua các biểu đồ luồng dữ liệu.
b. Mơ hình logic hiện tại
Mơ hình logic của hệ thống giải thích hệ thống đang thực sự làm gì thơng qua các phần tử khác nhau của nó. Đây là kết quả thu được từ việc phát triển mơ hình vật lý ở bước trước. Tất cả các q trình thu được trong mơ hình vật lý được phân thành các hoạt động hệ thống nhỏ hơn và chính xác hơn sử dụng các thông tin thu thập được trên hệ thống và các kỹ thuật đã được giải thích trong nghiên cứu về biểu đồ luồng dữ liệu.
c. Mơ hình logic mới
Các đầu vào cho việc phát triển mơ hình logic mới là: Mơ hình logic hiện tại,
Các vấn đề trong hệ thống hiện tại, và Các mục tiêu của hệ thống mới.
Mơ hình logic hiện tại đã được phát triển ở bước trước, các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của hệ thống mới đều trong phạm vi kiến thức của người phát triển hệ thống. Cơng việc phát triển mơ hình logic mới bao gồm cả việc thay đổi một số hoạt động của hệ thống hiện tại để giải quyết các vấn đề và liên kết một số thay đổi để đạt được tập các mục tiêu cho hệ thống mới. Các mục tiêu của hệ thống mới được sử dụng như là những hạt giống cho việc khái niệm hố mơ hình logic mới, dựa trên khung mơ hình logic của hệ thống hiện tại.
Các mục tiêu của hệ thống mới có thể đạt được theo nhiều cách. Nhà phân tích phải khái niệm hố tất cả các mơ hình logic có thể và sau đó chọn một mơ hình gần với giải pháp lý tưởng nhất.
d. Mơ hình vật lý mới
Việc phát triển mơ hình vật lý của hệ thống mới dựa trên mơ hình logic đã được phát triển ở các bước trước, cần sẵn sàng thực hiện rất nhiều quyết định. Đó là:
(i) Phân loại các hoạt động của hệ thống-các hoạt động được máy tính hố và các hoạt động thủ công.
(ii) Các loại thiết bị được sử dụng trong hệ thống và những đặc tính của chúng.
(iii) Các phương pháp được sử dụng để tiến hành các hoạt động khác nhau của hệ thống.
(iv) Các quan điểm và mức độ của giao diện giữa người sử dụng và hệ thống.
Mỗi mặt trên lại có thể có rất nhiều lựa chọn, kết hợp những tổ hợp khác nhau của các lựa chọn này sẽ cho ta các mơ hình của khác nhau của hệ thống mới. Trong các mơ hình này, cuối cùng một mơ hình phù hợp nhất với mơi trường tổ chức người sử dụng, trình độ kỹ thuật và các nhân tố kinh tế xã hội khác sẽ được chọn thông qua đối thoại với nhà quản lý của tổ chức người sử dụng và sau đó sẽ bắt tay vào cơng việc thiết kế chi tiết.