Những đầu ra biểu diễn thông tin cho hệ thống người dùng với đa phần là những thành phần thấy được của HTTT làm việc. Trong suốt q trình phát triển hệ thóng đầu ra là thực sự cần thiết và được xách định tuy rằng thiết kế đó chưa được hồn chỉnh.
a. Nguyên lý và nguyên tắc cho thiết kế đầu ra: Trước khi thiết kế một đầu ra
người phân tích nên đặt các câu hỏi đại loại như mục đích đầu ra là gì ?, ai cần thơng tin, tại sao cần và sẽ sử dụng nó như thế nào ?Phương thức xuất thơng tin dưới dạng gì ?: màn hình, máy in hay bộ nhớ ngồi ?, những vấn đề bảo mật có được xem xét khơng ?.
- Đầu ra nên đơn giản, dễ đọc và giải thích
- Mọi báo cáo và đầu ra trên màn hình cũng như thơng tin trên các cột nên có một tiêu đề
- Sử dụng những chú giải một cách chính thức để định nghĩa tất cả các trường của báo cáo.
- Sắp xếp những đầu ra máy tính phải thoả đáng theo yêu cầu và sự chấp nhận của người dùng.
b. Các loại đầu ra
Có 2 loại đầu ra cơ bản là đầu ra trong và đầu ra ngoài.
Đầu ra ngoài là các dữ liệu sẽ rời khỏi hệ thống để khởi động một quá trình trên những phần nhận chúng hoặc xác nhận những hành động của những phần nhận chúng, chẳng hạn như hoá đơn, chứng từ. Các đầu ra ngoài được tạo ra từ các mẫu in trước. Đầu ra trong là các dữ liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin của hệ thống cho người sử dụng và người quản trị hệ thống
c. Môi trường đầu ra và những định dạng:
Môi trường đầu ra là phương thức xuất ra dữ liệu trên một số phương tiện như màn hình, giáy in, đĩa. Mơi trường có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố và phụ thuộc vào thơng tin ra là gì, phục vụ cho ai, cách thức xử lý các đầu ra đó, thơng tin ra sẽ được định dạng thế nào.
Định dạng đầu ra là cách thể hiện thông tin trong mội trường đầu ra. Có một số định dạng như định dang văn bản, bảng biểu với các hàng và cột, định dạng đồ thị như biểu đồ thanh, biểu đồ cột, quạt, đường, lưới v.v...