Để xây dựng biểu đồ BCD, trước tiên ta phải thu nhập thông tin theo 3 yếu tố: - Kiểu thực thể (Entities Type)
- Kiểu liên kết (Entities Relationship Type) - Các thuộc tính (Attributes)
a. Phát hiện các kiểu thực thể
Các kiểu thực thể ta thường tìm từ 3 nguồn:
- Các tài nguyên: vật tư, tài chính, con người, mơi trường
- Các giao dịch: Các thông tin đến từ mơi trường bên ngồi nhằm kích động một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn hàng, hoá đơn...
- Các thơng tin đã cấu trúc hố: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định..
b. Phát hiện các kiểu liên kết
Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhưng ta chỉ ghi nhận cáckiểu liên kết có ích cho cơng tác quản lí và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà ta vừa phát hiện ở trên.
- Liên kết 1-1 : Liên kết tầm thường, ít xảy ra trừ trường hợp cần bảo mật thông tin hoặc thực thể phức tạp với quá nhiều các thuộc tính nên tách thực thể thành 2 thực thể và giữa 2 thực thể này có quan hệ 1-1
- Liên kết 1 - nhiều: đó là các liên kết thường hay gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập, không phải một bước mà được lần theo khố có thể qua nhiều thực thể khác nhau. Các liên kết 1 - nhiều thường là:
Chứng từ / Dòng chứng từ
Đặc biệt mối liên quan thường được diễn tả bằng các giới từ sở hữu "cho, thuộc, bởi, của, là, có...". Trong trường hợp này chúng ta chỉ xét liên kết hạn chế nên không chỉ ra liên kết như thế nào thông qua các liên kết 1-n với các giới từ trên.
- Liên kết nhiều - nhiều: Mặc dù liên kết này cũng rất phổ biến nhưng trong các bài toán quản lý để cài đặt được trong mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết một nhiều bằng cách thêm một kiểu thực thể trung gian với khoá là tổ hợp khoá của các bên tham gia.
- Liên kết nhiều bên nhiều phía. Đây là liên kết khá phức tạp tổng quát của liên kết ở trên chẳng hạn như liên kết thời khoá biểu gồm liên kết nhiều nhiều giữa các thực thể giáo viên, sinh viên, phòng học và tiết học c. Phát hiện các thuộc tính:
Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính nhất định, và phân thành 3 loại thuộc tính phổ biến
♦ Thuộc tính khố nhận diện (khố đơn hoặc khố kép): thuộc tính này xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể.
♦ Các thuộc tính mơ tả chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mơ tả các đặc trưng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu.
oThuộc tính kết nối: đó là thuộc tính thể hiện vai trị kết nối giữa 2 kiểu thực thể. Nó là thuộc tính khố nhận diện ở thực thể này và đồng thời xuất hiện là thuộc tính mơ tả ở thực thể khác.
Chúng ta xem xét lại ví dụ về hệ thống Quản lý cung ứng vật tư đã trình bày trong chương 1.
Các thực thể được xác định như sau : (1) Tài nguyên: Người cung cấp Phân xưởng Tồn kho Mặt hàng (2) Giao dịch : Đơn hàng - dòng đơn hàng Giao hàng - dịng giao hàng Hố đơn - dịng hố đơn Phát hàng - dòng phát hàng Dự trù - dòng dự trù
Xuất/nhập kho- dịng Xuất/nhập kho
(3) Thơng tin cấu trúc: đa số là các liên kết phản ánh bằng sổ sách, chứng từ. Các liên kết giữa các thực thể được xác định như sau:
Dự trù/ Đơn hàng (nhiều - nhiều)
Mặt hàng / người cung cấp (nhiều- nhiều)
Ngoài ra một số thực thể xuất hiện trong các tình huống khi hệ thống thực hiện sẽ được đưa vào trong tương lai.
Qua phân tích trên, sơ bộ ta vẽ được biểu đồ sau: Mơ hình thực thể liên kết về quản lý kho vật tư
Nhận xét : Biểu đồ cấu trúc dữ liệu được xây dựng bằng mơ hình thực thể liên kết E-R là phương pháp rất phổ biến và hiệu quả. Ngày nay có rất nhiều cơng cụ sản sinh tự động các mơ hình này như CASE method, EWIN, UML...