B. PHẦN NỘI DUNG
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Tập
2.2.3. Tuyển chọn nhân lực
2.2.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ ứng viên
Khi có ứng viên trên các website tuyển dụng hay các ứng dụng mạng xã hội công ty sẽ yêu cầu ứng viên nộp bản CV. Ở bước này thì trưởng phòng HCNS sẽ xem xét ứng viên xem có phù hợp với công việc cũng như yêu cầu của công ty hay không. Khi ứng viên đạt yêu cầu thì Chuyên viên HCNS sẽ gọi điện trao đổi với ứng viên và yêu cầu nộp hồ sơ cho công ty.
- Thu nhận hồ sơ: Sau khi thông báo tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng phòng HCNS sẽ tiến hành thu hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt trong hồ sơ
- Xử lý hồ sơ ứng viên: Công ty yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ bao gồm: Đơn ứng cử theo biểu mẫu của Công ty, sơ yếu lý lịch bản chính có xác nhận của địa phương, bản sao các bằng cấp, chứng chỉ có công chứng, bảng điểm, giấy khám sức khỏe theo yêu cầu của Bộ Y tế, bản sao có công chứng sổ hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh, bản sao chứng minh nhân dân công chứng, 02 ảnh 3 × 4.
Ngoài ra, để rút ngắn thời gian cũng như nhằm hạn chế việc đi lại của ứng viên trong tình hình dịch bệnh như hiện nay, Công ty cho ứng viên ứng tuyển qua thư điện tử (theo đúng quy định của Công ty về hồ sơ). Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ Chuyên viên HCNS sẽ đặt lịch phỏng vấn cho ứng viên và thông báo với hội đồng phỏng vấn.
Khi thu thập hồ sơ xong, trưởng Phòng HCNS – Pháp chế sẽ dựa trên những tiêu chí có sẵn nhằm sàng lọc hồ sơ theo ba tiêu chí là hồ sơ tiềm năng, hồ sơ đạt yêu cầu và hồ sơ bị loại. Sau bước sàng lọc ban đầu, Phòng HCNS – Pháp chế kết hợp với phòng có ứng viên tuyển dụng tiếp tục tiến hành sàng lọc hồ sơ. Ở giai đoạn này việc lựa chọn sẽ dựa trên tiêu chí mà các phòng ban đưa ra nhằm đáp ứng như cầu hiện tại của phòng ban. Những ứng viên không được lựa chọn thì hồ sơ của họ vẫn được phòng HCNS lưu giữ để phục vụ cho các đợt tuyển dụng sau. Ứng viên có hồ sơ được chọn của đợt sàng lọc sẽ được thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn qua thư điện tử và di động. Lịch phỏng vấn sẽ được sắp xếp hợp lý với từng ứng viên cũng như lịch họp của công ty.
45
Bảng 2.7. Bảng Kết quả xử lý hồ sơ tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đầu tƣ
An Lạc giai đoạn 2019 - 2021
Chỉ tiêu
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Tổng số hồ sơ thu thập 240 100 289 100 346 100
Hồ sơ tiềm năng 96 40 121 41 158 45
Hồ sơ đạt yêu cầu 89 32 98 33 115 33
Hồ sơ bị loại 55 28 70 26 73 22
(Nguồn Phòng Hành chính nhân sự - Pháp chế)
Việc phân loại hồ sơ giúp cho công tác tuyển dụng dễ dàng hơn, tránh bỏ sót những hồ sơ có chất lượng. Hiện nay tại công ty, phòng HCNS – Pháp chế thực hiện việc phân loại theo 3 tiêu chí là hồ sơ tiềm năng, hồ sơ đạt yêu cầu, hồ sơ bị loại. Dựa trên các tiêu chí của công ty chia thang điểm rõ ràng cho từng loại. Hồ sơ tiềm năng có mức điểm từ 85 điểm trở lên, hồ sơ đạt yêu cầu có mức điểm từ 70 đến 84 điểm và cuối cùng là hồ sơ bị loại là những hồ sơ có mức điểm dưới 70 điểm. Việc cho điểm các hồ sơ có sự phối hợp giữa phòng HCNS – Pháp chế và các phòng ban.
Từ số liệu bảng cho thấy, năm 2021 hồ sơ tiềm năng sau khi qua sàng lọc hồ sơ đạt 45% tương đương với 158 hồ sơ tiềm năng, hồ sơ đạt yêu cầu là 115 hồ sơ tương đương với 33% và hồ sơ bị loại chiếm 22%. Tỷ lệ hồ sơ bị loại không quá lớn, cũng thấy sự hiệu quả trong công tác tuyển mộ.
2.2.3.2. Kiểm tra chuyên môn và thi tuyển - Kiểm tra chuyên môn:
Kiểm tra chuyên môn áp dụng đối với một số bộ phận yêu cầu chuyên môn sâu, cần kiểm tra chuyên môn (Công việc yêu cầu vị trí kinh nghiệm dưới 3 năm hoặc ứng viên mới tốt nghiệp). Công việc này sẽ giao cho cán bộ của trưởng phòng/ban trở lên tiến hành kiểm tra. Trưởng phòng HCNS sắp xếp lịch kiểm tra và hẹn ứng viên. Đối với một số trường hợp cần tiến hành xin ý kiến
46 của Tổng giám đốc
- Thi tuyển
Sau giai đoạn sàng lọc hồ sơ, công ty sẽ tiến hành giai đoạn thi tuyển. Công ty áp dụng hai hình thức thi tuyển là thi viết và thi tay nghề. Thi tay nghề ở công ty hiện này nhằm mục đích kiểm tra sự am hiểu của ứng viên về công việc thông qua một số hình thức tùy thuộc vào vị trí thì công ty sẽ áp dụng các bài thi khác nhau. Thông thường khi tiến hành bài thi phòng ban có ứng viên sẽ lên phương án thi và tổ chức hội đồng chấm thi. Việc thi viết công ty áp dụng hình thức thi trắc nghiệm đối với những vị trí yêu cầu nhân lực có những kiến thức về lý luận, am hiểu về các kiến thức ngành, liên quan đến ngành.
Hiện nay để tiện cho việc đi lại cũng như có kết quả nhanh. Hình thức thi có thể thực hiện online và dần không còn áp nhiều nữa. Không phải vị trí nào công ty cũng tiến hành thi tuyển, những vị trí thi tuyển thông thường là những vị trí yêu cầu kỹ thuật cao và sự khéo léo. Với một số vị trí tuyển dụng không yêu cầu trình độ và cần tuyển gấp thì công ty không tiến hành thi tuyển mà chỉ phỏng vấn tuyển dụng, đạt yêu cầu thì lao động sẽ được nhận vào làm việc ngay.
2.2.3.3. Phỏng vấn tuyển dụng * Phỏng vấn Vòng 1
Tiến hành xong các bước sàng lọc hồ sơ cũng như kiểm tra chuyên môn của ứng viên. Chuyên viên HCNS sẽ hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên sau đó thông báo với hội đồng phỏng vấn để tiến hành phỏng vấn lần 1.
Đây là vòng quan trọng đối với ứng viên bởi đây là vòng mà các ứng viên sẽ gây ấn tượng với hội đồng phỏng vấn. Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ chuẩn bị những câu hỏi để cho vòng phỏng vấn, lên kế hoạch phỏng vấn.
Tùy vào vị trí mà mức độ hay cách thức phỏng vấn sẽ khác nhau. Đối với vị trí tuyển dụng cán bộ quản lý hoặc cán bộ kỹ thuật sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu về kĩ năng chuyên môn và nghiệp vụ của ứng viên. Những vị trí quan trọng thường sẽ có toàn bộ hội đồng phỏng vấn.
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc, Trưởng phòng hành chính nhân sự, Các phó tổng Giám đốc chuyên môn, trưởng
47 phòng ban có vị trí cần tuyển dụng.
Ở vòng 1, cán bộ tuyển dụng sẽ có những trao đổi để cho ứng viên cảm thấy thoải mái và không bị áp lực thể hiện được những điểm nổi bật của bản thân. Các ứng viên cũng được tạo cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua đó sẽ xác minh thêm các thông tin về ứng viên và trao đổi với các ứng viên về các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách nếu ứng viên trúng tuyển.
Các ứng viên được tuyển vào các vị trí công việc có yêu cầu đào tạo, sau khi trải qua vòng phỏng vấn vòng 1 thì tất cả các ứng viên đều được chọn tham gia phỏng vấn vòng 2.
Bảng 2.8. Bảng Tổng hợp kết quả phỏng vấn sơ bộ ứng viên tại công ty
Chỉ tiêu Số ứng viên tham gia phỏng vấn Số ứng viên đƣợc chọn Tỉ lệ số % đƣợc chọn/ Số tham gia Năm 2019 185 55 29,72 Năm 2020 219 74 33,78 Năm 2021 273 125 45,78 (Nguồn Phòng Hành chính nhân sự - Pháp chế)
Từ bảng số liệu trên, có thể thấy tỷ lệ ứng viên vượt qua vòng 1 không vượt qua 50%. Năm 2019 tỷ lệ ứng viên được chọn so với số ứng viên tham gia chỉ có 29,72% đến năm 2021 tỷ lệ này tăng lên thành 45,78%. Tỷ lệ ứng viên được chọn tăng lên qua từng năm cho thấy một số điều sau. Thứ nhất, chất lượng hồ sơ ứng viên tăng lên, thể hiện được tính hiệu quả của công tác tuyển mộ nhân lực và sàng lọc hồ sơ. Thứ hai, tỷ lệ ứng viên tăng lên còn thể hiện tính linh hoạt hơn trong công tác tuyển dụng của công ty
* Phỏng vấn vòng 2
Sau khi phỏng vấn vòng 1, Tiến hành lên đề cương câu hỏi cho ứng viên sau đó gửi cho ứng viên các câu hỏi. Đối với các cán bộ quản lý công ty tiến hành phỏng vấn chuyên sâu. Quá trình phỏng vấn chủ yếu vào tập trung kiểm tra những điểm chưa rõ ràng trong hồ sơ, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm,
48
ngoài ra còn sơ bộ xác định tính cách, năng lực, khả năng nhận thức, quan niệm sống, sự năng động nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc.
Giám đốc công ty đưa ra câu hỏi cho ứng viên vị trí quản lý cấp cao. (ví dụ: phụ lục 3: Đề cương phỏng vấn vòng 2 cho vị trí trưởng phòng giải phóng mặt bằng). Đề cương câu hỏi của công ty thường mang tính thực tiễn ứng dụng cao. Nhưng cách xử lý công việc của ứng viên sẽ cho thấy tài năng cũng như khả năng xử lý tình huống.
Để có thể hiểu được trong quá trình phỏng vấn, ứng viên có cảm nhận về tác phong của cán bộ phỏng vấn tôi đã tiến hành khảo sát và được kết quả sau đây:
Biểu đồ 2.6. Kết quả khảo sát về cảm nhận của ứng viên về tác phong của cán bộ phỏng vấn
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả - phụ lục 1)
Qua biểu đồ trên thì có thể xác định được tác phong của cán bộ trong hội đồng phỏng vấn của công ty là ở mức chuyên nghiệp. Có 36% người được hỏi cho rằng tác phong trong quá trình phỏng vấn của cán bộ trong hội đồng là rất chuyên nghiệp, họ cho rằng thái độ làm việc cũng như cách thức hỏi đáp của cán bộ luôn thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Có 55% cho rằng tác phong thái độ chuyên nghiệp đem lại sự thoải mái khi tham gia phỏng vấn. Chỉ có 9% người được hỏi cho rằng chưa chuyên nghiệp, họ cảm thấy người phỏng vấn chưa linh
36%
55% 9%
Rất chuyên nghiệp Chuyên nghiệp Chưa chuyên nghiệp
49
hoạt trong nhiều tình huống. Như vậy chỉ có số ít người được hỏi cho rằng chưa chuyên nghiệp, nhưng đó cũng là điều mà cán bộ phỏng vấn cần lưu ý và đưa ra biện pháp khắc phục.
Kết thúc phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn tiến hành họp đánh giá ứng viên, tiến hành đánh giá một cách công bằng, tôn trọng ý kiến của tất cả các thành viên trong hội đồng.
- Nếu ứng viên không đạt yêu cầu, chuyên viên HCNS sẽ soạn thông báo theo mẫu của Công ty thông báo cho ứng viên.
- Đối với ứng viên đạt yêu cầu, chuyên viên HCNS thông báo trực tiếp cho ứng viên, trao đổi thời gian thử việc, chốt thời gian đi làm cho ứng viên, sắp xếp nơi làm việc. Phổ biến sơ lược các nội quy, quy định của công ty cho ứng viên nắm bắt được.
Khi ứng viên tuyển chọn thành công chuyên viên tuyển dụng lưu hồ sơ. Phòng HCNS – Pháp chế sẽ lưu giữ những hồ sơ của người lao động được tuyển dụng theo vị trí việc làm thuộc thẩm quyền quản lý của cán bộ quản lý trong Công ty quyết định ký hợp đồng lao động và hợp đồng lao động được lưu giữ cùng hồ sơ.
Đối với ứng viên tiềm năng nhưng không được tuyển dụng do đã đủ chỉ tiêu tuyển dụng nhà tuyển dụng có thể lưu CV để có thể sử dụng trong lần tuyển dụng tiếp theo.