Ngay từ khi mới ra đời, BLDS 1995 đã quy định phạm vi của người đại diện theo pháp luật, theo hướng đó BLDS 2005 đã kế thừa và phát triển thêm về quy định này và có bổ sung thêm trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định. Theo đó thì pháp luật cho phép người đại diện có quyền chủ động tối đa xác lập, thực hiện các giao dịch đó dựa trên lợi ích của công ty, nhưng mà lợi ích của công ty được xác định và dựa trên cơ sở nào để xác định lợi ích đó thì lại không được pháp luật quy định cụ thể. Tuy nhiên, BLDS hiện hành đã điều chỉnh khá nhiều quy định về phạm vi đại diện của người đại diện của pháp nhân khi phải căn cứ chính vào Điều lệ của pháp nhân đó. Đây được đánh giá là điểm mới và phù hợp với thực tế hiện nay. Rõ ràng, khi tiến hành thành lập doanh nghiệp, bản thân những người chủ công ty phải xác định một cách rõ ràng phạm vi của người đại diện trong công ty và phải quy định rõ ràng trong Điều lệ. Điều này có lợi cho chính công ty
và người đại diện trong quá trình hoạt động của công ty chứ không phải căn cứ vào lợi ích của người được đại diện.
Trong trường hợp không thể xác định phạm vi đại diện của người đại diện theo Điều lệ thì mới dựa vào lợi ích của người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch. Phân tích điều khoản này, có lẽ các nhà làm luật đưa cách xác định phạm vi thẩm quyền trong trường hợp này là “vì lợi ích của người được đại diện”, nếu
giao dịch mà không vì lợi ích của người được đại diện, hoặc vì lợi ích của chính người đại diện, người khác thì người đại diện theo pháp luật đã vượt quá thẩm quyền đại diện của mình, xâm hại đến lợi ích của người được đại diện. Tuy nhiên, việc xác định “vì lợi ích của người được đại diện” đôi khi cũng không phải là
chuyện đơn giản. Tuy nhiên, quy định trên còn nêu “trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”, đây là quy định mang tính chung chung, mục đích của nhà làm luật
là muốn dẫn chiếu đến các quy định của luật chuyên ngành. Tuy nhiên, LDN không có quy định nào về các “trường hợp khác” để bổ sung liên quan đến Điều 141
BLDS 2015 trên. Đây cũng là sự thiếu thống nhất giữa luật chung và luật chuyên ngành.
Trong trường hợp có sự xung đột lợi ích giữa người đại diện và pháp nhân, khoản 3 Điều 141 BLDS 2015 quy định: “Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện
cho nhiều cá nhân, pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”. Với quy định này, BLDS hiện hành đã loại trừ những xung đột về mặt lợi ích
của người đại diện trong trường hợp họ là đồng thời là người đại diện của nhiều doanh nghiệp khác nhau. Theo đó, họ có thể làm đại diện cho nhiều cá nhân, pháp nhân khác nhau nhưng không được phép xác lập, thực hiện các giao dịch có liên quan đến chính mình. Diễn giải quy định này, LDN đã quy định cụ thể những trường hợp mà người đại diện không được phép xác lập, thực hiện giao dịch và để
đảm bảo tính minh bạch trong doanh nghiệp người đại diện cần phải công khai các thông tin có liên quan đến nội dung trên.
Không phải trong mọi trường hợp mà người đại diện thực hiện giao dịch có sự mâu thuẫn lợi ích, thì công ty đều có thể chối bỏ trách nhiệm, hay yêu cầu tuyên hủy giao dịch do người đại diện đã ký. Nếu người được đại diện đã đồng ý để người đại diện hành động khi có xung đột lợi ích, hoặc người được đại diện biết, đáng lẽ phải biết và khi người đại diện đã nói với công ty về việc xung đột lợi ích mà người được đại diện không phản đối trong thời gian hợp lý thì trách nhiệm thực hiện giao dịch vẫn phải là của công ty.
Nếu người ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền, khi xảy ra tranh chấp, Tòa án phải xem xét trong quá trình thực hiện hợp đồng, người có thẩm quyền ký kết hợp đồng theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ công ty đã chấp thuận, thì hợp đồng không bị coi là vô hiệu toàn bộ.
Dẫn chiếu tới quy định của LDN 2014, trong công ty TNHH, CTCP đại diện theo pháp luật thường được ghi nhận tại LDN và cả trong Điều lệ của pháp nhân đó. Tuy nhiên, từ góc độ thực tế, thông thường Điều lệ của pháp nhân sẽ quy định tương ứng với quy định của LDN, có rất ít các công ty quy định nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện ngoài các quy định của LDN. Xem xét rộng hơn dưới góc độ người đại diện theo pháp luật là người được thuê vào quản lý, điều hành công ty thì nhiệm vụ, quyền hạn của họ còn được quy định trong Hợp đồng lao động, quyết định phân công nhiệm vụ, ... Trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật thì việc phân chia nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng người cần phải cẩn thận để tránh trùng lặp, chồng chéo. Đối với một số chức danh như Chủ tịch công ty, Chủ tịch HĐQT/HĐTV hoặc GĐ/TGĐ sẽ là đại diện theo pháp luật của công ty thì thẩm quyền của các chức danh này được quy định tại LDN 2014 và được khái quái cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với chức danh Chủ tịch HĐTV/HĐQT được LDN 2014 quy
152. Theo đó, nhiệm vụ của các chức danh này chủ yếu tập trung vào những công việc của người đứng đầu HĐTV/HĐQT như lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐTV/HĐQT; Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐTV/HĐQT; Tổ chức việc thông qua nghị quyết của HĐTV/HĐQT; ... Ngoài ra, Điều lệ công ty cũng phải quy định cụ thể hơn về nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch HĐTV/HĐQT mà không cần phụ thuộc vào quy định của LDN. Cụ thể như sau:
(i) Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, nếu Chủ tịch HĐTV là đại
diện theo pháp luật của công ty thì Điều lệ công ty phải ghi rõ. Chủ tịch HĐTV chỉ được thay mặt cho HĐTV ký các quyết định của HĐTV.
(ii) Trong công ty TNHH một thành viên là tổ chức, nếu chủ sở hữu chỉ bổ
nhiệm một người làm đại diện theo uỷ quyền thì người này làm Chủ tịch công ty. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch HĐTV sẽ đại diện theo pháp luật của công ty. Khoản 1 Điều 80 LDN 2014 quy định Chủ tịch công ty nhân danh chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty. Để giới hạn quyền của Chủ tịch công ty Khoản 3 Điều 80 LDN đã chỉ ra rằng quyết định của Chủ tịch công ty về thực hiện nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty chỉ có giá trị pháp lý kể từ ngày được chủ sở hữu công ty phê duyệt, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
(iii) Đối với CTCP thì quyền hạn và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT được quy
định tại khoản 3 Điều 152 LDN 2014. Theo đó, HĐQT mới là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền, nghĩa vụ của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ. Quyết định của HĐQT chỉ có giá trị pháp lý đối với bên thứ ba, còn trong các quan hệ đối ngoại với bên ngoài công ty luôn phải thông qua một cá nhân cụ thể làm đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền để thực hiện giao dịch. Thông thường ĐHĐCĐ sẽ bầu ra thành viên HĐQT và HĐQT sẽ bầu Chủ tịch HĐQT. Khoản 2 Điều 134 LDN
2014 quy định trong trường hợp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch HĐQT hoặc GĐ/TGĐ là người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu Điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch HĐQT và GĐ hoặc TGĐ đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Thứ hai, đối với các chức danh GĐ/TGĐ, nhiệm vụ và quyền hạn được quy
định tại LDN và được cụ thể hóa tại Điều lệ công ty, ngoài ra còn được quy định tại hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm (trường hợp GĐ/TGĐ không phải là Thành viên HĐQT, cổ đông của công ty). Nhiệm vụ, quyền hạn của GĐ/TGĐ được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 64, khoản 2 Điều 81, khoản 3 Điều 157 LDN 2014 và chủ yếu tập trung vào một số công tác điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty như tổ chức, thực hiện các quyết định của HĐTV/HĐQT, Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐTV/HĐQT, tuyển dụng lao động, ....
Thứ ba, đối với CTHD, khoản 1 Điều 179 LDN 2014 chỉ ra rằng các thành
viên hợp danh đều có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh, trong thực hiện công việc kinh doanh hằng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó được biết về hạn chế đó. Vì lẽ đó, Chủ tịch HĐTV, GĐ/TGĐ đều có nhiệm vụ chung như sau: Quản lý và điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty với tư cách là thành viên hợp danh, triệu tập và tổ chức họp HĐTV; ký các nghị quyết của HĐTV; Phân công, phối hợp công việc kinh doanh, giữa các thành viên hợp danh, .... Đặc biệt họ còn đại diện cho công ty trong quan hệ với cơ quan nhà nước; đại diện cho công ty với tư cách là bị đơn hoặc nguyên đơn trong các vụ kiện, tranh chấp thương mại hoặc các tranh chấp khác.
Trong CTHD có thể có thêm thành viên góp vốn. Thành viên hợp danh và thành viên góp vốn có địa vị pháp lý hoàn toàn khác nhau trong công ty. Thành viên hợp danh nhân danh công ty tiến hành hoạt động kinh doanh các ngành, nghề kinh
doanh của công ty, nhân danh công ty trong mọi quan hệ pháp luật. Khi giao dịch với bên thứ ba, chỉ cần một trong các thành viên hợp danh đứng ra nhân danh công ty xác lập thì giao dịch đó có giá trị pháp lý ràng buộc quyền, nghĩa vụ của công ty cũng như trực tiếp ảnh hưởng đến các thành viên còn lại.
Trước đây, nghị định 03/2000 hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp 1999 quy định rằng thành viên hợp danh đại diện cho công ty trong đàm phán, ký kết hợp đồng, đại diện cho công ty trước pháp luật và cơ quan nhà nước trong phạm vi công việc được phân công. Nghĩa là, thẩm quyền đại diện của thành viên hợp danh bị giới hạn trong phạm vi công việc được phân công, điều đó gây khó khăn cho bên thứ ba trong việc phải xác định phạm vi công việc của một thành viên hợp danh cụ thể. Kế thừa và phát triển các quy định đó, Khoản 1 Điều 179 LDN 2014 đã quy định theo hướng bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba trong giao dịch với thành viên hợp danh; khoản 2 Điều 179 LDN 2014 cũng giới hạn thẩm quyền của thành viên hợp danh, theo đó hoạt động do các thành viên hợp danh thực hiện ngoài phạm vi hoạt động kinh doanh ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty đều không thuộc trách nhiệm của công ty, trừ trường hợp các hoạt động đó đã được các thành viên còn lại chấp thuận.
Như vậy, về nguyên tắc, trong CTHD các vấn đề về tổ chức quản lý công ty đều do các thành viên hợp danh định đoạt, phân công nhau đảm nhiệm các hoạt động kinh doanh trong phạm vi hoạt động của công ty. Vậy nên, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên hợp danh và cũng là người đại diện theo pháp luật còn có thể được dựa trên sự phân công, thoả thuận về cách thức điều hành công ty, về phân chia phạm vi hoạt động giữa các thành viên công ty.
Khác với thành viên hợp danh, thành viên góp vốn bị giới hạn khá nhiều về nhiệm vụ và quyền hạn của họ trong công ty. Tại điểm a khoản 2 điều 182 LDN 2014 quy định, thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp, họ không được tham gia quản lý công ty, tiến hành công việc kinh doanh nhân danh công ty. Tuy nhiên, họ lại được tham gia họp,
thảo luận và biểu quyết tại HĐTV về việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung các quyền và nghĩa vụ của thành viên góp vốn, về tổ chức lại và giải thể công ty và các nội dung khác của Điều lệ công ty có liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của họ. Nhìn nhận một cách khách quan, thành viên góp vốn cũng đóng một vai trò nhất định trong công ty, sự tồn tại phát triển hay giải thể đều ít nhiều ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của họ. Có lẽ dụng ý của các nhà làm luật muốn đảm bảo quyền lợi của thành viên góp vốn, nhưng với những quy định mâu thuẫn như thế xem ra ý tưởng của các nhà làm luật khó có thể áp dụng trong thực tế và làm cho mô hình CTHD ít hấp dẫn các nhà đầu tư.
Từ những quy định của pháp luật hiện hành về nhiệm vụ, quyền hạn của đại diện theo pháp luật của pháp nhân nói trên, có thể thấy rằng nếu không có quy định nào giới hạn thẩm quyền đại diện đối với các loại giao dịch cụ thể thì có thể suy luận rằng, người đại diện theo pháp luật được quyền, xác lập thực hiện mọi giao dịch.
Từ những phân tích và nhận định trên có thể thấy rằng nhiệm vụ, quyền hạn của người đại diện theo quy định tại Điều 141 BLDS 2015 rất rộng, điều này sẽ dẫn đến những nguy cơ gây tổn hại đến lợi ích của cổ đông và các doanh nghiệp. Bởi lẽ, khi người đại diện theo pháp luật nhân danh công ty giao kết hợp đồng với các đối tác, nếu xảy ra thiệt hại thì chính công ty phải chịu trách nhiệm về hợp đồng chứ không phải là người đại diện theo pháp luật. Nhưng rõ ràng là, không phải trong mọi trường hợp người đại diện theo pháp luật đều có quyền nhân danh công ty xác lập thực hiện mọi giao dịch. Mà việc quyết định những vấn đề quan trọng về tổ chức hoạt động, điều hành còn liên quan đến thẩm quyền của các cấp quản lý khác của công ty. Thực chất, thẩm quyền cụ thể của người đại diện theo pháp luật ở đây là nhân danh công ty để xác lập, thực hiện các giao dịch đã được các cấp quản lý thông qua. Đây là trường hợp mà BLDS 2015 quy định là trường hợp pháp luật quy định khác, nói cụ thể hơn, đây là trường hợp người đại diện theo pháp luật không có thẩm quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại
diện. Chính vì vậy mà pháp luật cũng như Điều lệ của doanh nghiệp phải có những quy định cụ thể về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật để đảm bảo cho lợi ích của người chủ sở hữu công ty cũng như chính công ty đó.