chính nhà nƣớc
Xác định cơ cấu vị trí việc làm nhằm phân giao chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các tập thể, cá nhân gắn với sơ đồ tổ chức và cơ cấu công chức
hành chính của cơ quan, đơn vị. Xác định rõ cơ cấu việc làm ở từng cơ quan, đơn vị giúp việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý và sử dụng công chức hành chính nhà nước một cách hợp lý, khoa học.
Trên cơ sở khối lượng các công việc cần thực hiện, cơ quan tiến hành phân tích, thiết kế công việc theo hướng chuyên môn hóa từng loại (nhóm) việc và phân giao rõ trách nhiệm gắn với thẩm quyền cho mỗi vị trí công tác - có thể do một cá nhân hoặc một nhóm công tác chuyên trách thực hiện hay theo cơ chế phối kết hợp linh hoạt giữa các tập thể, cá nhân tùy theo yêu cầu công việc cụ thể, năng lực của đội ngũ công chức hành chính nhà nước và đặc điểm của môi trường tổ chức. Để việc phân công trách nhiệm có hiệu quả, phải dựa trên các phân tích khách quan về những yêu cầu, tiêu chuẩn cơ bản đối với từng công việc.
Trước hết, cơ quan hành chính nhà nước tiến hành phân tích, nghiên
cứu môi trường tổ chức. Môi trường của cơ quan hành chính nhà nước có thể chia thành môi trường bên ngoài và môi trường bên trong. Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố chính như: đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, khung thể chế pháp luật về công chức, công vụ; quy mô dân số, tình hình kinh tế - xã hội, thị trường lao động, an sinh xã hội; diện tích tự nhiên, truyền thống lịch sử, văn hóa, phong tục tập quán; tiến bộ khoa học - kỹ thuật và hạ tầng cơ sở của nền hành chính; bối cảnh hợp tác, cạnh tranh trong nước, khu vực và trên thế giới,...Môi trường bên trong gồm các yếu tố: tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và kế hoạch chiến lược của cơ quan; cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lề lối làm việc; cơ chế phối kết hợp công tác của các bộ phận; bầu không khí làm việc; trình độ quản lý, hiện trạng nguồn nhân lực; vai trò của các đoàn thể;...
Thứ hai, phân tích công việc. Đây là quá trình thu thập, phân tích,
tổng hợp và tổ chức thông tin liên quan đến hệ thống các công việc của cơ quan. Phân tích công việc có mối liên hệ bao trùm toàn bộ hoạt động tổ chức -
cán bộ của bất kỳ một cơ quan hành chính nhà nước nào. Tất cả các khâu từ hoạch định nguồn nhân lực đến thiết kế từng công việc, xác định giá trị từng công việc, xếp loại nhóm việc, cấu trúc tổ chức, định biên, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đánh giá kết quả công tác, luân chuyển, bổ nhiệm... đều bắt nguồn và chịu ảnh hưởng từ các thông tin của phân tích công việc. Mục đích của phân tích công việc là phân chia các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thành các mảng công việc; làm rõ từng việc có mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ gì; quy trình thực hiện như thế nào; các chuẩn mực về thái độ, hành vi ứng xử; trang thiết bị cần thiết; mối quan hệ cấp trên - cấp dưới.
Thứ ba, xây dựng bản mô tả công việc. Đây là sản phẩm cốt yếu của
phân tích công việc. Đó là những thuyết minh tóm lược về các đặc tính chung và riêng của từng loại việc, những yêu cầu chính của một công việc cụ thể và mối liên hệ với các (nhóm) việc khác. Mô tả công việc gồm những quy định về chức trách, nhiệm vụ, hành vi, cách thức mà người được giao nắm giữ vị trí đó phải thực hiện và những điều kiện hoạt động khi đảm nhận công việc. Văn bản này chỉ ra các yêu cầu của công việc cũng như những kiến thức, trình độ học vấn, kỹ năng, nỗ lực hay yêu cầu về phẩm chất, tính cách, ứng xử cá nhân khác cần thiết để hoàn thành công việc cụ thể một cách tối ưu.
Hiện nay, Luật Cán bộ, công chức mới nêu tại Điểm 3, Điều 7 vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Tuy nhiên, ở các nghị định, thông tư hướng dẫn chưa xác định cách thức xác định vị trí việc làm như thế nào cho phù hợp với từng cơ quan, đơn vị; trong cơ quan, đơn vị cần mấy công chức là chuyên viên chính, mấy công chức là chuyên viên, số lượng từng phòng, ban là bao nhiêu người...Chính vì vậy, cần thiết Chính phủ phải ban hành văn bản hướng dẫn khung nói chung để các bộ, ngành hướng dẫn cụ thể hệ thống ngành dọc của mình về vị trí việc làm của các sở, ngành cấp tỉnh, làm cơ sở để tỉnh hướng dẫn xuống cấp huyện và tương đương.
Trên cơ sở đó, mỗi cơ quan, đơn vị từ tỉnh đến cơ sở, cần nghiên cứu, sớm xây dựng bảng mô tả công việc, làm căn cứ để xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhân lực cho cơ quan đối với từng công việc, từng nhóm công chức hành chính, từng bộ phận, từng phòng chuyên môn, đồng thời đảm bảo việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý, phù hợp, tránh tình trạng mất cân đối "vừa thừa, vừa thiếu" công chức hiện nay.