3.3. Giải pháp về tổ chức thực hiện
3.3.3. Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin
3.3.3.1. Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính
giải pháp chủ yếu nhằm cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia và Chỉ thị 24/CT-TTg ngày 05/8/2014 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường quản lý và cải cách thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội là cơ sở pháp lý để ngành BHXH đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin. Ngày 10/10/2014, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1018/QĐ-BHXH sửa đổi một số nội dung các quyết định về thu, chi BHXH, BHYT; loại bỏ biểu mẫu, công văn, đơn đề nghị của đơn vị và người lao động, loại bỏ nhiều tiêu thức không cần thiết trong mẫu biểu đăng ký tham gia và hưởng chế độ BHXH, BHYT; giảm từ 263 thủ tục hành chính xuống còn 115 thủ tục. BHXH Việt Nam đặt mục tiêu cắt giảm 1/3 số lần và giảm 50% số giờ thực hiện nộp BHXH, BHYT so với hiện nay và phấn đấu đạt thời gian kê khai nộp các khoản BHXH là 49,5 giờ vào cuối năm 2015. Dự kiến từ ngày 01/4/2015, BHXH Việt Nam sẽ tổ chức thực hiện giao dịch điện tử theo quyết định của Chính phủ; lượng thời gian mà doanh nghiệp cần để thực hiện thủ tục BHXH sẽ giảm tương ứng và đặc biệt là giảm được các chi phí phát sinh. BHXH Việt Nam đã xây dựng Kế hoạch triển khai, quyết tâm phấn đấu thực hiện các mục tiêu nêu trên; chủ động rà soát các quy trình, nghiệp vụ của Ngành nhằm đơn giản hóa các TTHC, tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp khi giao dịch với cơ quan BHXH; thực hiện đơn giản hóa các TTHC theo đúng chỉ đạo của Chính phủ., rút gọn từ 263 thủ tục xuống còn 111 thủ tục.
Thực hiện nghiêm việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 (Sổ tay chất lượng và quy trình giải quyết công việc ở các đơn vị) của cơ quan BHXH. Khi Luật BHXH có hiệu lực, BHXH các cấp sẽ phải tiến hành rà soát các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, hoàn thiện các quy trình theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Cần có cơ chế theo dõi, giám sát việc thực hiện theo đúng các văn bản đã ban hành. Tiếp đó, cần đánh giá chất lượng, kiểm soát những quy trình, những việc chưa phù hợp và gửi phiếu xin ý kiến nhận xét từ các đơn vị sử dụng lao động về mức độ phục vụ, chia làm 3 cấp: tốt, trung bình, chưa tốt, trên cơ sở đó thực hiện biện pháp khắc phục. Cần công bố “Chính sách chất lượng”, “Mục tiêu chất lượng” và tổ chức niêm yết các văn bản này tại bộ phận một cửa cùng các bộ
phận khác của cơ quan. Chất lượng dịch vụ hành chính công sẽ được kiểm soát chặt chẽ, đẩy lùi hiện tượng nhũng nhiễu, chậm trễ trong giải quyết các thủ tục hành chính của tổ chức. Việc quy định rõ ràng các thủ tục hành chính đã giúp đơn vị, người lao động biết được từng loại thủ tục cần những giấy tờ gì, thời hạn và trình tự giải quyết cũng như tạo sự công khai, minh bạch để có thể giám sát cán bộ viên chức ngành BHXH, giám sát các thủ tục hành chính có được thực hiện theo đúng quy định hay không. Áp dụng hệ thống QLCL phân công rõ người, rõ việc, tạo nên sự phối hợp chặt chẽ, có trình tự trong quá trình giải quyết công việc giữa cán bộ, công chức, giữa các bộ phận này với bộ phận khác trong cơ quan. Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống QLCL giúp cho cán bộ viên chức chuyển biến tác phong làm việc theo hướng khoa học, hợp lý, nâng cao kỹ năng cập nhật, sắp xếp tài liệu theo danh mục, đảm bảo thuận tiện và nhanh chóng trong việc tra cứu thông tin.
Tổ chức quản lý thực hiện theo 3 cấp: - Trung ương: cơ quan BHXH Việt Nam.
- Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: 64 BHXH tỉnh, thành phố. - Cấp huyện, quận, thị xã thành phố thuộc tỉnh: 661 BHXH quận huyện. Do đặc thù tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ quản lý cùng đối tượng quản lý và thông tin quản lý trong hệ thống BHXH Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý BHXH, hiện đại hóa thông tin quản lý ngành BHXH trở thành nhu cầu thiết thực và cấp bách. Hệ thống thông tin quản lý BHXH được hiện đại hóa sẽ mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội cao và đóng vai trò quan trọng và có ý nghĩa quyết định đến hiệu lực và hiệu quả quản lý của hệ thống BHXH Việt Nam.
3.3.3.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Luật BHXH sửa đổi quy định đến năm 2020, sổ BHXH sẽ được thay thế bằng thẻ BHXH điện tử, trình tự thủ tục giải quyết các chế độ BHXH bằng phương thức giao dịch điện tử. Như vậy, đẩy mạnh công nghệ thông tin là tất yếu nhằm đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, quản lý chặt chẽ đối tượng đóng và hưởng BHXH, quản lý quỹ BHXH.
Thứ nhất, phải chủ động chuẩn bị lực lượng và chuẩn bị đội ngũ cán bộ CNTT, trang bị tin học cơ bản cho tất cả cán bộ công chức BHXH. Đội ngũ cán bộ CNTT phải làm chủ công nghệ truy nhập, xử lý dữ liệu, truyền tải thông tin, quản trị dữ liệu, quản trị mạng, phân tích hệ thống và quan trọng hơn là phải biết phát triển và thường xuyên nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm ứng dụng trong quản lý BHXH. Các cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ BHXH phải được trang bị kiến thức CNTT để có đủ năng lực truy nhập, khai thác và phân tích thông tin phục vụ yêu cầu quản lý.
Thứ hai, liên quan đến hạ tầng kỹ thuật, công nghệ phần cứng, hệ quản trị, hệ điều hành, truyền thông là những lĩnh vực kỹ thuật công nghệ cao. Hệ thống CNTT BHXH phải đảm bảo tính thống nhất và khả năng giao tiếp, chia sẻ tài nguyên, phải thoả mãn yêu cầu của hệ thống mở, có công nghệ hiện đại, dễ tương thích và nâng cấp, dễ sử dụng, đồng thời phải đáp ứng tính an toàn và bảo mật cao. Cần tạo lập các khuôn khổ pháp lý và qui định chuẩn về thu nhập thông tin, mã hoá thông tin, sử dụng, truyền dẫn và bảo mật thông tin.
Thứ ba, liên quan tới các phần mềm ứng dụng, đến tiêu thức, chỉ tiêu quản lý và quy trình nghiệp vụ: cần phải được nghiên cứu một cách tổng thể để đảm bảo sự nhất quán về cấu trúc và mã nhằm tạo điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lý trong toàn hệ thống. Kỹ thuật, công nghệ phần cứng, phần mềm, truyền thông quan trọng và phức tạp nhưng khó khăn chính trong việc đưa CNTT vào quản lý lại chính lĩnh vực quản lý: đó là việc xác định đầy đủ các yêu cầu quản lý, việc chuẩn hoá các tiêu thức, chỉ tiêu quản lý và quy trình quản lý. Cần phân tích một cách hệ thống toàn bộ qui trình quản lý nghiệp vụ và bộ máy quản lý BHXH, yêu cầu chuẩn hoá về quy trình và thông tin là cần thiết và quan trọng. Để hệ thống CNTT hoạt động ổn định có hiệu quả trong một hệ thống quản lý tập trung, thống nhất như BHXH Việt Nam, yêu cầu và quy định có tính bắt buộc là các chương trình ứng dụng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống BHXH Việt Nam.
Tháng 3/2015, BHXH Việt Nam đã thí điểm giao dịch điện tử tại 36 tỉnh thành phố, giảm thêm được 40 giờ thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH;
phát động cuộc thi sáng kiến cải cách thủ tục hành chính và giao dịch điện tử trong BHXH, BHYT, BHTN nhằm tìm ra sáng kiến cải cách thiết thực cắt giảm thủ tục hành chính trong việc lập hồ sơ, kê khai, giải quyết các chế độ BHXH và thực hiện giao dịch điện tử, rút ngắn thời gian hoàn thành thủ tục về BHXH, giảm chi phí thủ tục hành chính cho các cá nhân, tổ chức. Như vậy, ngành BHXH đang có những bước đi đúng hướng để ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải cách TTHC.