2.3. Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần
2.3.1. Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần theo pháp luật Việt Nam
Theo Khoản 1, Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2014:
“Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông” [24].
a) Quyền và nhiệm vụ của HĐQT
Căn cứ Khoản 2, Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2014 thì HĐQT có các quyền và nhiệm vụ sau:
a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
c) Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty; đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 130 của Luật này;
e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định, tại điểm d khoản 2 Điều 135, khoản 1 và khoản 3 Điều 162 của Luật này;
i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
n) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty [24, Điều 149, Khoản 2].
Hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực thứ hai của công ty cổ phần được quy định nhiều quyền hạn và nhiệm vụ khác nhau. Hội đồng quản trị là cơ quan thực hiện, cụ thể hóa các chiến lược dài hạn của Đại hội đồng cổ đông, là cơ quan quản lý, điều hành, giám sát hoạt động nội bộ của công ty cổ phần nhằm duy trì hoạt động ổn định, bền vững của công ty cổ phần.
Như vậy, có thể thấy Hội đồng quản trị là cơ quan điều hành trực tiếp, thường xuyên các công việc của công ty cổ phần.
b) Thành phần và cơ chế hoạt động
Thành phần: HĐQT bao gồm những con người (cá nhân) cụ thể được ĐHĐCĐ bầu ra để thực hiện nhiệm vụ quản lý công ty.
Về số lượng: căn cứ Khoản 1, Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2014:
“Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.”.
Có thể nói đây là quy định rất mở của Luật Doanh nghiệp 2014, bởi lẽ Điều lệ của từng CTCP sẽ quy định cụ thể số lượng thành viên HĐQT mà không phụ thuộc vào giới hạn tối thiểu và tối đa như trên. Quy định như vậy tưởng chừng thông thoáng, nhưng nó chưa đảm bảo tính chặt chẽ và phù hợp với thông lệ quốc tế. Thứ nhất, giả sử trong điều lệ của một công ty cổ phần nào đó quy định số thành viên là 3, trong quá trình hoạt động, công ty chỉ còn lại 2 thành viên HĐQT. Khi đó, hoạt động của HĐQT sẽ không còn ý nghĩa gì, bởi vì khi biểu quyết nếu có ý kiến khác nhau thì quyết định theo phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT. Nói cách khác, việc quản lý công ty cổ phần sẽ chỉ do một người duy nhất thực hiện, đó là Chủ tịch HĐQT. Thứ hai, theo thông lệ quốc tế, hầu hết các nước đều qui định số lượng thành viên tối thiểu. Điều này sẽ dẫn đến các quy định của Luật doanh nghiệp Việt Nam đi ngược lại với thông lệ quốc tế.
Luật Chứng khoán quy đinh: Quản trị công ty cổ phần (công ty đại chúng) theo Luật Chứng khoán được quy định tại Điều 28: Việc quản trị công ty cổ phần (công ty đại chúng) được quy định theo Luật Chứng khoán, Luật Doanh nghiệp và các quy định khác của pháp luật với nguyên tắc quản trị: Bảo đảm cơ cấu quản trị hợp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động của Hội đồng quản trị
Luật các tổ chức tín dụng quy định về quản trị tổ chức tín dụng tại Chương III và quy định chi tiết về Tổ chức tín dụng là công ty cổ phần về: Hội đồng quản trị (nhiệm vụ và quyền hạn; quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị; quyền và nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị);
Về nhiệm kỳ: Khoản 2, Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định phân biệt rõ giữa nhiệm kỳ của HĐQT và nhiệm kỳ của thành viên HĐQT. Theo đó:
Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên độc lập Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Số lượng, thời hạn cụ thể của nhiệm kỳ, số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định [24, Điều 150, khoản 2].
Đây là một quy định rất mở của Luật Doanh nghiệp 2014. Việc cho phép nhiệm kỳ của thành viên HĐQT có thể bất kỳ là bao nhiêu năm, miễn là không quá 5 năm. Quy định này tạo ra cơ chế “luân phiên” nhau của các thành viên HĐQT, và do đó bảo đảm cho cơ cấu thành viên của HĐQT luôn có tính mới và tính kế thừa tồn tại song song, giúp cho HĐQT hoạt động vừa ổn định, nhưng cũng vừa có sự thay đổi để thích ứng tốt hơn với môi trường kinh doanh luôn biến động trong nền kinh tế thị trường. Cách quy định này đối với nước ta là mới nhưng thực ra ở các nước phát triển người ta đã sử dụng từ lâu.
Nếu cách quy định nhiệm kỳ của HĐQT là cố định là 5 năm, còn nhiệm kỳ của các thành viên HĐQT có thể linh hoạt trong giới hạn 5 năm đó sẽ tạo
điều kiện cho HĐQT dễ dàng loại bỏ người không còn phù hợp, đồng thời dễ dàng tiếp nhận các thành viên mới phù hợp hơn. Quy định này rất phù hợp với nhu cầu quản trị CTCP, bởi CTCP thông thường kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực, cơ cấu vốn lớn và cơ cấu cổ đông phức tạp, do đó việc tạo điều kiện cho công ty có thể dễ dàng tiếp nhận các thành viên HĐQT mới thay thế những người cũ là điều rất cần thiết.
* Thành viên HĐQT
Khoản 4, Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rõ: “Thành viên HĐQT không nhất thiết phải là cổ đông công ty”.
Quy định này nhằm tạo điều kiện cho công ty có thể lựa chọn những người thích hợp vào HĐQT ngay cả khi tất cả cổ đông không đạt yêu cầu để làm thành viên HĐQT, đồng thời cũng tạo điều kiện cho cổ đông dễ dàng lựa chọn và đề cử người vào HĐQT. Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2014 thì thành viên HĐQT phải có đủ những điều kiện và tiêu chuẩn sau:
a) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Luật này;
b) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.
c) Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác.d) Đối với công ty con mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì thành viên Hội đồng quản trị không được là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; không được là người có liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ [24, Điều 150].
Một số điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2014 về thành viên Hội đồng quản trị:
Thứ nhất, thành viên Hội đồng quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của công ty. Luật Doanh nghiệp 2005 trước đây quy định thành viên Hội đồng quản trị phải là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông.
Thứ hai, thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác. Quy định mới này thể hiện tính thực tế của hoạt động của doanh nghiệp nhằm tận dụng tối đa kinh nghiệm quản lý, chất xám của các cá nhân có thể trở thành thành viên Hội đồng quản trị của một hoặc nhiều công ty khác nhau.
Thứ ba, quy định về tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị ngay trong Luật Doanh nghiệp 2014.
* Cơ chế hoạt động HĐQT:
HĐQT là cơ quan không thường trực làm việc theo chế độ tập thể, thông qua các cuộc họp.
* Về chế định Chủ tịch HĐQT: HĐQT bầu Chủ tịch HĐQT trong số các thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch HĐQT là người đứng đầu HĐQT, tuy nhiên đây chỉ là một chức danh chứ không phải một cơ quan của công ty. Chủ tịch HĐQT có quyền và nghĩa vụ quy định tại Khoản 3, Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014:
a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị; b) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị;
c) Tổ chức việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị; d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị;
đ) Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Hội đồng quản trị;
e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty [24, Điều 152, Khoản 3].
Chủ tịch HĐQT không có thẩm quyền quyết định riêng biệt về các vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT. Mặc dù vậy, phiếu biểu quyết của Chủ tịch HĐQT có tính chất quyết định trong trường hợp số phiếu tán thành và phản đối ngang nhau căn cứ theo Khoản 9, Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014.
Luật Doanh nghiệp 2005 trước đây cho phép bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị từ Đại hội đồng cổ đông và cuộc họp của Hội đồng quản trị. Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ cho phép bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị từ cuộc họp Hội đồng quản trị. Quy định này của Luật Doanh nghiệp 2014 nhằm đảm bảo cuộc họp được tiến hành thuận lợi, số phiếu bầu tập trung nhằm tránh lãng phí, phân tán phiếu biểu quyết trong cuộc họp.
c) Triệu tập và thể thức tiến hành họp HĐQT
Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch thì cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị để bầu Chủ tịch và ra các quyết định khác thuộc thẩm quyền phải được tiến hành trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và trủ chì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn một người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập hợp lệ mà không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Cuộc họp lần thứ hai được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
Cuộc họp của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần. Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường tại trụ sở chính của công ty hoặc nơi khác.
Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của một trong các trường hợp sau đây:
-Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập;
-Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
-Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị; -Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
d) Thông qua quyết định của HĐQT
Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết căn cứ Khoản 3, Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2014.
- Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua bỏ phiếu bằng văn bản. Phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước giờ khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
- Nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định trong trường hợp HĐQT thông qua quyết định dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức
khác thì tỷ lệ thông qua quyết định sẽ áp dụng như thế nào. Về mặt lý luận, trong trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản thì không có triệu tập họp HĐQT mà sẽ gửi phiếu lấy ý kiến đến tất cả các thành viên HĐQT cho nên không thể áp dụng quy định tại Khoản 9, Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014. Nếu dựa theo quy định này thì có thể hiểu quyết định của HĐQT được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận. Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu gián tiếp. Có lẽ tỷ lệ thông qua quyết định của HĐQT trong trường hợp này Luật Doanh nghiệp 2014 dành cho điều lệ công ty quy định. (Trong khi đó, việc thông qua quyết định của ĐHĐCĐ dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được Luật Doanh nghiệp 2014 quy định cụ thể tỷ lệ thông qua là 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết).