2.4. Cơ cấu quản trị trong công ty cổ phần
2.4.2. Hội đồng quản trị
a) Nhiệm kỳ, số lượng, tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT
Về số lượng thành viên: LCT 1990 quy định HĐQT là cơ quan quản lý
công ty, số lượng thành viên HĐQT từ 3 đến 12 người. Thành viên HĐQT được hưởng lương hoặc thù lao theo quyết định của ĐHĐCĐ. Điều lệ công ty có thể quy định số cổ phiếu tối thiểu mà các cổ đơng là thành viên HĐQT phải có. Số cổ phiếu này phải ghi tên, không được chuyển nhượng trong suốt thời gian tại chức và trong thời hạn hai năm, kể từ ngày thôi giữ chức thành viên HĐQT.
LDN 1999 tiếp tục hạn chế số lượng thành viên HĐQT gồm khơng q 11 thành viên. Có thể thấy việc hạn chế số lượng thành viên HĐQT của LCT 1990 (không quá 12) và LDN 1999 (khơng q 11) là khơng có sự khác biệt lớn. Nhiệm kỳ, tiêu chuẩn và số lượng cụ thể thành viên HĐQT do Điều lệ công ty quy định.
LDN 2005 được ban hành đã quy định bổ sung số lượng thành viên tối thiểu. Theo quy định tại khoản 1 Điều 109 LDN 2005 “số lượng thành viên HĐQT khơng ít hơn ba thành viên, không quá mười một thành viên”
đây là một điểm mới của LDN 2005. Ngoài ra, LDN 2005 đã quy định
4 Điều 109 LDN 2005. Quy định này tạo ra những cơ sở pháp lý để cổ đơng có thể lựa chọn đề cử thành viên độc lập tham gia vào HĐQT nhằm giám sát hoạt động quản lý công ty, bảo vệ quyền lợi cổ đơng, nâng cao trách nhiệm giải trình của nhà quản lý, tính minh bạch, cơng khai đối với các hoạt động của công ty.
LDN 2014 quy định HĐQT có từ 03 đến 11 thành viên, nếu Điều lệ cơng ty khơng có quy định khác. Với CTCP hoạt động theo mơ hình khơng có BKS theo Điểm b Khoản 1 Điều 134 LDN 2014, HĐQT phải có ít nhất 20% thành viên độc lập và có Ban kiểm tốn nội bộ trực thuộc HĐQT. Số lượng, thời hạn cụ thể của nhiệm kỳ, số thành viên HĐQT phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định. Nhiệm kỳ của thành viên HĐQT, thành viên độc lập HĐQT không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trường hợp tất cả thành viên HĐQT cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên HĐQT cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ cơng ty có quy định khác.
Về tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT: Trong LCT 1990 và
LDN 1999 không quy định tiêu chuẩn của thành viên HĐQT mà do Điều lệ công ty quy định. LDN 2005 đã đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về thành viên HĐQT nhằm đảm bảo rằng các thành viên HĐQT sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Tiêu chuẩn của thành viên HĐQT bao gồm: (i) Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của LDN; (ii) Là cổ đơng cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thơng hoặc người khác có trình độ chun mơn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hoặc tiêu chuẩn, điều kiện khác quy định tại Điều lệ công ty; (iii) Đối với công ty con là công ty mà Nhà nước sở hữu cổ phần trên 50% Vốn điều lệ thì thành
viên HĐQT khơng được là người liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ (Điều 110 LDN 2005).
Trên cơ sở tiêu chuẩn được quy định trong LDN 2005 thì LDN 2014 đã sửa đổi và bổ sung những tiêu chuẩn mới. Cụ thể như sau:
Một là, Thành viên HĐQT không nhất thiết phải là cổ đông của công ty,
trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác. Quy định này đã khắc phục được mâu thuẫn của LDN 2005 là trong khi Khoản 4 Điều 109 LDN 2005 quy định thành viên HĐQT không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, tuy nhiên Điểm b Khoản 1 Điều 110 lại quy định tiêu chuẩn làm thành viên HĐQT là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc người khác có trình độ chun mơn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty.
Hai là, Thành viên HĐQT cơng ty có thể đồng thời là thành viên
HĐQT của công ty khác.
Ba là, Đối với công ty con mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều
lệ thì thành viên HĐQT không được là là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của GĐ, TGĐ và cán bộ quản lý khác của cơng ty; khơng được là người có liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.
Ngồi ra, LDN 2014 cịn quy định về tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT độc lập. Đây là một trong những điểm mới tiêu biểu của LDN 2014 so với LDN 2005. Khoản 2 Điều 151 quy định tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT độc lập gồm có: a) Khơng phải là người đang làm việc cho công ty, công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho cơng ty, cơng ty con của cơng ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó; b) Khơng phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ
cấp mà thành viên HĐQT được hưởng theo quy định; c) Khơng phải là người có vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty; d) Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 1% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của cơng ty; đ) Khơng phải là người đã từng làm thành viên HĐQT, BKS của cơng ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó. Quy định của LDN 2014 về tiêu chuẩn thành viên độc lập HĐQT đã đảm bảo được tính minh bạch, độc lập của thành viên độc lập HĐQT.
Về nhiệm kỳ HĐQT: Khác với LCT 1990 và LDN 1999 khi không quy
định cụ thể về nhiệm kỳ của HĐQT, tại Khoản 1 Điều 109 LDN 2005 đã quy định: Nhiệm kỳ của HĐQT là 05 năm. Nhiệm kỳ của thành viên HĐQT không quá 05 năm. Đây là điểm mới của LDN 2005. Bên cạnh đó, LDN 2005 cũng bổ sung quy định về việc trao quyền tiếp tục quản lý công ty cho HĐQT cũ khi họ hết nhiệm kỳ mà HĐQT của nhiệm kỳ mới chưa được bầu ra hoặc chưa thể tiếp quản công việc, LDN 1999 không quy định về điều này. LDN 2014 quy định nhiệm kỳ của thành viên độc lập HĐQT không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế, do đó nhiệm kỳ của thành viên độc lập HĐQT có thể ít hơn hoặc bằng 05 năm mà không phải đúng 5 năm như quy định tại LDN 2005.
b) Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT
LCT 1990 chỉ quy định ĐHĐCĐ có quyền và nhiệm vụ bầu, bãi miễn thành viên HĐQT mà khơng có các điều luật cụ thể quy định về nội dung này.
Đến LDN 1999 đã bổ sung quy định về hình thức bỏ phiếu biểu quyết để bầu thành viên HĐQT và thông qua khi được số cổ đơng đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận. Thành viên HĐQT bị miễn nhiệm trong các trường hợp: a) Bị mất hoặc bị hạn chế năng
lực hành vi dân sự; b) Từ chức; c) Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định. Thành viên HĐQT bị bãi nhiệm theo quyết định của ĐHĐCĐ. Khi số thành viên HĐQT bị giảm quá một phần ba so với số quy định tại Điều lệ công ty, thì HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ trong thời hạn không quá sáu mươi ngày để bầu bổ sung thành viên HĐQT. Trong các trường hợp khác, cuộc họp gần nhất của ĐHĐCĐ sẽ bầu thành viên mới để thay thế cho thành viên HĐQT đã bị miễn nhiệm, bãi nhiệm.
LDN 2005 ra đời đã có sự thay đổi, luật này quy định phương thức bầu thành viên HĐQT mới là bầu dồn phiếu tại điểm 3 Điều 104. Theo đó, mỗi cổ đơng khi bầu thành viên HĐQT có số tổng số lá phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên số thành viên được bầu của HĐQT và cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng viên. Có thể thấy phương thức bầu dồn phiếu đã thể hiện được cơ chế bảo vệ cổ đông thiểu số. Trong CTCP, cổ đông thiểu số với số vốn góp ít đồng nghĩa với tỷ lệ biểu quyết thấp so với cổ đông lớn. Nhưng khi áp dụng phương thức bầu dồn phiếu, các cổ đông thiểu số khi liên kết với nhau sẽ tạo ra một tỷ lệ biểu quyết lớn hơn, tính ảnh hưởng lớn hơn. Đây là một điểm tiến bộ hơn của LDN 2005 so với LDN 1999. Bên cạnh đó, LDN 2005 cũng đã mở rộng thêm trường hợp thành viên HĐQT bị bãi nhiệm, miễn nhiệm đó là: khơng có đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên HĐQT theo quy định tại Điều 110 và thành viên HĐQT có thể miễn nhiệm bất cứ lúc nào theo quyết định của ĐHĐCĐ. Quy định này nhằm đảm bảo các thành viên HĐQT luôn luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.
Khác với LDN 2005 quy định bắt buộc việc biểu quyết bầu thành viên HĐQT và BKS phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, LDN 2014 cho phép CTCP được lựa chọn hình thức bầu thành viên HĐQT. Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định phương thức bầu khác thì sẽ thực
hiện bầu dồn phiếu. Có thể nói phương thức bầu dồn phiếu quy định trong LDN 2014 khá tương đồng với pháp luật của một số quốc gia trên thế giới. Với quy định của LDN 2014 về tỷ lệ biểu quyết để thông qua quyết định bầu thành viên HĐQT và BKS là ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả các cổ đơng dự họp, các cổ đơng có thể dễ liên kết thành nhóm để đề cử người của mình vào HĐQT và BKS hơn so với tỷ lệ 65% của LDN 2005. LDN 2014 còn bổ sung quy định xác định người trúng cử thành viên HĐQT tại Khoản 3 Điều 144:“Người trúng cử thành viên HĐQT được xác định theo số phiếu bầu
tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ cơng ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của HĐQT thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty”.
Về miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, LDN 2014 tiếp tục ghi nhận các quy định của LDN 2005 và chỉ bổ sung thêm trường hợp HĐQT phải triệu tập ĐHĐCĐ để bầu bổ sung thành viên HĐQT đó là khi “Số lượng
thành viên độc lập HĐQT giảm xuống, không đảm bảo tỷ lệ quy định tại Khoản 1 Điều 134 của Luật này”.
c) Các quyền và nhiệm vụ của HĐQT
HĐQT là một cơ quan không thể thiếu được trong có cấu tổ chức của cơng ty, với vị trí là cơ quan quản lý cơng ty, HĐQT có tồn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Nội dung này đã được ghi nhận tại Điều 38 LCT 1990 và tiếp tục được khẳng định tại Điều 80 LDN 1999. Tuy nhiên khơng chỉ dừng lại ở đó mà LDN 1999 đã tiến một bước dài so với LCT 1990 trong việc xác định quyền và nhiệm vụ của HĐQT. LDN 1999 đã bổ sung quy định ghi nhận chi tiết các quyền và nhiệm vụ cơ bản của HĐQT, gồm có:
Quyết định chiến lược phát triển của công ty; phương án đầu tư; giải pháp phát triển thị trường; huy động vốn theo các hình thức; chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty.
Bổ nhiệm miễn nhiệm cách chức GĐ (TGĐ) và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó.
Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; mức cổ tức được trả; việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Quyền thông qua các hợp đồng “đặc biệt”. Theo Điều 87 "Các hợp đồng
kinh tế dân sự của công ty với thành viên HĐQT, GĐ (TGĐ), thành viên BKS, cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần có quyền biểu quyết và với người có liên quan của họ trong trường hợp có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 20% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của cơng ty thì phải được HĐQT chấp thuận trước khi ký”. Điểm mới này có ý nghĩa rất lớn trong việc ngăn ngừa sự lạm
dụng quyền hạn của những người quản lý và các cổ đơng lớn thơng qua hình thức ký kết hợp đồng để chuộc lợi cho riêng mình, bảo vệ được lợi ích của các cổ đông, đặc biệt là cổ đông thiểu số.
Ngồi ra, HĐQT cịn thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác có liên quan quy định tại Luật này và trong Điều lệ công ty.
Việc xác định rõ quyền và nhiệm vụ cơ bản của HĐQT theo LDN 1999 đã tạo điều kiện thuận lợi cho CTCP trong việc tổ chức và quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho HĐQT điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời tạo ra cơ chế bảo đảm cho hoạt động kiểm tra giám sát của các cổ đông và BKS đối với HĐQT, ngăn ngừa được sự lạm quyền của HĐQT.
Trên cơ sở quy định về quyền và nhiệm vụ của HĐQT trong LDN 1999, LDN 2005 kế thừa và hoàn thiện hơn quy định về quyền và nhiệm vụ
của HĐQT tại Điều 108. So với quyền và nhiệm vụ được quy định trong LDN 1999 thì quyền và nhiệm vụ của HĐQT được quy định ở LDN 2005 đã được mở rộng thêm thẩm quyền về giám sát của HĐQT, cụ thể: giám sát, chỉ đạo GĐ hoặc TGĐ và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Ngoài ra, LDN 2005 đã bỏ quyền định giá tài sản góp vốn khơng phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng của HĐQT. Theo quy định tại Điều 30 LDN 2005, việc định giá tài sản là do các cổ đông sáng lập hoặc tổ chức chuyên nghiệp định giá.
LDN 2014 tiếp tục ghi nhận các nhiệm vụ và quyền hạn của HĐQT được quy định trong LDN 2005. LDN 2014 chỉ có sự sửa đổi về tỷ lệ % tại điểm h Khoản 2 Điều 149. Cụ thể là LDN 2014 quy định: “HĐQT thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn
35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công
ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định, tại điểm d khoản 2 Điều 135, khoản 1 và khoản 3 Điều 162 của Luật này”. LDN 2005 quy định
là 50%.
d) Trình tự thủ tục họp và thơng qua quyết định của HĐQT
LCT 1990 quy định về HĐQT rất sơ lược, những quy định về trình tự thủ tục họp và thơng qua quyết định của HĐQT không được đề cập đến.
LDN 1999 ra đời đã có những quy định khá linh hoạt về vấn đề này.