b) Hồ sơ mời thầu
2.2.2 Thực hiện đấu thầu
Thực hiện đấu thầu bao gồm các bước sau: Bước 1: Phát hành Hồ sơ mời thầu;
Bước 2: Chuẩn bị và nộp Hồ sơ dự thầu Bước 3: Nhận Hồ sơ dự thầu và Mở thầu;
Bước 4: Đánh giá thầu, kiến nghị trúng thầu, phê duyệt và công bố kết quả đấu thầu Bước 5: Thương thảo và ký Hợp đồng
Bước 1: Phát hành Hồ sơ mời thầu
“Cuộc chơi” đấu thầu bắt đầu khi Bên mời thầu phát hành Hồ sơ mời thầu cho các Nhà thầu. Theo các quy định hiện hành của Việt nam về đấu thầu, có 4 vấn đề pháp lý chính liên quan đến việc phát hành Hồ sơ mời thầu, bao gồm: (i) Điều kiện tổ chức đấu thầu; (ii) Điều kiện tham dự thầu của các Nhà thầu; (iii) Các vấn đề về ưu tiên nội địa; (iv) Các hình thức phát hành Hồ sơ mời thầu.
Điều kiện tổ chức đấu thầu chính là các điều kiện để Bên mời thầu có thể phát hành được Hồ sơ mời thầu đến các Nhà thầu. Quy chế đấu thầu đưa ra các điều kiện để Bên mời thầu được phép phát hành Hồ sơ mời thầu bao gồm: có dự án đầu tư, có kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Như vậy, khác với hoạt động mua sắm ở khu vực tư nhân, hoạt động mua sắm ở khu vực công cộng chỉ được thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
24 FIDIC là tên viết tắt tiếng Pháp của Hiệp hội các kỹ sư Tư vấn Quốc tế (Fédération Internationale des inges nieurs-Consells). Các hợp đồng mẫu của FIDIC bao gồm: (i) Các điều kiện Hợp đồng xây dựng; (ii) Các điều kiện Hợp đồng Thiết kế và Xây dựng Nhà máy; (iii) Các điều kiện Hợp của FIDIC bao gồm: (i) Các điều kiện Hợp đồng xây dựng; (ii) Các điều kiện Hợp đồng Thiết kế và Xây dựng Nhà máy; (iii) Các điều kiện Hợp đồng EPC; (iv) Mẫu Hợp đồng rút gọn.
Điều kiện tham dự thầu: Để có cơ sở lập Hồ sơ dự thầu, các Nhà thầu sẽ phải mua hoặc được Bên mời thầu cấp Hồ sơ mời thầu. Nếu “Nhà thầu không có trong danh sách đăng ký tham dự và danh sách mua hoặc được cấp Hồ sơ mời thầu” thì Hồ sơ dự thầu của họ sẽ bị loại bỏ mà không được đánh giá (theo thông tư 04).
Quy chế đấu thầu đưa ra các điều kiện tham dự thầu của Nhà thầu. Đó là: (i) Phải độc lập về tài chính;
(ii)Có năng lực pháp luật dân sự;
(iii) Chỉ được tham gia một đơn dự thầu dưới hình thức liên danh hoặc độc lập; (iv) Có tên trong hệ thống thông tin dữ liệu về Nhà thầu.
Trong 4 điều kiện trên, mặc dù điều kiện thứ (iv) là phù hợp với thông lệ quốc tế nhưng cho đến nay (tháng 8 năm 2004), các nhà thầu chưa thực hiện được, vì Hệ thống dữ liệu thông tin về Nhà thầu của Nhà nước chưa được xây dựng. Dự kiến, Vụ Quản lý Đấu thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ là cơ quan chủ trì xây dựng và quản lý Hệ thống dữ liệu thông tin về Nhà thầu.
Điều kiện thứ (i) liên quan đến vấn đề độc lập về tài chính và độc lập về mặt pháp lý hiện còn gây nhiều tranh cãi, không chỉ trong nội bộ chúng ta mà còn giữa các nhà hoạch định chính sách Việt Nam với các tổ chức cho vay quốc tế. Điểm gây tranh cãi ở đây là tính hợp lệ của các Doanh nghiệp Nhà nước trong việc tham gia đấu thầu các gói thầu sử dụng vốn vay của các tổ chức tài chính quốc tế này. Như chúng ta đã biết, hàng năm, nguồn vốn vay nước ngoài dành cho mua sắm công là rất lớn25. Bắt đầu từ ngày 1/1/2003 và Bắt đầu từ ngày 1/1/2004, Ngân hàng Thế giới và Ngân hàng Phát triển Châu Á sẽ không cho phép các Doanh nghiệp Nhà nước Việt Nam tham gia đấu thầu các gói thầu sử dụng vốn vay của các tổ chức này nếu Bên mời thầu là cơ quan quản lý Nhà nước của các Doanh nghiệp Nhà nước tham gia đấu thầu. Lý do mà họ đưa ra là các Doanh nghiệp Nhà nước này không thực sự được độc lập về mặt tài chính và pháp lý, điều đó sẽ ảnh hưởng đến tính công bằng và minh bạch trong đấu thầu. Đây sẽ là một cản trở lớn đối với các cơ hội
25 . Việt nam hiện là nước vay IDA (Hiệp hội Phát triển Quốc tế) lớn nhất, đến tháng 6/2002, tổng số vốn được duyệt đã là 3,8 tỷ USD. (Nguồn: Ngân hàng Thế giới. Báo cáo đánh giá các hoạt động đấu thầu mua sắm quốc gia, tháng 6 năm 2002. Các khoản vay từ ADB (Ngân hàng Phát triển Ngân hàng Thế giới. Báo cáo đánh giá các hoạt động đấu thầu mua sắm quốc gia, tháng 6 năm 2002. Các khoản vay từ ADB (Ngân hàng Phát triển châu Á) và JBIC (Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản) cũng có giá trị tương đương).
tham gia đấu thầu của các doanh nghiệp nhà nước Việt Nam, đòi hỏi tiến trình cải tổ doanh nghiệp nhà nước phải được thực hiện nhanh chóng.
Uu tiên nội địa: Nếu như bảo hộ sản xuất trong nước là chính sách lớn của bất kỳ quốc gia nào thì ưu tiên nội địa là một vấn đề lớn trong chính sách Mua sắm công ở các nước đang phát triển như Việt Nam. Ưu tiên nội địa bao gồm: ưu đãi nhà thầu trong nước và ưu đãi hàng hoá sản xuất trong nước. Ưu đãi nhà thầu trong nước là tạo điều kiện để Nhà thầu trong nước mặc dù có năng lực chưa cao nhưng vẫn có khả năng cạnh tranh với các Nhà thầu nước ngoài (trong các gói thầu tư vấn, cung cấp dịch vụ). Ưu đãi hàng hoá trong nước là tạo điều kiện để hàng hoá trong nước có giá thành thấp, có thể cạnh tranh với hàng nhập khẩu. Các quy định về ưu tiên nội địa giúp các nhà thầu xác định trước được khả năng tham dự thầu của mình. Vì vậy, chính sách ưu tiên nội địa hợp lý sẽ mở ra cơ hội cạnh tranh cho nhà thầu trong nước và hàng hoá trong nước. Ngược lại, nếu các quy định về ưu tiên nội địa không hợp lý, thì lại gây ra tâm lý ỷ lại, chính là một rào cản, không khuyến khích được các nhà thầu trong nước phát huy hết mọi năng lực, hạ giá thành sản phẩm.
Trước đây, Nghị định 88 giao cho Bộ Xây dựng ban hành thông tư hướng dẫn về ưu tiên nội địa. Bộ Xây dựng cũng đã dự thảo nhiều lần, gửi đến các cơ quan để lấy ý kiến, tuy nhiên đến nay vẫn chưa ban hành được một văn bản hướng dẫn riêng về ưu tiên nội địa. Nghị định 66 đã sửa đổi, bổ sung toàn bộ quy định về ưu tiên nội địa trong Nghị định 88 trước đây. Theo đó, đối với gói thầu tư vấn hoặc xây lắp, nếu sự tham gia của Nhà thầu trong nước có giá trị trên 50% thì khi đánh giá sẽ được cộng thêm 7,5% số điểm hoặc sẽ cộng thêm 7,5% giá dự thầu vào giá đánh giá của các Nhà thầu không thuộc diện ưu đãi. Đối với gói thầu mua sắm hàng hoá có giá trị sản xuất trong nước hơn 30% thì giá đánh giá của hồ sơ dự thầu chào các loại hàng hoá không được ưu tiên sẽ phải cộng thêm tối đa là 15% giá hàng hoá. Thêm vào đó, Quy chế đấu thầu còn quy định “Nhà thầu nước ngoài khi tham dự đấu thầu quốc tế tại Việt Nam về xây lắp, cung cấp hàng hoá phải liên danh với Nhà thầu Việt Nam hoặc phải cam kết sử dụng thầu phụ Việt nam, trong đó nêu rõ sự phân chia giữa các bên về phạm vi công việc, khối lượng và giá trị tương ứng.” Quy định tương tự cũng được áp dụng với các nhà thầu nước ngoài tham gia gói thầu tuyển chọn tư vấn.
Mặc dù những quy định về ưu tiên nội địa như vậy đã rõ ràng, cụ thể hơn sơ với nhưng quy định trước đây và hài hoà với những quy định của các nhà tài trợ quốc tế. Tuy nhiên, dưới góc độ kinh tế, thì các Nhà thầu trong nước khi đấu thầu hàng hoá vẫn bị thiệt trong những trường hợp thuế nhập khẩu cao hơn 15%. Vì vậy, kiến nghị rằng, bên cạnh những quy định ưu tiên về điểm cũng như về giá đánh giá trong xét thầu, cần có một cơ chế trợ giá, cho vay ưu đãi, cũng như những sự giúp đỡ cần thiết khác dành cho các nhà thầu Việt Nam khi tham gia đấu thầu để tăng cường năng lực cạnh tranh của các nhà thầu trong nước trong các gói thầu quốc tế.
Hình thức phát hành Hồ sơ mời thầu: Theo quy định của Thông tu 04, Hồ sơ mời thầu có thể phát hành dưới hình thức Thông báo mời thầu hoặc Gửi thư mời thầu. Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi. Gửi thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển.
Đối với Thông báo mời thầu, Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tuỳ theo quy mô và tính chất của gói thầu trên các tờ báo phổ thông hàng ngày, phương tiện nghe nhìn và các phương tiện khác, nhưng tối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ liên tục và phải thông báo trước khi phát hành hồ sơ mời thầu 5 ngày đối với gói thầu quy mô nhỏ và trước 10 ngày đối với các gói thầu khác
kể từ ngày thông báo lần đầu.
Đối với gửi thư mời thầu, Bên mời thầu cần gửi trực tiếp thư mời thầu, qua fax, qua đường bưu điện hoặc các phương tiện khác tới nhà thầu trong danh sách mời đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thời gian từ khi gửi thư mời thầu đến khi phát hành hồ sơ mời thầu ít nhất là 7 ngày đối với đấu thầu quốc tế và 5 ngày đối với đấu thầu trong nước, 3 ngày đối với gói thầu quy mô nhỏ.
Mục đích của những quy định về hình thức phát hành Hồ sơ mời thầu là để: (i) Giúp cho tất các các nhà thầu có nguyện vọng tham dự thầu sẽ có cơ hội tham dự thầu như nhau, qua đó mà tăng cường tính cạnh tranh của đấu thầu; (ii)Thu hút được
lượng và tài chính của gói thầu; (iii) Thực hiện đúng quy định đối với từng loại phương thức đấu thầu.
Quy định về hình thức phát hành Hồ sơ mời thầu tưởng như đơn giản, nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến tính minh bạch trong quá trình đấu thầu, ảnh hưởng đến cơ
hội tham dự thầu của các nhà thầu. Điều tra của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) về hiệu quả thi hành Luật Doanh nghiệp (tháng 12 năm 2000) cho
thấy gần ¼ số doanh nghiệp trả lời họ không tham gia vào các cơ hội đấu thầu Mua sắm công là do thiếu thông tin, và quan trọng là “phổ biến, các doanh nghiệp phải mất chi phí để có được thông tin về đấu thầu từ các cơ quan quản lý. Điều này xảy ra
với 30% số doanh nghiệp tham gia đấu thầu với chi phí trung bình là 1 tỷ đồng”26
Nghị định 66 đã đưa ra quy định mới về Hệ thông thông tin về đấu thầu, trong đó kế hoạch đấu thầu và thông báo mời thầu là một trong những yêu cầu cần đăng
tải. Đây là một cải cách mới trong việc quản lý hoạt động đấu thầu, bắt kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu về tính minh bạch trong việc thông báo mời thầu. Đến nay, hệ thống thông tin này bước đầu đã được xây dựng, do Vụ
Quản lý Đấu thầu Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý. Nhiệm vụ tiếp theo là việc cập nhật, quản lý và khai thác hệ thống thông tin này từ phía các cơ quan nhà nước cũng
như các Nhà thầu.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp Hồ sơ dự thầu
Trên cơ sở Hồ sơ mời thầu nhận được, năng lực và kinh nghiệm của mình, Nhà thầu sẽ lập Hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu là cơ sở để Bên mời thầu xem xét đánh giá và đưa ra quyết định trao thầu. Khi lập Hồ sơ dự thầu, Nhà thầu phải bám sát các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu để sao cho đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của Chủ đầu tư.
Theo Quy chế đấu thầu, thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với gói thầu trong nước (7 ngày đối với gói thầu quy mô nhỏ) và 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế. Quy định như vậy dường như là không phù hợp với thông lệ quốc
26(Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Báo cáo điều tra về việc thực hiện Luật Doanh nghiệp, những cản trở và kiến nghị cho sự phát triển của khu vực tư nhân, Hà Nội, tháng 12 năm 2000). phát triển của khu vực tư nhân, Hà Nội, tháng 12 năm 2000).
tế. Ví dụ: Theo quy định về đấu thầu của WB, thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu phải được xác định trên cơ sở xem xét cẩn thận các điều kiện cụ thể của dự án, quy mô và mức độ phức tạp của Hợp đồng, theo đó thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu tối thiểu phải là 6 tuần đối với gói thầu mua sắm hàng hoá đơn giản và 12 tuần đối với các công trình xây dựng lớn hoặc thiết bị phức tạp. Trên thực tế, việc xác định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đã từng bị Bên mời thầu lợi dụng để hạn chế khả năng tham gia của các Nhà thầu, và vì vậy, đã ảnh hưởng đến tính cạnh tranh của gói thầu27
. Việc quy định Thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu hợp lý là rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng Hồ sơ dự thầu của Nhà thầu, giúp cho Nhà thầu có thể tìm kiếm được nguồn cung cấp hàng hoá tốt với giá hợp lý, đưa ra được kế hoạch thực hiện hợp đồng có hiệu quả.
Trong quá trình chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, nếu Nhà thầu có nhu cầu cần làm rõ nội dung của Hồ sơ mời thầu, Nhà thầu có thể gửi câu hỏi cho Chủ đầu tư. Câu hỏi của Nhà thầu và câu trả lời của Chủ đầu tư phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó, câu trả lời của Chủ đầu tư sẽ không chỉ được gửi cho Nhà thầu đã gửi câu hỏi mà phải được gửi đến tất cả các Nhà thầu đã mua Hồ sơ mời thầu. Quy định này đảm bảo được yếu tố công bằng và bình đẳng trong đấu thầu.
Trong quá trình Nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ mời thầu, Bên mời thầu cũng có thể
sửa đổi Hồ sơ mời thầu. Nội dung sửa đổi phải được gửi bằng văn bản tới tất cả các Nhà thầu đã tham dự thầu trước thời điểm đóng thầu đã quy định, ít nhất là 10 ngày để Nhà thầu có đủ thời gian hoàn chỉnh Hồ sơ dự thầu. Khoảng thời gian này cũng cần được quy định hợp lý để Nhà thầu có đủ điều kiện để chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, không làm hạn chế tính cạnh tranh của gói thầu.
Các nội dung chính của Hồ sơ dự thầu bao gồm: Phần hành chính, pháp lý bao gồm đơn dự thầu được ký hợp lệ, giấy uỷ quyền (nếu có), các tài liệu chứng minh tư cách tham dự thầu của Nhà thầu như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính (nếu được yêu cầu), các chứng chỉ thể hiện kinh nghiệm của Nhà thầu, giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất; Phần thương mại bao gồm Bảng giá chào, các đề xuất,
27 (thực tế, đã có gói thầu mua sắm hàng hoá thiết bị phức tạp do một Tổng Công ty lớn tổ chức, trong đó bao gồm cả yêu cầu Nhà thầu phải thu xếp tài chính, nhưng lại chỉ cho phép Nhà thầu 30 ngày để chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, sau đó gần đến khi hết hạn chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, lại gia hạn thêm tài chính, nhưng lại chỉ cho phép Nhà thầu 30 ngày để chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, sau đó gần đến khi hết hạn chuẩn bị Hồ sơ dự thầu, lại gia hạn thêm 30 ngày nữa. Kết quả là, 15 Nhà thầu mua Hồ sơ mời thầu, nhưng chỉ có 3 Nhà thầu nộp được Hồ sơ dự thầu với giá chào thầu cao gấp đôi Giá gói thầu được duyệt)
sai lệch thương mại, tài chính, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng ... so với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu; Phần kỹ thuật bao gồm mô tả đặc tính kỹ thuật của hàng hóa; các bản vẽ, giải pháp kỹ thuật, công nghệ; sơ đồ tổ chức thực hiện hợp đồng, nguồn gốc hàng hóa và chứng chỉ thử nghiệm của nhà sản xuất.
Nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo địa chỉ và