Mục đích của tài khoản thanh toán là để thực hiện các giao dịch thanh toán do Ngân hàng cung cấp, đó có thể là các giao dịch ghi "có" vào tài khoản (giao dịch chiều đến) như: nộp tiền vào tài khoản, chuyển tiền vào tài khoản, chuyển khoản vào tài khoản; cũng có thể là các giao dịch ghi "nợ" vào tài khoản (giao dịch chiều đi) như: chuyển tiền, chuyển khoản sang tài khoản khác, rút tiền mặt…
Đối với tài khoản bằng Việt Nam đồng, các giao dịch ghi "có" có thể do chủ tài khoản thực hiện nhưng cũng có thể do bất kỳ bên thứ 3 nào thực hiện. Trong khi đó, các giao dịch ghi "nợ" tài khoản chỉ được thực hiện bởi chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền hợp pháp:
Theo Điều 6 Nghị định số 64/2001/NĐ-CP 20/09/2001, chủ tài khoản có quyền sử dụng số tiền trên tài khoản thanh toán thông qua các lệnh thanh toán phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước và pháp luật khác có liên quan.
Riêng đối với tài khoản của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành vi dân sự thì chủ tài khoản cũng không được toàn quyền sử dụng tài khoản mà phải thông qua người giám hộ, người đại diện theo pháp luật. Người giám hộ, người đại diện theo pháp luật của chủ tài khoản phải sử dụng tài khoản này vì lợi ích của người được giám hộ, được đại diện và không được ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác sử dụng tài khoản của người mà mình làm giám hộ, đại diện.
Ngoài ra, ngay cả khi chủ tài khoản (hoặc người giám hộ/người đại diện theo pháp luật của chủ tài khoản) thực hiện các giao dịch ghi "nợ" tài khoản (giao dịch sử dụng số tiền trên tài khoản) thì Ngân hàng cũng chỉ được phép thực hiện các giao dịch đó khi chủ tài khoản lập các "lệnh thanh toán phù hợp quy định của Ngân hàng Nhà nước và pháp luật khác có liên quan".
Lệnh thanh toán là lệnh của người sử dụng dịch vụ thanh toán đối với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán dưới hình thức chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử hoặc các hình thức khác theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện giao dịch thanh toán (Quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán ban hành kèm theo Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/3/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước {sau đây gọi tắt là Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN}).
Hiện nay, các yếu tố của chứng từ, việc lập, kiểm soát, luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ, trách nhiệm của người sử dụng và cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện theo quy định tại Luật Kế toán số 03/2003/QH11 của Quốc hội; Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh và Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN.
Đặc biệt, Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN yêu cầu rất chi tiết đối với các chứng từ kế toán ngân hàng trong đó có các chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập để ghi "nợ" tài khoản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền;
- Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng phải có chữ ký người kiểm soát (Kế toán trưởng, phụ trách kế toán) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị) hoặc người được ủy quyền.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nêu trên, các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ. Trường hợp ngân hàng thực hiện các dịch vụ của ngân hàng bán lẻ, giao dịch một cửa… với các chứng từ thu, chi tiền mặt có giá trị trong hạn mức giao dịch viên được ủy quyền kiểm soát thì cuối ngày làm việc giao dịch viên phải lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, ghi rõ các thông tin về số lượng giao dịch đã phát sinh, số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và
tổng số tiền thực tế đã thu, chi. Người kiểm soát (Trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra, đối chiếu về sự khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu, chi. Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày được lập đúng trình tự, thủ tục và có đầy đủ chữ ký theo quy định được coi là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Việc quy định chi tiết như trên nhằm đảm bảo chứng từ kế toán ngân hàng được lập chính xác, tránh những tranh cãi liên quan. Ngay cả việc ký trên chứng từ kế toán ngân hàng cũng được quy định rất cụ thể như sau:
- Chứng từ kế toán ngân hàng phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán bằng giấy phải ký bằng bút mực. Không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải do người có thẩm quyền ký hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và người kiểm soát (trưởng kế toán hoặc người được uỷ quyền) ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Trường hợp ngân hàng thực hiện giao dịch một cửa, với chứng từ chi tiền mặt có giá trị trong phạm vi hạn mức giao dịch viên được ủy quyền kiểm soát thì giao dịch viên được ký chứng từ và chi tiền cho khách hàng. Chữ ký người kiểm soát, người phê duyệt sẽ được thực hiện sau vào cuối ngày trên Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, nhưng phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày và các chứng từ kế toán đã thực hiện.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy.
- Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ bằng giấy giao dịch với ngân hàng phải đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại ngân hàng (nơi mở tài khoản). Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử phải khớp đúng với chữ ký đã được ngân hàng nơi mở tài khoản (hoặc cơ quan có thẩm quyền) cấp.
Có thể nói, các quy định trên khá chặt chẽ nhằm đảm bảo tính xác thực, đầy đủ của chứng từ kế toán đồng thời ngăn chặn hành vi giả mạo chứng từ, ký khống chứng từ. Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp bắt buộc phải có kế toán trưởng/người phụ trách kế toán thì trên chứng từ thanh toán từ tài khoản phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng/người phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền. Tuy nhiên, do Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN không yêu cầu bắt buộc phải đăng ký chữ ký kế toán trưởng nên một số ngân hàng chỉ yêu cầu chữ ký của chủ tài khoản. Đặc biệt, do không có quy định về việc người ký phải ký trước mặt nhân viên ngân hàng, nên trong hầu hết các chứng từ được lập bởi khách hàng tổ chức, chủ tài khoản và kế toán trưởng đã ký, đóng dấu đầy đủ còn người đến giao dịch tại Ngân hàng thường là nhân viên có giấy giới thiệu của tổ chức (giấy giới thiệu thường do Trưởng phòng/bộ phận hành chính - văn thư ký, đóng dấu công ty). Vì vậy, đã phát sinh nhiều trường hợp làm giả chữ ký của những người có thẩm quyền để rút tiền từ Ngân hàng.
Trong trường hợp này, nếu không có thỏa thuận nào khác, trách nhiệm bồi thường thuộc về ngân hàng do đã không kiểm soát được chữ ký giả. Để tránh trường hợp này, nhiều ngân hàng yêu cầu chủ tài khoản phải ký trước mặt nhân viên Ngân hàng. Tuy nhiên, quy định này chỉ thực hiện được với các tài khoản của cá nhân, còn các tài khoản của tổ chức, không thể yêu cầu chủ tài khoản và kế toán trưởng đến ký và đóng dấu trước mặt nhân viên Ngân hàng. Vì vậy, một số Ngân hàng đã yêu cầu khách hàng tổ chức cung cấp Văn bản đăng ký người đến thực hiện giao dịch tại quầy có chữ ký của tất cả những người có thẩm quyền ký trên chứng từ giao dịch. Bản chất pháp lý của Văn bản này chính là một dạng ủy quyền, theo đó tất cả những người có
thẩm quyền ký trên chứng từ giao dịch ủy quyền cho người được đăng ký đến thực hiện giao dịch. Khi người được đăng ký đến giao dịch, ngoài việc kiểm tra các chữ ký trên chứng từ khớp đúng với chữ ký mẫu, nhân viên ngân hàng sẽ định danh người đến giao dịch thông qua giấy tờ tùy thân (chứng minh thư/hộ chiếu) có hình ảnh để nhận diện và chữ ký mẫu của người đến giao dịch. Phương thức này làm giảm nguy cơ làm giả chữ ký gây rủi ro cho cả Ngân hàng và khách hàng.
Riêng đối với tài khoản đồng chủ sở hữu, các giao dịch trên tài khoản được quy định một cách đặc thù. Mọi giao dịch thanh toán trên tài khoản chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận của tất cả những người là đồng chủ tài khoản. Đồng chủ tài khoản được uỷ quyền bằng văn bản cho người khác sử dụng tài khoản trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình.
Mặc dù Nghị định số 64/2001/NĐ-CP yêu cầu mọi giao dịch thanh toán trên tài khoản đều phải có sự chấp thuận của tất cả các đồng chủ tài khoản, nghĩa là các giao dịch ghi "Có" cũng phải được sự chấp thuận của tất cả các đồng chủ tài khoản. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, các giao dịch ghi "có" vào tài khoản Việt Nam đồng của các đồng chủ tài khoản có thể do bất kỳ bên thứ 3 nào thực hiện và chưa phát sinh vướng mắc về mặt thực tế. Ngoài ra, các giao dịch ghi "nợ" tài khoản có thể thực hiện bởi một trong các đồng chủ tài khoản nếu được các đồng chủ tài khoản còn lại chấp thuận như một dạng ủy quyền hoặc các bên đã thỏa thuận trong Văn bản thỏa thuận (hợp đồng) quản lý và sử dụng tài khoản chung.
Thực tế đã phát sinh nhiều trường hợp một đồng chủ tài khoản giả mạo chữ ký của các đồng chủ tài khoản còn lại và đến Ngân hàng rút tiền mặt. Trong trường hợp này, nếu tại Văn bản thỏa thuận sử dụng tài khoản chung yêu cầu chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các đồng chủ tài khoản thì lỗi thuộc về Ngân hàng do đã không kiểm soát được chữ ký giả. Vì vậy, đối với tài khoản đồng chủ tài khoản, các ngân hàng đặc biệt thận trọng trong
giao dịch và thường yêu cầu các đồng chủ tài khoản phải trực tiếp đến giao dịch tại Ngân hàng.
Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch trên tài khoản, quy định pháp luật cho phép ủy quyền sử dụng tài khoản. Điều 6 Nghị định số 64/2001/NĐ-CP cho phép Chủ tài khoản được uỷ quyền cho người khác bằng văn bản sử dụng tài khoản theo quy định của pháp luật. Người được uỷ quyền có quyền hạn và nghĩa vụ như chủ tài khoản trong phạm vi được uỷ quyền và không được uỷ quyền lại cho người thứ ba.
Như vậy, so với các quy định chung về ủy quyền, việc ủy quyền sử dụng tài khoản phải được lập bằng văn bản và người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba. Ngoài ra, để đảm bảo việc ủy quyền là chính xác, tránh việc giả mạo chữ ký, Ngân hàng thường yêu cầu văn bản ủy quyền phải có công chứng, chứng thực chữ ký hoặc phải được lập trước mặt nhân viên của Ngân hàng.