Hồ sơ mở tài khoản của đồng chủ tài khoản gồm các giấy tờ chính theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN như sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản đồng sở hữu;
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của người đại diện cho tổ chức tham gia tài khoản đồng sở hữu;
- Văn bản thỏa thuận (hợp đồng) quản lý và sử dụng tài khoản chung của các đồng chủ tài khoản.
Các giấy tờ trong bộ hồ sơ mở tài khoản có thể là bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan cấp bản chính hoặc có công chứng, chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các yếu tố kê khai trong bộ hồ sơ mở tài khoản phải chính xác, đúng sự thật. Khách hàng phải chịu trách nhiệm về các yếu tố đã đăng ký trong hồ sơ mở tài khoản và phải thông báo với Ngân hàng nơi mở tài khoản nếu thay đổi các yếu tố trong hồ sơ mở tài khoản.
Theo quy định về các nội dung của Giấy đề nghị mở tài khoản tại Điều 3 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN, các ngân hàng thương mại chỉ hướng dẫn cho khách hàng được đăng ký mã số hoặc ký hiệu đặc biệt thay cho chữ ký mẫu trong trường hợp chủ tài khoản các đồng chủ tài khoản không
thể viết được dưới bất ký hình thức nào. Ngoài trường hợp này, tất cả các chủ tài khoản đều sử dụng chữ ký trên các chứng từ giao dịch.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, sau khi tài khoản được mở, chủ tài khoản hoặc một trong các chủ tài khoản bị tai nạn không thể ký được dưới bất kỳ hình thức nào dẫn tới không thể thực hiện được mọi giao dịch trên tài khoản. Trong trường hợp này, đối với tài khoản của cá nhân được phát hành thẻ ghi nợ nội địa thì cá nhân có thể sử dụng thẻ để rút tiền, nhưng đối với tài khoản của tổ chức thì tổ chức buộc phải thay đổi người đại diện để thay đổi chủ tài khoản. Đặc biệt, đối với tài khoản đồng chủ tài khoản mà có thỏa thuận chứng từ giao dịch buộc phải có đầy đủ chữ ký của tất cả đồng chủ tài khoản, hiện tại các ngân hàng thương mại thường không phát hành thẻ ghi nợ nội địa đối với trường hợp này. Vì vậy, nếu một trong các đồng chủ tài khoản rơi vào trường hợp không thể ký được dưới bất kỳ hình thức nào sau khi đã đăng ký chữ ký mẫu với ngân hàng thương mại thì người này buộc phải yêu cầu công chứng viên công chứng văn bản ủy quyền cho người khác nhân danh mình ký trên chứng từ giao dịch với ngân hàng thương mại.
Việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ mở tài khoản được thực hiện theo trình tự quy định tại Điều 6 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN như sau:
- Khi nhận được hồ sơ mở tài khoản, Ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu các giấy tờ và yếu tố đã kê khai trong hồ sơ mở tài khoản đảm bảo khớp đúng, chính xác.
- Ngân hàng giải quyết mở tài khoản ngay trong ngày làm việc:
+ Nếu chấp thuận yêu cầu xin mở tài khoản của khách hàng, Ngân hàng giao cho khách hàng "Thông báo chấp thuận mở tài khoản" với các nội dung về tài khoản được mở và ngày bắt đầu hoạt động của tài khoản.
+ Trong trường hợp từ chối không mở tài khoản, Ngân hàng phải nêu rõ lý do để khách hàng biết.
Trên thực tế, hồ sơ mở tài khoản ngoài các giấy tờ quy định tại Điều 3 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN, Ngân hàng và khách hàng thường ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ mở và sử dụng tài khoản hoặc người có thẩm quyền của Ngân hàng ký tên, đóng dấu trên Giấy đề nghị mở tài khoản của khách hàng. Vì vậy, trong trường hợp chấp thuận mở tài khoản, Ngân hàng chỉ cần chuyển cho khách hàng một bản chính Hợp đồng/Giấy đề nghị này mà không cần thiết phải lập và giao cho khách hàng "Thông báo chấp thuận mở tài khoản" như quy định tại Điều 6 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN. Ngoài ra, việc yêu cầu Ngân hàng phải mở tài khoản ngay trong ngày làm việc cũng chưa hoàn toàn hợp lý do số lượng khách hàng rất lớn, hồ sơ của khách hàng cần phải kiểm tra kỹ để đảm bảo tính pháp lý và nhiều hồ sơ cần được bổ sung, đặc biệt là những hồ sơ mở tài khoản đồng chủ tài khoản. Vì vậy, đối với những hồ sơ phức tạp được khách hàng chuyển vào cuối giờ giao dịch trong ngày sẽ rất khó khăn cho Ngân hàng khi bắt buộc phải mở tài khoản ngay trong ngày làm việc. Các ngân hàng thương mại rất mong muốn Ngân hàng Nhà nước sẽ có những sửa đổi linh hoạt hơn về vấn đề này.