Điều kiện và thủ tục mở tài khoản được quy định cụ thể đối với từng loại hình chủ thể. Đối với tổ chức, theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN hồ sơ mở tài khoản gồm các giấy tờ chính sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản;
- Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật;
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản.
* Giấy đề nghị mở tài khoản của tổ chức
Giấy đề nghị mở tài khoản dành cho tổ chức ngoài các thông tin để định danh tổ chức và định danh chủ tài khoản còn phải đăng ký các mẫu chữ ký của chủ tài khoản, của kế toán trưởng và mẫu dấu sẽ sử dụng trên chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Giấy đề nghị mở tài khoản gồm các yếu tố chính như: Họ tên và địa chỉ của chủ tài khoản, thuộc đối tượng người cư trú hay không cư trú; Thông tin về giấy tờ tùy thân của chủ tài khoản; Tên đăng ký, địa chỉ giao dịch của tổ chức; Mẫu chữ ký của chủ tài khoản sẽ sử dụng trên các chứng từ giao dịch với Ngân hàng và người được ủy quyền ký thay; Mẫu chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và những người được người này ủy quyền
ký thay; Mẫu dấu của tổ chức sẽ sử dụng trên các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Ngân hàng có thể bổ sung thêm các thông tin khác phục vụ cho yêu cầu quản lý của mình và phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Mặc dù không có quy định bắt buộc, nhưng trên thực tế, các ngân hàng thương mại thường yêu cầu khách hàng tổ chức ghi rõ số đăng ký kinh doanh/số quyết định thành lập/quyết định thành lập và hoạt động và mã số thuế để định danh một tổ chức.Giấy đề nghị mở tài khoản không có hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Có bằng chứng minh các yếu tố kê khai trong Giấy đề nghị mở tài khoản là không đúng sự thật;
- Khách hàng không thuộc đối tượng được mở tài khoản tại Ngân hàng. Quy định về Giấy đề nghị mở tài khoản tại Điều 5 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN nêu trên về cơ bản đã đầy đủ những thông tin cần thiết cho việc quản lý và sử dụng tài khoản của tổ chức tại Ngân hàng. Tuy nhiên, riêng đối với Mẫu chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và những người được người này ủy quyền ký thay đối với tài khoản tiền gửi của tổ chức là không bắt buộc trong mọi trường hợp mà chỉ quy định "nếu có yêu cầu". Quy định này đã gây lúng túng cho Ngân hàng khi các tổ chức đề nghị không sử dụng chữ ký của kế toán trưởng trên các chứng từ giao dịch tài khoản. Vì Điều 8 Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng quy định chữ ký của khách hàng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng (sau đây gọi tắt là Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN) như sau:
- Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng được lập bởi khách hàng là cá nhân, tổ chức được pháp luật quy định không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì trên chứng từ phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.
- Đối với chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng là những đơn vị, tổ chức phải bố trí kế toán trưởng theo quy định của pháp
luật thì trên chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký thay và dấu đơn vị (nếu là chứng từ bằng giấy).
Như vậy, Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN yêu cầu mọi chứng từ giao dịch với Ngân hàng do tổ chức phải bố trí kế toán trưởng theo quy định pháp luật đều bắt buộc phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay. Có thể thấy, Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN được ban hành sau Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN. Theo nguyên tắc áp dụng pháp luật thì đối với các văn bản quy phạm do cùng một cơ quan ban hành cùng điều chỉnh về một vấn đề mà có sự mâu thuẫn thì văn bản ra đời sau sẽ có hiệu lực áp dụng. Hơn nữa, ngày 20/1/2011 Ngân hàng Nhà nước đã có công văn số 611/NHNN-TT về việc đăng ký chữ ký kế toán trưởng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng nêu rõ:
Đối với các tổ chức theo quy định pháp luật bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng, các chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng bắt buộc phải có chữ ký kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người ủy quyền ký thay [31].
Điều 37 Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh quy định: Doanh nghiệp nhà nước; Công ty trách nhiệm hữu hạn; Công ty cổ phần; Công ty hợp danh; Doanh nghiệp tư nhân; Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; Chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác không bắt buộc phải bố trí người làm kế toán trưởng mà được phép cử người phụ trách kế toán.
Với các quy định nêu trên, hiện tại hều hết các Ngân hàng đều yêu cầu bắt buộc phải đăng ký mẫu chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách
kế toán đối với các doanh nghiệp bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán theo quy định tại Nghị định 129/2004/NĐ-CP. Điểm đáng lưu ý là: Một người không được đồng thời đăng ký chữ ký trong vai trò của chủ tài khoản, kế toán trưởng/phụ trách kế toán hoặc người được uỷ quyền. Quy định này nhằm tránh việc lạm dụng quyền hạn để tư lợi cá nhân trong các giao dịch về tài khoản của tổ chức.
* Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật
Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép thành lập và hoạt động của doanh nghiệp/Quyết định thành lập/đăng ký hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế/Thông báo mã số thuế (đối với doanh nghiệp);
- Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (đối với doanh nghiệp).
* Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản
Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản bao gồm: Giấy tờ tùy thân của chủ tài khoản và một trong các giấy tờ sau:
- Trường hợp chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép thành lập và hoạt động của doanh nghiệp;
- Trường hợp chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật của tổ chức khác: Quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản xác định người đại diện theo pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan có thẩm quyền của tổ chức đó;
- Trường hợp chủ tài khoản không phải là người đại diện theo pháp luật: văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật về việc ủy quyền mở và sử dụng tài khoản.
* Các giấy tờ khác
Mặc dù khoản 1 Điều 4 Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN không quy định, nhưng theo quy định tại Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN đã phân tích, hầu hết các Ngân hàng đều yêu cầu các giấy tờ dưới đây trong hồ sở mở tài khoản của tổ chức:
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng/người phụ trách kế toán; - Giấy tờ tùy thân của kế toán trưởng/người phụ trách kế toán;
- Văn bản ủy quyền của chủ tài khoản và kế toán trưởng cho người khác ký thay trên các chứng từ giao dịch với ngân hàng (nếu có);
- Giấy tờ tùy thân của những người được ủy quyền ký thay chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có).