(người nhập khẩu) phải thực hiện theo hợp đồng
Thực tế ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở Việt Nam, chủ yếu thỏa thuận trong HĐMBHHQT theo điều kiện CIF hoặc CFR nên vấn thuê tàu ít đƣợc chú ý tới.
- Về việc mở thư tín dụng (letter of credit - L/C):
Hiện nay có rất nhiều các HĐMBHHQT đã lựa chọn thƣ tín dụng (L/C) là phƣơng thức thanh toán do những ƣu điểm của nó. Khi hợp đồng quy định việc thanh toán đƣợc thực hiện bằng L/C, một trong những công việc đầu tiên mà ngƣời nhập khẩu làm trong bƣớc thực hiện hợp đồng là việc mở L/C.
Để mở một L/C, ngƣời nhập khẩu phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở một thƣ tín dụng cho ngƣời xuất khẩu hƣởng.
Căn cứ để mở L/C chính là hợp đồng mua bán đƣợc hai bên ký kết. Nội dung của L/C phải phù hợp với hợp đồng. Tuy nhiên khi mở L/C, ngƣời nhập khẩu có thể dùng L/C nhƣ một công cụ để:
Cụ thể hóa những điểm mà trong hợp đồng quy định chƣa rõ ràng. Chẳng hạn, hợp đồng chỉ quy định giao hàng trong tháng 6/2008, còn trong L/C quy định cụ thể ngày giao hàng chậm nhất là ngày 30/6/2008.
Bổ sung những điểm còn thiếu chƣa quy định trong hợp đồng. Chẳng hạn, trong hợp đồng có thể không đề cập đến việc giao hàng từng phần đến việc chuyển tải hàng hóa dọc đƣờng vận chuyển, nhƣng trong L/C lại quy định: Không đƣợc phép chuyển tải hàng hóa và giao hàng từng phần.
- Về việc đôn đốc người bán người xuất khẩu) nước ngoài giao hàng:
Ngƣời xuất khẩu nƣớc ngoài không phải lúc nào cũng giao hàng đúng thời hạn. Có rất nhiều nguyên nhân có thể khiến ngƣời xuất khẩu chậm giao hàng. Việc chậm giao hàng này có thể gây lên những thiệt hại rất lớn cho ngƣời nhập khẩu. Do vậy, để bảo vệ quyền lợi của mình, ngƣời nhập khẩu nhất thiết phải đôn đốc ngƣời xuất khẩu giao hàng đúng thời hạn. Hơn nữa, việc đôn đốc ngƣời xuất khẩu giao hàng sẽ là một căn cứ giúp ngƣời nhập khẩu đƣợc miễn trách nếu quá thời hạn giao hàng một khoảng thời gian rất định mà hàng vẫn chƣa đƣợc giao và ngƣời nhập khẩu do không thể chờ thêm đƣợc nữa đã hủy hợp đồng. Thông thƣờng, trong trƣờng hợp ngƣời xuất khẩu chậm giao hàng, ngƣời nhập khẩu phải gửi đi một bức điện gia hạn đến một ngày nào đó buộc ngƣời xuất khẩu giao hàng. Bức điện này là bằng chứng thể hiện thiện chí hợp tác của ngƣời nhập khẩu trong giao dịch. Ngƣời nhập khẩu sẽ chỉ hủy bỏ hợp đồng nếu hết thời hạn gia thêm đó mà ngƣời xuất khẩu vẫn không giao hàng.
Lúc này, những bức điện giục ngƣời xuất khẩu và gia hạn giao hàng sẽ là một phần của bộ hồ sơ giúp cho ngƣời nhập khẩu khiếu nại hay khởi kiện ngƣời xuất khẩu không giao hàng.
- Về việc mua bảo hiểm:
Vì khoảng cách giữa ngƣời mua và ngƣời bán trong thƣơng mại quốc tế thƣờng ở cách xa nhau nên việc vận chuyển hàng hóa (đặc biệt là vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển) gặp phải rất nhiều rủi ro, tổn thất. Việc mua bảo hiểm có thể là nghĩa vụ của ngƣời xuất khẩu nếu hợp đổng quy định điều kiện giao hàng là CIF hay CIP. Trong trƣờng hợp này giá cả của hàng hóa bao gồm cả phần bảo hiểm hàng hóa mà ngƣời xuất khẩu mua cho ngƣời nhập khẩu hƣởng và nếu trên đƣờng vận chuyển hàng hóa đó có gặp phải rủi ro đã đƣợc bảo hiểm, ngƣời nhập khẩu có quyền đòi Công ty bảo hiểm bồi thƣờng những tổn thất do những rủi ro đó gây lên.
Đối với những hợp đồng ký theo những điều kiện cơ sở giao hàng nhƣ FOB, FCA..., những điều kiện cơ sở giao hàng mà theo đó giá cả của hàng hóa chỉ gồm tiền hàng và chi phí đƣa hàng qua lan can tàu (FOB)hay chi phí đƣa hàng đến tay ngƣời vận tải (FCA)..., không bao gồm phí bảo hiểm hàng hóa, các doanh nghiệp nhập khẩu dễ nhận thấy điểm giao hàng ở nƣớc ngƣời xuất khẩu sang nƣớc ngƣời nhập khẩu, nghĩa là ngƣời nhập khẩu sẽ phải chịu rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ ngƣời xuất khẩu về nƣớc mình. Vì vậy để tránh các rủi ro, ngƣời nhập khẩu vẫn thƣờng mua bảo hiểm.
Riêng đối với trƣờng hợp đồng mua bán ký kết theo điều kiện giao hàng CFR (tiền hàng và cƣớc phí) ngƣời nhập khẩu cần phải đặc biệt quan tâm, bởi khác với điều kiện FOB hay FCA, theo điều kiện CFR, nơi chuyển chi phí khác với nơi chuyển rủi ro về hàng hóa. Theo điều kiện CFR, ngƣời nhập khẩu phải chịu:
Mọi chi phí có liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng hóa đƣợc giao lên tàu tại cảng bốc hàng, cùng với cƣớc phí và các chi phí nảy sinh từ việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa để đƣa hàng tới cảng quy định.
Mọi rủi ro về mất mát hoặc hƣ hại hàng, cho tới khi hàng qua khỏi lan can tàu tại cảng bốc hàng.
Nhƣ vậy theo điều kiện này, điểm chuyển chi phí là cảng đến, còn điểm chuyển rủi ro về hàng hóa lại ở cảng đi. Không ít nhà kinh doanh nhập khẩu đã nhầm lẫn điểm này rằng theo điều kiện CFR, ngƣời xuất khẩu hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm về hàng hóa cho tới khi hàng đã giao tại cảng đến. Chính vì vậy họ đã không mua bảo hiểm và gặp rủi ro.
Qua những phân tích trên đây, cần phải thấy rằng với những hợp đồng theo các điều kiện giao hàng nhƣ FOB, FCA... và đặc biệt là CFR ngƣời nhập khẩu nên mua bảo hiểm cho hàng hóa để tránh rủi ro về tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Khi mua bảo hiểm, ngƣời nhập khẩu nên mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm có uy tín, ở các địa điểm thuận lợi để thuận lợi và dễ dàng trong việc tiến hành đòi bồi thƣờng từ công ty bảo hiểm sau này khi ngƣời nhập khẩu gặp phải các rủi ro tổn thất do các rủi ro đã đƣợc bảo hiểm.
Ngoài ra ngƣời nhập khẩu cũng cần chú ý mua bảo hiểm của hàng hóa phải tùy theo tính chất và đặc điểm của hàng hóa, tính chất của bao bì, phƣơng thức xếp hàng, khoảng cách chuyên chở, thời tiết, khí hậu, tình hình an ninh, chính trị những nơi mà phƣơng tiện sẽ đi qua, loại phƣơng tiện chuyên chở,... để lựa chọn đƣợc các điều khoản bảo hiểm thích hợp nhất. Chẳng hạn, đối với những mặt hàng dễ hƣ hỏng đổ vỡ nhƣ thuốc men, hay hàng thủy tinh... nên chọn điều khoản bảo hiểm rồi mua thêm bảo hiểm một số rủi ro phụ nhƣ vỡ hay mất trộm, mất cắp, nếu hàng đó phải chuyển tải dọc đƣờng... mua nhƣ vậy, ngƣời nhập khẩu sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí bảo hiểm mà vẫn đảm bảo đƣợc quyền lợi bảo hiểm.
- Về làm thủ tục nhập khẩu:
Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nƣớc quản lý nhập khẩu. Tuy nhiên trong xu thế tự do hóa mậu dịch hiện nay, nhiều nƣớc đã giảm bớt số mặt hàng cần xin giấy phép nhập khẩu chuyến.
Khi đối tƣợng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải xuất trình bộ hồ sơ xin phép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu hàng đƣợc quản lý bằng hạn ngạch...).
Đối với một số mặt hàng nhất định, trƣớc khi nhập khẩu, ngƣời nhập khẩu phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành. Chẳng hạn, trƣớc khi nhập khẩu mặt hàng thuốc, ngƣời nhập khẩu phải xin xác nhận của bộ Y tế, đối với động vật sống và thực vật tƣơi sống dùng làm giống trong nông nghiệp, ngƣời nhập khẩu phải xin xác nhận của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn...
Ngoài những hàng hóa phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến, hàng hóa phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đã nói ở trên, các mặt hàng còn lại có thể đƣợc nhập khẩu tùy theo nhu cầu của các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng đó và chỉ làm thủ tục nhập khẩu tại cơ quan hải quan.
Về thủ tục hải quan, trong hầu hết các HĐMBHHQT, làm thủ tục hải quan là nghĩa vụ theo hợp đồng của ngƣời nhập khẩu. Ngƣời nhập khẩu không thực hiện nghĩa vụ này, hàng hóa sẽ không đƣợc thông quan vào nƣớc ngƣời nhập khẩu. Điều đó có nghĩa là hợp đồng chấm dứt và ngƣời nhập khẩu sẽ phải gánh chịu những hậu quả pháp lý phát sinh do việc không thực hiện nghĩa vụ của mình.
Đối với các chủ thể phía Việt Nam thực hiện hoạt động MBHHQT (chủ yếu là xuất nhập khẩu) khi hàng đến cảng đích, ngƣời nhập khẩu phải tiến hành mở tờ khai hải quan. Công việc này bao gồm việc khai chi tiết vào tờ khai hải quan và xuất trình các chứng từ hàng hóa nhƣ hợp đồng mua bán, thông báo hàng đến, hóa đơn thƣơng mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy phép nhập khẩu chuyến, xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành)... tới cơ quan hải. Cơ quan hải quan sẽ có trách nhiệm kiểm hóa hàng. Nếu hàng hóa phù hợp với tờ khai hải quan và bộ chứng từ, cơ quan hải quan sẽ đóng dấu lên tờ khai hải quan chứng từ nhận hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan và hàng hóa sẽ đƣợc thông quan.
Đối với việc nhận hàng, là một nghĩa vụ của ngƣời nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi đã ký kết hợp đồng, ngƣời nhập khẩu không thể viện vào các lý do nhƣ gặp khó khăn về tài chính, khó khăn trong việc thuê tàu (trong trƣờng hợp mua hàng theo giá FOB), không xin đƣợc giấy phép nhập khẩu để từ chối nhận hàng. Việc ngƣời nhập khẩu từ chối nhƣ vậy vẫn bị coi là vi phạm hợp đồng. Vì vậy khi đã ký kết hợp đồng nhập khẩu, dù có gặp nhiều khó khăn, ngƣời nhập khẩu vẫn phải cố gắng nhận hàng để tránh các tranh chấp phát sinh sau này.
Ở Việt Nam, thông thƣờng khi tàu đến cảng đích, cơ quan vận tải hoặc đại lý vận tải sẽ gửi cho ngƣời nhập khẩu một tờ "Thông báo hàng đến".
Ngƣời nhập khẩu nhận đƣợc tờ thông báo trên, phải mang vận đơn gốc đến đại lý tàu biển để đổi lấy "Lệnh giao hàng của hãng tàu". Sau khi đã có lệnh giao hàng này, ngƣời nhập khẩu đến kho cảng và làm các thủ tục nhận hàng Đối với các chứng từ cần có khi nhận hàng: Việc lập các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng là việc làm rất cần thiết, bởi các chứng từ này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để ngƣời nhập khẩu có thể tiến hành các thủ tục pháp lý đòi bồi thƣờng khi hàng hóa gặp tổn thất trên đƣờng vận chuyển, có sự thiếu hụt về số lƣợng hay phẩm chất không phù hợp với hợp đồng... Tùy theo từng trƣờng hợp, ngƣời nhập khẩu phải có các chứng từ sau:
+ Biên bản giám định dƣới tàu (Survey Report): Là biên bản giám định do cơ quan vận tải mời cơ quan giám định lập khi nhận hàng với tàu trong trƣờng hợp hàng có thể bị tổn thất, xếp đặt không theo lô, theo vận đơn. + Biên bản kết toán nhận hàng vơi tàu (Report on Receipt Cargo- ROROC): Là biên bản đƣợ lập sau khi dỡ hàng xong giữa tàu và ngƣời dỡ hàng. Biên bản này là chứng từ xác định số, trọng lƣợng hàng hóa thực tế giao nhận giữa ngƣời chuyên chở và ngƣời nhận hàng. Vì vậy nó sẽ là một bằng chứng quan trọng để chứng minh việc ngƣời chuyên chở có hoàn thành nghĩa vụ về việc chuyên chở về mặt số lƣợng, trọng lƣợng hay không. Trong trƣờng hợp mà có sự không thống nhất về sự thiếu hụt của hàng hóa giữa ngƣời
chuyên chở và ngƣời nhận hàng, tức là trƣờng hợp mà thuyền trƣởng ghi bảo lƣu biên bản kết toán nhận hàng với tàu thì ngƣời nhận hàng phải có quyết toán báo lại (Correction Advice). Kết toán báo lại này do đại lý của hãng tàu cùng với ngƣời dỡ hàng trực tiếp từ tàu cảng lập. Kết toán báo lại này sẽ là chứng từ khẳng định số trọng lƣợng hàng hóa thực tế đã giao nhận giữa ngƣời chuyên chử và ngƣời nhận hàng, vì vậy trong trƣờng hợp này nó là bằng chứng chứng minh ngƣời chuyên chở có hoàn thành nghĩa vụ chuyên chở về mặt số lƣợng, trọng lƣợng hàng hóa hay không.
+ Biên bản hàng đổ vỡ hƣ hỏng (Cargo Outturn Report - COR): Là biên bản đƣợc lập khi tiến hành dỡ hàng, phát hiện thấy hàng hóa bị dỡ vỡ, hƣ hỏng. Trên biên bản này ghi đầy đủ hàng hóa bị đổ vỡ, hƣ hỏng, số lƣợng hàng bị tổn thất. Nhƣ vậy, nhìn vào COR chủ hàng có thể biết đƣợc tình trạng và mức độ tổn thất của hàng hóa do tàu gây nên. COR đƣợc lập giữa tàu và ngƣời dỡ hàng.
+ Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded Cargo): Là giấy chứng nhận do đại lý của hãng tàu cấp cho ngƣời nhận hàng trong trƣờng hợp khi tàu đã rời khỏi cảng mới phát hiện ra sự thiếu hụt về hàng hóa.
+ Biên bản giám định tổn thất thực tế theo COR: Sau khi cơ quan vận tải đã lập COR với tàu, ngƣời nhận hàng phải mời cơ quan giám định đến để giám định tổn thất của hàng hóa theo biên bản hàng dỡ vỡ hƣ hỏng nhƣ trên. Kết quả giám định sẽ đƣợc ghi vào biên bản giám định hay chứng thƣ giám định tổn thất thực tế theo COR. Biên bản này cho biết mức độ tổn thất thực tế của hàng hóa và nguyên nhân tổn thất.
+ Thƣ dự kháng (Letter of Revervation): Khi nhận hàng hóa nếu nghi ngờ rằng hàng ở bên trong bao kiện không tốt hay khi có tổn thất không rõ rệt, ngƣời nhận hàng phải lập thƣ dự kháng gửi cho thuyền trƣởng, ngƣời chuyên chở hoặc đại lý của ngƣời chuyên chở.
+ Biên bản giám định tổn thất thực tế theo thƣ dự kháng: Sau khi lập và gửi đi thƣ dự kháng, ngƣời nhận hàng phải mời cơ quan giám định chuyên
nghiệp đến giám định tổn thất thực tế ngay theo thƣ dự kháng. Việc làm giám định này là cần thiết vì nó sẽ xác định đƣợc bao nhiêu hàng sẽ tổn thất, mức độ tổn thất thực tế, nguyên nhân gây tổn thất. Kết quả của việc giám định này sẽ đƣợc ghi vào biên bản giám định tổn thất thực tế theo thƣ dự kháng và biên bản giám định này là bằng chứng khẳng định lại thƣ dự kháng.
+ Biên bản giám định phẩm chất:
Khi nhận hàng, nếu nghi ngờ hàng kém phẩm chất, ngƣời nhận hàng mời cơ quan giám định đến giám định chất lƣợng của hàng hóa. Kết luận của cơ quan giám định là kết quả giám định hàng hóa thực tế với hàng hóa ghi trong hợp đồng, ngƣời nhập khẩu có thể căn cứ vào biên bản này để khiếu nại với ngƣời xuất khẩu về phẩm chất của hàng hóa.
Ngoài những chứng từ trên còn có: Biên bản xác định số lƣợng, trọng lƣợng mỗi bao kiện, báo cáo sự cố, kháng nghị hàng hải, bản tuyên bố tổn thất chung, biên bản giám định tổn thất chung.
Trên thực tế còn có rất nhiều sự cố xảy ra khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, do đó tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể và trong các điều kiện cụ thể, ngƣời nhập khẩu còn phải thêm những chứng từ khác nữa. Việc lập chứng từ một cách đầy đủ sẽ bảo vệ quyền lợi của mình, bởi chúng là những căn cứ pháp lý xác đáng chứng minh rằng ai là ngƣời phải chịu trách nhiệm đối với thiệt hại của ngƣời nhập khẩu.