Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể trực tiếp do các thành viên sáng lập tiến hành hoặc có thể thơng qua các văn phịng tư vấn pháp luật về thành lập doanh nghiệp.
Ở những nước có trình độ pháp lý cao, thường có một đội ngũ luật sư tư vấn về lĩnh vực thành lập doanh nghiêp vừa nhanh gọn, hiệu quả và đúng pháp luật. Pháp luật Mỹ có quy định về đội ngũ tư vấn pháp lý hoặc doanh nghiệp chuyên doanh dịch vụ thành lập công ty. Theo pháp luật Mỹ, người thành lập cơng ty (cịn gọi là người xúc tiến) là người thực hiện hoạt động xúc tiến để dựng lên cơng ty do có những kiến thức và hiểu biết về pháp luật, đồng thời có những mối quan hệ nhất định tạo điều kiện tốt cho quá trình thành lập đó. Sau khi thành lập xong, họ có thể trở thành một trong những cổ đông của cơng ty, hoặc đem bán lại cơng ty của mình cho người khác để cho nó tồn tại, hoạt động hiệu quả hơn. Ở Việt Nam gần đây cũng đã phát triển
các cơng ty chun về loại hình dịch vụ này nhưng vẫn hạn chế, chủ yếu vẫn do người sáng lập trực tiếp tiến hành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Tuỳ theo truyền thống của từng nước, cơ quan đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể là cơ quan hành chính hoặc Tồ án. Một số nước như Pháp, Đức, Ba Lan… tổ chức cơ quan đăng ký thành lập doanh nghiệp nằm trong hệ thống Toà án, nhưng đa phần các nước như ở Thuỵ Điển, Singapore, Nhật Bản, Trung Quốc, Việt Nam… thiết lập một cơ quan chuyên trách thực hiện công việc này. Ở Nhật, việc thành lập công ty được đăng kí tại Văn phòng phụ trách các vấn đề pháp lý thuộc Bộ Tư pháp. Ở Philippines, Uỷ ban ngoại hối và chứng khoán (Securites and Exchange Commission - SEC) là cơ quan chuyên trách duy nhất chịu trách nhiệm đăng ký các công ty và hoạt động kinh doanh.
Ở Việt Nam, pháp luật hiện hành quy định thẩm quyền đăng ký thành lập doanh nghiệp thuộc về nhiều cơ quan khác nhau. Chính phủ là cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất trong bộ máy Nhà nước, thống nhất quản lý về các mặt kinh tế, xã hội. Trong việc quản lý đăng ký thành lập doanh nghiệp, Chính phủ thực hiện sự phân cấp quản lý cho nhiều cơ quan khác nhau, trong đó, cơ quan ĐKKD giữ vai trị trung tâm, các cơ quan liên quan khác đóng vai trò phối hợp quản lý. Thực hiện chức năng chủ thể quản lý Nhà nước trong hoạt động đăng ký thành lập doanh nghiệp là các cơ quan được Nhà nước giao quyền, gồm có: cơ quan ĐKKD, cơ quan cấp giấy phép đầu tư, cơ quan cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, ngân hàng trong xác định vốn và các cơ quan quản lý ngành, quản lý theo địa phương và vùng lãnh thổ (UBND cấp tỉnh) tham gia thẩm định đánh giá tác động ảnh hưởng của dự án đến ngành và địa phương. Chính phủ quy định quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan, đồng thời, giữa các cơ quan, giữa các ngành và địa phương có nhiệm vụ phối hợp quản lý đăng ký thành lập doanh nghiệp, đảm bảo cho
doanh nghiệp đầu tư đúng mục đích, phù hợp yêu cầu phát triển của từng ngành, từng địa phương trên cơ sở định hướng phát triển kinh tế – xã hội của Nhà nước.
Nghị định 43/2010/NĐ-CP xác định: cơ quan ĐKKD được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Ở cấp tỉnh, Phòng ĐKKD thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm một hoặc hai cơ quan ĐKKD cấp tỉnh. Ở cấp huyện, thành lập Phòng ĐKKD tại các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh có số lượng hộ kinh doanh và hợp tác xã đăng ký thành lập mới hàng năm trung bình từ 500 trở lên trong hai năm gần nhất. Trường hợp khơng thành lập Phịng ĐKKD cấp huyện thì UBND cấp huyện giao Phịng Tài chính - Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ kinh doanh [10]. Khi thực hiện việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, cơ quan ĐKKD chỉ được thực hiện theo thẩm quyền những nội dung mà pháp luật đã quy định, mọi quyết định không dựa trên cơ sở pháp luật, vượt quá thẩm quyền quy định đều bị coi là hành vi vi phạm và sẽ bị xử lý.
Nhiều nước quy định người thành lập doanh nghiệp phải đến làm thủ tục trực tiếp tại cơ quan quản lý nhà nước nhưng cũng có nước chỉ cần thơng qua hệ thống điện tử. Hầu hết đây là những nước phát triển, có trình độ quản lý cao bằng cơng nghệ thơng tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác lưu trữ ở tầm quốc gia. Việc nộp hồ sơ, giấy tờ liên quan chỉ cần thực hiện thông qua việc nhập dữ liệu trên mạng máy tính, việc nộp lệ phí thành lập cũng tiến hành thơng qua chuyển khoản. Mọi thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp rất nhanh gọn, thuận tiện và ít tốn kém. Việt Nam trong vài năm gần đây cũng đã áp dụng việc đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử. Cơ quan ĐKKD nhận hồ hơ và thông báo tiến độ cũng như kết quả xử lý hồ sơ ĐKKD qua mạng, chỉ khi nào việc đăng ký thành công doanh nghiệp mới
phải đến Cơ quan ĐKKD để lấy kết quả. Nghị định 43/2010/NĐ-CP đã quy định cụ thể việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, theo đó, người thành lập doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Nộp lệ phí đăng ký
Thơng thường khi tiến hành các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, người xin phép thành lập phải trả một khoản lệ phí nhất định. Hầu hết pháp luật của các nước đều quy định về vấn đề này. Tuy nhiên cơ sở để tính mức lệ phí có sự khác nhau: có thể ấn định mức khung cho từng loại hình doanh nghiệp và có sẵn trong bảng niêm yết, có thể là mức lệ phí giao động dựa trên những căn cứ nhất định, chẳng hạn dựa trên số vốn thành lập.
Theo pháp luật Thái Lan, lệ phí tính được tính trên cơ sở vốn thành lập. Ví dụ 550bạt/100.000 bạt của vốn đăng ký tối đa là 275.000 bạt (tương đương với 14 USD/2500 USD của vốn đăng ký tối đa là 6.875 USD). Ở Singapore, lệ phí đăng ký là 8,5 USD cho mỗi tên được yêu cầu, 5,7 USD cho mỗi hồ sơ thành lập. Các lệ phí tối thiểu giao động từ 570 USD (đối với vốn được phép phát hành dưới 57.000 USD) tới 20.000 USD (đối với vốn được phép phát hành vượt quá 69 triệu USD). Ở Malaysia, lệ phí giao động từ 1.000 RM (240 USD) (đối với vốn được phép phát hành dưới 100.000 RM) tới 70.000 RM (đối với vốn được phép phát hành vượt quá 100 triệu RM) [36].
Theo pháp luật Việt Nam, lệ phí đăng ký được xác định căn cứ vào số lượng ngành, nghề đăng ký kinh doanh; người thành lập doanh nghiệp phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan ĐKKD hoặc chuyển vào tài khoản của cơ quan ĐKKD. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp sẽ khơng được hồn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bộ Tài chính
chủ trì, phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn mức lệ phí và việc sử dụng lệ phí đăng ký doanh nghiệp, mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện thống nhất trên toàn quốc [12].
Xét duyệt hồ sơ và cấp phép thành lập doanh nghiệp
Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ có chính xác và đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật không và không được phép yêu cầu cung cấp thêm những tài liệu khác không được quy định trong luật. Cơ quan ĐKKD có thể từ chối đăng ký nếu hồ sơ khơng đầy đủ và chính xác, hoặc tên của công ty khác với tên đã được bảo lưu và vi phạm những quy định. Những lý do từ chối phải được gửi bằng văn bản cho người làm đơn. Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác về mặt hình thức, ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh; tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định; đảm bảo về vốn, có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật; nộp đủ lệ phí theo quy định của pháp luật… thì sẽ được cấp phép. Để đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp, thời hạn xem xét và cấp phép được giới hạn cụ thể trong luật doanh nghiệp của một số nước.
Theo pháp luật Thái Lan, thời gian đăng ký thành lập công ty là 3-4 tuần; Philippin là 15 ngày theo thường lệ, 2 ngày theo “kênh hoả tốc”; Singapore là 10 ngày (không bao gồm thời gian cho việc chấp thuận bổ sung đối với những ngành công nghiệp được quy định cụ thể, trong trường hợp này sẽ được yêu cầu thêm 14 ngày nữa). Malaysia quy định thời gian đăng ký thành lập từ 2-3 tuần. Ở Mỹ, khoảng thời gian cần thiết để thiết lập một công ty khác nhau là từ 1 đến 3 tuần, bắt đầu từ ngày các văn bản được gửi cho cơ quan ĐKKD đến khi doanh nghiệp này trở thành một thực thể pháp lý, nếu thành lập công ty cổ phần mất khoảng 2 - 2,5 tuần.
Theo Pháp luật Việt Nam, sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan ĐKKD kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhập đầy đủ, chính xác thơng
tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Cơ quan ĐKKD phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ĐKKD phải cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp, Nếu quá thời hạn trên mà không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Do Nghị định 43/2010/NĐ-CP có quy định mới về đăng ký doanh nghiệp (không gọi là đăng ký kinh doanh như trước đây), bao gồm nội dung về đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế nên quy trình xét duyệt hồ sơ và cấp phép thành lập doanh nghiệp của Việt Nam có sự thay đổi. Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định, thông tin về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính). Trong thời hạn hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tạo mã số doanh nghiệp và chuyển mã số doanh nghiệp sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để Phòng ĐKKD cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp. Thông tin về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được chuyển sang Tổng cục Thuế. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi được cấp sẽ đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp [4].