Vai trò của Hội đồng quản trị là vai trò tập thể, do đó, các cuộc họp của Hội đồng quản trị là hết sức quan trọng. Theo Điều 112 Luật doanh nghiệp năm 2005, cuộc họp đầu tiên trong nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị được tiến hành trong vòng bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập. Cuộc họp có thể thường kỳ hoặc bất thường. Cuộc họp thường kỳ do Chủ tịch Hội đồng triệu tập. Chủ tịch Hội đồng có thể triệu tập họp bất cứ khi nào thấy cần thiết, nhưng ít nhất mỗi quý phải họp một lần. Chủ tịch Hội đồng phải triệu tập họp bất thường khi một trong các đối tượng sau đây đề nghị bằng văn bản trình bày mục đích cuộc họp và các vấn đề cần bàn:
- Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hoặc ít nhất năm cán bộ quản lý;
- Hai thành viên hội đồng quản trị;
- Ban kiểm soát;
Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu họp Hội đồng trong vòng mười lăm ngày, kể từ ngày có một trong các yêu cầu trên. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị không triệu tập họp thì Chủ tịch hội đồng phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty, người đề nghị có quyền thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất năm ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định thời gian, địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo đó là tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành và thông qua các quyết định khi có ít nhất ba phần tư số thành viên Hội đồng quản trị có mặt trực tiếp hoặc qua đại diện thay thế [32, Điều 112]. Trong trường hợp triệu tập lần một không đủ số thành viên tham dự theo quy định, thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp lần hai được xem là hợp lệ nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp [7, Điều 18].
Về hình thức tổ chức cuộc họp, ngoài họp trực tiếp, Điều lệ mẫu còn cho phép Hội đồng quản trị tiến hành họp trên điện thoại hoặc các hình thức khác [6]. Khi các thành viên ở những địa điểm khác nhau, Hội đồng quản trị vẫn có thể tiến hành nghị sự giữa các thành viên. Tham gia phát biểu bằng điện thoại, thành viên Hội đồng quản trị vẫn được coi là “có mặt” tại cuộc họp đó.
Đối với công ty Hoá chất Việt Trì, mỗi quý Hội đồng quản trị họp một lần. Hoạt động của công ty tương đối ổn định vì thế chỉ có cuộc họp thường kỳ và được nghị sự trực tiếp giữa các thành viên Hội đồng quản trị. Nhà nước
là cổ đông lớn của công ty nên nội dung của cuộc họp chủ yếu mang tính thông qua, các thành viên ít có sự quyết định.