Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN BẰNG L/C HÀNG
2.3.2.4 Các bước tiến hành:
Đó là các bước tiến hành trong quá trình bắt đầu từ khi có nhu cầu về ký hợp đồng thương mạihàng hoá sau đó các bên tiến hành lựa chọn phương pháp thanh toán bằng L/C. Công ty có thể đóng cả vai trò là người xuất khẩu cũng như người nhập khẩu tham gia vào quan hệ thanh toán. Trong trường hợp này ta xét trên khía cạnh công ty là doanh nghiệp nhập khẩu và trong quy trình thanh toán bằng L/C thì Ngân hàng Công thương Việt Nam đóng vai trò là Ngân hàng mở L/C, thay mặt Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng trả tiền cho doanh nghiệp xuất khẩu ở nước ngoài . Toàn bộ quy trình thanh toán được diễn ra như sau:
Bước1: Khi công ty có nhu cầu về nhập khẩu một mặt hàng nào đó nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong nước hoặc cho nhu cầu của khách hàng và đã được sự phê duyệt của ban giám đốc thì bộ phận thuộc phòng kinh doanh sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác của mình và thoả thuận sẽ thanh toán bằng hình thức L/C, sau đó sẽ lên kế hoạch lập phương án kinh doanh. Trong phương án kinh doanh phải nói rõ về mặt hàng cần nhập khẩu và xác định được các đối tượng thuộc đầu vào và đầu ra cho mặt hàng đó. Sau đó bộ phận kinh doanh này sẽ làm đơn yêu cầu Ngân hàng mở L/C cho người xuất khẩu ở nước ngoài hưởng. Nội dung cụ thể của L/C được Công ty và Ngân hàng Công thương Việt Nam
lập ra dựa trên các điều khoản trên hợp đồng ngoại thương đã được ký kết giữa công ty và đối tác của mình.
Bước 2: Khi Ngân hàng đã đồng ý mở L/C thì Ngân hàng sẽ gửi một bản cho doanh nghiệp xuất khẩu thông qua Ngân hàng phục vụ doanh nghiệp này. Doanh nghiệp xuất khẩu sau khi xem xét các điều khoản trên L/C xem có đúng với những nội dung mà hai bên đã ký kết hay không, nếu không có gì cần phải sửa đổi thì doanh nghiệp xuất khẩu sẽ đồng ý ký chấp nhận vào bộ chứng từ và hoàn tất thủ tục giao hàng.
Trong quá trình mở L/C thì Ngân hàng sẽ yêu cầu Công ty Vật tư và XNK ký quỹ một số tiền thông thường là bằng 10% tổng giá trị của lô hàng nhập khẩu. Có hai hình thức kỹ quỹ mà Ngân hàng thường áp dụng đối với công ty đó là: Nếu như công ty làm đơn vay thì thường Ngân hàng cấp vốn cho công ty một thời gian ngắn là 3 tháng và công ty phải làm đơn nhận nợ sau đó công ty phải hoàn trả lại cho Ngân hàng đúng số tiền như đã được thoả thuận. Trường hợp Công ty mở L/C trên tài khoản tự có của mình thì thông thường trong các hợp đồng nhập khẩu số tiền thường vượt quá số dư nợ trên tài khoản của công ty và trong trường hợp này Ngân hàng cũng cho công ty vay dưới hình thức nhận nợ trên tài khoản tự có của công ty, đây chính là một hình thức Ngân hàng tài trợ thanh toán cho lô hàng nhập khẩu của công ty.
Thường Ngân hàng thường thu phí của Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng là 0,03% trên tổng giá trị của lô hàng nhập khẩu. Cũng có khi Ngân hàng áp dụng mức phí là 25 USD cho phí mở L/C và 5 USD cho phí thanh toán.
Khi đi nhận hàng thì Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng phải xuất trình các hoá đơn như:
-Vận tải đơn(Transport document): Tuỳ theo phương thức vận chuyển mà có thể có những loại vận tải như:
+ Vận đơn đường biển(Ocean Bill of Lading-B/L) (nếu có) + Vận đơn hàng không(Airway Bill of Lading) (nếu có) +Vận đơn đường ô tô(Truck Bill of Lading) (nếu có)
-Giấy chứng nhận bảo hiểm(Insurance Certificate)
-Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá(Certificate of quality)
-Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá(Certìicate of origin)
-Giấy chứng nhận kiểm dịch hàng hoá(Certificte of heath) (nếu có)
-Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá(Packing list)
Bước 3: Khi doanh nghiệp xuất khẩu đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì xuất trình bộ chứng từ đòi tiền lên Ngân hàng phục vụ mình để đòi tiền. Nếu trong quá trình giao nhận hàng mà không gặp khó khăn gì về phía Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thì Ngân hàng Công thương Việt Nam sẽ tiến hành trả tiền cho doanh nghiệp xuất khẩu ở nước ngoài thay cho Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng sau đó thì Ngân hàng và Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng sẽ tiến hành thanh toán với nhau theo các điều khoản đã ký giữa Ngân hàng và công ty.