Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN BẰNG L/C HÀNG
2.3.2.5 Quyền hạn và trách nhiệm của các bên tham gia thanh toán
L/C
Trong tất cả các phương thức thanh toán quốc tế thì phương thức nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng, nếu công ty và đối tác của mình biết lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị mình thì sẽ đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Có thể nói phương thức thanh toán bằng L/C là phương thức thanh toán phức tạp hơn cả nhưng lại được coi là chặt chẽ nhất bởi vì nó có khả năng đảm bảo cao nhất đối vớilợi ích của các bên liên quan, dù chi phí để thực hiện nó có lơn
hơn và thủ tục có phần phức tạp hơn so với các phương thức thanh toán khác nhưng nó lại luôn đảm bảo được khả năng nhận được hàng cũng như khả năng đượ thanh toán và hạn chế được nhiều rủi ro trong quan hệ thanh toán hàng hoá XNK. Các bên tham gia thanh toán trong L/C đều có các quyền và nghiã vụ như sau:
- Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng với tư cách là nhà nhập khẩu: Khi hợp đồng đã được ký kết và hai bên thoả thuận thanh toán bằng L/C thì việc công ty phải mở L/C là điều kiện đầu tiên để ràng buộc người bán thực hiện đúng hợp đồng. Công ty phải căn cứ vào các nội dung đã ký trong hợp đồng để làm đơn yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình mở L/C, đồng thời công ty sẽ nhận được hàng đúng với yêu cầu của hợp đồng và đáp ứng được đầy đủ các điều khoản mà các bên đã thoả thuận. Công ty có quyền từ chối thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền trên L/C cho Ngân hàng nếu Ngân hàng trả tiền sai với các điều khoản đã được ký trên L/C.
- Đối vơí doanh nghiệp nước ngoài (DNXK): Chỉ giao hàng khi đã biết DNNK đã mở thư tín dụng và các điều khoản trên thư tín dụng đó hoàn toàn phù hợp với lợi ích của các bên. DNXK có nghĩa vụ kiểm tra các nội dung trên L/C, nếu có điều gì không rõ ràng, không phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng ngoại thương thì có thể yêu cầu DNNK sửa đổi lại hoặc bổ sung cho phù hợp. Nội dung sửa đổi phải được Ngân hàng phát hành L/C xác nhận thì mới có hiệu lực thanh toán. Khi giao hàng thì DNXK phải lập đầy đủ các hoá đơn, chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình cho Ngân hàng thông báo(phục vụ mình) trong thời hạn hiệu lực của L/C.
- Ngân hàng phát hành L/C( Ngân hàng Công thương Việt Nam ): Căn cứ vào đơn yêu cầu mở thư tín dụng của Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng để mở L/C cho công ty và thong báo việc mở L/C cho
DNXK ở nước ngoài biết. Ngân hàng này chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ do DNXK ở nước ngoài xuất trình và nếu không có gì cần sửa đổi thì Ngân hàng sẽ tiến hành trả tiền thay cho Công ty Vật tư và XNK sau đó thì thu lại tiền từ công ty và cộng cả phí như đã thoả thuận.
- Ngân hàng thông báo ở nước ngoài: Ngân hàng này phải kiểm tra tính chân thật bề ngoài của L/C và thông báo cho DNXK biết, đồng thời có nghĩa vụ kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ với L/C để gửi tới Ngân hàng phát hành L/C để đòi tiền hộ DNXK. Ngân hàng thông báo được trả một khoản phí gọi là phí thông báo L/C. Nếu có sai sót của L/C cũng như của bộ chứng từ thanh toán thì Ngân hàng thông báo hoàn toàn không chịu trách nhiệm.
Hệ quả: Trong quá trình mở L/C các Ngân hàng thường bắt các công ty phải ký quỹ theo một tỷ lệ nhất định dựa trên giá trị của hợp đồng. Mức ký quỹ này thường dựa vào uy tín của khách hàng, độ rủi ro của thương vụ làm ăn, khả năng cạnh tranh với các Ngân hàng khác...
Trên thực tế thì Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng là một công ty làm ăn rất có hiệu quả và là khách hàng truyền thống rất có uy tín đối với các Ngân hàng như: Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm- Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, nên mức kỹ quỹ của công ty thường được xác định là 10-15%. Đây là mức ký quỹ thấp hơn so với các công ty khác và một số Ngân hàng khác. Mức ký quỹ thấp này rất có lợi cho công ty vì như vậy công ty sẽ không bị ứ đọng vốn, công ty có thể sử dụng vốn của mình cho các hoạt động kinh doanh khác. Điều đáng kể đến là Ngân hàng có thể chấp nhận khoản ký quỹ của công ty bằng cả nội tệ và ngoại tệ, từ đó làm cho các khoản vốn bằng tiền của công ty linh hoạt hơn. Với mức ký quỹ 10-15% cũng có nghĩa là Ngân hàng sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn, đặc biệt
là những hợp đồng có giá trị lớn. Như vậy công ty đã có được rất nhiều thuận lợi.
Trong quá trình nghiên cứu về phương thức thanh toán bằng L/C tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thì một vấn đề đặt ra ở đây là khi công ty tiến hành xuất khẩu, thì quá trình công ty giao hàng đến khi hoàn thành bộ chứng từ để đòi tiền từ người nhập khẩu, trong quá trình này việc hoàn thành bộ chứng từ thường xảy ra các sai sót về các nội dung và điều kiện giao nhận, lỗi chính tả, sai sót hoặc thiếu trong bộ chứng từ và gây khó khăn cho việc thanh toán tiền của công ty, mặt khác khi công ty tiến hành nhập khẩu tức là công ty mở L/C tại Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm, các thủ tục từ lúc yêu cầu mở thư tín dụng đến quá trình nhận hàng cũng diễn ra phức tạp vì người xuất khẩu và người nhập khẩu có một khoảng cách rất xa về mặt địa lý nên thông tin về tình hình tài chính cũng như về uy tín là không thể nắm bắt hết được. Chính vì vậy Công ty Cổ Phần Kỹ Thương Sao Đại Hùng thường nhờ Ngân hàng Công thương- Hoàn Kiếm, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tư vấn cả về thủ tục, chứng từ, nghiệp vụ, đến thông tin về bạn hàng của mình và cách thức để mở L/C sao cho tránh được tối đa các sai sót có thể xảy ra. Bằng nghiệp vụ, kinh nghiệm cũng như chuyên môn của mình là thanh toán quốc tế, Ngân hàng có thể có lúc vừa làm Ngân hàng mở L/C cho công ty này vừa đồng thời là Ngân hàng thông báo L/C cho một công ty khác nên khả năng tư vấn, hướng dẫn cho công ty lập được bản yêu cầu phát hành thư tín dụng và các thủ tục khác một cách chính xác, chặt chẽ hoặc kịp thời đưa ra những sửa đổi bổ sung nếu cần thiết. Hiện nay bộ phận tư vấn cho khách hàng của các Ngân hàng này đã có nhưng hoạt động chưa được đồng bộ và chưa khai thác được hết các dịch vụ tư vấn cho các công ty XNK trong nước.
Mặt khác, để phòng tránh những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình xuất khẩu hàng hoá của mình Công ty Vật tư và XNK thường ký hợp đồng với các bạn hàng cũng chỉ chấp nhận những L/C trả ngay để thời gian thanh toán ngắn có thể giảm đến mức tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra cho công ty.