Công ty sử dụng chứng từ và hóa đơn đã đăng ký theo hình thức thích hợp. Tất cả các hóa đơn VAT đều được đăng ký đầy đủ và có thể xuất hóa đơn theo quy định hiện hành. Các hệ thống tập tin đã qua sử dụng được sắp xếp, luân chuyển và lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm và so sánh khi cần thiết.
Quá trình luân chuyển chứng từ theo các chuẩn mực kế toán quy định nhằm kiểm tra tính đúng đắn, trung thực và hợp lệ của nó. Việc luân chuyển giữa các bộ phận được kiểm tra kỹ lưỡng và phê duyệt về tính hợp lệ và trung thực. Sau đó kế toán phân loại và phân loại chứng từ, tiến hành hạch toán, cập nhật sổ sách kế toán trên phần mềm để hỗ trợ công việc kế toán. Công ty sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử rất tiện lợi khi sử dụng.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công ty cũng có một số hạn chế đó là trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp với một số nghiệp vụ phát sinh khi bán hàng cho các đại lý và khách lẻ không yêu cầu hóa đơn GTGT thì công ty se không ghi liền hóa đơn tại ngày bán mà se tập hợp lại rồi cuối tháng tiến hành viết một lượt. Điều này dẫn đến kế toán có thể ghi sót hoá đơn se ảnh hưởng đến công tác khai báo thuế, lập báo cáo tài chính của kế toán trưởng. Và một số hóa đơn mua hàng hoá chưa có chữ ký của người mua là chưa phù hợp theo quy định tại điều 4 của thông tư 39/2014/TT-BTC.
Do đó, nhóm đề xuất kiến nghị là kế toán trưởng cần thực hiện xuất hóa đơn vào cuối ngày cho tổng doanh thu của những khách hàng lẻ không yêu cầu hóa đơn phát sinh trong ngày, thực hiện theo dõi, quản lý hóa đơn GTGT đầu ra của doanh nghiệp đảm bảo đúng quy định trong công tác khai báo thuế GTGT đầu ra của doanh nghiệp một cách minh bạch. Bên cạnh đó, trong trường hợp khách lẻ mua hàng có tổng thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn nhưng cần phải
68 lập bảng kê hàng hóa và cuối ngày lập một hóa đơn GTGT ghi số tiền bán hàng trong ngày thể hiện tổng tiền trong bảng kê.
(Theo điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Quy định về nguyên tắc lập hóa đơn GTGT). Đồng thời, với hoá đơn khi mua hàng công ty cần phải ký và ghi rõ họ tên đầy đủ đúng theo thông tư 39 của BTC.