Kế toán quản trị là một bộ phận cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh. Do đó, kế toán quản trị không chỉ thu thập các thông tin tổng hợp do kế toán tài chính cung cấp mà còn thu thập các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị. Thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh cũng rất đa dạng và phong phú, đòi hỏi công tác thu thập thông tin được tổ chức một cách khoa học, phục vụ cho việc thu thập các thông tin ban đầu. Thu thập thông tin ban đầu gồm:
- Thu thập thông tin quá khứ: Là thông tin về các sự kiện đã phát sinh trong quá khứ. Đó là thông tin về tình hình phát sinh các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí tại các bộ phận thực hiện, nguồn thông tin quá khứ về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí và kết quả kinh doanh, nhằm phục vụ cho việc hệ thống hóa, tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính mang tính bắt buộc và phục vụ cho mục đích kiểm soát, điều hành và quản trị nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, để thu thập thông tin quá khứ, kế toán cần phải dựa vào thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thu nhập thông tin tương lai: Là thông tin dự toán về tình hình phát sinh doanh thu, chi phí trong ngắn hạn va dài hạn. Những dự toán doanh thu, chi phí và kết quả phát sinh dưới sự tác động của thông tin về thị trường, chiến lược của đối thủ cạnh tranh,…
Sau khi thu thập được đầy đủ các thông tin ban đầu cần thiết, kế toán quản trị sẽ thực hiện việc phân loại, tổng hợp các thông tin và chuyển sang bước phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định.
Từ các thông tin do các bộ phận (phòng) cung cấp, KTQT sử dụng các phương pháp phân tích thông tin như phân tích theo mối quan hệ CVP, phân tích điểm hòa vốn hoặc phân tích theo thông tin thích hợp. Từ đố KT QTCP đưa ra các phương án kinh doanh trong kỳ tới. Sau đó KTQTCP tiến hành loại bỏ các thông tin không thích hợp (bao gồm các thông tin về chi phí chìm …) liên quan đến phương án xem xét, các thông tin thích hợp còn lại KTQTCP tiến hành phân tích và lập báo cáo kết quả phân tích thông tin của các phương án đó đi đến quyết định hợp lý.
* Phương pháp phân tích Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Phân tích CVP không chỉ giúp cho doanh nghiệp đánh giá tổng quát quá trình kinh doanh và các nhân tố đã ảnh hưởng đến tình hình thực hiện lợi nhuận; mà còn là phương pháp phân tích dựa trên những dữ liệu mang tính dự báo, phục vụ cho các quyết định quản trị trong việc điều hành hoạt động hiện tại và hoạch định kế hoạch tương lai.
Để phân tích mối quan hệ này nhà quản trị cần sử dụng một số chỉ tiêu như: Số dư đảm phí, tỷ lệ số dự đảm phí, kết cấu chi phí, đòn bẩy kinh doanh. Các quyết định kinh doanh của nhà quản trị đều dựa trên sự phân tích thông tin như:
Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
Lợi nhuận = Doanh thu – Biến phí – Định phí Lợi nhuận = Số dư đảm phí – Biến phí
Khi sản lượng tiêu thụ vượt khỏi sản lượng hòa vốn thì mức tăng số dư đảm phí của những sản phẩm vượt qua số lượng hòa vốn cũng chính là mức tăng lợi nhuận. Khi cùng gia tăng một số lượng sản phẩm như nhau, thì sản phẩm nào có số dư đảm phí lớn hơn thì sẽ đạt được mức lợi nhuận cao hơn.
Khi tăng doanh thu một lượng thì lợi nhuận sẽ tăng một mức bằng tích của tỷ lệ số dư đảm phí với mức tăng doanh thu. Như vậy, khi doanh thu tăng cùng một mức thì những sản phẩm nào có tỷ lệ số dư đảm phí lớn hơn sẽ đạt
được mức tăng doanh thu lớn hơn.
Sản phẩm, bộ phận doanh nghiệp nào có kết cấu chi phí với phần định phí cao hơn sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn trong trường hợp doanh thu gia tăng và ngược lại, trong trường hợp doanh thu giảm thì rủi ro sẽ lớn hơn.
*Phương pháp phân tích điểm hòa vốn:
Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu cân bằng với chi phí sản xuất kinh doanh. Tại thời điểm này số dự đảm phí bằng định phí và lợi nhuận bằng không.Qua phân tích điểm hòa vốn, nhà quản trị có thể nhận thức được những vấn đề cơ bản và trực quan về tình hình kết quả sản xuất kinh doanh trong quá khứ và những dự báo. Phạm vi lãi lỗ, xác định được doanh thu an toàn, tỷ lệ doanh thu an toàn. Điểm hòa vốn có thể xác định bằng phương pháp tiếp cận sau:
+ Nếu KTQT thu thập được thông tin về đinh phí SXKD, đơn giá bán, biến phí sản phẩm thì sản lượng và doanh thu hòa vốn đươc tính
Sản lượng hòa vốn = Định phí sản xuất kinh doanh Giá bán – biến phí 1 đơn vị sản phẩm Hay: Doanh thu hòa vốn = Sản lượng hòa vốn x Đơn giá bán
+ Nếu KTQT thu thập được thông tin về định phí SXKD, số dư đảm phí một đơn vị sản phẩm, tỷ lệ số dư đảm phí thì sản lượng và doanh thu hòa vốn được xác định như sau:
Sản lượng hòa vốn = Định phí sản xuất kinh doanh Số dự đảm phí một đơn vị sản phẩm Sản lượng hòa vốn = Định phí sản xuất kinh doanh
100% - tỷ lệ biến phí trên doanh thu Sản lượng hòa vốn = Doanh thu hòa vốn
Đơn giá bán
*Phương pháp phân tích thông tin thích hợp
Phần lớn việc phân tích thông tin của KTQT là nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.Các quyết định này sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả kinh
doanh hiện tại và tương lai.Vì vậy việc lựa chọn thông tin thích hợp là rất quan trọng. Nó giúp nhà quản trị sẽ lựa chọn được phương án tốt nhất, hiệu quả nhất trong nhiều phương án khác nhau. Lựa chọn thông tin thích hợp còn phải xem xét quyết định của nhà quản trị là trong ngắn hạn hay dài hạn trong đó:
Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản:
Thứ nhất: Thông tin phải liên quan đến tương lai
Thứ hai: Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét và lựa chọn. Để có được những thông tin thích hợp, những thông tin hữu ích cho từng tình huống quyết định kinh doanh ngắn han, quá trình thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thích hợp được tiến hành như sau:
+ Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu, chỉ có liên quan đến phương án đầu tư đang xem xét.
+ Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những chi phí đã phát sinh luôn tồn tại ở tất cả các phương án kinh doanh.
+ Loại bỏ các khoản thu, chi không chênh lệch giữa các phương án. + Sử dung những thông tin còn lại kết hợp với thông tin thích hợp để so sánh và quyết định lựa chọn. Sử dụng thông tin chênh lệch là đặc trưng nổi trội của phương pháp. Nhờ đó mà kế toán có thể loại bỏ những thông tin không cần thiết trong rất nhiều thông tin của đơn vị từ đó tư vấn kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp.
*Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định dài hạn
Quyết định dài hạn là những quyết định mang tính chất kế hoạch, thể hiện những mục địch phát triển chiến lược diễn ra trong nhiều kỳ kế toán, thường liên quan đến vốn đầu tư lớn và làm thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Quyết định đầu tư dài hạn thường là các quyết định như mở rộng sản xuất để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp,, quyết định thay đổi quy trình công nghệ, thay đổi trang thiết bị, quyết định lựa chọn
phương pháp đi mua hay đi thuê tài sản cố định. Các quyết định dài hạn thường đòi hỏi vốn đầu tư lớn vì vậy lựa chọn thông tin thích hợp sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp hạn chế được rủi ro trong tương lai.
- Phân tích các quyết định thành hai loại sau:
+ Quyết định có tính sàng lọc: Là quyết định chỉ liên quan đến một phương án nhưng có nhiều phương pháp xây dựng khác nhau nhằm thỏa mãn cùng một mục đích của dự án
+ Quyết định có tính ưu tiên: Là quyết định có liên quan đến nhiều dự án, nhằm các mục đích khác nhau. Nhưng, trong cùng một lúc không thể thực hiện ngay tất cả các dự án. Bởi vậy quản trị doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình thực tế, trong những điều kiện cụ thể để lựa chọn các phương án cần làm ngay, tiếp đến là các phương án quan trọng khác.
Hiện nay có rất nhiều phương án để có thông tin thích hợp cho quyết định dài hạn như phương pháp kỳ hoàn vốn, phương pháp hiện tại ròng, phương pháp tỷ lệ sinh lời điều chỉnh theo thời gian, phương pháp chỉ số sinh lời điều chỉnh theo thời gian, phương pháp giá trị thuần.