- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK
b. Kế toán chi phí
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán được ghi nhận cho các nghiệp vụ xuất bán hàng trong năm. Giá vốn hàng bán được xác định đối với thành phẩm là bóng đèn là theo giá thực tế sản xuất của lượng hàng xuất bán, đối với hàng hóa bóng đèn là giá mua thực tế.
Chứng từ kế toán sử dụng
Hiện nay, các chứng từ nhập và xuất kho thành phẩm được Công ty sử dụng bao gồm các chứng từ sau:
Chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm bao gồm các phiếu nhập kho thành phẩm, Bảng kê nhập kho thành phẩm, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa. Khi xuất thành phẩm bán cho khách hàng tiến hành viết hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Namdo kế toán kho lập, trên đó bao gồm cả số lượng, đơn giá, thành tiền (giá vốn hàng bán) theo từng chủng loại hàng xuất.
Tài khoản sử dụng
Giá vốn hàng bán của Công ty kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán chung cho toàn bộ giá vốn thành phẩm và hàng hóa của Công ty. Tài khoản này được mở đến tài khoản cấp 4 chi tiết như sau: - Tài khoản 6321 – Giá vốn hàng bán hàng hóa
+ Tài khoản 63211 – Giá vốn hàng bán thiết bị điện tử + Tài khoản 63212– Giá vốn hàng bán đèn leb
- Tài khoản 6322 – Giá vốn hàng bán thành phẩm + Tài khoản 63221 – Giá vốn thiết bị điện tử + Tài khoản 63222 – Giá vốn đèn leb
+ Tài khoản 63223 – Giá vốn thiết bị
Sổ kế toán
Công ty sử dụng sổ Cái tài khoản 632 và sổ cái các TK liên quan như: TK 156, 331, 133,…
Hiện nay, Công ty xác định giá vốn hàng xuất kho để bán theo phương pháp bình quân gia quyền.
Quy trình được tiến hành như sau
Hàng bán là thành phẩm:
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng phòng kinh doanh xem xét đối chiếu với số lượng thành phẩm mà khách hàng đặt hàng theo đơn đặt hàng với số thực tế tồn trong kho, lập phiếu xuất kho và gửi phiếu xuất kho xuống kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất thành phẩm cho khách hàng. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào Sổ kho (chi tiết cho từng loại sản phẩm). Sổ này được lưu ở kho và hàng tuần chuyển các chứng từ xuất kho cho kế toán
Cuối kỳ, kế toán thực hiện chức năng “Tính giá bình quân gia quyền” trên phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động áp giá vốn vào từng phiếu xuất ấtkho. Phần mềm sẽ tự động lên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho thành phẩm để vào sổ chi tiết tìa khoản 632, sổ nhật ký cung, sổ cái tài khoản 632.
Hàng bán là hàng hóa:
Căn cứ vào đơn đặt hàng, phòng kinh doanh xem xét, tiến hành đốichiếu đơn đặt hàng với số lượng tồn trong kho, ký duyệt đơn hàng và lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho. Thủ kho làm thủ tục xuất kho và ghi vào Sổ kho. Các phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho, lập hóa đơn GTGT ghi rõ số lượng xuất bán
Kế toán thực hiện “tính giá bình quân gia quyền” của hàng hóa xuất kho trên phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động áp giá vốn vào từng phiếu xuất kho. Phần mềm sẽ tự động lên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa để vào sổ chi tiết tài khoản 632, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 632.
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng phòng kế hoạch thị trường xem xét đối chiếu với số lượng thành phẩm mà khách hàng đặt hàng theo đơn đặt hàng với số thực tế tồn trong kho, lập phiếu xuất kho.Phiếu xuất kho được chuyển xuống kho.Thủ kho làm thủ tục xuất kho và ghi vào sổ kho. Các phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho, lập hóa đơn GTGT ghi rõ số lượng xuất bán.
Cuối tháng, kế toán tập hợp giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết tài khoản 632, kiểm tra đối chiếu với lượng hàng hóa xuất đi trên hóa đơn bán hàng và
phiếu xuất kho và hạch toán vào phần mềm kế toán. Sau khi hạch toán số liệu sẽ tự động chạy vào bảng nhập – xuất – tồn kho thành phẩm để vào sổ chi tiết 632, sổ nhật ký chung,sổ cái tài khoản 632.
Kế toán tiến hành tập hợp chi phí trực tiếp trên cập nhật chứng từ cần thiết vào máy tính và cuối kỳ tính được giá vốn hàng bán, chương trình máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết giá vốn.
Số liệu trên các Sổ chi tiết của TK 632 phải được kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung. Mọi sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ kế toán.
Tại Công ty, giá vốn hàng xuất bán được phần mềm tính toán căn cứ vào số lượng hàng xuất bán và đơn giá vốn hàng xuất bán, trong đó đơn giá vốn hàng xuất được tính theo phương pháp bình quân liên hoàn.
Ví dụ 4: Ngày 07/12/2019 theo hóa đơn số 1620 xuất bán 160.000 bóng đèn PK lô 11+12 cho Công ty Chinfon
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho nhập số lượng xuất bán vào phần mềm, chương trình sẽ tự động áp giá vốn vào phiếu xuất kho và tự động lên Sổ Cái TK632; Sổ chi tiết TK 632; Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.26)
Cuối kỳ, phần mềm tự động kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Hình 2.2: Sổ Cái TK 632 trên phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phầnPhát triển Miseno Lighting Việt Nam
Phụ lục 2.11:Phiếu xuất kho tháng 12/2019 tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam, trong tháng 12/2019, tổng giá vốn hàng bán ra phát sinh trong tháng là 18.269.869.146 đồng. Kế toán đã thực hiện quy trình kế toán giá vốn hàng bán trên phần mềm.
Phụ lục 2.12: Trích Sổ Cái TK 632 – giá vốn hàng bán tháng 12/2019 Phụ lục 2.13: Trích sổ chi tiết TK 63221 – giá vốn bóng đèntháng 12/2019
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khác (vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, chi phí hao hụt, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác):
+ Chi phí nhân viên bán hàng: Là các Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương cho bộ phận bán hàng. Hàng tháng, kế toán tính số tiền lương, các khoản trích theo lương được tính vào chi phí nhân viên bán hàng.Những khoản trợ cấp trong các trường hợp ốm đau thai sản của nữ công nhân viên, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… được tính toán trên cơ sở mức lương và theo quy định của Nghị định 26/CP.
+ Các khoản chi phí vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, chi phí hao hụt, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác được kế toán theo đúng chế độ của Bộ Tài chính.
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi và hạch toán chi phí bán hàng, công ty sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Tài khoản này bao gồm các tài khoản chi tiết:
- TK 6411 : Chi phí nhân viên - TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng - TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 : Chi phí bảo hành
- TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác
Các chứng từ sử dụng
- Phiếu chi; Giấy báo nợ của ngân hàng; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương; Hóa đơn GTGT, hóa đơn dịch vụ mua ngoài; Ngoài ra còn có các chứng từ liên quan khác.
Sổ kế toán
Để ghi chép, phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các sổ kế toán sau: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 641 và các sổ cái các TK liên quan như: TK111, TK112, TK331, TK152, TK153, TK142, TK331, TK334, TK338,…
Quy trình hạch toán
Lương nhân viên bán hàng được tính theo thời gian. Hàng tháng, các bộ phận đều có bảng chấm công, cuối tháng chuyển sang phòng tổ chức để xác nhận và lấy chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho kế toán tiền lương để lập bảng thanh toán tiền lương, tính và trích các khoản theo lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận và có bảng tổng hợp chung của toàn công ty. Sau đó căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi (nếu trả lương bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu trả lương bằng thẻ) kế toán nhập số liệu vào phần mềm. Từ đó, phần mềm sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan: Sổ cái, sổ chi tiết TK641, 111, 112, 338, Sổ nhật ký chung…
bảng tính lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiến hành định khoản. Đối với các khoản chi phí khấu hao TSCĐ, cuối tháng để phân bổ khấu hao kế toán kích vào ‘‘Tài sản, CCDC’’ rồi kích vào phân bổ khấu hao, chọn tháng tính khấu hao thì phần mềm sẽ tự động tính khấu hao cho từng TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. Để theo dõi các khoản chi phí khấu hao cho các khoản mục chi phí, kế toán theo dõi trên sổ cái TK214. Sau khi tính khấu hao chương trình sẽ chuyển số liệu vào các sổ liên quan.
Đối với các khoản chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo có để định khoản
Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động trên phần mềm.
Hình 2.3: Sổ Cái TK 6421 trên phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Ví dụ 5: Ngày 10/12/2019 dịch vụ kiểm định chất lượng thiết bị điện tử trị giá9.675.000đ.
Kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng phí kiểm định chất lượng vỏ bao KP, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán :
Nợ TK 1331 967.500 Có TK 3311 10.642.500
Phần mềm tự động lên các Sổ cái TK 641; Sổ chi tiết TK 6417; Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.26)
Cuối kỳ, phần mềm kế toán tự động kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Phụ lục 2.14 : Hóa đơn giá trị gia tăng phí kiểm định chất lượng vỏ bao KP Phụ lục 2.15. Trích Sổ cái TK 641 – Chi phí mua ngoài trong tháng 12/2019 Phụ lục 2.16. Trích sổ chi tiết TK 6417 – Chi phí mua ngoài trong tháng12/2019
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm có các chi phí liên quan đến hoạt động chung của Công ty nên chứng từ kế toán cũng khác nhau theo từng loại chi phí.
Chứng từ sử dụng
Các chứng từ kế toán Công ty sử dụng để phản ánh là : - Hóa đơn giá trị gia tăng
- Phiếu chi
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Bảng thanh toán lương
- ……….
Tài khoản sử dụng
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam được mở chi tiết như sau :
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí TK 6426 – Chi phí dự phòng
TK 6427 – Chi phí dịch vu mua ngoài TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác
Sổ kế toán
Để ghi chép, phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng các sổ kế toán sau :
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 642 và sổ các TK liên quan khác
Quy trình hạch toánDựa trên các hóa đơn GTGT, chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm khai báo vào tài khoản 642 chi tiết đến tài khoản cấp 2 cho từng yếu tố chi phí, sau khi khai báo các nghiệp vụ được khai báo sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 642.
Đối với chi phí lương : Dựa trên các bảng chấm công, bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương của phòng kế toán, kế toán ghi Nhật ký chung và sổ chi tiết 6421 – Chi phí nhân viên quản lý, từ đó ghi vào số Cái
Đối với các chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác căn cứ hóa đơn GTGT, phiếu chi kèm theo,… kế toán tiến hành nhập phiếu chi tiền mặt trên phần mềm kế toán. Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách liên quan : Sổ cái, sổ chi tiết TK 642 và sổ sách kế toán liên quan.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ 6: Ngày 04/12/2019 Phiếu chi tiền mặt theo hóa đơn 0002836 ngày 04/12/2019 chi trả tiền xăng 92 đi công tác cho anh Đặng Vũ Lập số tiền 1.366.273 đ, thuế suất GTGT 10%.
Kế toán hạch toán nghiệp vụ sau : Nợ TK 6428 1.366.273 đ
Nợ TK 1331 136.627 đ Có TK 1111 1.502.900 đ
Khi phát sinh chi phí, căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán tự động lên các sổ : Sổ Cái TK642 ; Sổ chi tiết TK 6428 ; Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.26)
Hình 2.4 : Sổ Cái TK 642 – Chi phí quản lý trên phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Phụ lục 2.17. Phiếu chi tiền mặt
Phụ lục 2.18. Sổ Cái TK 642 – Chi phí dịch vụ mua ngoài tháng 12/2019
Phụ lục 2.19. Trích sổ chi tiết TK 6428 – Chi phí dịch vụ mua ngoài tháng 12/2019
Kế toán chi phí hoạt động tài chính
Do công ty không có hoạt động đầu tư chứng khoán, đầu tư vào các đơn vị khác, các giao dịch ngoại tệ nên chi phí tài chính của Công ty chỉ có chi phí lãi vay.
Chứng từ sử dụng
Kế toán chi phí hoạt động tài chính sử dụng các loại Giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi, bảng sao kê, …
Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính, công ty không mở tài khoản cấp 2 để theo dõi chi phí tài chính
Để ghi chép, phản ánh chi phí tài chính, kế toán sử dụng các sổ kế toán sau : Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 635; sổ chi tiết TK 635 và sổ các TK liên quan khác
Quy trình hạch toán
Khi các nghiệp vụ kế toán ngân hàng phát sinh, kế toán viên của công ty sẽ lập bảng chi tiết tính lãi vay vốn kèm theo các chứng từ có liên quan đến chi phí lãi vay đó. Với trường hợp lãi vay của các tổ chức, cá nhân bên ngoài kế toán cũng phải theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan như trong báo lãi vay của các đơn vị, cá nhân cho vay. Sau đó, kế toán sẽ sử dụng các chứng từ ban đầu để nhập vào phần mềm kế toán. Từ đó, phần mềm sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan : Sổ cái, sổ chi tiết TK 635, sổ nhật ký chung và các sổ sách kế toán liên quan…
Cuối tháng, kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ 7: Ngày 1/12/2019 thu lãi vay tháng 11/2019. Kế toán nhận được giấy báo của ngân hàng kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán :
Nợ TK 635 4.716.463 Có TK 1121 4.716.463
Phần mềm sẽ tự động vào các sổ : Sổ cái TK 635; Sổ chi tiết TK 635; Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.26).Cuối kỳ, phần mềm kế toán tự động kết chuyển sang tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh
Phụ lục 2.20.Trích sổ cái TK635 – Chi phí tài chính tháng 12/2019 Phụ lục 2.21. Trích sổ chi tiết TK 635 – tháng 12/2019
Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp