2.2.1. Căn cứ pháp lý
Căn cứ đầu tiên là Luật doanh nghiệp năm 2014;Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp...
Đối với doanh nghiệp có cơ quan chủ quản thì việc thành lập văn phòng ngoài việc tuân thủ đúng các quy định pháp lý của Nhà nước còn phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản để thành lập các bộ phận nghiệp vụ, trong đó có văn phòng
Ví dụ: Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ là tổ chức khoa học và công nghệ do Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam ra quyết định thành lập (Quyết định số 62/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017), Trung tâm phải tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước như: Luật khoa học và công nghệ ngày
18/6/2013; Nghị định số 08/2014/NĐ-CP ngày 27/01/2014 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật khoa học và công nghệ; Thông tư số 03/2014/TT-BKHCN ngày 31/3/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn điều kiện thành lập và đăng ký hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ, văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ. Bên cạnh đó Trung tâm phải thực hiện các quy định liên quan đến doanh nghiệp như Luật thuế; Luật thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài; Luật thuế thu nhập doanh nghiệp; Luật doanh nghiệp và các quy định của Liên Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam như Quyết định số 573/QĐ-LHHVN ngày 15/8/2016 của đoàn Chủ tịch hội đồng trung ương Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về việc ban hành quy định về thành lập, đăng ký hoạt động và giải thể tổ chức khoa học và công nghệ trực thuộc; Quyết định số 62/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017 của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam về việc thành lập Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ; Quyết định số 63/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017 của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ.
2.2.2. Cơ sở thực tiễn
Ở nhữngdoanh nghiệp nhỏ, để giúp cho lãnh đạo tổ chức, quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp phải thiết lập cho mình một bộ máy quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận văn phòng là quan trọng nhất.
Ví dụ:Công ty CP Lưu trữ Phương Bắc (địa chỉ trụ sở: Số 10/2/51 đường Xuân Đỉnh, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội), là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ đã xây dựng các đơn vị chuyên môn bao gồm: phòng công nghệ lưu trữ; phòng kinh doanh và phòng hành chính.
Tại trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( số 20/21, ngõ 168 đường Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội) cũng hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ nhưng các đơn vị chuyên môn lại bao gồm: phòng Hành chính - Nhân sự, phòng Kế toán, phòng Dịch vụ Lưu